推荐第1篇：公文制度
公文管理实施细则
(试行)
1总则
公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。为使公司公文管理工作制度化，做到规范、准确、及时、安全，特制定本细则。
2公文种类：公文种类主要有10种
2.1请示
请上级指示和批准，用“请示”；
2.2报告
向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级询问，用“报告”；
2.3指示
对下级机关布置、指导工作，规定工作程序，用“指示”；
2.4布告、公告、通告
2.4.1向员工公布应当遵守或周知的事项，用“布告”；
2.4.2向国内外宣布重大事件或法定事项，用“公告”；
2.4.3在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”；
2.5批复
答复请示事项，用“批复”；
2.6通知
传达上级指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发 上级、同级或其他单位的公文，用“通知”；
2.7通报
表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项用 “通报”；
2.8决定、决议
2.8.1对某些问题或重大行动做出安排，用“决定”；
2.8.2经会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”；
2.9函
平级或相互无隶属关系的单位之间商洽工作，向有关主管部门请示批准或答复，用“函”；
2.10会议纪要
传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。
3公文格式
3.1公文文本格式
3.1.1公司内部公文（附《发文格式模板》）
3.1.1.1标题：三号字、黑体。
3.1.1.2正文：小四号字、宋体、1.5倍行距、标准字距、落款处日期为中文。正文和标题间空两行。
3.1.1.3页码：两页以上文档、资料必须插入页码，一律用阿拉伯数字，位置为页脚处靠右。
3.1.1.4页眉：公司标志及名称。
3.1.1.5页边距：上为3cm，左为3 cm，右为2.5 cm，下为2.5 cm。
3.1.2公司对外公文（附《发文格式模板》）
3.1.2.1标题：三号字、黑体加粗
3.1.2.2正文：四号字、宋体、1.5倍行距、标准字距、落款处日期为中文。正文和标题间空两行。
3.1.2.3页码：两页以上文档、资料必须插入页码，一律用阿拉伯数字，位置为页脚处靠右。
3.1.2.4页边距：上为3 cm，左为3 cm，右为2.5 cm，下为2.5 cm。
3.2公文文体格式
公文文体格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。
3.2.1公文标题必须准确、简要概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。
3.2.2向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如需上报另一个上级单位时，可以用抄报形式。
3.2.3发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。
3.2.4公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位的公文编号。
3.2.5公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件名称和件数。
3.2.6收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位排列在前。
3.2.7文字一律从左至右横写横排。
3.2.8公文纸一般用A4，在左侧装订。“通告”等用纸，根据实际需要确定。
3.2.9对上级主管单位的请示或报告，以公司名义行文。
3.2.10各单位一般不得越级行文。因特殊情况，必须越级行文的，应当抄报越过的单位。
3.2.11向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送下级单位，不要直接送领导个人(除领导直接交办外)；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。
3.2.12遵循逐级管理的原则，公司行文原则上只发到部门。
3.2.13发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。
3.3需公司各下属单位遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等用红头文件，其他文件一般用普通A4纸印发。
4.0公文使用管理
4.1公文发文
4.1.1一般包括拟稿、审稿、签发、校对、用印、封发等程序。
4.1.2草拟公文的要求
4.1.2.1符合国家方针、政策、法律、法令和上级主管部门有关规定；
4.1.2.2情况属实，观点明确，文字精炼，条理清楚，层次分明，标点符号准确；
4.1.2.3引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间；
4.1.2.4草拟公文必须使用统一的公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整洁；
4.1.2.5数字写法:正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。
4.1.2.6章节序数的写法
一般按下列顺序排列：第一层为：“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。
4.1.2.7简称的用法
年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般用全称。
4.2公文审核
4.2.1审核程序：草拟文件部门负责人审核→总经办负责人核稿→公司相关领导签发
4.2.2审核的重点
4.2.2.1是否需要行文；
4.2.2.2是否符合国家的方针、政策、法律、法令；与本单位发过的公文是否冲突；
4.2.2.3提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；
4.2.2.4处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定；
4.2.2.5文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。
4.2.3审核时发现不妥之处，必须进行修改，属于原则性问题，应退回原承办单位修改，改动过大的，要重新抄正。
4.3公文签发
4.3.1公司级行政公文，由发文部门事件责任人起草，总经理审核，董事长批准，总经办发文；
4.3.2公司各部门及下属单位公文，由发文部门负责人起草，总经办负责人审核，总经理批准。
4.3.3社团的一般性文件，由部门负责人签发；重要文件，由公司总经理签发。
4.4公文拟稿、改稿和签发，禁止使用铅笔和圆珠笔。
4.5不得在已签发公布实施的公文上做任何修改。若需修改，必须重新送签。
4.6公文签发后，由公司行政印鉴管理员负责盖章，文员负责打印、装订、登记、分发。装订后检查是否牢固，避免漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。
4.7公文校对以原稿为准，不得擅自改动原文。校对后发现差错，由校对人员负责；校对后，文员没有改正的，由文员负责。
4.8公文保密等级分为：绝密、机密、通用。绝密、机密文件打印必须用专用磁盘。绝密文件只能打印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。文件机密级数确定，由发文单位的主管领导根据文件内容决定。
5公文管理要求
5.1各部门、各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。
5.2各单位必须派专人负责文书管理，按照《文件管理制度》执行，加强对相关人员的保密纪律教育。严禁将秘密文件带出公司。
附加说明
1本制度由公司行政人力资源部提出。
2本制度由公司行政人力资源部负责修改并解释。
3本制度经批准后由公司行政人力资源部公布。
4本制度经试行，未尽事宜再行修订。
推荐第2篇：公文制度
公文管理制度
为了实现公司公文处理工作的规范化、标准化和制度化，提高公文处理的质量和效率，保证公文的严肃性，根据《国家行政机关公文处理办法》的原则，结合公司实际，特制定本制度。
第一章 总则
第一条 公文处理必须做到及时、准确、安全、规范，必须严格执行有关保密法规，确保公司商业秘密的安全。
第二条 公司各部（室）、子公司应当高度重视公文处理工作，遵守本制度，提高公文处理工作的效率和质量。建立收发文记录，发文部门必须填写发文簿，收文部门必须对收到资料进行收文登记。
第三条 集团办公室是公文处理的归口管理部门，负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
第四条 凡以集团公司名义行文的一切书面文件（含电子文件），均适用本制度。
第二章 公文种类
第五条 公司常用公文种类主要包括：
（一） 决定：用于对重要事项作出决策和安排。
（二） 意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。
通知：用于任免干部，传达上级指示，转发上级和不相隶属有关单位的公文，发布要求各部门办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。
（四） 通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
（五） 报告：用于向上级汇报工作、反映情况、答复上级有关单位的询问。
（六） 请示：用于向上级或有关单位请求指示、批准。
（七） 批复：用于公司回复有关单位的请示。
（八） 制度（办法）：用于发布公司的规范经营管理等行为的规章制度，用于对特定范围内工作和事务制定具有约束力的行为规范。
（九） 函：用于公司与其他不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题，向与公司无隶属关系的有关业务主管部门请求批准相关事项等。
（十） 会议纪要：用于记载和传达公司内各有关重要会议主要精神和议定的事项。
第六条 公文按照行文方向分为：
上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。平行文：指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，主要是函，也包括一些纪要。
下行文：指上级机关对所属下级机关的发文，如决定、通知、通报、批复等。
公文格式
第七条 公司公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。
（一） 涉及公司商业秘密的公文应当标明密级。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
公文按机密程度可分为以下几类：
1．绝密：指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的公文。 2．机密：指次为重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的公文。
3．秘密：指不宜向公司以外人员透露内容的公文。 4．普通：指非秘密公文。如附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。
5．传阅：指在本公司内部传阅或传达的公文。
（二） 紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
（三） 发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字，用套红大字居中印在公文首页上部。
（四） 发文字号应包括公司代字、年份、序号组成。
（五） 上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（六） 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题用2号方正小标宋简体字居中排布。
