办公室文员的岗位职责及工作说明书
文件管理
1．成文
（1）内部通启（MEMO）成文：（2）根据经理要求撰写初稿；（3）请经理核查签字； （4）部门管理制度成文：（5）根据经理要求撰写初稿； （6）审核通过后，在《发文本》上填写的内容包括：文件标题、发文时间、拟稿部门、请求审批时间、主送及抄报、抄送部门、有附件的，应列明名称； （7）审核通过后，送企业管理部审批； （8）呈报总经理审批。
2．发文
（1）将文件原件复印存档；（2）在《发文登记簿》上登记下发文件的名称、发文时间、接收部门名称； （3）到相关部门下发文件；（4）请相关部门的文员以上管理人员在《发文登记簿》中“外收发签字”一栏签收。
3.收文
（1）收到各部门发出的酒店内部文件后，签收并上报经理； （2）将VIP信息填写在办公室VIP信息栏上； （3）将报纸等需要张贴的材料，在规定版面张 贴；（4）监督部门人员在阅读文件后，在文件上签字。
4.分类存放
（1）对于时效性较强的文件，如《贵宾团体接待服务计划单》、MEMO等设专用表格夹存放； （2）对于本部门下发的文件原件设专用文件夹 存放，规章制度存放于相应的制度夹中；（3）对于酒店下发的规章制度根据发放的部门 进行分类存放； （4）在文件的每页右上角用铅笔标明该文件在 目录中的序号、总页数及当前页数，如 “1-3-1”指的是本制度夹中的第一份制度，本制度共有三页，这是第一页； （5）在存放新下发的制度时，对于制度中已明确标明作废的旧制度要作出作废标志，同新下发的制度一并进行存放，对于一些补充规定，要将原文件找出后，与新文件一并存放，同时在目录上作出标注；
5.装订整理
（1）每月月底将当月的《贵宾团队接待通单》、MEMO 等整理汇总，装订成册，在封皮上写明年、月、日以及保存期限； （2）每月月底要对存放的制度进行整理，对于内容有相互联系的要进行合并存放。
6.借用
（1）部门员工借用文件时要在《借用登记表》上登记，注明借用文件的名称、借用日期、借用人及需借用的时间； （2）对于外部门借用文件的，要经经理同意后方可办理借用手续； （3）外部门办理借用文件手续时，要持对方负责人签字的MEMO，注明借用的原因、借用的文件名称及所需借用的时间，并在《借用登记表》上登记文件名称、时间及借用人； （4）文件归还后，要查看有无遗失、破损现象， 并由借用人在《借用登记表》上签字，记录归还时间。
7.销毁
（1）对于到保存期限的《贵宾团体接待服务计划单》、MEMO等文件，请示是否销毁； （2）同意后，以MEMO的形式，列明需销毁文件的名称、文件下发日期、保存的起止日期，上报审批签字；
（3）将审批签字后的MEMO上报质检部进行审批；（4）接到质检部同意销毁的书面批复后，方可
销毁；（5）销毁时根据表格数量的大小可采取到锅炉 房烧毁或用碎纸机粉碎等方式；
工作项目名称：
表格管理
⒈申领
（1）对于酒店统一外出印刷的表格按照酒店核 定的表格月用量，每月列入《物品月计划申报单》中申领；（2）对于部门专用表格月用量在三十张以上的，按照部门月用量，每月月初填写《印刷申请单》，经审批签字后，上报质检部审批； （3）对于月用量较少，但长期使用的表格，亦应根据实际使用情况，定期申请印刷使用； （4）接到表格印刷完毕的通知后，到美工室将表格领回，并在《印刷申请单》中部门确认一栏签字确认；（5）对于酒店统一使用但没有外出印刷的表格，按照酒店规定的表格领取时间到质检部领取。
⒉登记
（1）对于领取的表格要进行登记，设立表格台 帐；（2）部门员工在领用表格时，要在《领用登记表》上登记，注明日期、名称、数量及领用人；（3）月末将当月表格领用情况汇总，并在表格台帐支出栏内登记当月发放的总数量。
