会议活动场地舞台，灯光和音响要求一
只有在充分考虑会议活动对场地的所有要求之后，你才能选定理想的会议活动地点。比如，你在策划一个1000人参加的会议活动，打算选用一个可容纳1000人进行坐式宴会的大厅。但是，你还想安装一个背投设备（它会使会议活动看起来正规专业），这就需要一些额外的空间，在屏幕背后至少需要留出18至26英尺的空间来安放投影器材，这大约相当于250个座位的面积。在这种情况下，你要么放弃使用投影，要么减少客人数量或者改用更大的宴会厅。你是否计划在大厅的前部安装视听设备？是否需要设监听室，翻译间或是舞池？这些设施也都会进一步挤占座位的空间。因此，在开始检查会议活动场地可用于否之前，你绝对有必要了解所有的要求。在考虑到所有的需求之后，曾经看似在合适不过的场地也可能无法满足会议活动的需要。把你想要的列出一张清单，考虑清楚哪些方面可以让步，哪些方面不可以，更不要忘记你希望达到的效果。你想要的是热烈，活泼的会议活动气氛，但如果客人们感觉房间太小，太挤，太热，太不舒服的话，是不可能形成这种气氛的。
安排空间时，不要为了省一点钱而让所有人都肩并肩地挤在一起，让8个人坐10人桌（让10个人坐12人桌）并且留出休息区显然是更好的选择。确保桌与桌之间有足够的距离，让人们能够轻松地出入其间。当然，也不能走另一个极端，在一个大厅里寥寥地摆上几桌，这样同样会影响会议活动的气氛。你想要的效果是，空间疏密适度，气氛热烈活泼。虽然，从某种意义上说，空间过大比过小要好，因为你总可以通过增加装饰物把空间变小，但是又何必花这样的冤枉钱呢？
你需要考虑的要求不仅仅是空间上的，还有时间上的。舞台，视听和灯光设备的搬运，安装，音响测试，排演，拆卸的时间都要列入考虑的范围。另外，乐手们是否需要更衣室和休息室？你是否需要划出一定的空间来存放物品？一定要方方面面都考虑到，免得签订了合同之后又发现空间或者时间不够用。
如果你计划在一家酒店或者会议中心举办会议活动，那么就要调查一下，在你之前有谁已经在此预订。
这时需要问的问题包括：
他们的设备什么时候能拆卸完毕并搬走？ 他们都要拆卸和搬走什么设备？ 设备的拆卸和搬运有没有可能延迟？ 你什么时候可以开始使用房间？
还有谁要与你同一天进入场地并开始布置？
在世界安排方面有没有冲突？与竞争者和同事举行的其他会议活动直接有没有冲突？ 有没有安排其他会议活动与你的会议活动同时举办？它们何时开始，何时结束？
其他的会议活动中中间休息时会不会产生噪音，会不会打断你的会议活动？会不会使会议活动场地变得拥挤？如果会的话，你恐怕要调整一下自己的时间安排。