（七） 正文是公文的主体部分。用3号仿宋体字。
（八） 主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。
（九） 抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。
（十） 公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件序号和名称。应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标识。
（十一） 成文日期，会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；领导签发的，以领导签发的日期为准；一般信函、传真，以领导签发的日期为准；一般信函、传真，以发出日期为准。成文日期应用阿拉伯数字编写。
（十二） 内容不宜对外公开的，应当在文件首页右上角适当位置注明“内部文件”。
（十三） 公文除会议纪要以外，应当加盖印章。
（十四） 公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体字，后标全角冒号，词目用3号黑体字，词目为三个能反应文章内容的词组，词目之间空1字。
公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第九条 公文中其他各组成部分的标识规则，按照《国家行政机关公文格标识规则，按照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第四章 行文规则
第十条 行文应当确有必要，注重效用。
第十一条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第十二条 上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。 第十三条 公司内设部门机构原则上不得对外正式行文，只就一般事务性函行文。
第十四条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示事项。
第五章 文件编号
第十五条 每份文件都必须设置编号，不得重复或遗漏。
（一） 红头文件
红头文件的编号按国家公文编号有关标准执行。
（二） 会议纪要
按年度顺序编“XX会纪［2×××］×号”。
（三） 其他类型的文件公司其他文件，根据业务发展和管理
的需要，另行确定。
第六章 发文办理
第十六条 发文办理包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
第十七条 拟稿：公文由相关部（室）、子公司负责拟稿，初稿形成后，经相关部门会签；拟稿部门针对会签意见修订，形成正式文稿。草拟公文应当做到：
（一） 符合国家的法律、法规及其他有关规定。
（二） 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三） 结构层次序数，第一层为“
一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”，第二层为“
（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。
（四） 引用公文应当先引标题，后引发文字号。应当使用国家法定计量单位。
（五） 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（六） 公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第十八条 核稿:文稿经部（室）、子公司负责人本部（室）、
子公司核稿签字。
核稿把关的重点是：
（一） 是否需要行文；
（二） 是否符合国家的法律法规和方针政策及有关规定；
（三） 涉及多个部门的文件是否已会签；
（四） 提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；
（五） 文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本适度的有关规定。
第十九条 签发：经总经理复核后，拟稿部（室）、子公司须规范填写公司统一印制的《发文稿纸》，按权责划分细则规定的授权，报董事长签发。
第二十条 对不符合本制度规定的文稿，应当退回重拟。 第二十一条 公文正式印制前，应当重点复核以下内容：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统
一、规范等。
复核后需要对文稿进行实质性修改的，应按本制度规定程序复审。
第二十二条 印制。对文件打印清样进行全面校对无误后方可印制；印件要格式正确、整洁、美观、份数准确。集团办公室负责红头文件的印制和装订。
第二十三条 用印。
（一）监印人须按规定用印，用印前应当对公文进行全面审核，手续完备方可用印。
（二）印章要盖得清楚端正，印章的位置在成文时间处，整个印模应当压年压月。
第二十四条 分发与登记，集团办公室按文件签批意见分发文件，并作好发文登记。
第七章 收文管理
第二十五条 集团办公室负责公司外来文件以及各部（室）、子公司报送公司领导的文件的处理。
第二十六 收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、督办、立卷、归档、销毁等程序。
第二十七条 签收：收到文件应以签字或盖章的方式给发文单位以凭据。
第二十八条 登记：对收文的特征和办理要求进行记载，如标题、发文单位、缓急度等。
第二十九条 拟办：各部门收到的外来文件，应先交至集团办公室，由集团办公室据情填写《收文处理签》提出办理意见，送领导批阅。
第三十条 分发：集团办公室根据领导批示，对来文进行跟进办理，对需要公告的事项，通过会议等方式负责传达；对需要传阅的文件送达给相关责任人，并做传阅登记。对于需要集团领导传阅、批阅的文件，应先送第一应阅人，第一应阅人退回后，再送第二应阅人，由送阅人采取一送一退的办法交领导依次传阅。对于阅知性文件一般按领导的排列顺序从前往后传阅；对于阅批性文件，则按
第三十一条 承办：各责任部（室）、子公司（责任人）对需要办理的事项应及时进行办理。凡属承办部（室）、子公司职权范围内可以答复的事项，承办部（室）、子公司应当直接答复呈文单位；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理；凡须报请上级领导审批的事项，承办部门应当提出处理意见并代拟文稿，一并送请上级领导审批。承办情况与部（室）、子公司或个人绩效考核结合。
第三十二条 督办：集团办公室有权对承办情况进行督促检查。督办贯穿于签批事项处理的各个环节，根据事项的紧急程度随时或者定期向领导反馈办理情况。
第三十三条 时间控制：各事项在拟办、承办、督办等每一阶段，均要求办理的时效性；其中，普通件办理控制在48小时内，急件办理控制在24小时内，特急件应立即办理。各责任人应在相应时间范围内向公司领导、集团办公室反馈办理情况。公文办理时效纳入部（室）、子公司或个人绩效考核。
第八章 公文立卷、归档和销毁
第三十四条 公文办理完毕，承办人或者主管人员应当根据公文立卷、归档的有关规定，将定稿、正本和有关材料整理立卷。
第三十五条 公文立卷，应当以文件的自然形成规律和保持文件之间的历史联系为原则进行立卷，使案卷正确地反映公司的主要工作情况，便于保管、查找和利用。
第三十六条 公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制单位证明章，视同正式文件妥善保管存档。
第三十七条 没有存档价值和存查必要的公文，可按照公司《档案管理制度》有关规定，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由公司有关部门人员监销，保证不丢失、不漏销。
第十章 附则
第三十八条 本制度由集团办公室负责解释，并修订完善。 本制度自公布之日起施行。
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（1）审核范围：以全会名义发出的公文，公文审核制度。
（2）审核程序。各部室起草的公文，先由拟稿人自行审核，经本部室负责人审核签字后，交由办公室核稿；涉及其他部室业务的要先经过相关部室会签后，再送办公室核稿；办公室核稿后，拟稿部室将拟发公文呈送主管主席审核后，送主席签批。
（3）审核职责。公文审核实行具体分工制。①各业务部室公文审核工作由部长负责，主管主席负总责。主办部室与相关部室会签的公文，相关部室负责人和有关人员也要按照分管的业务工作范围和职责对公文进行审核，管理制度《公文审核制度》。③办公室全面负责机关公文核稿工作。④公文每经一个环节，有关审核人员都要签署自己的意见、姓名、时间。公文经领导签批后，拟稿部室送办公室加盖印章后发出。
（4）公文审核处理。办公室人员核稿时，对有缺欠的文稿要及时提出意见，以便修改、补充和完善；对涉及会内其他部室业务范围但未会签的，退回拟稿部室会签后再行核稿；对公文内容不完善或文字需要做较大改动的，提出修改意见后，退回拟稿部室重新拟稿；文稿内容或文字虽有一些问题，但不需作较大改动的，由核稿人员核稿；核稿改动较大的，须经拟稿部室负责人审签认可。
（5）公文审核要求。核稿人员核稿时必须抓紧时间，提高工作效率；对核稿职责范围内的工作，核稿人员要敢于负责；对需要协商或请示的问题，要主动协商，及时请示，不自作主张；公文审核要遵守保密工作有关规定，严守党和国家机密。
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公文处理制度 Document Proceing
6.1 公文处理机构 Document Proceing Agency
6.1.1 行政办公室是公文处理的管理机构，负责公文处理工作。
Administrative Office, the agency of document proceing management, is responsible for document proceing.
6.1.2 公文应由行政办公室统一发布和归档。公文处理必须做到及时、准确。
Document should release and file by Administrative Office uniformly.Document Proceing should be timely, accurate.6.2 公文格式 Document Format
公文格式一般由发文部门、发文字号、签发人、标题、正文、印章、时间等部分组成。
Document format is generally included “iue department”, “iue number”, “iuer”, “title”, “text”, “seal”, “iue time” etc.6.3 公文请示 Document Approval
6.3.1 公司各部门对外下发通知、函件等公文，须经过以下程序：
（1）由行政办公室上报公司CEO或执行董事批准后；
（2）由行政办公室统一以公司的名义对外发文。
The required procedure shall be satisfied if any department want to iue a document：
（1） Submit to the Administrative Office,reported to and approved by CEO/Executive Director;
（2） Release in the name of the Company by Administrative Office.
6.3.2 对内容涉及两个以上的部门或范围较广的文件，行政办公室应在公司CEO或执行董事批准前，先送相关部门会签。
If a document involved two or more departments, it should be countersigned by the relevant departments before it is reported to and approved by CEO/Executive Director.
6.4 存档
行政办公室应及时将各类公文分类存档，以便于查询。
In order to facilitate inquiries, the Administrative Office should file the documents by category.
