会议服务工作流程
一、接待贵宾会议工作流程:
1、会议通知:接到会议预定表后填写会议接口单,通知工程、保洁、保安请各部门根据要求做好会前准备工作。
2、会前准备:
(1)、摆台:根据订会人数摆放盖杯、矿泉水、纸杯、毛巾托、杯垫等,如需果盘摆放果盘垫。(注:前一天接会议预定单的准备工作)
(2)、开窗通风:会前一小时开窗通风,并根据订会人员要求适当调整空调温度及室内光线。
(3)、打水:会议当天会前30—40分钟打好暖壶水,保证壶内水温。
(4)、会前检查:会前40分钟再次检查会议室内灯光、音响、话筒、投影、桌椅、绿摆等设备设施。 (5)、会前守侯:
a、会前40分钟保证会议室内留有一人守侯。 b、会前30分钟做好迎宾准备工作,电梯间留有1人,会场内2人,如需用贵宾室留一人守侯,一人机动。
3、会议开始:
(1)、倒水:根据参会人员主次职位顺序进行倒水服务,每间隔10—15分钟倒水一次。
(2)、上小方巾:会议开始后10分钟内上小方巾。如会议时间较
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(3)、如需用烟灰缸,当烟缸内达到2只烟头时须换新烟缸一次。 (4)、守侯服务:服务人员每半小时轮流守侯在会场外。
4、会议结束:
(1) 送宾:会议结束前20分钟做好送宾准备,电梯间留有一人。
(2) 清理会场:检查会场内有无遗留物品,清点会议物品消耗数量,清洗会议物品。
二、接待局级会议工作程序:(如局务会,局长专题会等)
1、会议通知:接到会议预定表后填写会议接口单,通知工程、保洁、中控请各部门根据要求做到会前准备。
2、会前准备:
(1) 摆台:根据订会人数摆放纸杯。
(2) 打水:会议当天会议开始前30—40分钟打好暖壶水,保证壶内水温。
(3) 开窗通风:会前40分钟开窗通风,并根据室外温度及室内温度调整空调温度大小。
(4) 会前检查:会前30分钟检查会议室内灯光、音响、话筒、绿摆、桌椅等设备设施。 (5) 会前守侯:
a、会前30分钟保证会议室内留有一人守侯。 b、会前20分钟保证会议室内留有二人守侯。
27 c、会前10分钟打开会议室内灯光(根据会议人员到会情况调整开灯时间)
3、会议开始:
(1)、根据局长参会人员顺序进行倒水服务,每间隔10—15分钟倒水一次。
(2)、如需用烟缸,当烟缸内达2只烟头时需换新烟缸一次。
4、清理会场:
(1)、检查会场内有无遗留物品,清点物品消耗数量,清洗会议物品。
三、接待处以上普通会议:
1、会议通知:接到会议预定表后填写会议接口单,通知工程、保洁、中控请各部门根据要求做好会前准备工作。
2、会前准备:
(1)、摆台:根据会议人数摆放纸杯。
(2)、打水:会议当天会前30—40分钟打好暖壶水,保证壶内水温。
(3)开窗通风:会前40分钟开窗通风,并根据室内温度和室外温度调整空调温度。
(4)、会前检查:会前30分钟检查会议室内灯光、音响、话筒、绿摆、桌椅等设备设施。 (5)、会前守侯:
a、会前10分钟打开会议室内灯光。(根据会议人员到会
28 情况调整开灯时间)
b、会前10分钟打开会议室内灯光。(根据会议人员到会情况调整开灯时间)
3、会议开始:
(1)、根据参会人员主次职位顺序进行倒水服务,每间隔15—20分钟倒水一次。
(2)、如遇无需服务的会议,提前30分钟将会议室的水打好,根据参会人数放好纸杯。
四、遇特殊情况会议:(如临时接待会议)
1、会议通知:接到通知后及时通知各部门,做好准备工作。
2、摆台:根据会议要求摆放盖杯、矿泉水、纸杯、毛巾托等会议物品。
3、通风:及时开窗通风,调整室内空调温度,保证会议室内无异味,温度适宜。
4、守侯服务:会前30分钟留一人在会场外守侯。
5、倒水服务:每间隔10—15分钟倒水一次。
6、上小方巾:会议开始10分钟内上小方巾。如会议时间较长每间隔一小时更换新方巾。
7、
清理会场:检查会场内有无遗留物品,清点物品消耗数量,清洗会议物品。
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