做好建设工程档案，为城市建设服务
重庆市城市建设档案馆
谭家发
电话：63878843，13896177130 第一讲：提高认识，加强领导
1、提高对城建档案重要性的认识，加强对城建档案工作的领导。工程档案的作用：A、规划、建设、管理，B、工程验收、结算，C、工程质量责任追究，D、反腐倡廉，E、设计、施工、教学、科研参考。
2、落实城建档案工作的专业人员，持证上岗。包括建设 单位、施工单位、监理单位均应配备专兼职档案人员。配备设备，包括计算机、照像机、录像机、办公桌、档案柜、安全防火、防盗
3、建立健全制度：归档办法、收发文制度、借阅利用制度、纳合有关合同，明确档案接收管理单位，市馆或区县馆(室)，明确归档份数，其中原件几份，一次形成，以免后补，明确归档责任者，即谁负责收集整理归档，单位、部门、人员等落实，明确归档质量，归档时间(要求同步)， 竣工图编制要求，声像电子档案编制要求。
4、加强领导，明确责任。工程档案必须三同步，一开始纳入领导议事日程，明确档案工作由项目负责人、总监、和项目经理负责。施工过程中每个阶段均应检查工程档案收集整理情况，工程竣工验收前，先验收工程档案，档案验收时项目经理、总监、项目法人应参加会议并签字。
第二讲：档案内容收集齐全、完整
1、（1）建设准备阶段文件，（2）、验收阶段文件，（3）、监理文件，（4）、施工技术文件（含竣工图），（5）、声像，（6）、电子档案文件。(部位、时间、数量等详实性)。文件内容具体规定为：渝建发(2005)226号(建安工程)、渝建发(2010)93号(市政工程)、国档发(1988)4号(工业建筑安装工程)、交通部、水利部、民航、化工部等或者项目档案管理办法规定内容（特殊工程）。
2、声像档案要求每5000平方米不少于30张，录像应剪辑配音后播放时间不少于30分钟。内容要有原貌、施工过程、完工及竣工后外貌。每张照片应有文字说明，注明时间、部位、内容(可用小黑报说明)。每个分部分项(有些缺安装)、每道工序都有(有些同一工序但时间和位置不同)，重大环节、重要会议，重大质量事故等均应有记录。数码像机无底片应刻录成光盘。并注意备份。
3、电子档案 (磁带、磁盘及光盘)，主要指前期准备、竣工验收、声像、竣工图等重要文件应作纸质和电子两种载体双套归档。
第三讲：档案内容真实、可靠。
1、文件材料内容表述完整、填写齐全。表格内容应有问必答，一问一答。确系设计或本工程无要求的项目可填写(无)或(此处空格)、(以下空格)等。总之表格不能留空格空项。
2、文字材料填写及时，内容真实、准确。表格应在施工过程中填写并签字，严禁事后补填补或写回忆录。内容应真实准确，包括检查部位(楼层、轴线、标高)，检查时间、检查内容、检查结论，计量单位、专业术语、图例、符号等。文字表达和概念要准确，例如:地基荷载是取试件或是目测。应表述准确，
3、文字材料内容签证、签字完善。表中凡是要求签章之处均应是合同签订的法人单位公章，其它均为参与检查的本人签字，不能一支笔代替它人签字。使用计算机编制档案时可采用打印名和手签名并用。
4、竣工图按规定修改、签字齐全、符合制图规范，基础竣工图重新绘制。四种情况，一是未改动，二是小修小改，三是重大变化，四是基础竣工图绘制。方法有，一是杠改法、二是叉改法、三是局部绘图法，四是重新绘制法。利用设计图重新绘制是社会发展的必然趋势，应注意下列问题，一是图标、图号、图别，二是修改依据说明，A未改动、B有改动、C原参照的施工图号等、D竣工图应按专业分别重新绘目录
5、地下管线竣工图，有总平面图、平面图、纵剖图、大样图，综合管网图、专业管网图，高程H应是黄海高程系统(管底和管顶)，控制点坐标X、Y应成是城市规划统一坐标系统。施工放线应有测量记录，管网安装好之后复土前应进行竣工实测。
第四讲：文件材料，符合归档要求。
1、制作材料优质纸张，
2、书写材料用规定墨水，
3、书写字迹工整、线条清晰，
4、有两套及以上的原件归档，
5、案卷要素完善，装订整齐、美观、规范，
第五讲：分类组卷合理有序，装订整洁、美观，
1、文字材料按工程实施程序，分部分项，分类组卷整理有序(A、按载体类型进行分类。例如，文字、图纸、照片、录像、电子档案等。B按对专业进行分类。例如建筑、结构、给排水、电气、通风空调、电梯等。C、按文件形成责任单位进行分类。例如，上级文件、建设单位文件、设计文件、监理文件、施工单位文件等。谁施工谁负责收集整理的原则，原则上各单位独立组卷。D、按工程建设程序分类。例如，前期文件，初步设计文件、施工设计图、施工过程文件、验收文件等。E、按文件形成时间分类。例如文书档案按年度整理立卷。F、按工程部位进行分类。可分为建设项目、单位工程、分部工程、桩号、标高、轴线等。G、按文件内容特征分类。例如原材质量证明文件、施工(隐蔽)记录文件、设有计变更文件、钢筋隐蔽等)。
2、竣工图按专业分部位整理有序
3、录像巳剪辑配解说词，录像、照片、电子档案独立组成保管单位
4、有城建档案案卷目录，有单位工程竣工文件移交目录(己填写页数、份数)
(结束)