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公文审批制度
一、审核程序
各部门起草的公文，先由拟稿人自行审核，经本部门负责人审核签字后交人事行政部，人事行政部审核无误后交由总监审批，最后总经理签字确认。
二、审核职责
公文审核实行具体分工制：
1、各部门公文审核工作由主管或经理负责；
2、人事行政部全面负责各部门公文审核工作；
3、公文每经一个环节，有关审核人员都要签署自己的意见、姓名、时间。公文经总经理签批后即时生效。
三、公文审核处理
人事行政部核稿时，对有缺欠的文稿要及时提出意见，以便修改、补充和完善；对公文内容不完善或文字需要做较大改动的，提出修改意见后，退回拟稿部门重新拟稿。
四、公文审核要求
审核人员审核时必须抓紧时间，提高工作效率；对审核职责范围内的工作，审核人员要敢于负责；对需要协商或请示的问题，要主动协商，及时请示，不自作主张；公文审核要遵守保密工作有关规定。
五、批复
公文批复应当表明“拟同意”、“同意”、“不同意”或其它具体意见。对于一般报告性公文，署名表示“已阅知”，对于有具体请求事项的公文，署名则表示“同意”请示的事项。
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公文制发制度
县食品药品监督管理局、县食安办公文包括《秭食安委发》《秭食安委办发》、《秭食药监党组》、《秭食药监发》、《秭食药监文》、《秭食药监党支》、《秭食药监专纪》。制发工作由办公室负责，相关股室配合。
一、公文草拟
县食药监局、县食安办文件由各监管所、稽查分局、机关各股室负责起草。草拟公文应当符合《湖北省国家行政机关公文处理实施细则》第二十九条的规定，做到依据正确，内容合法；观点明确，措施可行；结构严谨，条理清楚；字词规范，文字精炼；标点正确，篇幅简短。公文字数应当符合《县委办公室
县政府办公室关于印发的通知》（秭办发〔2014〕19号）中县直各部门的文件一般不超过2000字，简报不超过1000字，调研报告不超过3500字，其中报送县委、县政府的请示和报告不超过1500字，特殊情况不超过2000字。
二、公文审核
草拟的公文文稿，由拟稿人修改并签字后送分管领导或股室负责人核稿（拟稿人与核稿人不能为同一人），审核时注明印发份数及分发单位。审核公文文稿的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则；文稿内容与国家法律、法规和方针、政策是否一致，与上级机关、同级机关和本级机关已有的规定是否矛盾；要求和措施是否明确具体，切实可行；涉及其他部门职权范围内的事项是否协商一致并通过会签；文字表述是否精炼通顺，标题符号是否准确，层次结构和逻辑关系是否清楚严密；公文格式、文种使用是否规范。
三、公文报批
（一）《秭归县人民政府食品药品安全委员会文件》（秭食安委发），主要用于就食品药品安全全局工作、重大事项、重要问题下发决定、通告、通知、通报、意见，呈批程序一般为：县食安办（其他相关股室）——食安办专职副主任——食安办主任——分管食品安全工作副县长签发。
（二）《秭归县人民政府食品药品安全委员会办公室文件》（秭食安委办发），主要用于就某一方面工作部署和安排下发通知、意见。呈批程序一般为：县食安办（其他相关股室）——食安办专职副主任——食安办主任签发。
（三）《中共秭归县食品药品监督管理局党组文件》（秭食药监党组），主要用于人事任命、重要问题汇报，呈批程序一般为：承办股室——分管领导——党组书记签发。
（四）《秭归县食品药品监督管理局文件》（秭食药监发），主要用于局机关及全系统工作部署和安排下发通知、意见等，呈批程序一般为：承办股室——分管领导——局长签发。
（五）《秭归县食品药品监督管理局文件》（秭食药监文），主要用于局机关向上请示性文件，呈批程序一般为：承办股室——分管领导——局长签发。
（六）《秭归县食品药品监督管理局会议纪要》（秭食药监专纪），主要用于局党组、局机关研究会议决定的事项。呈批程序一般为：办公室或相关股室——分管局长——局长签发。
（七）《中共秭归县食品药品监督管理局机关支部委员会文件》，主要用于机关支部相关事项通知、汇报等事项。呈批程序一般为：机关支部委员——机关支部书记签发。
四、生成文号及复核
公文签发后，由办公室进行文号登记，并进行复核，复核重点是：文种、字号使用是否正确；格式是否统
一、规范；附件材料是否齐全；审批、签发手续是否完备等。复核中发现的问题，应及时通知承办股室予以纠正或补齐，必要时报相关领导审定。复核完成后转入公文排版流程合并成公文清样。
五、公文缮印
办公室必须见领导签发后方可缮印公文，公文缮印应符合规定的格式式样，严格对原稿负责。如发现疑意，应及时与承办股室或承办人联系。缮印公文应按时保质。普发性公文一般在登记编号后的第二天印毕，急件按办理时限要求印毕，特急件随到随印。如有急件需要缮印，承办股室应事先联系办公室。
七、公文用印及分发
公文印毕后，由办公室统一盖章并做好装订工作。电子公文由办公室即时分发，纸质公文由相关股室负责分发。电子公文分发完毕后由办公室负责将可以公开的文件发布到秭归县食品药品监督管理局网站。
八、文件归档及管理
公文制发完毕后，办公室及时将公文文本、底稿、审批原件及相关附件材料进行整理，并做好归档工作。各监管所、稽查分局、机关各股室需要加印公文的到办公室报备。“三密”公文加印报值班局长审批。
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第一章 总则
第一条 为使**公司（以下简称“公司”）公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，保证公文的严肃性，结合集团公司的实际情况，特制订本制度。
第二条 本制度适用范围为公司及分公司、全资子公司、控股子公司；参股子公司参照本制度执行。
第二章 公文的定义和种类 第一节 公文的定义
第三条 公文是指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事务而形成的各种来往和记录的文本。公文是传达党和国家的方针政策、发布和执行企业规章制度、请示和答复问题、指导和布置及商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。公文处理工作应做到及时、准确、安全，执行有关保密管理规定，严格遵守国家法律法规和公司管理制度。
（一）外来公文—指政府部门、行业协会、上级单位等外企事业单位（转）发给公司的公文。
（二）内部公文—指在公司内部使用的公文，包括公司下发的或
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下属分公司下发的规章制度、计划总结、报告、会议纪要、通知、通告、通报、任命、决定和阶段性规定等等。
（ 三）上行文—是指**公司，或各下属分公司/各职能中心向**，报送的请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问等所用的公文，文种有“请示、报告”。
（四）下行文—是指**公司，或**公司向各下属分公司/各职能中心下发的文件，文种有“通知、通报、决定、批复”等。
（五）平行文—是指外部平级单位，或公司内部各部门间联系业务或往来活动的知照性文件，文种有“函”。
第二节 公文的种类
第四条 公文种类主要有规定、决定、决议、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、意见、会议纪要等。
（一）规定：为处理某种事项、开展某种工作而提出的要求、规范。
（二）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级部门不适当的决定事项。
（三）决议：适用于经董事会、总裁办公会、总经理办公会等重要会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项。
（四）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
（五）通知：适用于批转各部门的公文，转发政府机关和不相隶属机关的公文，传达要求各部门办理、周知或执行的事项，任免和聘用干部。
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（六）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
（七）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（八）请示：适用于向上级单位请示或批准的事项。请示和报告要分开，请示问题应做到一文一事，报告中不得带请示问题。
（九）批复：适用于答复下级单位请示的事项。
（十）意见：适用于对重要问题提出建议和处理办法。
（十一）函：适用于不相隶属部门或单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十二）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文的管理职责
第五条 公文管理是指公司行政公文管理。具体包括：公司下发的公文；各下属分公司上报或下发的公文；公司各职能中心上报或下发的公文；公司及各下属分公司对外（包括政府机关、其他事业单位）往来公文等。
第六条 公司总裁办是公司公文处理的管理部门。负责指导各职能中心和各下属分公司的公文处理工作。同时负责建立健全公司公文管理制度，负责制度的制定、修改与实施。
（一）公司总裁办负责接收和处理公司层面的外来文件，接收和处理公司内部各职能中心和下属分公司对领导的请示、报告，负责处理以公司名义上报、下发的公文文件。
（二）公司各职能中心负责接收和处理对口相关领域的外来文件，
