国际商务外语学院分团委学生会体育部
国际商务外语学院
工作报告
----第二十三届运动会报名
国际商务外语学院分团委学生会体育部
二零一二年三月
国际商务外语学院分团委学生会体育部
一．背景
上海对外贸易学院第二十三届田径运动会将于
5月8日在本校田径场进行；在此之前，100米、200米的男女短跑初赛将于4月18日在上海外国语大学展开。作为运动会的前期准备，外语学院预定于2012年3月20日（周五）之前完成运动会的网上报名工作。
二．工作安排
作为本次运动会报名任务的负责人，我们需要将报名时间及需求准确无误地通知各班，从整体上把握报名动态，及时更新整理报名信息，并对网上报名出现的问题进行报告、反馈及有效解决。在此次田径运动会的报名环节中，工作人员遵循以下工作步骤： 1)刘杰负责飞信告知，通知各班文体委员运动会相关情况。 2)田野负责召开会议，通知运动会报名细节及注意事项。
3)沈雁、周楠、朱璐婷负责报名信息的整理，错误报名信息的回复以及各具体赛项上报人员的归类统计。
4)根据各班报名情况，参照各年级上学期体质健康测试结果，将报 人员进行有目的有调理的筛选，对部分项目进行适当人员调剂，并电话通知征询部分参赛者意见。
5)针对步骤四确定的报名表，进一步进行空缺项目的人员猎寻与再次报名，定下最终报名表。
6)飞信通知各位参赛者比赛项目、时间及注意事项。
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三．工作总结
在本次运动会报名工作中，各班积极参与，配合本次工作顺利完成。其中，报名尤其活跃的班级有：11级日语（1）班、11级中英（2）班以及11级商英（2）班等。在此，首先要感谢各位同学的积极配合与响应；再者，感谢各班文体委员为此次团体盛会宣传统计；同时，感谢关心此次报名活动的各位老师以及为此次报名工作的完美谢幕不断努力的体育部成员。
在本次报名过程中，人员安排及工作方面仍然存在以下不足： 1) 前期的通知活动没有覆盖全体文体委员，导致一些班级没有得到及时有效的报名信息及要求。
2) 在资料整理阶段，出现及发现问题较集中：
a.报名表信息缺失：由于个别班级报名表中，缺少班级、学号、联系方式等必要信息，给统计工作带来了一定不便 b.沟通不到位：统计负责人之间缺少沟通，造成统计表设计形式和格式之间有出入，为最终表格的合成增添困难 c.工作汇报延缓：缺少及时的工作汇报，使报名信息不能及时反馈到上级，造成了人员空缺的项目未在第一时间得到填补 d.资料的分享度不够：统计人员之间，完整报名信息及结果没有得到很好的共享，导致资料被要求时不能传达
3）名单定后，个别班级发送报名表。
4）飞信通知确认比赛项目阶段飞信得不到及时的回复，费时较长。
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根据以上存在的问题，我们在以后的工作安排中，将做如下改进： 1) 重新核对各班文体委员信息，确保信息覆盖全部班级 2) 强调时效性，提醒各班级注意截止日期
3) 统一Word, Excel等各种工作有关文件的格式，并强调信息的完整性，以方便交流与统计
4) 各负责人之间加强沟通，保证资源共享 5) 及时反馈信息动态，防止信息滞后 6) 事前告知各参赛班级留意飞信，提高效率
每一次错误与不足都是一次经验教训，在以后的工作中，我们将努力纠正不足、改进方法，给外院体育活动交上一份更满意的答卷。
体育部 朱璐婷
2012年4月3日
