办事的方法和技巧（上）
高小平中国行政管理学会执行副会长兼秘书长
各位学员大家好！今天我讲的题目是办事的方法和技巧。
我们知道，在行政机关工作无非就是三件事，一个是出主意，一个是用干部，再一个就是办事情。不管是出主意也好，还是用干部也好，最终都是要落到办事情。我们行政管理做好管理、做好服务都需要通过具体的一件一件事情来办，能不能把事情办好，直接取决于我们工作是不是有成效，我们个人是不是能够不断地积累知识和经验，不断地进步。所以我想这个题目，今天我从三个方面给大家介绍我的一些体会和这个方面的原理。
一个是从办事情找定位，要找准定位；第二，从办事情要根据事情的性质功能来明确办事情的方法和技巧。第三，在新的形势下，办事的方法和技巧是不断地翻新的，需要持续的发展创新，与时俱进的开拓创新，求真务实的创新。所以这样三个方面来讲题目。
一、找准定位
讲第一个问题，办事情方法、技巧，首先要找准我们的定位。
（一）方法与技巧
定位是方法的基础，如果我们定位不准，出现了越位、错位或者不到位，也就无从谈起，或者说你用什么方法都不管用了。方法它具有普遍性，但是在越位、错位、不到位的情况，它这种普遍性就失灵了。所以它是有特殊的重要意义，但是它不是万能的，他必须在找准定位的基础上用好方法技巧，才使得好的方法、好的技巧、实用的方法，灵活的技巧能够发挥作用。这是方法既具有普遍性又具有特殊性。
那技巧是什么？技巧是在方法基础上的灵活应用。可以说方法是一个基本的工具。而技巧是使用工具的方法。我们可以把它叫做方法的枢纽和抓手，什么叫枢纽？我们经常讲的就是关键部位。在古代，这个枢纽可以分开来解释。枢，是门上的轴，我们要有技巧，就得要这个轴非常的润滑，门才可能很轻松的开关，才能转的起来。所以技巧的第一条要能够适应各种情况，能够灵活转起来。这个纽，在古代它既是讲纽扣，更是讲茶杯的把儿，茶杯的把儿是给人抓的，刚沏上茶的时候水温很烫，我们不能直接抓杯子，需要抓它这个把子。这个把子古代就叫纽。也就是说技巧的关键，要使得我们各种方法运用的时候，能够被我们得心应手的抓住。我们方法得当，不管你是做领导还是被领导，能够成为一个有效的抓手，能够找到抓手，能够成为领导的抓手，我们的工作方法就得当了，我们的技巧就掌握了。
方法和技巧它还有一个不同点，方法前面说的具有普遍性，所以它是可以被复制的。我们行政管理的方法，比如执法的方法、人性化的执法方法现在在不断地被大家复制。 我在调研中，发现有一个地方的城管很受到老百姓的欢迎，为什么？这个地方的城管他是建设服务型城管，他把城管打造成为政府整个执法最终的触角和最终服务的窗口和环节。城管发现了在城郊结合部，有一个早餐点。这个早餐点很受群众欢迎。三张桌子每天早上坐的满满的，还有人排队买了打包回家吃。但是城管发现这个点是农民进城，一家三口人摆的摊，既没有工商的登记，也没有卫生，还有一个违章的建筑，搭了一个棚子，三无的摊点。如果按照野蛮执法，去个卡车把它拉走就完了，这样群众得早餐就没有了，可口的早餐，这事三个人又失业了。这个城管实行服务型的城管，改进方法，他把这个情况回去以后跟卫生部门，跟建设部门、工商部门一反映。把他们在早餐点买的吃的东西带回给卫生局进行检查，发现卫生是合格的。因为他回头客很多，所以卫生是没有问题的。
建筑部门一看他违章的建筑，也只是稍微做了一点点改进，花几百块钱、一千块钱改一下就是符合要求的了，然后他把这个意见告诉了摊点的主人，让他做一个改进，然后填写了相关的表格。城管把这个表格拿回去，第三天就把各种执照在他进行摊点违章的建筑做了修改后，就颁发给他了。使他获得了合法经营的资格。这样一种方法，我觉得他是可以被复制的。就是人性化的城管、服务型的城管，以服务来完成监管和管理的职责。所以方法是可以复制的。 但是技巧它具有极大的灵活性。每一个茶杯的把子是不一样的，设计不一样，每一个门设计中枢、轴也是不一样的。我们有的时候被玻璃门弹了一下，有的时候自己撞到了玻璃门上，就是由于对门轴的情况不了解。所以技巧具有一定的灵活性和独特性，需要我们自己通过各种方法实践，然后体会、把握领悟。这是我讲我们首先要找准定位，要明确方法是在准确定位基础上，才能有效应用。
（二）如何准确的定位
我想首先请大家思考三个问题。这也是我们做管理必须时时刻刻来思考的问题。就是我是谁？我该做什么？我该怎么做？
我是谁？就是要对自己有一个准确的判断。要经常拿镜子来看看自己，不要把镜子里面变了像的自己，认为那就是我自己，而要拿一片好的、客观、科学、公正的镜子来经常的照一照，来正正自己的衣冠，端正自己的心态，摆正自己的位置。 在搞清楚了我是谁基础上，再来思考我该做什么？就是我的岗位定位职责是什么？然后再来考虑方法技巧，也就是我该怎么做？
