深圳市宝鹰建设集团股份有限公司昆明分公司
总工办职能及机制结构
一、总工职务说明
协助总经理实施经营计划，管理行政日常工作，负责工程建设总体技术审核及总体技术管理制度建设：指导和重大技术支持；参与公司重大项目立项与投资规划设计决策；
1、职责范围：
1）在总经理的领导下，主持公司的技术和技术管理工作，不断推进公司的技术进步，总管公司技术系统，就公司各项技术工作质量进行监督和指导，确保公司质量目标完成；
2）组织贯彻国家的质量方针、政策和法规，参与公司工程管理制度的修订和审核，并监督各项规定的落实情况；监督公司各技术部门的岗位技能培训及考核；
3）负责检查、督促和指导各技术部员工的工作，提高工作效率和改善工作质量；
4）负责项目招标中技术标底及施工图纸审核，参与招投标文件、预决算、设计方案评审活动并进行审批，监督或参与施工、设计、采购及加工合同的签订及评审工作；
5）负责签发工程类往来文件、图纸、审定工程类费用计划，审批工程部审核的《施工组织设计书》和《特殊项目质量计划书》；
6）监督工程部组织的施工队伍招标活动，监督检查施工队协议的签订及履行情况；
7）负责到工地现场对各项目施工进度、质量、技术资料、经济签证、安全生产、文明施工及成本控制等有直接影响工序进行检查，对严重不合格品的改进措施及结果进行验证，审核工程部提出的奖惩建议；
8）定期检查各项目的质量目标完成情况，对项目质量管理过程中发生的重大问题及时向总经理汇报，并提出相关建议；
9）完成董事长及总经理交办的其他工作；
2、职务权限
1）参与公司项目立项与投资规划设计决策；
2）向董事会提出公司经营目标的建议权；
3）工程技术规范制度执行的监督检查权；
4）对公司各项工作的监控权；
5）对下属员工的人事任免权；
6）对所属下级的管理水平、业务水平和业绩的考核评价权；
7）对下级之间工作争议的裁决权；
8）总经理受权的审核审批权；
二、总工办工作职责
总工办的三大职责是：
建设：质量体系、技术标准、项目相关制度；
管理：项目监控、技术管理；
服务：项目管理服务、技术方向把握。
1、负责组织工程项目施工图设计的审查。
2、负责工程交工、竣工验收和环保方面工作计划安排、协调组织、检查工作。
3、负责工程招标过程中的技术工作。
4、负责检查项目的组织实施情况及技术进步项目的审定和论证工作。
5、负责工程变更、计量支付的审核工作。
6、负责组织对技术规范、监理规程的制定、补充和修改工作。
7、参与制定重大施工技术方案和重大质量事故的处理方案。
8、负责组织对工程开工报告、施工组织设计的审批工作。
9、负责组织“双文明”的检查评比工作。
10、参与工程安全生产管理。
11、随时完成领导交办的各项工作。
三、项目管理服务机制建设
建立ISO－9000质量管理体系，建立配套的相关业务流程、技术标准规范、项目相关激励考核等各项制度。有了这些相关制度体系之后，项目监控管理、技术管理就有了“法律”上的依据。这些“法律”在应用于实际的开发、实施、服务的管理工作中，指导项目的进行，并接受有效性检验。检验的标准就是能否真正控制项目的技术质量、效率（进度与成本），使项目不仅对客户而且对项目成员、公司领导都达到一个较好的满意度。
总工办（有些公司叫项目管理办公室或别的名称）应当尽早建立项目管理指导与咨询的日常服务工作机制，以项目经理及相关成员为服务对象，在每个阶段提前指导项目经理如何完成下一步的过程，或者在项目经理在具体执行过程中对不了解的相关规定有指定的人员可以咨询，通过项目经理的实践和总工办的即时辅导，项目经理就可以在后面的项目管理中轻车熟路了。这是一个有效解决项目经理对于业务流程不熟的问题的可行方法。因此，建设项目管理服务机制势在必行。
以下说明建设项目管理服务机制的构想，分别针对项目控制的目标、内容、形式、步骤进行说明。
1、目标
通过建立项目管理服务机制，明确服务内容、服务形式、实施步骤，明确相关内容负责人的工作职责，树立总工办成员的项目服务意识。
通过在公司内部宣传项目管理服务机制，使各个项目经理和项目成员清楚了解在项目开发过程中遇到问题时的咨询途径。