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负责处理以各职能中心名义上报、下发的公文文件。
（三）公司各下属分公司总经办负责属地地方政府相关职能部门的外来文件，负责接收、处理、宣贯和落实公司转发的外来文件和公司下发的规章制度、工作指令、通知、通报等文件；负责处理以分公司名义上报、下发的公文文件。
（四）各职能中心和下属分公司根据业务需要，设置专职或兼职行政文员，负责各类制度、公文等信息的传递、接收、处理、跟进落实和编号保管存档等工作。
第四章 公文格式
第七条 公文一般由版头、秘密等级、紧急程度、发文单位、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、主题词、抄送单位和印发份数等部分组成。
（一）版头发文单位全称用套红大字居中印在公文首页上部。
（二）发文字号由发文单位代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中。联合发文一般只标明主办单位的发文字号（公司、各职能中心和下属分公司发文代字规范见附件一）。公文应在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名，发文字号的标注放在左侧。
（三）标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。标题除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符合。
（四）主送单位主送单位指公文的主要受理单位，置于标题之下，正文之上，起头顶格。主送单位名称应为全称或规范化简称、统称，
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排列顺序力求相对统—。向上请示、报告公文，一般只有一个主送单位，不宜多头主送，以免责任不明。如需同时送其他单位，可用抄送形式。
（五）正文正文是公文主体部分。要求情况确实、观点明确、文字精炼。正文起于主送机关名称下一行，字体采用4号仿宋体。字距、行距要清晰。页面四周要留出适当空白，上页边距为2厘米，下页边距为2.6厘米，左、右页边距各为2.7厘米。
（六）附件对正文具有补充、说明性的附加文字材料，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后发文日期之前注明附件顺序和名称。附件顺序使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。
（七）发文单位标注在正文下面偏右。要写全称，并加盖单位印章。
（八）成文日期一般署会议通过或者领导人签发日期，联合行文署最后签发机关领导人的签发日期。会议纪要以会议通过日期为准。成文日期使用汉字，并标明年、月、日，零写为“０”。
（九）印章除会议纪要外，公文应当加盖发文机关印章。用印应当上不压正文，下压成文日期。
（十）主题词上报公文应当注明主题词。标注在发文日期和印发说明之间，并按照规定标引，最多不超过五个。
（十一）印发说明公文的最后组成部分。包括印发范围和公文印数。
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（十二）用纸及装订公文用纸采用国际标准A4纸张（长297毫米，宽210毫米）。装订时，公文纸右侧与下边对齐，统一在左侧装订，订2颗订书钉，书钉位置距左侧边沿1CM和距上、下边5CM的交汇处。张贴公文用纸大小视实际需要而定。
第五章 行文规则
第八条 行文原则
（一）依据隶属关系行文：一般情况下，下级单位不得越级行文，尤其不应越级请示问题。因特殊情况必须越级行文时，应当抄送被越过的上级单位。
（二）依据职责范围行文：完全属于职责范围内的事项，可直接行文；属于职责范围之内，但涉及其他部门职责的事项，应与涉及部门协商一致，进行会签。
（三）不相隶属机关的行文规则：行文双方的关系基本上是对等的；双方公文效力的登记应是对等的。
（四）涉密公文的行文规则：“明来明复，密来密复”；主件和附件的秘密等级一致。
（五）上行文的行文规则：请示类公文应坚持“一文一事”制度，避免“一文数事”，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关；“报告”中不得夹带请示事项。
（六）公司各职能部、各下属分公司可以联合行文。
（七）各职能中心可根据领导授权，向下属分公司行文。
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（八）正式公文须以“红头文件”上报。如以“白头文”形式上报，原则应提前征得收文部门的同意。
第九条 不能行文的几种情况：
（一）不能对领导者个人行文（特别是请示、报告，不能出现 领导姓名）。
（二）各职能中心内部之间的工作往来一般不行文。
（三）个人讲话一般不以正式文件的形式印发。
（四）相关部门就有关问题未协商一致时，不能各自行文。
（五）能用简报、电话、便函等形式解决的事宜尽量不正式行 文。
第六章 公文处理 第一节 收文处理
第十条 收文处理指对公司收到的公文的办理过程，包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办等程序。
第十一条 签收、登记。为保证公文办理的准确、及时、安全和可追溯，对收到的各级公文、各类文字材料、各种信件等，须进行签收、登记。
第十二条 分发、拟办。
（一）总裁办收文：首先由总裁办主任阅签，根据来文的内容和公司领导分工等情况，分发给相关的领导或部门。对属于董事长、党委书记或总裁审批权限的事项，签发给董事长、党委书记或总裁；对
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于来文内容不能明确对应领导班子成员分工的，分发给董事长或总裁确定。对于只涉及公司有关职能部门管理权限的事项，签发给该部门负责人直接阅知并办理。
（二）职能中心收文：涉及公司整体工作，需要董事长、党委书记、总裁审批的转总裁办，按上面程序执行。只涉及职能工作的交主管副总裁审批。
（三）总经办收文：涉及公司整体工作，需要董事长、党委书记、总裁审批的转总裁办，按上面程序执行。只涉及分公司的事项，由总经理审批。
第十三条 批办。公司领导在批阅文件时，应签署明确意见，并写上姓名和审批时间。批办完成直接退往总裁办，不得将文件直接交给承办部门或原报送部门。总裁办应根据领导的批示、意见内容进行登记后，再转送承办部门处理。
第十四条 承办。承办部门收到交办的公文后，应及时办理，办理结果应及时报送给本事项的主管领导，并将相关材料存档。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的事项，应当及时将来文退还给总裁办，并需附上说明。对内容、形式要件不齐全等不符合相关要求的公文，承办部门可退还给总裁办。
第十五条 催办。总裁办对需要办理公文的承办情况要随时进行督促检查。紧急或重要的公文应当及时、重点催办，一般公文应当定期催办，做到件件有结果，并及时向有关领导反馈。
第十六条 各职能中心和下属分公司收文办理流程
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（一）职能中心收文：涉及公司整体工作，需要董事长、党委书记、总裁审批的转总裁办，按上面程序执行。只涉及职能工作的交主管副总裁审批。参照上面的批办、承办、催办程序执行。
（二）总经办收文：涉及公司整体工作，需要董事长、党委书记、总裁审批的转总裁办，按上面程序执行。只涉及分公司的事项，由总经理审批。参照上面的批办、承办、催办程序执行。
第二节 发文处理
第十七条 发文处理指以公司名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第十八条 拟稿。非部门业务范围的综合性重要文件，由公司总裁办拟稿；内容属各职能领域业务范围内的文件，由各职能中心拟稿；内容属分公司职能领域和部门内部业务范围内的文件，由各下属分公司拟稿；相关公司部门联合行文，由主办部门拟稿。
拟稿的基本要求：
（一）要符合国家的法律法规和方针政策及有关规定；符合公司的章程及有关规定；
（二）文稿必须情况确实、观点明确、表达准确、结构严谨、条理清楚、文字精炼、字词规范、标点正确，篇幅力求剪短；
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文公司的职权和与主送公司的行文关系确定；
（四）公文内容一般由份号、秘级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、
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发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关、印发日期、主页码等18项要素组成。
第十九条 审核。以公司名义发文的由总裁办主任核稿；以各职能中心名义发文，由职能中心总监核稿；以分公司名义发文，由分公司总经办主任核稿；相关公司部门联合行文，由主办部门负责人或公司主管领导核稿。
核稿的重点是：
（一）是否需要行文，是否符合国家的法律法规和方针政策及有关规定，与其它有关公文有无重复或矛盾；
（二）是否完整准确地体现了发文意图，政策是否保持连续性，提法是否同已发布的有关公文相衔接，提出的措施和办法是否切实可行；
（三）是否与有关部门协商，涉及其他公司或部门的问题是否协商一致；
（四）文字表达、文种使用、公文格式等是否符合公文规定的要求。
第二十条 会签。联合行文的公司部门应予会签，再送有关领导签发。
第二十一条 签发。以公司名义行文，由董事长或总裁签发；以公司各职能中心名义行文，由主管副总裁签发；以董事长或总裁名义行文，由其本人签发；以各下属分公司名义行文，由各下属分公司总经理签发，特殊行文上报公司签发。