关于方法，我想我们还应该从历史做一个分析。人类的社会是文明不断发展的一个过程。从原始文明到农耕文明再到后来的工业文明。现在我们正在进入一个新的文明阶段，也就是生态文明的阶段，或者叫做信息化阶段。也有叫做后工业文明时期。总体来说，我们现在还处在工业文明时期，工业文明把政府的管理区分为政治和行政两个层面。这和封建的农耕文明的政府管理是完全不一样的模式。
农耕文明时期，它是政治和行政高度集中统一的，皇权高于一切。有的同事说古代不也是在皇帝下面有宰相，然后有六个部，中国几千年相对比较稳定，特别是唐朝以后，吏户礼兵刑工六个部。吏户礼，吏部管组织干部的，管人事的；户部管财政、户籍的；礼部管教育、外交；兵部管国防的；刑部管司法的；工部管工商和建设的。这六个部听起来好像跟我们工业文明之后的科层制下面这个制度是一样的。但是我们仔细的看，皇权下的六个部的运作就能发现，六个部实际上都是皇帝的办公厅、办公室这样一个机构，是秘书性机构。而宰相是什么？宰相只是皇帝的的秘书长，就是办公厅主任。所以在农耕文明时期的政府，他是一级管理，就是皇权一直管到县。所有的衙门，所有的部门都是皇帝的秘书性机构和人员。
只有工业文明，他面对的是复杂的工业、企业和各种门类的工商、交通行业。所以政府分成政府及其部门两级管理。这些部门严格的有职责界定，有自己独特的职能，权限、权力，跟农业文明时期的六部是完全不同的，只是部的名称用了部。但是他那个部实际上就是办公室，秘书处性质。而工业文明以来的政府，这个部，它的有独特的法定职能的。
有了这样一个政府职责，独立的职责之后，行政就分开了。政治负责大的决策，行政负责具体的执行。最早把它概括为一个理论的是二十世纪初，美国一个政治学者叫做威尔逊，这位教授后来当了美国的总统。他在担任总统之前就提出了行政管理要科学化，行政可以从政治里面适当分离出来。
他举个例子，比如一把刀。这个刀用来杀人还是切菜？这是政治来决定的。而行政就是要把这把刀磨的很锋利，至于他做什么，这由政治来决定，就是行政是政治决策之后的执行。他认为行政管理核心就是行政学要研究的最核心的命题，理论命题就是如何掌握好这个方法，掌握好提高行政效能，把刀磨的锋利的技能、技巧。所以他就是实现了行政管理科学化的提出。
后人在他这个理论基础上提出了二分法，就是政治和行政可以分开。政治可能是一个好政治，也可能是一个坏政治，但是只要行政系统强而有利相对稳定的公务员制度、文官的体系、科层制的机构和规章制度，以及善于熟练运用规章制度方法的公务人员，行政可以保持相对的稳定性和较高的效率，而不受政党或者政治变化的影响，保证一个国家较长期的稳定发展。他这样就解决了行政管理科学化，要解决的就是在执行当中如何提高技能，提高效率的问题。这样也就诞生了公共行政学，又叫公共管理。 随着二十世纪后三十年信息化的快速发展，特别是生态文明快速的发展，政治和行政在很多国家出现了某种程度的融合。因为生态问题，它不仅仅是政府管理的问题，它还是一个政治问题。生态搞不好会影响到政治的稳定，其他各方面的问题由于信息化，它把决策和执行又加以融合。决策需要信息化的支撑，执行，就是行政管理，也需要电子政务的支撑，需要信息化的支撑。所以在一定程度上出现了政治和行政融合的趋势，就是原先的二分法不能绝对的来看了，同时行政管理又出现了新的分化。 第一次二分是从政治上分出来。第二次又出现了一个分化，这个分化是什么？就是行政管理面对纷繁复杂的公共事务，我们必须要有更有效科学的方法、手段，才能更针对性的解决具体问题。比如我前面举的城管的例子，如果我们用传统执法的方法，很可能就变成野蛮执法，不得人心的城管。我们改进了用精细化方法，服务型的方法，它就有了新的效果。所以要取得传统意义上讲的行政管理的效率、效能，必须要创新方法，更加重视管理的方法和手段。 所以近四十年，各国都大力的引入了很多新的管理方法。比如绩效评估、绩效管理；比如公共政策的分析、比如风险的治理、比如危机管理、应急管理等等还有很多，流程再造、行政听政制、问责制、政府采购等等，这些新的管理方法，就是为了有针对性的解决当前我们面临的公共事务越来越复杂，公众对政府管理的要求越来越高，对传统不科学、不精细化管理的抵触情绪越来越大，这样一个现实。因此，在很多发达国家都兴起了新公共管理运动，就是改进方法，改进政府管理的方法、手段。