⒊整理
（1）对于使用过的不需当天上交给相关部门的 表格，要每十天进行一次整理；（2）月末将当月的表格进行汇总、装订，在封皮上标明名称、月份；（3）对于需要进行总结分析的，要统计出有关数据。 ⒈对表格要进行 分类整理。
⒋存放
（1）在表格存放橱内标明存放期限，如一个月、三个月、半年等； （2）将整理好的表格按照保存期限分开存放。
⒌借用
（1）对于各部门需要借用使用过的表格时，需经经理同意后方可办理借用手续； （2）外部门办理借用表格手续时，要持对方负责人签字的MEMO，注明借用的原因，借用的表格名称、借用日期及所需借用的时间，并在《借用登记表》上登记表格名称、借用日期及借用人； （3）表格归还后，要查看有无遗失现象，并由借用人在《借用登记表》上签字，记录归还时间。
⒍销毁
（1）对于到达保存期限的表格，需请示是否销 毁； （2）征得同意后，以MEMO的形式，列明需销毁的表格名称、日期、表格保存的起止时间由审批签字；（3）将经理审批签字的MEMO上报质量管理部进行审批；（4）接到质检部同意销毁的书面批复后，方可销毁；（5）销毁时根据表格量的大小可采取到锅炉房 烧毁或用碎纸机粉碎等方式；
物资管理
⒈盘点
（1）每月20日对部门办公用品、固定资产、低 值易耗品及机油等物资进行盘点，并分别与 其台帐的帐面结存数量进行核对，保证帐物 相符； （2）如盘点中发现物资短缺现象应及时查明原因，并上报部门。
⒉编制月计划
（1）每月24日前根据盘点情况及部门下月的工 作计划，作出下月物资申领计划；（2）填写一式四份的《物品月计划申报单》，列 明物品品名、规格、上月用量、本月结存、本月申报、物品单价、每种物品的申报金额， 并计算累计金额，对于特殊申领的物品，要在用途一栏单独注明申领原因，在经手人一栏签字。
⒊审核上报
（1）将填写好的《物品月计划申报单》上报经理 审批签字；（2）将经理审批通过的《物品月计划申报单》在每月25日前上报仓管部。
⒋领取
（1）持酒店审批通过的《物品月计划申报单》在 规定领取物资的时间内到仓管部记帐员处 开具《物品申领单》，并由经理签字确认； （2）持《物品申领单》到仓管部相关库房办理物品领用手续，领取物品。
⒌登记
物品领回后，按照实际领取的物资名称及数 量分别在相关的台帐上进行登记。
⒍发放
（1）物品发放时，应在台帐支出栏内做好登记； 由领用人在《领用登记表》上签字确认。（2）领用登记表
⒎借用
（1）其它部门因工作需要借用物品时，应征得理 同意；（2）借用时应持借用物品部门负责人签 MEMO，注明借用的物品名称、借用的原 因、需借用的时间，并在《借用登记表》上 进行登记； （3）归还时，要检查物品是否完好，如有损坏应 由借用部门予以赔偿；（4）检查合格后予以接收，并由借用人在《借用 登记表》上进行签字并记录归还时间。
劳保用品管理
⒈制定计划
（1）每月5日按照《劳保用品规定》将需要领用 的劳保用品填列在一式两份的《物品月计划 申报单》中。（2）遇节假日提前 制定计划；
⒉审核上报
（1）将列好的《物品月计划申报单》上报审批签字；（2）审批通过后，持劳保用品申领计划到人事部 劳保福利员处开具;
⒊领取
到仓管部办理领取手续。
⒋登记
劳保用品领回后，在台帐上登记。
⒌发放
（1）发放时，在台帐上做好登记；（2）由领用人在《领用登记表》上签字确认。
出勤统计
⒈整理表格
