团学大型活动流程及注意点
Step 1：确定活动基本情况——开学阶段
由主席团在每学期开始前确定本学期的大型活动大致时间段，活动的重要性排序，活动总负责以及活动可能有的改革方向。注意点如下： 1） 在确定活动时间段时考虑每个大型活动之间的间隔是否过于密集、与学校其他活动包括考试等的安排是否有冲突、活动的性质等是否适合当时天气等外界因素。 2） 在对活动的重要性进行排序时主要是根据学院领导对本学期活动的安排来排列，学院常规活动和学院特色活动区分开，学院主办活动和学院协办活动区分开。对于新加进来的活动要特别关注，对于需要创新的活动要特别策划。 3） 活动总负责是要根据主席团成员的职位和活动性质来确定的。团学活动和学校一些较正式的活动通常由分团委委员负责。 4） 活动的改革方向是在对前几届活动出现的失误或者不足之处进行总结的情况下初步确定的不同以往的方案。需要充分考虑方案的可行性，包括学校各项政策以及学院对活动的预期。现在活动的走向偏向于学术性和实用性，这样的活动才能对于学院和学生都有用处。
Step 2：组建组委会——活动开始前一个月左右
组委会一般考虑到各个部门的基本作用会要求每个部门至少派一位部长加入组委会，以方便完成活动的外联、组织联络、宣传和现场安排等各个环节。联系各部门的日常工作及作用具体涉及分工如下：（根据具体情况进行调整） 1） 组织部：策划、联络各年级学生、基础工作（包括建立公邮、拟发通知、公假单制作） 2） 宣传部：背景布、海报、横幅、传单、邀请函（学院特色活动时需要设计）、人人网、易班、布置会场所需装饰 3） 4） 新闻部：前期宣传、新闻采集
办公室：联络各部门，基础工作（包括简单邀请函、席卡制作等）、干事安排、邀请函发放、工作人员后勤保障、用具采购、发票报销 5） 外联部：邀请嘉宾、赞助洽谈（包括活动资金以及活动最后的奖品） 6） 实践部：基础工作（包括现场布置、PPT制作等）、宣传工作辅助 7） 8） 学调部：调研工作、策划、
文艺部：现场设备、联络学校其他组织、现场布置、现场礼仪确定 9）
Step 3：策划书撰写——组委会组成后的一周 体育部：现场布置、大型用具采购
策划书撰写时要注意考虑以下几方面的内容： 1） 活动的主题、主旨、形式、时间、地点等基本信息
2） 活动的流程：具体阐述活动的各个环节如何进行，需要尽量详细
3） 活动的分工：务必要确定每一项工作的负责人、完成的时间节点和具体的一些要求（可以再单列出一张表格发给组委会的每位成员帮助大家明确自己的工作同时了解活动的整体运行以及时为他人提供帮助）
4） 活动预算：考虑宣传、现场、工作人员后勤、嘉宾等个方面 5） 活动的可行性分析（包括对活动性质、参与活动的对象等的整体定位）
Step 4 前期准备与宣传——策划书出来后到活动开始前三天
前期基础工作的准备和前期的宣传工作是同时进行的，在定下策划方案之后有针对性地开展准备活动： 一） 前期准备：
1） 邀请函制作：要求包含基本的信息、简洁大方。可根据活动的具体性质选择不同的邀请函，例如如果是学院的团校、团日等活动可以用粉纸打印，封面简单设计花边等，内部字体、字号要特别注意；如果是学校较大型的互动，设计偏商业化的邀请函，内部信息重点要特别突出。所有邀请函在写对方名字和职位时均要仔细核对。 2） 席卡与背贴制作：模板使用。领导的席卡都做出来，来了就放，没有来可以以后用。
3） PPT等现场资料制作：采用模板、团的大型活动偏红色，其他可用蓝色等商业模板。反复核对其中是否有错别字。现场资料需要多打印，同时安排好相应负责的干事，例如签到和宣传资料发放。