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第二十二条 编号。以公司名义对外发文由总裁办统一编写发文字号；以分公司名义对外发文由分公司总经办统一编写发文字号。经办公室编号后的文稿，采用A4国际标准的正式红头文纸印制、盖章后发送。由相关部门保存原稿及一份正式文件，翌年交本单位档案室存档。
第二十三条 缮印。以公司名义行文，由公司总裁办和各职能中心分别负责打印；以各职能中心名义行文，由各职能中心负责打印；以各下属分公司名义行文，由该分公司总经办负责打印。
第二十四条 用印。以公司及公司各职能中心名义行文，由公司人力中心负责盖章；以董事长名义行文，由其本人签章；以各分公司名义行文，由各分公司总经办负责盖章；同时各用印和印章管理部门做好用印审批程序和严格管理。
第二十五条 发送。以公司名义行文，由公司总裁办文员和各职能中心文员负责发送；以公司各职能中心名义行文，由各职能中心文员负责发送；以各下属分公司名义行文，由各下属子公司总经办文员负责发送；对于实效性较强的如会议纪要等公文，应当及时发送并抄送相关所有参会人员。
第二十六条 督办。公司总裁办、各职能中心与各下属分公司总经办有权力和责任对文件所载内容的执行情况予以催办、监督，而且有义务适时予以提醒，提供必要的帮助，并将事情进展状况以口头或书面方式汇报上级领导，以保证有关公司、部门、人员依照指示按时、按质、按量完成任务，为下一步工作提供条件。
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第二十七条 备案。为使发文有备可查，公文的发送必须登记备查，所有以公司名义下发的正式公文均由各相关职能中心进行备案，以下属分公司部门名义下发的正式公文均由分公司总经办进行备案。
第二十八条 公文的发文流程：
（一）公司公文签发流程：
编制（文件起草部门）→部门外会签（可缺省）→审核（各职能中心总监/总裁办主任）→会审（主管副总裁会审）→审批（董事长/总裁）→编号下发（总裁办/各职能中心）→备案（总裁办/各职能中心）。
（二）各下属分公司总经办公文签发流程：
编制（文件起草部门）→部门外会签（可缺省）→审核（分公司总经办主任）→会审（副总经理会审）→审批（总经理）→编号下发（总经办）→备案（总经办）。
各下属分公司下发公文，必须同时抄报公司董事长/党委书记/总裁/副总裁/总裁办主任及业务相关部门，以便协办或查考。
第二十九条 应充分利用电子信息网络，对普发或转发类的公文实行网上处理。在办理过程中，各职能中心、各下属分公司总经办应指定专人及时登录，确保及时收取公文。
第七章 公文的归档和销毁
第三十条 公文由办公室或专职人员统一收发、归档和销毁。 第三十一条 归档。公文办理完毕后，应根据有关规定，及时立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。各职能中心和各下属分公司
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负责本部门文件的立卷和归档。公文归档，应根据其相互联系、特征、年度、机构、问题等分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，以便于保管和利用。
第三十二条 借阅。已归档的文件、资料为中心档案资料，查阅时按照中心《档案借阅制度规定》执行。未立卷归档的文件材料由部门文书人员保管。查阅一般的文件、资料，由保管人员负责办理；凡属涉密文件、资料，须经本部门经理批准后方可查阅。
第三十三条 翻印。上级单位的公文，除绝密级和注明不得翻印的以外，经总裁办主任/总经办主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖印章。
第三十四条 销毁。不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经主管领导批准，可以定期销毁。销毁公文，应进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销、不误销。销毁秘密公文，应进行登记，由二人监销。
第三十五条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第八章 公文的保密
第三十六条 公文处理工作须严格执行公司有关保密规定，确保公司机密安全。
第三十七条 公文拆启和传送由专人负责，总裁办、各职能中心、各下属分公司总经办指定一人负责此项工作，其他人不得私自拆启或
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横向传递。
第三十八条 公文的阅读要限定范围，除各部门主要负责人外一般只限于责任人。需传阅的文件，应按主管领导的批示传阅，其他人不得擅自阅读。
第三十九条 注意公文的安全性。公文处理完之后，应即时送转或清缴；未处理完的要放在安全的地方，不得随处搁置；注明属“机密”级以上的文件要妥善保管。
第四十条 各类文件的草稿和需清理的文件，应及时销毁。 第四十一条 传送密件，送件人必须用档案袋将文件密封后，送达收件人签收。
第四十二条 收发者不得阅读与自己工作无关的公司公文。
第九章 附则
第四十三条 本制度由总裁办负责拟订、修订和解释。 第四十四条 本制度自发布之日起施行。
2017年8月25日
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公文处理制度
为保证公文处理的规范性、时效性、保密性，提高公文质效，严格运转程序，特制订如下制度。
一、上级文件传递制度
1、凡省委、省委办公厅、黄冈市委、市委办公室及上级部门主送市委、市委办公室的文件、电报、函件、资料（以下简称“上级来文”），均由文书科处理。收文后农件清点登记，对需传阅、办理的上级来文，应附上公文处理签，认真填写有关栏目，特别要写明收文时间和紧急程序，准确拟出传阅及初步处理意见，送分管领导阅批后，按阅批意见做好送阅等续办工作，确保上级来文办理的时效性。
2、对上级（包括军分区）文件，应及时发市政府办一份，及时送阅。并严格按有关规定控制阅文对象，既不漏传，又不随意扩大阅文范围。
3、对省委与省政府、省委办公厅与省政府办公厅、黄冈市委与市政府、黄冈市委办公室与市政府办公室联合下发的传真电报，市委办和市政府办各持一份，分头办理。
4、对转发性上级来文，合理拟定分发意见，送请分管领导阅批后，按批办意见在公文交换中心统一分发并办理登记手续。
5、省委、省委办公厅、黄冈市委、市委办公室及两级领导转来的督查件，签收后及时办理移交登记手续，转市委督查室办理。省委、省委办公厅及黄冈市委、市委办公室领导转来的批示件，签收后必须将来文单位、公文标题、收文日期、份数、密级、紧急程序等逐一填写清楚，附上公文处理签，送请分管领导阅批，并按阅批意见送相关领导阅示（转办）。
6、办理上级阅件按以下程序运行：接收（接收机要局、邮政局传递的主送市委、市委办公室的上级函件、传真、电报应逐件清点，并办理签字手续）。登记（对收文的编号、收文时间、来文单位、来文字号、标题、密级、缓急程度、份数、分送范围等逐项进行登记）。分送（根据阅件的级别和内容确定文件的分送范围；在文件份数允许的情况下，主要领导每人一份；对份数少，又不便复印的文件，采取传阅的方式）。送批（填写公文办理传阅单后，送分管领导阅批）。传阅（根据批办意见送阅，一般先送主要领导，依次传下去）。归档（适时将传阅完的文件收回归档）。
7、办理上级办件按以下程序运行：接收（接收机要局、邮政局传递的主送市委、市委办公室的上级函件、传真、电报应逐件清点，并办理签字手续）。登记（对来文的编号、收文时间、来文单位、来文字号、标题、密级、缓急程度、份数、分送范围等逐项进行登记）。拟办（根据办件内容拟定送阅对象和承办单位）。送批（填写公文办理传阅单后，送分管领导阅批）。传阅（按批办意见送阅。一般先送分管书记、办公室主任，后送其他相关领导；综合性、全局性的先送主要领导；需要急办的先送分管领导，再送主要领导）转办（根据领导批示、批阅意见转相关单位办理）。催办（及时回收办毕公文，按档案整理要求及时归档）。
二、本级来件办理制度
1、凡镇处和市直部门的来文、来电、来函，本级领导的批示（除督办件外），本级领导交办的其他公文的处理，均由秘书科办理。
2、对各镇处党委、市直各部门上报市委或市委办公室的公文（含传真电报），外地有关单位来文、来电、秘书科逐件登记，送办公室相关副主任提出拟办意见后。再送相关领导会签或审批。确定提交书记办公会或常委会讨论决定的，统一由秘书科汇总。
3、对必须处理的公文、电函等，要实行催办，一般件3天催办一次，急件随时催办，提高公文运转时效。对重要紧急来文、来电，要在1小时内送办公室和市委领导阅处。对所有来件的办理结果必须及时向来件单位回复，并做好办毕后的归档工作。
4、严格按照密级文件的管理办法，办理同级领导的批示件。对领导批示件不得擅自超范围传递、扩散，未经领导同意不得擅自复印领导批示件。领导批示件办理完毕后，应按程序及时清退、立卷、归档。
5、收文办理按以下程序运行：受理（确定来文是否受理，对不规范的来文一般不予受理）。登记（对来文的编号、单位、时间、文号、标题、密级等进行登记）。拟办（填制公文处理单，提出拟办意见）。送批（送分管领导审核）。传阅（按拟办意见进行传阅）。处理（按来文内容和领导批示意见进行分类处理，属阅知型的文件直接归档存查；需要发文的文件转入发文程序；属办理型的文件按领导批示意见办理，并及时与承办单位联系办理情况，办理完毕后回复领导）。归档（回收办毕公文，进行归档处理）。
三、本级发文管理制度
1、凡市委文件（市委、市政府文件），市委办公室文件（两办文件），常委会议记录、纪要、专题会议纪要等，由秘书科拟稿、审核、送签、登记，由文书科拟定文号、审核文种、印制、分发。
2、公文的起草、审核、制发应严格执行公文处理条例的有关规定，做到规范化、制度化、科学化。