（1）每天上班后整理前一日的《出勤登记表》， 核对应出勤人数和实际出勤人数，查看有无迟到、早退、请假情况，并在《出勤登记表》上注明；（2）对出勤登记与实际情况不符的问题，上报部门经理； （3）根据部门出勤情况填写《工作出勤日报表》；（4）以上表格填写完毕，在填表人一栏签字； （5）按照酒店要求检查前日的《员工离岗去向跟踪调查表》，并在检查人一栏签字确认。
⒉填写 《出勤表》
（1）按照实际出勤情况填写《出勤簿》；（2）如有请假单，要粘贴在《出勤簿》的背面。⒊上报审批
（1）将填写好的《工作出勤日报表》连同《出勤 登记表》和《员工离岗去向跟踪调查表》上 报经理审批签字；（2）将检查中发现的问题列出明细，汇报给经理； （3）审批签字后，于每天中午12:00前将上述表 格与《出勤簿》一起上报人事部;
⒋取《出勤簿》
每天16:00后到人事部将《出勤簿》取。
⒌汇总统计
（1）每月2日前，参照《出勤簿》将上月部门每 名员工的出勤情况，并将统计情况填写到 《月份出勤情况报表》上，对于缺勤情况写 明缺勤天数及原因；（2）对于当月新到岗员工，应注明到岗时间；（3）将填写好的《月份出勤情况报表》上报部门经理审批签字； （4）每月2日前报送人事部;
奖金核算
⒈抄写奖金拨入数
（1）接到人事部劳动工资核算员抄写部门奖金 拨入数的通知后，应于当日到人事部抄写；（2）抄写时，注意核查所拨入的奖金数额是否正确，如有异议向人事部劳动工资核算员咨询。 ⒉分解酒店扣罚
（1）到质检部领取上月酒店对部门的《扣罚汇总 表》； （2）按照《扣罚汇总表》上所列的扣罚情况核对 《罚款单》，对《罚款单》不全的，要立即 到相关部门进行领取；（3）按酒店扣罚及连带比例，对《罚款单》进行 分解，责任到人；（4）按分解好的扣罚，填写《扣罚明细表》。
⒊申请减免
（1）对需要申请酒店给予减免的扣罚，应以MEMO形式列出处罚项目及罚款单号，注 明申请减免的原因； （2）将写好的减免申请上报经理审批签字；（3）于酒店下发奖金拨入数之日起三日内，将经 理签字确认后的减免申请上报质检部进行审批。 ⒈MEMO
⒋统计内部扣罚
（1）参照《员工日考评表》统计部门员工个人的部门内部扣罚总数； （2）汇总部门内部扣罚总数。
⒌计算奖金
（1）对部门的奖金拨入数进行二次 （2）请示经理如何进行内部加发；（3）员工当月奖金实发金额=员工当月奖金应 发金额+加发金额-酒店扣罚金额-部门扣 罚金额。
⒍填表
（1）将每位员工的奖金应发金额、加发金额、酒 店扣罚金额、部门扣罚金额、实发金额分别 填写到《月份奖金发放明细表》上；（2）在《月份奖金发放明细表》的填表人一栏签字。 ⒈月份奖 金发放 明细表
⒎审批上报
（1）将做好的《月份奖金发放明细表》连同《扣 罚明细表》一起上报经理审批签字；（2）在人事部下达的规定上交的时间内将经理 审批签字的《月份奖金发放明细表》上报给 人事部劳动工资核算员。
⒏发放
（1）当接到财务部现金出纳员通知领取奖金的 通知后，到财务部办理领取手续 （2）按照《月份奖金发放明细表》上所列的实发 金额进行发放，并由领取人签字。
⒐交表
将员工领用签字的《月份奖金发放明细表》 交财务部现金出纳员;
用心做事事例汇总
⒈筛选
每天对员工上报的用心做事事例经筛选后， 填写在《以情服务、用心做事典型事例汇总表》上。
⒉上报
（1）将填写好的《以情服务、用心做事典型事例 汇总表》上报经理进行审阅；（2）于每天下班前将经理审阅签字后的《以情服 务、用心做事典型事例汇总表》上报企业文化部。
⒊登记
将当天上报的员工用心做事的事例登记在 《用心做事事例汇总表》上，要注明姓名、事例发生日期及内容。