我想我们可以把它叫做一次新的二分法。这个新的二分，它是对我们行政管理的工具，原来把工具和管理工具掌握人的技能是混为一谈的，就是既要有工具，比如说管理的方法会写文件、会进行沟通、会安排做事等等这些方法，和掌握这些方法的人，公务员是混在一起来研究。总之就是要在执行上，因为行政的本质就是要追求效率，追求执行的高效便捷。而现在为了使得工具进一步能够熟能生巧的掌握，以及工具不断地创新，需要把工具从我们笼统讲的管理技能当中，再分出来专门研究，专门来解析。这就是产生了我们现代讲的公共管理。现代公共管理就是运用新的政府管理的工具，来提高掌握工具人的技能。就是用工具倒逼提出公务员培训、能力增强、技能建设这方面的要求。这样二分也适应了国家治理现代化的要求。
现在从全球的范围来说，都提出了全球治理、国家治理、企业治理、政府治理这样一个新的命题。这样国家治理现代化和公共治理创新要求也是符合二分原理的。它是把我们原来治理的权限主要掌握在政府的手里面，现在分成政府主导和社会多元主体共参与的这样主导权。就是做了一个区分，政府的主导方和被管理者参与治理、参与管理两种权力。不管是前年讲的具体的管理工具推动了二分，还是治理现代化推动了二分，都告诉我们从上个世纪七十年代以来，由于各国社会经济发展的需要和管理危机的出现，推动了我们行政的管理方法、管理范式、管理理论需要变革。
当前我们正面临着深化行政体制改革的任务，转变职能、简政放权、放管结合、优化服务等等。这些改革既要做顶层设计，又要做基层的探索，既要做体制、机制的创新，也要做方法、技能层面的改进。能不能有好的履职方式？能不能把行政管理方法不断地优化？服务的方式不断地创新直接关系到行政体制改革能不能升华？全面升华改革能不能成功，因为政府改革是一个关键。
党的十八大报告专门提出了创新行政管理方式，把它提高到和转变职能、机构改革同样的高度，这说明我们党已经把创新行政管理的方式方法提到一个非常高的高度来认识了。我们要增强管理方式创新的意识，必须系统的来思考这样一个工具，以及这个工具的体系，我们叫它工具箱。它是一个什么样的性质和结构，在此基础上才能提出创新的问题。 它是在我们现在有了信息化的支撑，特别是近几年来兴起的大数据技术，以及大数据技术运用到治理当中来。以及其他的云计算、互联网、物联网等等。它都为我们政府的管理方式创新、为我们行政体制改革提供了科技的支撑。
我们还可以从古代的哲学家那里得到一些启示。亚里士多德曾经写过一本书，是他的弟子，像孔子弟子整理的论语一样，给他整理了一本书叫《工具论》。专门讲工具的价值、工具的使用。里面讨论了很多从语法工具、修辞工具、讲话写文章的工具、办事的工具包括做人做事的方法。亚里士多德提出有很多工具我们熟视无睹，就像我们到农田干活，走的时候顺手就拿一个工具，这个工具肯定是潜意识当中已经指挥手拿的一个合适的工具。
但是我们平时说话当中并不考虑语法，但是只有在一种情况下，我们需要考虑语法逻辑、修辞这些语言的工具。什么情况？亚里士多德说，在思想混乱的时候，就要分析主谓宾了。我可以延伸一下说，我们在学习英语的时候，你一开始讲一定要讲语法，这是主语、这是谓语、这是宾语。这样才能把句子搞清楚。这也就是我们思想还没有变成很顺畅，如果我们把英语已经变成自己的母语一样熟练的掌握了，我们就不再需要来分析主谓宾这些语法逻辑、修辞这些工具了。
所以工具，它是在一些特殊的情况下用的。马克思对工具有一个明确的论断。手工磨这就是一个工具，生产工具，产生的是封建社会。蒸汽磨，就是瓦特发明的蒸汽机之后，工业革命之后，蒸汽磨产生的工业资本家的社会，就是资本主义社会。
我们从古代的结绳记事这样一管理工具、记事工具，到现在用计算机工具。这都是实物性的工具，或者说生产力的工具，对我们管理，上层建筑的直接影响。
农耕文明时期，它管理的工具主要是生杀大权，皇权有了生杀大权他才能对全国进行管理。工业社会主要的管理工具是制订规章制度、制订标准、制订法律和流程这些。我们另外一位老师王敬波专门要讲法定的流程。这是工业文明管理最主要的工具之一。在后工业社会，信息化、生态文明的阶段，我们政府的工具主要提供公共服务。所以服务将成为我们一个新的最需要掌握的行政工具，这也是工具革命所带来必然的结果。在提供服务当中，用来测量服务的好不好、难易度高不高，是不是优质还是劣质，需要一个更加细化的度量衡，这也是一个工具，这就是我们讲的绩效管理的工具，包括政策评估的工具、风险评估的工具等等。这就是我们讲工具革命从理论分析是这样一个情况。