3、严格控制发文范围。对中央、省委和黄冈市委已公开发表或已发至乡局级的文件不再印发；大众传媒已经公布的不再印发；上级已经有明文规定的不再印发；开会作了布置的不再印发；能以电话通知、口头传达、传真、电报等形式下发的不再印发。
4、减少《武办通报》发文。对时限性强，且不属全市全局性的重要工作的领导讲放三律由会议承办单位自行印发“白头”讲话稿，对全局性的重要工作的讲话，需印发《武办通报》，须报经办公室分管的副主任签发。
5、严格控制转发文件。属于部门职权范围的事项需要发文的，一般由部门发文或者几个部门联合发文；市直部门需要上报或转发上级部门文件的，由部门发文；确需市委、市政府或两办转发的文件，要严格审核，经主要领导审签后印发。
6、严格控制党政联合行文。属于政府职能范围的事项，原则上不联合发文。
7、市直部门要求以市委或市委办名义发文的，由部门起草，代拟稿送秘书科初审。对代拟稿未以部门正式文件上报，或未经单位负责人签署意见的不办理；需发附件但附件不完整或不适宜的不办理；内容涉及多个部门，部门意见不全或有关问题协商不一致的不办理；不符合上报文件格式要求的不办理；不按程序运作、公文倒流的不办理。
8、认真做好同级公文的审核把关工作。对公文的审核，重点要把握是否应该发文，是否符合国家的法律、法规、政策及有关规定，是否与此前文件、相关文件发生冲突，是否符合文种使用、公文格式、呈批程序等有关规定，凡不符合上述规定的公文均不得送领导审签。
9、严格公文签发权限。凡属市委文件及常委会议纪要，须经市委书记或市委书记委托副书记、秘书长签发后，方可付印。凡属市委办公室文件须经办公室主任签发后，方可付印。其它公文须经相关领导审签后，方可付印。
10、坚持联合行文会签程序。市委、市政府联合发文，由市政府办主办的，须先由市政府主要领导审签，再送市委主要领导签发；由市委办主办的，先由市委主要领导审签，再送市政府主要领导审签。市委办公室、市政府办公室联合发文，按上述顺序分别由政府办主任、市委办主任签发。
11、提高公文印制质量。对经领导审核、签发的以市委、市委办名义形成的文稿及领导讲话文稿等，秘书科要及时向文书科移交。文书科对秘书科转来的以市委、市委办名义形成的公文定稿进行复核，看领导审核、签发手续是否完备，看定稿格式是否符合《条例》规定。对未经秘书科办理或审核、签发手续不完备的文稿，文书科一般不予登记、编号。对紧急公文应在公文定稿上注明紧急程序，便于合理安排印制。
12、对秘书科移交的规范公文定稿，文书科应及时分类登记、编号，准确确定公文主题词和文件印制份数，交文印室打印。领导交办的紧急公文随印随发，一般公文自接收登记之日起3日内发出，特殊情况最迟5月内发出。
13、严格公文校对。对经领导审核、签当定稿的公文要忠于原稿，不随意改动；遇有疑问，应及时与审核人或起草公文的相关科室会商。
14、规范公文分发。严格执行《中国共产党机关公文处理条例》，坚持“党的机关公文一律只发组织，不发个人”的原则。凡套用市委及市委办公室“红头”且编有发文字号的正式公文一律通过公文交换中心分发至各有关单位，不在会上发给个人。
15、对市委、市委办公室向省委、省委办公厅、黄冈市委、市委办公室报送的文件，应规范行文格式，加盖印章，严格按《条例》和省委办公厅厅函[1989]102号文件要求办理。
16、公文办理完毕后，应根据有关规定，及时将公文的定稿、正本和有关材料整理立卷、归档。市委全会、市委工作会议及市委办公室召开的会议结束后，以文书科为主，秘书科、综合科等相关科室积极配合，将各科室经手办理的会议材料收集齐全，移交文书科归档。联合办理的公文，主办单位应将原件立卷。
17、在公文办理过程中要注意保密，特别要注意省军级文件，“三密”文件、请示、报告、汇报材料、接待活动方案及办公室有关内部事项的保密。办公室各科室应明确专人负责密级公文和内部资料的管理，密级公文应存放在带锁的柜或抽屉里。
18、发文办理按以下程序运行：受理（秘书科确定发文类型）。登记（对来文的文种、文号、标题、时间、密级等进行登记）。拟办（对文件的标题、文字、内容进行审核，提出拟办意见，填制发文办理单）。核稿（送分管领导核稿，重点在政治观点、政策条文上把关，必要时与相关部门讨论、审核）。会签（按批办意见送审、送签）。复核（送文书科复核审签手续及文种、格式）。编号（按不同文种编号、确定印数）。印制（确保印刷校对质量和出厂时间）。分发（填写发文通知单，送公文交换中心分发）。
四、公文保密管理制度
1、公文保密的基本要求。市委办公室各科室都应本着“方便工作，利于保密”的原则，按照“准确、及时、安全、保密”的基本要求，管理好密级文件，做到不失泄密、不积压、不漏传、不误事。文书科在公文保密工作中负有牵头、把关之责。对出现失密、泄密事故的，要追究当事人责任，产生严重后果的要给予纪律处分。
2、加强对省军级文件和密传电报等传阅文件的保密管理。送给领导传阅的公文，文书科应做好送阅登记，同时提醒领导秘书注意阅读文件的时限要求，督促领导对急件、密件随送随阅，并做到阅后签名及时退还。特别是省军级文件，应做到当天送阅当天收回，专人管理，专柜存放，不外借、不复印、不横传，不随意扩大阅读范围。密传电报和其它传阅文件，由文书科按分管领导的批办意见传阅、办理、归档，于翌年3月底以前收回发出的密传电报和其它传阅文件，酌情存档或集中销毁。
3、加强对领导文件的保密管理。发给市委书记的“三密”文件，由文书科负责及时逐份登记，领导同志的秘书到文书科办理签收手续，一般每周1—2次。领导秘书应加强对公文特别是上级密件的保密管理，注意提醒领导，不携带密件出差，密件应存放在符合保密要求的文件柜内。发给领导的“三密”文件，由领导秘书负责于翌年3月底以前依据“发文签收登记簿”向文书科清退。
4、加强对办公室内部各科室文件、资料的保密管理。各科室应明确一人负责，及时到文书科领取有关公文。要加强密级公文、密传电报、领导批件和内容资料的保密管理，密件应存放在符合保密要求的文件柜内，翌年3月底以前将密件和不需留用的公文向文书科清退，并办理注销手续。
5、严格控制密件的翻印、复制。近有关规定，所有中央文件和中央负责同志的内部讲话稿、省级、黄冈市级绝密文件、密码电报一律不得翻印、复制；省委、省委办公厅及黄冈市委、市委办公室文件须经办公室主要领导批准，并办理准印证后方可在保密局定点单位复印，复印件同正式文件一样保管。
6、加强对计算机的保密管理。办公室所有计算机均应严格执行《计算机信息系统保密管理暂行规定》，凡与机要保密信息网联接的单机，不得联通因特网。各科室计算机应采取访问控制、数据保护和系统安全保密监控等管理技术，存储有未采取安全保密措施的数据库的单机，不得联网。计算机信息网络要实行严格的主管领导安全责任制的和追究制。
7、严格密件销毁的管理。对清退回收不须留存的上年度公文集中送保密部门指定造纸厂销毁，严格按有关保密要求履行监销手续，做到专车专人运送，全程监督销毁。各科室和所有文件、材料、资料、报纸等，一律送文书科回收，严禁擅自按废旧报刊出售，由此而发生失密、泄密事故的，按保密纪律查处。
五、印信管理制度
1、市委、市委办公室的印信（以下简称印信），实行专人管理，专柜存放。/
2、使用印信必须经领导同志批准。使用市委的印信必须由市委书记批准。使用市委办公室的印信必须由市委办公室主任批准。
3、打印制发的市委、市委办公室文件，可凭领导同志签批意见为依据用印。有固定版头发文字号且印刷份数在100份以上的公文不加盖印章。
4，使用印信必须进行登记，长期保存，以备查考。
5、因工作需需，须带加盖印章的空白介绍信的，一般控制在2份之内，外出未用或未用完的，要如数退回文书科。
6、印章只限于办公室内使用，不得带出机关。使用时不得离人，用毕后及时锁入保险柜。下班时应对保险柜进行检查，做到安全保密。
7、套印市委、市委办公室的印模时，应由专人负责，印毕后及时收回。
一、办文程序和标准
（一）目的
通过制订公文办理标准，规范办文、发文程序，提高办文、发文的效率和质量。
（二）适用范围
1.xx某地安全生产监督管理局（以下简称某地安监局）：
（1）各生产经营单位的请示、报告件的处理。
（2）上级来文、批示及平级、不相隶属单位来函的处理。
（3）某地安监局业务范围内文件的制发。
（4）其他文件的办理。
2.xx某地安全生产委员会办公室（以下简称某地安委办）
（1）各乡镇人民政府，某地直各办、局，各生产经营单位的请示、报告件的处理。
（2）上级来文、批示及平级、不相隶属单位来函的处理。
（3）办公室业务范围内文件的制发。
（4）其他文件的办理。
（三）职责
1、某地安监局局长（某地安委办主任）对公文办理工作负总责，副局长协助分管。
2、各有关股室负责来文的办理及相关公文的起草和审核。
3、人秘股负责文件的印发及跟踪落实领导签发文件的办理情况。
（四）公文办理要素
1、收文要素
收文登记、签收、评审、拟办、会办或法核、领导签批、办复或拟文、存档。
2、发文要素
拟稿、核稿、审稿、签发、校核、印发、存档。
（五）收文办理程序和标准
1、收文登记：人秘股为接文股室，其他股室和分管领导原则上不直接受文，单位直接送达的要转人秘股登记。人秘股要指定专人对所有来文做好登记，做到不遗漏、不缺件；文件登记要按顺序分类编号；人秘股收到来文后，要审核来文是否符合公文规范；对不符合规范的公文，直接送达的，应当面告知送达人修改完善后重报，通过邮寄、收发渠道送达的，一日内办理退文手续。经审评符合公文要求的来文，填写公文处理笺后，统一送分管领导办理。收文登记工作要在收文后一个工作日内完成。急件、特急件随到随送、随批随办。
2、拟办：人秘股股长按有关规定提出拟办意见。来文所附资料不全的，督促来文单位限期补送；涉密公文、重要紧急公文，按有关规定提出确定密级、紧急程度的意见。该项工作一般在一个工作日内完成，需来文单位补送材料的，办理时间顺延。
（1）拟办意见应以国家法律为依据，体现依法行政。
（2）拟办意见要字迹清楚，观点明确，具有积极的建议性和较强的可操作性。
（3）落款应签署姓名和时间。