一、完整性，是工程档案，的基本要求，主要针对工程档案归档内容一览表，检查归档文件内容是否齐全，有无缺项或遗漏。如无缺项，结论是基本齐全，按得分率90%给分。发现有缺项应及时补齐，如果确系无法补充完善的，每缺一项在得分90%的基础上再每项扣0．2--0．5分。
1、建设单位准备阶段文件内容齐全 ，4分。归档一览表中建设单位负责收集整理归档的第
一、
二、
三、
四、
五、六部分。涉及行政审批和行政许可性的文件必须齐全（涉及基建程序），否则每缺一项扣1.0分。其它应有文件而缺项的，每项可适当扣0.2—0.5分。
2、建设单位竣工验收文件内容齐全，3分。归档一览表中建设单位负责收集整理归档的第
七、八部分。涉及几个法律规定的专项验收必须齐全。其它应有文件而缺项的，每项可适当扣0.2—0.5分。
3、监理单位监理文件内容齐全，3分。归档一览表中监理单位负责收集整理归档部分。每缺一项可适当扣0.2—0.5分。
4、施工单位竣工技术文件及竣工图（新蓝图）内容齐全12分。归档一览表中施工单位负责收集整理归档部分。其中文字材料8分，每种材料质量证明、试验，每个分部分项施工、隐蔽、测试不缺项，每缺一项可适当扣0.2—0.5分。图纸4分(竣工图必须齐全，否则档案不合格) 。
5、原貌、施工过程(含每个分部、分项)、验收主要环节有详细录像、照片档案， 6分。其中照片3分，每5000平方米不少于30张并有底片对应(数码像机拍摄的可刻成光盘)。录像3分，剪辑后播放时间不少于15分钟并刻成光盘保存。照片和录像必须包括原貌、施工、竣工等环节(无声像档案内容不能评优良工程档案)。对录像时间和照片数量不够的可按比例扣分。
6、电子档案(磁带、磁盘及光盘)，主要针对施工图和竣工图(系采用CAD制图)，前期文件中审批和许可文件、验收文件、录像等重要内容(可通过电子扫描方式转变成电子档案)。文字材料和图纸各1分。由于电子文件系新提出要求，试行一段时间后根据情况再修改加重分值。
二、准确性，是工程档案的核心。档案应¦是随工程同步收集、整理、签字，无事后回忆或任意编撰档案或记录
1、文件材料内容表述完整、填写齐全，5分。所有表格填写完整，无空格空项。空格处填写(无)或(此处空白)、(以下空白)等。如果发现存在空格空项未处理扣0.3—0.8分。
2、文字材料填写及时，内容真实、准确，5分 。无回忆录，文字表达准确，计量单位规范，检查部位准确，每道工序、每次检查均有独立详实记录，(主要检查施工、隐蔽、测试记录份数和页数等数量是否足够)。否则适当扣0.3—0.8分。
3、文字材料内容签证、签字完善，5分。文字、图纸，附图、附表签字齐全，不能一个人一支笔代替它人签字，签章均为法人单位公章。否则适当扣0.3—0.8分。
4、竣工图按规定修改，签字齐全、符合制图规范，基础竣工图重绘，共10分。其中基础竣工图重绘2分，其它竣工图修改8分。竣工图修改必须是用新的施工兰图，图面清晰、并注明修改依据、更改单号等。重新绘图应注明原施工图号等，竣工图必须按专业重新绘制目录。一般竣工图绘制可在规范性上(特别是用施工图修改的)适当扣1分，其它发现存在问题的再适当扣0.5—1.0分。如果竣工图内容、兰图、签字等基本条件不具备者，档案不能验收。
三、系统性，分类组卷合理有序，按照归档一览表分为文字、图纸、声像、电子等载体，图纸按专业依图号顺序分类组卷，文字按内容特征，分专题、分部位进行分类组卷。
1、文字材料按工程实施程序，分部、分项，分类组卷整理有序，3分。按归档一览表顺序组卷，有适当调整的可以在备考表中或编制说明中注明。否则适当扣0.3—0.5分。
2、竣工图按专业分部位整理有序，3分。按目录、说明、总平、平面、立面、剖面、大样(配筋)等部位组卷，否则适当扣0.3—0.5分。
3、录像巳剪辑配解说词，录像、照片、电子档案独立组成保管单位，2分。不符合要求的可适当扣0.3—0.5分。
4、有城建档案案卷目录、有单位工程竣工文件移交目录(己填写页数、份数)，有档案总结，有验收申请表并签署意见，2分。否则适当扣0.3—0.5分。
四、归档要求，纸张、书写材料、字迹清楚、原件、案卷要素、装订等应达到规定要求。
1、制作材料优质纸张，5分。使用城建档案部门监制的铅印A4规格表格，其它不规范尺寸的纸张应裱糊或拆叠，否则适当扣分。0.5—1.0分
2、书写材料用规定墨水，5分。不允许用易退色的红墨水笔、纯兰墨水、铅笔、园珠笔，严禁使用涂改液。否则适当扣分。0.5—1.0分。
3、书写字迹工整、线条清晰。5分。填写表格应采用电脑打印，其字体与原表格字体有区别(一般手写体加粗)。手写或复印等字迹不清哳、不工整的 ，适当扣分。1.0—2.0分
4、有两套及以上的原件归档，5分。指两套手写件或者电脑打印件。如果全部手写或机打，原材料或综合性文件达不到两套原件时，适当扣分。0.5—1.0分。其它部分达不到原件归档，扣1.5—3.0分。
5、案卷要素完善，装订整齐、美观、规范，10分。卷内目录、备考表、张页号、封面等填写正确且完善，装订整齐、美观、规范时。美观达不到要求，适当扣0.5---1.0分，其它要素达不到要求，适当扣分。