以往，在我们的行政管理当中，对管理的技术、技能讲的比较多，工具是含在一起、混在一起，没有剥离出来。在当今需要创新管理方式的形势下，我们把工具、方法独立出来、剥离出来。这可以说是我们行政管理的又一次革命，也是行政科学的又一次革命和创新。
纵观中国的历史，有重视工具的一面，但是对工具独立出来进行研究相对不足。我们需要克服这样一些中国传统文化当中的笼而统之，大而化之，用一般性的工具和方法来解决所有问题。一把万能钥匙能开所有的锁，这样一些传统的思维方式。着力于改进工具、创新管理，打造新工具，一把钥匙开一把锁，我们要掌握更多的管理的工具和方法，灵活运用掌握他们的技能。
这是从整个行政管理经过两次二分。第一次从政治当中分离出来行政管理。行政管理它主要强调管理的效能。如何提高效能？就是靠专业的技能。所以公务员必须经过严格的考试才能进来，就具备一定的文化知识和技能。然后不断地进行培训，每一次提拔都要经过严格的考核，每个年度也要经过精细化的考核。这都是为了保证公务员以及整个政府管理的技能掌握。推动技能进步的结果就是效能提升。第二次二分，从一般性讲技能到把掌握技能人的技术、方法和方法本身再做个区分。
我们今天主要是侧重于讲方法本身。这是从历史的维度，或者说行政管理基本理论、原理的角度来讲我们要认识方法、方式、技巧的定位。就是十八大报告当中提出的，创新行政管理方式，必须把它摆到一个很高的定位来认识。具体到我们每个同志、每个岗位，工作定位我想需要从两个方面、两个维度来考虑。一个就是个人的追求。各个不断地提高能力、不断地增进公共价值理念和正确用权的权力观、人生观、价值观。另一方面，要从单位的发展愿景，我们当前自治区区政府提出了建设服务型政府，如何使得我们自治区、省、市、县各级领导干部更好的提供公共服务。我们每一个部门、每一个处室，也都有自己的发展愿景、发展的目标。
工作定位就是要在个人的自我追求和整体的发展多种寻求到自己的定位，千万不能定位太低了，容易产生自卑感。千万不要定位太高了，容易骄傲自满。准确的定位取决于自己所能掌握的资源和技能。也就是下面三角形的支撑，这个是我自己的定位，你这个三角形有多大，就是资源、地位、级别以及能力，以及领导群众对你的信任等等，这些形成的三角形对你的定位是一个决定性的，在这个上面，我们当然可以把自己往下挪一点，不在三角形顶端，因为顶端总的会感觉工作比较辛苦、比较累，你也可以在高一些三角形之上，上一点，跳一跳够的着，把自己的目标定的稍微高一些，这都是可以的，但是不能离开这个三角形太远，这样找到自己的工作定位。我们说找准定位是为了获得更高的定位，做一个公务员需要有各种资格。如果说我们首先需要一定的知识和本领，这叫才气，还需要要有各种机遇、人员以及公众形象，个人的魅力，这可以叫做人气。还有一个最重要的底气，至于是不是具有比较强的自信心。这样三个方面的素质，是我们准确定位之后，来争取获得新的更高的定位的一个支撑，也可以说前面三角形的三条边，有了这个三角形，我们还要给自己创造机会、创造机会我想无非三个力。第一要有领导和群众的给力，要有周边人的支持，同时还要善于借力，给力有的时候不足，你不能被动的等靠要，你可以去借力，主动的借力。 唐朝的时候，有一个著名的诗人，叫陈子昂。陈子昂他一开始不在首都长安工作，他在四川。然后他闯到了京城，就想要出名，但是长安城里名人太多了。他写诗虽然写了不少，但是出不了名。当然后来出名了，就是他“前不见古人，后不见来者， 念天地之悠悠，独怆然而涕下。”叫孤篇，就是很短的一篇，震全唐。整个唐诗当中，他这个地位相当高。他怎么出名的？他比较善于借力。他觉得自己默默无闻的，想来想去，靠一两篇诗出名难度很大，写大量的诗又没人看。有一天，他到街上，看见有一个卖胡琴，二胡。问问胡琴多少钱？说二两银子。然后他说这样，我给你两千两银子你卖不卖，然后这个卖的人你说你疯了，但是没说出来。当然卖了，好，他就花了两千两银子买了二胡拿回家了。这个卖胡琴的马上就把这个信息传递给了左邻右舍的摊贩，很快长安街里就知道了，说有个叫陈子昂的人，花两千块钱买了一把胡琴，他是特别识货？还是特别的傻帽？也许真的这把胡琴值两千银两。大家正在传的时候，街头巷议的时候，陈子昂向长安城的上流社会文人发了一个请柬。请柬请他到陈子昂家里面来作客，说欣赏两千两银子买来的二胡。你想这么传闻的基础上，请谁谁不去？都想一观这把胡琴到底怎么好？还是这个人有毛病？怎么回事？基本上一网打尽，名人都去了。去了之后，陈子昂先不拿出胡琴来，先拿出自己写的一摞诗稿给他们传阅。他们一看陈子昂还会写诗，诗写的还不错“前不见古人、后不见来者，念天地之悠悠，独怆然而涕下。