3、会办或法核：需征求部门意见的，分送相关部门，人秘股负责催办，限期办结，注明逾期视为同意；涉及法律法规性内容，需进行会办或法核。会办或法核工作要在3-4个工作日内完成。
4、领导签批：局长（主任）或分管副局长根据拟办意见，在规定时间内作出批示。各层级签批均要在1个工作日内完成，并签署审核人姓名和时间。如分管领导不能直接批示，可电话请示，事后补批。
5、办复或拟文：对领导的批示件，承办股室要指定专人尽快落实，做好股与股之间、各股与部门之间文件的移交登记签收，以便查找文件去向，确保文件不丢失、不遗漏。人秘股要按时督促检查领导批示件的落实情况，及时反馈信息，确保领导签批的文件件件有落。
（1）需提交局长（主任）办公会议研究确定的签批件，在领导签批后，由人秘股收集，按办会程序控制。
（2）需发文的签批件，各相关股室要尽快拟文下发。该项工作要在领导签批后2个工作日内完成。
（3）需送有关部门办理的事项，要尽快通知有关部门办理；领导已作明确批示，可不发文的，由人秘股将领导批示连同来文复印，转送有关部门或单位。该项工作要在1个工作日内完成。
6、存档：已经办结的来文，要将原件及相关资料存档。
（六）发文办理程序和标准
1、拟稿：拟稿工作由相关业务股室负责；文稿形成后，应将附件、会签件、依据材料等附于文稿后，完整反映成文过程；拟稿完毕后，签署拟稿人姓名和日期。拟稿工作原则上要在1个工作日内完成，最长不能超过5个工作日。
2、核稿：业务股室将草拟的文稿送综合股核稿，核稿如发现问题，由综合股提出处理意见或建议，由主办股室补充、修改。核稿完毕后，应签署核稿人姓名和日期。核稿工作要在1个工作日内完成。
3、审稿：综合股核稿后，将文稿送人秘股股长审核。人秘股股长审核后，视具体情况呈有关领导审核、签发。审稿完毕后，应签署审稿人姓名和日期。审核工作要在1个工作日内完成。
4、签发：审稿后，由人秘股将文稿送局领导签发，签发工作原则上要在1个工作日内完成。如领导出差，以电话请示，事后补签。
（1）以xx某地安全生产监督管理局名义行文的，由人秘股负责呈局长、分管副局长签发。内容重要、涉及面广的，应由局长签发。除特殊情况外，局长、副局长不签发未经核稿、审稿的公文。
（2）以xx某地安全生产委员会办公室名义发文的，由人秘股负责送办公室主任签发。
签发人应签署明确意见，并签署姓名和日期。其他审批人圈阅，应视为同意。
5、校核：
（1）经签发的公文，由人秘股编文号，并负责体例等方面校核。
（2）经校核的公文，由人秘股出公文校样，才能付印；校对人员应对公文进行全面校对，包括文种、格式、文号、文字、标点符号、发文范围等，如发现问题，应作技术处理。校对人员欲对公文内容作更改的，应报请审稿人、签发人同意。校对完毕后，应签署校对人姓名和日期。( 励志天下 www.lizhi123.net )
6、印发：公文清样，经人秘股检阅无误后方可付印，盖印后按要求装订、分发。
7、存档：公文印发后，要将文件原稿、签发件及正式文件3份存档，承办股室存1份。
二、会务办理程序和标准
(一)目的
通过对会议进行有效控制，规范会议程序，提高会议组织的效率和质量，保证会议顺利召开。
(二)适用范围
适用于某地安监局或某地安领办负责的各类会议。
(三)职责
1、局长（主任）、副局长、人秘股股长负责组织召开相应会议。
2、各股室负责相应会议的材料准备、会议通知等会务工作；
3、人秘股负责全某地综合性大型会议会场布置及会务后勤工作，相关业务股室协助做好会场布置。
（四）办会要素：会议确定、会议通知、材料准备、会场布置、会议记录、会议纪要、会议材料存档。
(五)工作程序
1、会议确定：根据领导的工作需求，确定会议召开的时间、地点、会议范围、主报告人、发言人、主持人和参会人员。
2、会议通知：人秘股根据既定的会议事项，落实会议室，草拟会议通知。会议通知一般包括会议时间、地点、参会人员、会议内容、会议要求及联系人等，会议通知由人秘股负责，相关股室配合并做好通知记录，负责落实参会人员名单。
3、材料准备。会议材料由人秘股准备，会议材料应紧扣会议主题，体现并确保会议能达到预期效果。会议材料一般包括领导讲话稿、主持词、会议议程、会议需研究的议题等。会议材料应于会前呈相关领导审定。
4、会场布置。会场布置由人秘股负责，有关部门或股室协调做好，会场形式应根据不同会议而定，一般情况下，会场布置应包括会标(横幅)设置、主席台设置、座位放置、台卡摆放、音响安置、鲜花摆设等。后勤服务主要是茶水供应。会场布置和服务有特殊要求的按特殊要求准备。
5、会议记录。会议入场时参会人员应签到。会议签到工作由人秘股负责，其他相关股室协助；会议期间应指定专人负责做好会议记录。会议记录人员应具有良好的文字功底和逻辑思维能力，能独立记录并具有较强的汇总概括能力。会议记录应完整、准确，充分记录会议的主要精神，字迹清楚可辨。
6、会议纪要。会议结束后，必要时要形成会议纪要。参会记录人员应在1个工作日内草拟会议纪要，经股室负责人审核和人秘股核稿后，报分管领导审核，由会议主持人签发。会议纪要应充分体现会议精神，并具有较强的可操作性。
7、存档。会议结束后，人秘股要将会议通知、会议记录、会议签到表等相关材料，在3个工作日内整理并存档。
三、事务办理的程序和标准
(一)目的
通过对领导交办事项及其它一般事务的办理过程进行有效控制，规范办事程序，提高办事效率，把领导工作意图落到实处。
(二)适用范围
适用于某地安委办、安监局事务及领导交办的各项事务。
(三)职责
1、某地安委办主任（人秘股股长）负责办理某地安委会主任、副主任（局长、副局长）及其他上级领导交办的各项事务，并负责组织实施。
2、各股室负责办理某地安委办领导（局领导）及人秘股交办的各项事务。
3、各业务股除办理领导交办的事务外，还要督促检查落实相关事务的办理情况。
(四)事务办理工作要素：
交办、记录、办理及反馈、催办、结果、存档。
(五)工作程序
1、交办：某地安委办领导（局领导）和人秘股发出办理事务的指令。
2、记录：接到办事指令后，相关股室做好记录，记录应包括领导交办事务的时间、地点、内容、办理时限、要求等。
3、办理及反馈：承办人员要按及时快捷的原则，抓紧办理交办事项。承办过程中遇到特殊问题，需要领导协调的，应及时向领导汇报。在办理过程中要适时向领导反馈办理进展情况。
4、催办：转由有关部门或单位办理的事务，主办股室要负责督办和催办，在规定的时限内完成交办事务。
5、结果：按时、按质、按量地完成领导交办的事项，做到事事有结果。事务办结后，承办股室及承办人员要及时向交办事务的领导汇报，必要时形成汇报材料。
6、存档：领导交办事务办理过程中，如形成文字材料的，要把相关材料在3个工作日内整理并存档。
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电子公文处理制度
公文处理是指公文办理、收文、管理、整理归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
(一)公文处理
公文处理应以《国家行政机关公文处理办法》为指导，努力做到规范化、制度化、科学化，提高工作效率和公文质量。
(二)收文办理
对收到的公文，机要局文管人员要严格按照公文处理的有关规定，认真做好签收、登记、审核、拟办、承办、催办等工作。
(三)收文登记
机要局文管人员每天定时从电子公文网签收、下载电子文件（紧急重要电报根据短信提醒随时签收办理），按照收文登记簿内容规范填写，并按要求填写《文电阅办笺》。
(四)批办程序
机要局文管人员根据文件内容和领导工作分工，先提出拟办意见，然后送呈区委办主任领导批阅，再根据领导批示传阅或送有关部门办理；对于分管领导外出而又急需办理的文件，可先转主部门办理。
(五)传阅办法
机要局按照文件分类设立传阅夹，及时呈领导传阅。传阅时本着先急后缓，先主后次的原则，特急件当时传完，重要文件一周传完，一般文件二周传完，确保不泄密，不误事，不遗失。对重要文件和急件要单独设夹，文到即送。因工作需要留存文件的，须向文管人员说明，由文管人员负责复印转送领导或部门留存。文件传阅办理完毕后，及时整档，分类保管。
(六)文件承办
各部门应确定一名文件管理人员，收到领导批办的文件后，要在文管人员处履行签字登记手续，承办部门应根据领导批示和文件紧急程度及时办理，批而不办、迟办以至贻误工作的，要追究相关人员的责任。办理完毕后，应及时将办理情况填写在《文电阅办笺》中“办理结果”一栏，并将承办文件交回机要局，确需留存的，经机要局登记后妥善保管。
(七)督查催办
对领导批示件，承办部门要认真贯彻落实，不得拖延、推诿、扯皮。机要局协同区委督查室及时做好催办工作，搞好督查、协调，保证政令畅通，使各项工作落到实处。
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公文处理制度
（一）由接收上级文件或其他机关、单位送发的文件、材料，必须当面清点，核对来方机关、文号、件数、标题、发往机关待有无差错，检查无误后方可在送文薄或收文回执上签字，然后再进行分类登记；
（二）收文登记后，传阅文件按收文编号打印文件传阅处理单；
（三）及时送有关领导；
（四）根据领导批示传阅或办理，并督促检查；
（五）紧急文件、信函、电所、电传应随收登记，立即呈阅，不得延误；
（六）公文处理要及时准确，不积压、不遗漏；
（七）严格保密制度。对上级下发的秘密、机密、绝密文件必须专人负责管理，及时存入密码柜，确保文件安全，并按规定向上级发文单位机要清退，并认真填写《文件清退单》。凡密级文件、信函、材料，须按保密规定办理。对准备发出的文件，按要求逐一检查，检查无误后，进行发文登记，填写发文通知单，与收文单位办理收发手续。对需要销毁的文件应认真进行清理，分类造册，报总公司党委保密委员会审批。经批准后，派专人监督销毁，严禁出售；
（八）处理完毕的文件、材料、信函要认真清理，分类立卷，按规定及时归档；
（九）收到下属单位的请示，要认真进行登记，呈公司领导批示，按批示意见办理；
（十）为了便于存档和查阅，各类文件、材料，领导讲话要实行微机管理；
