常宁市畜牧水产局公文办理制度
（讨论稿）
为使局公文办理走上制度化、规范化的轨道，保障办公质量，进一步提高机关工作效率，特制定本制度。
一、外来行政文件处理
外来行政文件包括：国务院、省、市委员会、政府、人大、政协的下行文件，国务院、省、市有关部门的下行文件，各平行机关单位的平行文件，各乡镇（办事处）动物防疫站的请示、报告等上行文件。
（一）处理程序。
外来文件首先由局办公室依照下列程序进行处理：
1、登记。收文后由专人先进行清点，然后进行登记。登记内容包括：收文日期，文号，标题，密级，其后的处理过程亦应在登记薄上作简要记录。
2、拟办。由局办公室提出处理建议。内容包括：（1）需办件的主办与会办单位，阅知件的阅知范围；（2）文件办理的时限要求；（3）与办文有关的简要背景、材料。拟办要准确、及时、具体，必要时应事先征求有关科室的意见后进行，遇重大问题请示局长批示，拟办人员可提出建议，供领导参考。
3、分送。根据拟办意见分送局长、副局长和有关科室。一式多份的文件尽可能多头分送，以提高文件的利用率；一
1份文件急需几个科室办理的，可复印数份分送，分送要求准确、及时、不误事。
文件传阅原则及顺序：普通文件由局长签署原则上办理意见，并传阅有关局领导或人员；紧急文件应在局长签署意见后，送分管局长传阅的同时，将复印件交承办人员，以免耽误工作（不允许复印的文件除外）；有明确工作任务或时限的文件，传阅顺序：局长－分管领导－各科室；属于按级别传阅的文件，严禁扩大范围。
4、文件传阅要讲求速度和效果。属急办的文件，先复印给阅办科室，局长及分管局长及时签署办理意见转有关科室。局长外出时，可直送分管局长阅示；阅后必须签名，注明日期；急办或有严格时效性的文件，文件传阅人员要及时督促领导阅示。各科（室）、站、支队、所应按局领导签署意见要求办理，并将本科室安排意见写明，并在局务会上汇报工作进度。
5、局领导要尽快批阅文件，文件传阅人员要及时按局领导批阅的意见送有关科室人员阅办，不得拖延和迟缓。
二、公文办理要求
办理的内容：对国家各部门、省市畜牧水产局及市政府文件提出贯彻意见；市政府批办件提出办理意见或组织落实；对各部门和征求意见文件提出修改建议；对有关部门单位的请示予以批复。
（一）文件办理的基本要求是：
1、提出的意见和建议要有针对性，符合实际，切实可行，有充分的理论和政策依据。
2、迅速及时，按规定时限办结。
3、做好协调工作，主办科室应主动协调会办单位共同办理，对不同意见要进行协调，特殊情况由局办公室协调处理。
（二）文件的催办、查办：
文件分送各科室后，局办公室要按时限要求催办，督促有关科室加快办理速度，保证文件如期办结。
对上级和局领导批办件，要实行查办制度。查办工作由局办公室负责。内容包括：
1）对领导批办件进行登记；
2）督促抓紧办理，并组织协调解决办理中的矛盾和问题；
3）综合整理办理意见和情况，向领导和有关单位通报。
（三）文件的起草、审核。
1、起草文件由各科（室）在认真调查研究的基础上进行。行文要求： 1）观点鲜明，措施可行； 2）文理通顺，简明扼要，字迹清晰； 3）附件齐全，必要的背景、情况附有说明； 4）文种使用正确； 5）使用局发文件拟稿纸； 6）起草人、科（室）负责人及签字。
2、局发正式文件和便函均需经局办公室审核把关，审核把关包括以下七个方面：
1）确定有无必要以局名义行文，用哪种发文种类。
2）文稿观点是否正确，措施是否可行。
3）内容是否与上级现行政策规定一致，是否与本局既定政策矛盾。
4）语言表达是否准确。
5）核稿、会签手续是否完备。
6）逻辑、语言方面是否有问题，有关数字、人员、地名等是否有误。
7）体例、文件使用是否恰当，发送范围、密级是否符合规定。
（四）文件的审签、会签。
局发正式文件，经拟稿科（室）负责人签字同意后，交局办公室审核把关，办公室主任定稿后呈报局长或副局长签发。上行文件必须由局长签发，特殊情况由主持工作的分管副局长签发。
（五）编号、印刷、签章和归档。
局发文件和便函由局办公室统一编号。文件印刷要求迅速、及时、字迹清晰，版面符合有关规定。文件校对一般由起草文件的科（室）负责。局发正式文件和便函，需加盖“常宁市畜牧水产局”印章，党组文件加盖党组织印章。
文件签章前，局办公室要对文稿进行审查，对不合乎程序或手续不完备的，不予以签章。签章后一式二份归档，归档前检查底稿以及附件等是否齐全。如有残缺，要及时弥补。
三、时限要求
公文办理应及时、高效。对延误时间，给工作造成损失的要通报批评，必要时，给予行政处分。对市政府、市畜牧水产局的文件主办科室、单位一般应在接到文件后3个工作日内提出初步贯彻意见，政府的部门的协商、请求，一般在5个工作日内答复。因客观原因提不出意见的，应向局办公室说明。市政府、领导批示件、会签修改文稿等由有关科（室）提出具体办理时限，先起办结，不能办结的应向局办公室说明原因。
公文办理的时限要求：
1）文件从收文登记经拟办送领导、科室、单位一般为1—3个工作日。
2）由局办公室审核把关的文件，一般在3个工作日内审核完毕，急办文件当日审定。
3）局领导阅批签发文件一般不超过1个工作日。
4）传阅的文件，科室、单位在2个工作日内阅完送回。
5）局发文件，签发后一般当日印发完毕。
常宁市畜牧水产局二0一一年 月日5