这个还有点味道，正在大家翻他诗篇的时候，他把胡琴拿出来了，当中把胡琴一折两半，往垃圾桶一扔，说这个胡琴就值一二两银子，我是花两千两银子请诸位来给我的诗点评点评、指正指正、帮帮我，拉兄弟一把，我想写诗，想跟大家学，求教于各位。后来他的名气一下就传出去了。这是善于借力，当然最终还要靠自己努力。当然还要有多方面的考量，具备了才气、人气、底气，有领导给力，又善于借力，自己还努力，是不是一定能够成功？就一定能够有好的方法掌握？每件事情都办的非常漂亮，非常有效率？也不一定，还有一个因素，大家都知道的就是机遇。 在汉朝有一个叫颜驷的人，这个颜驷他是马夫，但是把不是一般地马夫，他是给皇帝牵马的，也就是皇帝的司机。而且因为牵马，他经常在皇帝上轿、下轿这个时候会做一些交流，行车的时候也会聊聊天。所以他相当于是皇帝的司机加秘书，地位很特殊。但是这个颜驷机遇不好。按理说给皇帝开车、驾车的在历朝历代都起码要封一个七品官，有的甚至更高，但是严肃一直干了一辈子干到老了，头发白了，还没有一官半职，还在那给皇帝驾车。为什么？因为他第一个服侍的皇帝叫汉文帝，汉文帝是后来封他的，他好文而不好武。而颜驷每次在皇帝到之前，或者皇帝到了出访的时候，他就在那舞文弄棒，给文帝看到的颜驷，拉车这个车就是喜欢舞文弄棒，爱武不爱文。所以文帝根本就没有把他放在眼里。他服务的第二个皇帝是汉景帝。汉景帝是敬老、孝道之国，而那个时候颜驷还年轻，他觉得年轻让他继续拉，没必要安排，后来一晃一二十年过去了，这个时候颜驷已经满头白发了。这个时候皇帝换成了汉武帝，汉武帝喜欢提拔年轻干部，拉车的马夫，头发苍白，已经老了，也不用。但是后来有一次武帝就问了，这个颜驷说你怎么，三朝都是做马夫？也没有给你一官半职？颜驷就把这个事情讲了，文帝的时候我因为舞文弄棒，景帝的时候，我因为太年轻，前些年任用的都是年轻的干部，我有点偏老了。武帝说，那也不能耽误你，所以给他安排了一个七品敬老官，总算有个交代。
所以我们说方法应该说很重要，但不是万能的，我们还要有各种方方面面的因素考量。这是从我们讲定位怎么来分析方法在定位意义上的重要性。 我们还要看到，在我们工作当中，定位他对于我们工作的事业和工作的内容是一种什么样的指向？我们用管理学的二八定律来分析。管理学的二八定律就告诉我们20%叫关键因素，我们现在讲要抓住关键少数就是20%，甚至更少。在很多单位，大量的工作，主要的核心工作是由20%人完成的。做事情也是这样，你把20%的关键点抓住了，也许你的工作就事半功倍了。我们很多苦恼就来自于没有抓住20%。所以找定位并不是要把方方面面全部考量完了再来找定位，而是首先要考量的就是20%的问题。 这个20%我想主要取决于三个方面。一个是如何对待领导？第二个，如何对待群众？如何在实践中不断地学习？这三个方面是我们抓住20%定位的关键点。我们也分析一些同志刚参加工作不久，或者换了一个工作岗位不久，有很强的水土不服，心理上不适应，加上工作上不适应。心理上不适应有一个电影院现象，就是我们看电影，如果你迟到，电影开演了，进去之后肯定整个是漆黑一团，啥都看不见，如果有一个引导的人，打个手电筒引导一下那绝对没问题，如果没有引导的人及时来引导，有的人匆匆忙忙往前走，就容易摔跟头，比较聪明一点的人，他找到一个心理适应期，就是定定神，大概过了三分钟左右就能把电影院里面看的清清楚楚了，这时候你再找自己的座位，也就是找自己的定位就比较容易准了，所以心理适应比较急于求成。
还有个工作上适应，我想找定位主要是从四个方面来考虑。
一个对自己的岗位、职位进行分析。你把三定方案拿出来，三定方案对本部门、本处室是怎么规定的？一般来说，现在搞考核，还有具体岗位的职责。国外有职位分析专门的手册，我们把这些岗位职责前面的老同志是怎么做的？左邻右舍的人是怎么来做的？类似的岗位怎么做的？进行一个分析。
第二个，找参照系。怎么参照？就是你在学校的时候，做得学习里面的比如说学习委员，比如说学生会的什么职务，做一个比较。因为公共组织，它是具有一种共同点，反正都是为公共服务，它都有一种可以参考的体系。或者你原来在一个单位工作。你在那个单位积累的一些经验，找定位的感觉、方向感、定位感也可以参照过来。所以我们看到很多领导同志到了一个新单位，经常说我原来的工作单位，我怎么工作的，这就是因为他在找新单位的参照系，来找到他自己的定位。 第三个，对自己的工作进行定性和定量分析，你的工作难度系数是多少？你的工作主要针对什么对象？你工作的领导要求是什么？法律规定是什么？你工作的群众的诉求是什么？你工作最高标准是什么？最低底线是什么？中间水准是什么？