通过服务机制的具体操作实施，在必要时对项目经理和相关成员进行针对性的培训；在每个阶段提前指导项目经理如何完成下一步的工作任务；或使项目经理在具体执行过程中对不了解的相关要求有指定的人员可以咨询。通过项目经理的实践和总工办的即时辅导，逐步提高项目经理的项目管理水平。同时建立《项目管理工作手册》作为辅助手段，在项目立项时发放给项目经理，使项目经理对项目管理的相关知识、过程、制度、标准等有一个系统而简要的了解。
通过以上努力，提高公司项目管理的整体水平，提高项目成员对相关过程、制度、标准的熟悉和执行水平，提高项目成员对相关项目的质量控制水平。
最终目标是提高公司项目的公司内外整体满意度，也使项目经理和项目成员在项目参与过程中得到提升。
2、内容
决策参谋层：项目相关制度改进与建设、技术方向
管理技术层：项目管理技术（综合、范围、进度、人员、沟通、质量、成本）
项目监督层：总负责
过程执行层：各阶段工作流程、各阶段文档模板使用、各阶段考核方式、各阶段相关公司制度
技术标准层：公司内部相关技术标准、国家、行业相关技术标准、其他外来文件
3、形式
第一步：确定项目机制总体目标、体系结构，确定内容与各成员的分工与职责，确定形式和实施步骤，制定相关绩效考核制度；
第二步：人员到位，明确分工；
第三步：准备（总工办成员对于工作内容、工作职责与形式的熟悉、自身相关业务的熟悉、各阶段的工作流程说明的模板、准备情况检查）；
第四步：总工办内部动员，让大家了解总工办的职责、机制的总体目标与意义；提高工作意识；
第五步：对项目经理与项目成员宣传项目管理服务机制，使大家了解服务内容、分工与形式；
第六步：按照项目管理服务机制开始执行；
第七步：效果检查、问题纠正、机制改进；
第八步：根据相关绩效考核制度进行绩效考核。
说明：项目管理服务机制是一个日常运作性任务，服务意识、服务质量、服务效果应当体现在日常工作中。组织上利用总工办或项目管理办公室原有组织架构进行适当人员补充即可。
四、项目管理制度
为建立健全项目管理制度，减少项目工作中出现的漏洞，以提高项目工作质量和工作效率，使公司项目管理规范化、制度化、科学化，确保项目工作按质按量按时完成，根据公司实际，特制定本制度。
1、项目管理组织机构和职责
公司项目管理机构由总工办和公司办组成，总工程师为主管领导，总工办负责项目管理、日常工程施工队伍的安排、工程招投标组织，公司办负责项目财务管理、工程合同签定。 总工办主任负责总工办工程项目日常管理工作，包括制定项目工作计划、审核项目预结算、指派项目负责人、审核材料计划、施工管理监督等。总工办主任对项目的管理负主要责任。 项目负责人负责对指派的工程项目的技术管理、现场管理、材料管理等工作，包括项目的预算、立项申报、材料计划、材料检验、施工监督、施工记录、竣工验收、结算及项目材料整理等。项目负责人对所负责的工程项目管理负直接责任。
2、项目管理工作程序
除公司现场办公要求立即开工和紧急抢修情况外，一般工程项目按以下程序办理：
由申请部门提出工程项目申请，项目负责人签署意见后，送总经理审批，申请部门再将审批报告交总工办。
项目报告及批复文件经总工办领导阅读研究后，按项目具体要求下达给有关项目技术人员，技术人员在规定时间内按规定标准进行施工计划、前期资金使用计划。经主管领导签字认可后，送总工办审核，由总工办将有关材料呈总经理审批。与施工单位签定施工合同方可进场施工。
由总工办项目负责人负责做好材料计划，并送交总经理审批，然后将材料计划送交经营部采购。根据工程施工进度，及时作好材料的进场管理和材料检验工作。
进行施工监督管理，督促施工方按计划按质按量完成。
项目竣工后组织验收小组进行项目验收，并整理项目材料归档。
3、施工队伍的确定
施工队伍的确定分指派和报价两种办法选取。
指派施工队伍的确定：项目投资额在元以下的小型项目按指派施工队伍方式执行。具体应根据驻公司的几个施工队的技术、人力以及施工设施和手段的具体情况，由公司办会同总工办择优选取，指定项目施工队。
报价：工程投资额在元以上（含元）的项目，一般采取在公司内报价的办法确定项目施工队。
报价办法如下：
由总工办事先提供工程项目的具体技术资料、图纸，并根据国家定额和公司有关规定编制项目投资预算和报价书报总经理批准。
在准备好上述材料后报公司领导同意后，由总工室向外发布报价启事。
对参加报价的施工队先到公司办验明资质，符合要求后再到总工室办理有关手续，领取项目工程报价相关文件。
