会议总结
一、会前
（一）向会议联系人询问以下信息：
（1） 会议举办时间、地点
（2） 竞争对手参加情况
（3） 参会人数
（4） 会议费用，包括发言费（发言时间和顺序）、展台费（展台数量、大小、具体位
置）、参会费、
（5） 会议日程安排表展台数量
（二）工作审批：审批单内容：会议时间、会议地点和会议费用。
（三）准备会议资料
1、宣传册：
（1） 询问使用哪几本宣传册。找好宣传册后，找市场部负责人询问是否有内容修改。
如不修改，查看仓库宣传册数量，数量足够，将宣传册装箱放好；数量不够，告知设计加印以及加印数量。印刷回活时间：1星期。
（2） 如有修改，询问修改信息后，交给设计修改，再将修改好的宣传册给、市场部
负责人和领导审阅。审阅好后，计算邮寄时间，告知印刷及印刷数量。
2、展板：
（1） 询问使用哪几块展板。找好以及打印展板后，找市场部负责人询问是否修改，
如不修改，查看仓库展板是否现有展板，展板完好，将展板打包放好；展板损坏，告知设计印刷。印刷回活时间：2天。
（2） 如要修改，询问修改信息后，交给设计修改，再将修改好的展板给杨城、市场
部负责人和领导审阅。审阅好后，计算邮寄时间，告知印刷及印刷数量。
3、资料袋：
与主办方协商会议现场时候可以使用资料袋。公司改名后留下一批旧资料袋，上面用的是老公司名。给主办方提供资料袋有两个目的：
一、宣传作用，
二、袋子不用就浪费了。现仓库还存有大量袋子，可在接下来的参会中向主办单位提供。
（四）发言题目和案例集
1、询问主办方发言题目什么时候给主办方，询问好时间后催杨城向市场部询问发言题
目。
2、询问会议是否有案例集，有的话，案例什么时候给主办方。提前编写，交给主办方。
（五）准备会议物品：
1、询问主办方：会议现场能否用理正资料袋，能否挂横幅，接待处能否放置理正展板；、大小、具体位置和是否有电源
2、会议物品包括：桌布、指示牌、名片盒、接线板、剪刀、胶带、大头钉、X展架、宣传视频和物品清单。
（1） 部门有桌布、指示牌、名片盒、剪刀；其他物品需向行政部申请借用。
（2） 制作物品清单，方便物品清点。
（六）物品运输
1、询问主办方什么时候到会场进行资料准备。
2、自带。如果参会人数多、展台物品少、宣传册和展板数量少。可自带。参会人员离开公司前将资料和物品交给他们。
3、邮寄
（1） 提前将所要寄的物品装箱打包，所有箱上写“XX公司会议资料”。
（2） 联系主办方联系人，询问收货地点和收货人。
（3） 联系快递公司（一般为中铁快运），提前询问是否能到目的地、运输时间、是否
需要转运和是否送货上门。
（4） 计算会议举办时间和运输时间，提前邮寄，确保会前资料能到会议现场。
（七）费用审批：费用包括，会议协办费、宣传册印刷费、展板印刷费、运输和送货费用。
（八）与市场部沟通：
（1） 向主办方要会议日程表，询问会议地点食宿安排和费用，项目参观地点和费用。
（2） 询问市场部哪些人参会、参会人员联系方式以及出发时间和达到会场时间。
（3） 编写会议注意事项：事项包括：发言顺序和时间、竞争对手发言情况、已邮寄
哪些资料、市场部需带哪些资料、到会议现场后到哪儿找或联系谁找已邮寄资料、展板摆放顺序、项目参观地点和费用、会后要带回会议资料袋和展会物品以及拍摄会议照片。
（4） 编写报道须知。须知包括：会议时间、会议地点和电话、食宿安排和费用、交
通图、机场接机费用和联系人、会议地点附近其他宾馆路线和费用。
（5） 市场部参会人员出发前，将会议通知、报道须知和会议日程安排表给参会人员，
并叮嘱会议现场有什么突发状况及时与策划部联系。
二、会中
1、参会人员出发后，询问是否到会议现场，是否找到资料。
2、询问布展情况。
3、询问参会人数。
4、叮嘱带回会议资料袋、展会物品、拍摄其他公司和本公司展台以及发言照片。
5、询问返回时间。
三、会后
1、询问参会名单。
2、询问会议发言公司PPT。
3、整理参会人员带回的会议资料（如果参会人员没有带回会议资料，会后向主办方要
取）。
4、整理参会人员带回的展会物品（向行政部借用的物品，归还行政部；展板和展架放
在仓库）。
5、向参会人员要会议照片，写会议新闻稿模板，交给参会人员填写空格，修改好后发
布在网站。
6、编写会议总结。
7、编写会议预算表，交给财务。
8、整理会议文件夹：会议通知、报道须知、会议日程表、合作协议、参会名单、会议
总结、新闻稿、会议照片、费用预算表、宣传资料打印稿和物品清单。
9、电话感谢会议联系人，并询问接下来举办的会议。