这都需要定性、定量分析。 第四个，我有一点建议，因为要十分准确的把握定位是很难的事情。因为行政管理的工作，本身具有不能绝对的定量化，虽然它相对于政治管理，它有科学的因素含量高，可以进行量化，大部分工作可以进行量化。比如做参谋助手研究室的同志，一个单位评价他工作的能力，往往是从他写的东西，上级领导的批示率、领导级别的高低来考量。大部分的工作，既然他行政技能性的管理，他就是可以定量的。但是还有相当一部分工作，特别是一些核心需要随时应变的，具有不确定性，不能完全进行量化。有的可以等级化，我们考核分优良中差，这也是一个等级化，就是考虑到行政管理的工作有很多不能量化，不能量化的问题比较多的情况下，就很难找准自己的定位了，这件事情我怎么拿捏？ 我是领导让我通知一个会，安排一个会，这个会我是请多一点人？还是范围小一点？多一点集思广益好一些，但是领导要综合、集中比较费劲，而且会出现一些杂音，可能领导不高兴，可能会议效果不好；范围小一点？当然容易形成集中意见，选人的时候增强了难度，你选什么样的人？难度是不是增加。再一个，听取意见的广泛性，相对不足一些。你在这样一个定位的时候，你要考虑领导既然让你提出请哪些人来参加这个会，讨论这个问题，你要考虑你是不是把握不太足的时候，我建议把这些定位低一点，领导虽然把这个权交给你了，但是你可以自己拿出一个初步方案之后先去请示一下领导，或者说请教一下领导。当然你可能要冒着一个风险，就是领导可能很不耐烦，这事交给你了，你怎么又来了，胆子太好，没有魄力。但是相对来说，我们讲行政管理里面有一个复命精神。复命就是回复、回馈、反馈。其实复命反馈是非常重要的，领导的授权不代表一次性授权就完全授权，及时的请教还是有好处的。这是你把自己的定位实际上就降低了一点。你作为一个助手，你作为这件事的具体的操盘一个手，你变成一个操盘手下面具体的工作人员。所以这样比较容易把握，你这次可能把范围定的比较偏大一点点，领导看了很满意。下次类似的事情你就可以知道了，就是我做这项工作的话，我稍微大胆一点，稍微偏向一点民主化的决策，可能是比较好的一个选择。这就是我们说找到定位一个重要的方法。
还有一个，找定位还要解决心态问题，方法也需要有好心态才能很好的发挥方法的作用。心态，我们想就是要有变化的心态。就是说我要善于权变，善于创造新思路，同时要有一种阳光的心态，要克服一些不良的心理的影响。比如说我们经常有些同志脑子里面转，上面领导对我百般挑剔，所以我总是不开心，在不开心的状态下，心态不好的状态下，管理效率就低下。还有领导让你多和别人沟通，多关注别人的想法，你自己觉得很难，我都这么忙，还要让我关注别人的想法，哪有那么多时间，还有一个经常在年轻同志那里有这么一个想法的，就是我的影响力小，说话没人听，所以就是不能大胆的提供自己的意见。还有很多其他的一些想法，我这里不一一来举例了。
解决心态的不好的方法有一个叫“五句话法”。比如我们遇到了一个困境，心态不好，叫做我做不到。我们可以试图进行改写，改成到目前为止我尚未做到，然后你就分析尚未做到的原因和结果。因为我不懂得，所以到目前为止还尚未做到，然后进行一个假设。第四句话就是当我学会了某一个方法、本领，我就能做到。这样就导出最后一句话，未来我一定要学会这个方法。这样我就能够做到。当然这里的因果的因，必须是你真正能够学会的，能够控制的，可控的。
所以我们要保持一个良好的阳光心态。首先要让这种良好的心态影响自己，使自己心态好起来，然后再照亮别人，所有的问题要抱着一个我一定要使它有减，事情是可以改变的，不会的可以学习，然后我掌握学习的资源，就能使自己充实起来，机会是我可以把握的。所以我一定能够成功的。
掌握好良好的心态还要有一种灵活性，叫做外圆内方。看起来你是很善于变通的，但是心中是有原则、有底线的，要行圆思方，行动上、表现的方式上可以是比较变通，但是思想上是有准绳的，该圆的时候圆，该方的时候方。就是说把门而不关门，抓大而不放小，到位而不越位，主动而不乱动。这样就可以解决你面临的一些困境。比如领导违反了规定怎么办？你能不能变通？但是有变通的一面，必须要掌握好基本的原则，不能领导犯错误，自己也一起装进去了。比如你下属，下属工作令你不满意怎么办？那你就该批评批评，该指正的指正，该指出的指出，该教的教。这是我讲的一个问题。就是找准定位对于使用方法至关重要，是个基础。
二、明确功能
第二个部分，我想讲方法、技巧的功能如何来明确？
（一）运用方法面临的挑战
世界的学问，中国传统认为就三种，一种叫做义理，就是规律，基本道理。第二种，文章，表达出来的，写成的文件，做成的事业，办成的事情。 第三种叫做考证，考证实际上就是一种方法。
