四川理工学院机电协会
会 员 大 会
策
划
书
机电协会
年10月201
1会员大会活动策划
活动主题:机电工程协会第24届会员大会 活动时间:10月15日下午2:00 活动地点:黄岭校区一教4阶
参会人员:机械工程学院党总支副书记、协会指导、机电协会24届全
体会员以及协会各级干部。
活动目的:联系会员,使会员之间加深了解,向会员介绍这学期的活动
安排和协会的发展状况并鼓励大家多多参加协会举办的活动。现场发表演讲,介绍我们协会各部门的情况,让会员对我们协会有更新、更深入、更全面的了解,同时,展现我们协会的新风采和发展方向。会后并进行干事的竞选。
活动意义:协会作为大学生展示自我,锻炼能力的非常重要的平台之一,
在大学生活中发挥着不可或缺的重要作用,此次会员大会就能够充分调动会员参加活动的积极性,给会员提供一个锻炼自己的平台,促进同学、老师间的相互交流、学习。同时,也激发了协会未来发展的激情。
前期准备及各部门分工:
1、办公室:购买大会所需的一切物资,做好会议记录并连同科技部、宣传部、编辑部布置会场和会后收集会员的意见;
2、组织部:维持会场秩序,组织会员进行签到作为后期评奖的依据;
3、宣传部:负责现场黑板的布置。前期宣传工作,主要以海报和横
幅为主,海报要有新颖力,力求让每个会员都知道此次会员大会的时间、地点,并能准时到场;
4、专业部:策划活动、申请活动场地;
5、科技部:连同办公室、宣传部、编辑部布置会场;
6、公关部:联系其他社团拉横幅以及现场的迎宾工作;
7、编辑部:负责打印干部登记表,编写以及打印邀请便签和现场拍
摄工作;
活动流程:
1、嘉宾、会员依次入场就坐
2、主持人宣布会员大会正式开始
3、领导讲话
4、理事会成员讲话
5、各部门做部门介绍。各部门派一名代表上台演讲,展示自己部门的风采,为会员提供一个方向,以此决定报哪个部门
6、由会长主持现场互动环节,会员进行现场提问,由相关人员做详细解答
7、会长通知招干的时间、地点和其他安排
8、活动结束后,协会所有干部负责清理会场,并及时做活动总结 后期工作:
1、办公室整理好收集到的意见,并在下次会议中给会员作出回复
2、准备招干的相关事宜
3、编辑部在第一时间写好新闻稿
4、及时做好会员大会及招干的总结
经费预算:
活动注意事项:
1、为确保活动的顺利进行,每一位干部都必须参加本次大会
2、在大会期间,请各位干部维持好现场秩序,保持现场安静,通道畅通,保证大会圆满成功
3、大会结束后,编辑部第一时间写好新文稿(采集效果好的相片),
并在有效的时间内做好会员大会的总结
4、保持整个会场的干净整洁,由相关人员监督负责并打扫卫生
安全预案:
配合学校团委、黄岭保卫办工作,做好一切的防护措施,同时,安排相关执勤人员,确保遇到突发事件能够安全有序的疏散现场。