各参加报价单位应根据报价文件要求组织材料，按规定的时间将报价材料送达。
公司办负责报价会议召集和主持，参加人员主要有：公司领导、公司办、总工办、财务部、监事会成员。由公司办和总工办议价，综合评估并确定施工班组。
4、工程现场管理
发放项目任务书：确定施工队伍并签定好施工合同后。为规范施工管理，在施工前总工办应及时向施工队下达“项目任务书”，施工队凭“任务书”进场施工。“任务书”中应明确以下事项：（1）工程项目名称（2）承包性质（包工包料或包工不包料）（3）建设内容详细说明
（4）技术和质量要求（5）开工时间（6）要求完工时间（7）建筑垃圾堆放地点及清理期限
（8）建设方项目负责人（9）施工方项目负责人（10）“任务书”领取人（签字）施工方领取“任务书”后，须严格按照“任务书”有关条款规定保质、保量按时完成该项工程，否则按施工合同和“任务书”有关条款处罚。
实行项目专人负责制度：在每个项目“任务书”下达的同时，总工办须指定相应项目负责人，实行项目专人管理制度，项目负责人须认真履行以下职责：
（1）项目负责人作为公司的工程现场具体负责，按要求对工程进行现场项目管理以及工程验收。
（2）项目负责人组织成立项目管理部，在施工中做好施工记录，如材料供应情况、质检、隐蔽工程记录、天气或其它影响进度的原因记录、验收情况记录等，并填写工程材料领用记录，做好工程用料费用统计。。
（3）项目负责人须每日定期到现场检查，做好施工协调和监督工作，碰到问题和难题须及时向总工办领导汇报和反馈，以便及时协调解决。
（4）在各工程施工前，应对施工方进行交底，详细说明施工要求，发现问题应及时上报。
（5）加强对材料的检验工作，不合格的材料及半成品一律不准用于工程上。
5、工程档案管理
1）工程项目的档案包括以下几项：
（1）项目立项报告及批复；
（2）施工技术资料、图纸；
（3）项目预算书；
（4）工程招标或报价资料；
（5）施工合同；
（6）工程过程记录；
（7）项目验收报告；
（8）结算书。
注：材料归档应为原稿。
2）其他程序说明
“项目立项报告及批复”是项目建设的首要执行依据，由申请建设部门上报，经总经理审批后，作为总工办进行设计、规划、预算等任务依据。交由专门资料管理人员造册登记，统一管理。
施工技术资料、图纸：“待处理文件”即项目报告及批复文件经总工办领导阅读研究后，按项目具体要求下达给有关技术人员在规定时间内按规定标准进行设计，作为预算和施工的前提依据，设计方案须经总工办领导审核签字后方可交付预算和实施，否则作为无效文件。
项目预算书：在规划设计方案确定后，项目技术负责人员应同时按照国家有关规范及公司内控定额进行该项目的预算工作，并由转财务部审核，再呈总经理办公会议审批。
工程项目报价书：在开报价会完毕，确定施工队后，即填写“报价项目报告表”，其中须明确：项目名称、各报价单位报价、确定施工单位等内容，并有公司与会领导及施工队代表签字。“报价项目报告表”存档一份，财务各1份。
施工合同：在确定施工单位后，由总工办和施工单位起草施工合同，交由工作小组、主管领导、合同小组等审核，呈总经理审批后，盖章生效。总工办存一份作为项目档案。
工程项目任务单：在签订施工合同后工程即可进入施工，施工须凭“任务单”进场， “任务单“由总工办负责人签发，施工方代表签字领取方为有效。
工程过程记录：施工过程中由项目负责人负责记录，。
材料领用记录：分单项材料领用记录和领用材料流水账，均需同时记录。单项材料领用记录作为项目档案的一个组成部份，工程竣工验收后交由指定管理人员归档管理。
项目验收报告：是项目最重要的档案之一，由指定人员归档管理。
项目结算书：由总工办按合同出具按公司有关程序审定。一般工程规定在验收后十五天内完成结算工作，提交审核。
以上文件共同组成单项工程的整体档案，在工程完结后，由项目负责人配合指定管理人员收集整理，并装订造册，永久存档，以备查询。
总工办承诺书 :
1、坚持以人文本，转变工作作风，提高办事效率，热情诚信服务。
2、认真履行职责，正确行使权力，科学指导工作，创新服务理念。
3、加大检查力度，促进制度落实，严格规范管理，提高服务水平。
4、深入基层实际，加强调查研究，调整理顺关系，审批严格把关。
5、坚持廉洁自律，遵守职业道德，提高队伍素质，自觉接受监督。