西方话语体系里面的学问，分为本体论、认识论、方法论。方法论就是讲方法、工具、技能、技巧。中国的考证和方法论应该说是同样的。只不过古代偏重于具体的文本考证，对于灵活应用性的方法，相对来说重视不够。这正是我们行政管理要创新的重点。创新关键是抓住万变不离其宗的一个东西，这就是始终要把握变革的方向，要掌握好发展的原则。第三个，在发展变化变革当中，找到我们的选择。找到我们选择也就是运用我们合适的方法，运用合适的方法，我们还要考虑到它的各个方面对方法的需求，以及运用方面面临的挑战。这个有八个挑战。
第一，环境多变。我们用统一的方法难以解决复杂多变环境下面的使用问题。所以要与时俱进，善变，善于改进方法。
第二，角色位移。我们一会是成了领导的直接的部下，一会成了下属的领导，一会成了贫瘠的沟通协调的对象。既使是在同一个角色当中，你是领导的部下，也存在着位移，领导一会让你去写讲话稿，一会又让你办一个会，也经常有变化，有不同的位移。所以也要随着角色任务的变化，而采取不同的方法。 第三，心态失衡。在遇到困难的时候，我们用什么方法好像都不太灵验。首先要调整好心态。 第四，压力多重。现在我们的工作繁重、难度增加，压力来自方方面面，要克服压力。最好的办法就是把压力变成动力。
第五，困惑增加。现在外面的世界很精彩，我们面临的困惑很多，在困惑增加的情况下，运用方法也会遇到难度。首先要解决一些认识上的问题，然后再解决方法问题。 第六，职业发展。我们每个同志都要去进步，我们进步实际上就是在不同的岗位上进行选择。职业的发展，关键就是我们要随着自己的进步而不断地改进。比如说，你作为一个底层，刚进入机关的公务员，你需要做得事情，和你到了科一级，主任科员这一级，做得同样一件事情，可能在做法上面是不一样的。因为你还有助手，所以也要发挥助手的作用。要以发展的方法，来运用每一种具体的方法。
第七，管理知识。现代管理发展很快，特别是建设服务型政府、法制政府。我们法制的工具掌握不掌握？服务的方法、服务的技能、效率提升，叫不断地汲取新的知识。
第八，公共精神。从反腐败当中看出来，这些滑入泥潭的，都是由于缺失了公共精神，我们从事公共管理工作的同志，要不断地增强公共精神。只有以良好的职业道德、高尚的价值观来指导，以公共精神指导管理实践，才能使好的方法、好的技能、技巧发挥应有的作用。否则的话，方法、技巧很可能沦为自己走向歪路的砝码。
（二）沟通和行文
我们现在具体的探讨，我们的方法应该说是很多的，有调查研究的方法、写文件的方法、有沟通的方法。但是我觉得，我今天重点介绍的就是沟通和行文这两个方法和技能。就这两个方面，也只是讲自己的一些重点的体会。
1、沟通
所谓沟通就是创造自己新的定位。实际上也是通过沟通，更好的把握自己的定位，更好的把自己所有掌握各种工作的技能整合起来，发挥它的作用，最大化。所以沟通的方法是具有基础性意义的方法。我们说沟通它的目的是实现我们整个的思维目标，做事目标的一个基础性的认识。它的主要指向是有助于形成共识，形成共识就是把自己的思想，化为大家的共识，化为部下的行动。 （1）沟通的过程
有人说，最难的事情就是两个，一个是把别人口袋里的钱拿到自己口袋里来，第二个，把自己的想法安到别人脑子里去。沟通就是实现自己的想法，变成一种共识。
要沟通首先需要摸底， 需要摸一摸其他人是怎么想的，这是一个基础。知己才能知彼，在了解别人想法之后，我们还需要更多的了解以往的情况、以往的做法，未来的要求，外部的情况，环境情况和内部体制、机制是怎么样的情况。在这样纵横交错当中，这样一个轴图当中来寻找沟通的定位。这都是在沟通之前必须做好的功课。因为你沟通对象可能拒绝、可能抵抗，可能需要你做出某一种承诺，才能获得人家的认同、信任，可能需要和沟通对象共同来探寻一下未来。 这样的准备工作做好，就需要进入一个具体的环节，就是你要了解沟通的对象是一个什么样的人。我们来看看认识这个人的过程。首先你看到可能是一个人的一部分，他的脑袋，甚至把他脑袋看作像一个球。第二个步骤，可能发现这个球，还有一些五官，进而发现他这个人是一个活生生的、有思想的，在工作关系当中能找到感觉的一个人，能感知他、思考他，然后把他化为你活的沟通的对象。这样在沟通之前准备工作做完之后，就开始实施沟通的过程了。