4） 所需用具采购：如果采用网上订购的话务必解决发票问题。货到了要及时检查是否符合活动要求。
5） 赞助商联络：需要有备用方案，主要赞助商不行的时候还可以有备选者。备选者务必要是比较熟悉的人，能在较快时间内准备完成。
6） 嘉宾邀请：提前明确对嘉宾的要求，尽早确定嘉宾名单。 7） 参与人员的联系与通知：信息比较多的时候可采用联络官制度；公邮等通知发放以及信息收集的渠道需要提前建立；有较重要的通知要传递应直接召开面对面会议。
8） 干事空课统计与现场安排：注意男女干事比例，特别是需要搬重物的一些活动
9） 组委会议：及时召开组委会议，小组成员间互相确定活动准备进程。 二） 前期宣传：
1） 背景墙设计：注意不同地方的不同尺寸
2） 海报设计：商业化模板；提前在D楼大厅和学院楼公告栏处贴出
3） 横幅设计：上面的主办方和活动名称特别注意，学校活动和学院互动要区分开来。
4） 传单：与赞助商有关的传单应尽早设计，宣传部与外联部需要经常沟通。
5） 人人网、易班：上传以前活动的照片并做活动预告
6） 人际传播：组委会同学向身边同学进行宣传；与各年级辅导员沟通进行宣传
Step 5 活动倒计时——活动开展前三天 这个环节包括活动的最后准备与确认：
1） 邀请函发放：具体要送的老师以及领导的名字和办公室地点、联系方式等信息已公布在办公室门后面可供各部门查看。在邀请函送达后要当面确认是否前来参加活动，并列出名单，分为：参加、不参加和不确定三个部分。以便根据名单设计嘉宾席
2） 活动场地：如果是借信息楼的教室要至少提前一周跟吴老师确认并在网上登记，获得校长办公室批准后再送单子至信息楼吴宝森办公室（信息楼525） 3） 嘉宾确认：与嘉宾保持联络
4） 活动前现场工作确认会议：明确现场的各项分工
5） 公假单制作与发放：参与活动的干事、班级成员的信息的收集，按人数制作不同种类的公假单：包括按班级制作、按部门制作、以及空白姓名公假单。公假单敲章后安排各部门、各班级代表统一领取并签到。
Step 6——活动现场布置——至少在活动开始前3小时启动，视情况增加时间
活动现场布置一般要求全体组委会全部到场，并安排干事到场协助。可以根据人员不同的课程安排不同时间段进行布置，但是不可影响互动的整体进程。
1） 现场布置开始：座位划分；席卡、背贴拜访和黏贴（背贴只能用玻璃胶粘；席卡如果用五百报的席卡架子则多出来的边不可手撕，要么折进去，要么裁剪掉）
2） 舞台设计：背景布安装、舞台桌椅放置（如果是需要借特殊的桌椅需要提前申请并和相应的老师联系：可移动的桌子和小板凳：503；玻璃桌子：就业指导中心）、台花摆放（如果有需要则提前一天预订）
3） 工作人员及嘉宾用餐问题：如果需要统一购买水和餐点则在现场布置初期去买回来
4） 设备调试：PPT和音响话筒、灯光等设备（话筒的电池问题当天问后台负责的师傅具体的需求）
5） 活动前一小时：门口签到、发放资料的干事到位；师傅用餐等问题落实；准备迎接嘉宾；主持人、礼仪化妆换服装，现场到位
6） 活动开始：组委会成员一般坐在离后台最近的地方，方便随时应对出现的问题 7） 活动结束：送嘉宾；清场
Step 7 后期工作： 1） 发票收集整理：
A． 发票的背面写好姓名、部门以及具体用途 B． 发票务必办理真实发票，项目名称及金额相符 C． 制作费用清单 D． 报销后钱款发放 2） 总结： A.书面小结 B.开会总结