要创造一个良好的沟通过程，追求一个好的沟通结果，我们必须在计划和目标之间建立一个联系，就是我沟通的目的是为了实现一个什么目标？这个计划制订好了之后，我们找到他相关的人和事。这件事情，看起来你是和另外一个甲科室联系，你是乙科室的沟通。甲科室跟丙、丁这些科室又会有一些关系。所以这些人和事周边的关系，你要在沟通的过程当中跟他分析清楚。这样使他会认为，你这个科室跟他沟通，是既有利于双赢，又有利于多赢的，不会造成其他科室的抵触，或者损伤其他科室目标的实现，这是一个沟通的过程。 （2）沟通的对象
下面我们再来看，我们沟通的对象或者说沟通的任务，无非是这样四个。一个是和上级沟通一个是和下级，再一个同级，还有外部的。就这四种情况。 对上级的沟通主要是提供一种服务，就是为了使你的为领导服务做得更好，所以需要进行沟通。因此必须建立在尊重领导、服务领导、服从领导这样一个基础上。 对下级的沟通，主要是为了布置工作，帮助下级很好的进步。所以必须基于一种爱护和帮忙、帮助、指点、指正、指导这样一个目的和计划。 同级的沟通主要是为了合作办事。所以必须从团结互相帮助、互相的实现的自己各自的目标，这样一个出发点。
和外部沟通是为了和大家办一件共同事情，或者说我们有求于人家，或者说人家和有某种共同的任务，要本着一种友好、平等、互助这样一个原则。
在沟通当中，四类沟通对象，我们要克服的一些心理障碍和难点，主要有这样几个方面。 对上级沟通存在的心理障碍，怕领导。哪句话说得不适合了，领导不高兴，要克服一个心理障碍，要大胆的沟通。这种障碍又由我们官本位传统的不良因素、意识影响，有等级观念，有表达能力、有主观、有客观。所以往往容易导致你和上级实际上做不到沟通，只是去听命令，甚至是抱着等批评的心态，这个都是需要克服的。和上级的沟通实际上是最重要的一种沟通。我们克服了这些障碍，才能实现顺畅的沟通。 和下级的沟通往往存在着感情上、级别上理解的角度不同，以及行为的方式不同。因为岗位不同，他在你部下的位置上你要带着感情来进行沟通、关心、关怀下级。最重要的是克服官大一级压死人这样一种官本位等级观念，都是合作共事的同事，要以身相见，才赢得对方善意的回报的，共同的来完成沟通任务。
同级别的、同岗位层次人之间的沟通，主要的障碍来源于利益的考量。因为设了部门、设了科室就有部门的职责，这里面有政绩导向，甚至就是利益的导向。这也是客观现实。我们要把这些，对本部门、本岗位利益的考量，暂时在沟通的时候放到一边。考量多了，就影响你沟通的成效，让人认为你有本位主义，部门利益。
权力，也是一个障碍。你跟一个权力比你小的部门或者岗位的人沟通，如果你心中老想着你手里的权力，就自然而然会流露出一种居高临下的压人这样一个感觉。必须把自己的权力化为责任。我是为了完成担当这样一种责任去进行沟通。把权力放在一边。然后还面临知识、经历、能力的挑战。或者对方学历比你高、经历资历比你深，你要抱着学习的态度，尊重人家。或者反过来你比人家高，就是可以把你的某些知识技能，通过平等的交流和沟通对象进行分享，在这样一个氛围当中来进行沟通。
和外部的沟通，主要存在着资源、利益和能力这个方面的障碍。你外部机构的人，你要去沟通。如果他们的资源比你多，很可能你就被人家藐视，人家不一定很尊重、很平等的跟你探讨问题、解决方案。你可以把你的资源跟他进行阐述。因为在咱们国家的行政资源。它虽然从经济的角度来考量，可能有些部门强势一些，有些部门弱势一些。但是我们在经济资源少的部门或者岗位，你可以用社会的资源，或者领导重视的那种政治资源来说事，这就是使得资源产生一种平等的分配效应。在资源分量基本相同的情况下，他就比较好沟通了。
还有惯例，就是习惯，或者我们常讲的一些潜规则。我分析过，在咱们依法治国还没有很到位的情况下，行政管理当中80%的潜规则是正能量的，是有正面意义的。只有20%左右的坏的。按照二八定律，就是因为那些坏的导致腐败和不良现象产生的潜规则，它的能量大，它的关键少数20%，但是把整个潜规则名声破坏了。在我们国家法律规则、明规则、潜规则共同管理现状情况下。我们很多方面要考虑到一些惯例，惯例实际上就是潜规则。这个就需要我们在尊重历史的基础上，排除一些坏的，导致不良后果的潜规则、惯例，然后把正常的交际和沟通用我们习以为常的一种方式来进行，这样就能使得沟通比较有效。还有能力和外部往往首先有一种较量，就是口才表达能力。包括准备工作充分不充分？这些能力的挑战。我们在对外部人员沟通，事先很难了解他，因为他具有不确定性，如果确定哪一个人来跟你进行沟通，你还可以通过各种途径来了解他。但是很可能是不确定的，临时指定一个人来跟你沟通，你就需要在能力层面取得他的信任，或者说你能力比他强，一定要低调，使得他感到你跟他的能力差不多，这样就能克服沟通过程中的能力障碍。