（十一）做好催办工作。要根据文件的急缓程度及时督促办理，对一些办理周期较长的重大疑难问题，要多次催办，询问办理情况；不便在电话中联系的事项，应主动到承办单位当面协商；
（十二）做好协调工作。
1.对送业务部门办理的文件，部门拿不准或不好定的问题及时请示领导；
2.领导对文件批示的新要求，要迅速转承办单位，使文件办理既符合上能意图，又切实可行；
3.有两个或两个以上承办单位时，要做好承办单位间的沟通、协调工作。
第11篇：公文流转制度
焦作市人才交流中心公文流转制度
为进一步提高中心公文流转的科学化、制度化、规范化水平，提高办文效率，加快公文流转，推动工作进程。特制定中心公文流转制度。主要包括收文处理流转制度、发文处理流转制度。公文流转原则是：科室部门负责制，谁业务谁处理，重点工作办公室把关。
（一）收文办理（13个环节）
凡上级、同级来文和下级请示、报告，一律为收文。 1.签收
（1）局办公室或上级政府部门下发的文件，注意核对、清点，签收登记，急件应注明签收具体时间。
（2）中心邮箱的邮件要及时下载、存储、打印非密级公文。严禁截流文件，不送领导。
2.登记。按“收文登记簿”上的要求逐项做好公文的分类登记工作，包括：来文机关、收文时间、字号、标题、缓急程度、密级、份数等。
3.阅文。对每一份公文，均应认真阅读，了解内容，弄清需要办理的事项。
4.拟办。附上收文或请示、报告处理笺，按处理笺上的项目逐一填写，由办公室主任提出拟办意见，在拟办意见栏内简要说明需要解决的问题，并提出处理意见。
5.呈办。送办公室分管领导，如分管领导不在，可直接送单位主要负责人。与公文相关的文件、资料一并呈送。
6.转办。将领导实质性批示登记以后，需转科室及部门的应及时通知受文科室及部门来人取件，涉及多个科室的要复印，分别通知，并请取件人在原件或登记簿上签字。
7.催办。领导批示转出后，要及时与科室部门取得联系，进行催办，掌握办理进程，按时限期办理结果报批示领导。
8.协办。涉及科室部门办理的事项，由办公室协助主办单位做好协调工作，督促科室部门按领导批示认真落实，或提出处理意见送领导审定。
9.发文。如需发文相关部门代拟文稿，交办公室审核进入发文程序。
10.回复。科室办结后将办理结果回复办公室；重要文件的办结情况，由办公室主任向作批示的领导报告。一般性文件回复由受理科室部门直接回复，请示办结后要以书面或口头形式向报文单位作出回复。
11.归档。收文件办结后，所有实质性批示均由办公室文秘人员复印2份，送办公室汇编和留存备查，原件注明办结后分类归档。
12．清理。每周一将上周办结文电分类清理送办公室分管领导阅；未办结的，向办公室分管领导作出说明。
（二）发文办理（9个环节）
凡以单位的名义印发的文件，均由办公室按程序进行校核，确保公文质量和印发时效。
1.接件。接件时，应首先确认来文单位的材料是否符合报批程序有关规定。
部门（单位）报请以市委、市政府及市局名义批转、印发的文件，其文件代拟稿应以部门（单位）正式文件或由其负责人签字后上报。
2.承办。接件后，接件人员及时报告，由办公室领导统筹后交有关公文办理人员承办。
（1）公文校核承办工作实行首办责任制。
（2）承办人员应根据对签收材料的初步审核情况及时附《处理笺》，并据实填写“缓急程度”、“密级”、“标题”、“编号”、“承办人”、“来文单位”、“承办时间”等内容。
3.审核
（1） 严把行文关。严格按照行文规则要求和精简文件规定，审核拟发公文是否规范，行文发布是否必要。
（2）严把政策关。公文内容必须符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规，做到与上级精神相一致、与已有政策相衔接、与本地实际相符合。需征求有关部门（单位）意见的，应通过电话、函询、印送征求意见稿、召开座谈会等形式征求意见、协调研究，并做好记录。
（3）严把法律法规关。公文必须按照法律、法规的规定阐述和反映本机关职权范围内的事项。必要时，可将文件送市政府法制办审核。
（4）严把内容关。公文内容要做到主题鲜明、重点突出、材料真实、判断准确、结构严谨、内容完整、逻辑严密、条理清晰，注重针对性和实效性，尽量减少关于重要性或意义的一般性论述。
（5）严把文字关。公文应做到文风平实质朴、文字准确简练。遣词用句符合现代汉语语法和语言习惯，符合公文书面语言规范和特点。
（6）严把格式关。公文格式应做到文种选择恰当、行文形式准确、文件体式规范。
4.送签。将《处理笺》、送签清样、来文审核底稿及征求意见的情况、相关背景材料从前至后依次排列整理成送签全套件，根据分管领导审签意见按程序转送有关单位审核、办理，或呈报有关领导审签。严禁出现逆向流转。
5．复核。由办公室领导复核文件审签程序是否完备规范。审签程序不完备、不规范的，应补齐或纠正。
6.付印。由承办人员按照公文办理有关程序和规定对文件进行编号并填写成文日期、印发日期、印制份数等。
7.发文。涉密文件以纸质文件编号印发，做好取件登记。非涉密文件按发文范围及时从网上发出。将word制作成PDF文档，盖上电子印章后按发文范围网上发出。
8.归档。文件归档共存2份，l份备查，1份归档。归档办件从上至下依次包括文件处理笺、文件付印清样、领导审核修改的清样、承办人员审核修改的底稿、来文单位报请行文的文件以及其他所附材料、文件成品。
9.倒查。办件归档后，承办人员应立即对完成的公文校核工作进行倒查，确保各个环节要求均按规定落实到位。
(三)文件格式
党政机关最新公文格式
一、设臵页面
（一）A4型纸，成品幅面尺寸为210mm×297mm，版心尺寸为156mm×225mm
（二）页边距分别设臵如下：上3.7厘米、下3.5厘米、左2.8厘米、右2.6厘米。
（三）在“版式”里设臵页脚边界为2.5厘米。
（四）主体结构层数为：
一、（第一层，3号黑体）；
（一）（第二层，3号楷体）； 1.（第三层，3号仿宋）；
（1）（第四层，3号仿宋）
附件（正文之下空一行） 附件：1.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 2.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
（五）选择“文档网格”附签，选中“指定行和字符网格”，设臵“每行”为“28”个字符，“每页”为“22”行。（不用单独设臵行距，等同于已经设臵行距为28磅）
二、设置页码
（一）选择“插入”菜单，选择“页码”；
（二）设臵“位臵”为“页脚中间”；
（三）在页面页脚部分双击“页码”，选择“修改页码”，“样式”定位半角数字“1，2,3……”；
（四）放大页码边框，选择“开始”菜单里的排版居中将页码放到页码边框中间位臵，将页码设为四号宋体，在页码两边加上全角单横杆，横杆分别和页码数字空出半角空格。
三、设置发文字号
发文字号由机关代字、年份和序号组成。文字号用三号仿宋字体，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入。
四、设置附件标识
公文附件是正文内容的组成部分，与正文具有同等效力。在正文下空1行左空2字位臵编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有顺序号，使用阿拉伯数字标注，附件名称后不加标点符号。
五、设置发文机关署名、成文时间
单一机关制发公文的成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文下空1行右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下1行编排成文日期，成文日期首字比发文机关署名首字右移2 字，成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全。
六、设置印发机关和印发时间标识
版记中的分隔线与版心等宽，分隔线用粗线，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。 印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即不编01），后加“印发”二字。
2016焦作市人才交流中心 年7月26日
第12篇：公文处理制度
公文处理制度
1、公文处理的一般规定：
(1)公文处理工作必须做到准确、及时、确保安全、严格执行保密制度。
(2)监督所办公室设专人管理文件，负责来往公文的登记、分办、传递、用印、催办、保管和归档工作，并负责检查、指导、监督各科室的公文处理工作。
(3)各科室在科室负责人领导下，由专兼职档案管理人员负责来往公文的登记，分办、传递，用印、催办、保管和归档工作。
(4)处理公文要按照有关方针，政策和上级要求进行，认真负责，讲究质量，提高效率，按时处理完毕，不延误，不积压并注明承办结果。
2、收文处理制度：
(1)一切外来函件，除署名科室，个人外，均经办公室拆封，登记编号，呈主管领导审批后，送有关领导及科室处理。各科室收到的重要会议通知等文件应交监督所办公室登记处理。
(2)对外来公文，文书按照内容、性质或发放单位进行分类登记、编号，并附公文用纸，根据监督所长审批意见及时送交承办科室或个人进行阅办，不得积压，不得延误。
(3)根据来文要求和领导指示，办公室要按规定期限负责检查催办处理情况，防止漏办和延误，同时将处理结果报监督所所长，阅办完的文件各科室需要保存的应复印后保存复印件，原件应及时交回办公室保存。
（4）未按时处理的文件，应说明理由和存在问题，不得延误不报。
(5)文件处理完毕后，注明处理结果，按有关规定保存，归档。
3、发文工作制度：
(1)公文起草人员在起草文件时要明确文件的写作格式，用途及印发范围和有关要求。各种数据力求准确，用词恰当，言简意明。
(2)文件起草后，一般按科室负责人审核、修改，主管所长审核，修改、签发的程序进行。重要文件由监督所长签发，文件一经签发即行生效。签发文件要写清签发人姓名，时间。
(3)凡科室以监督所名义印发的非正式文件、信件、通知，证明一律由办公室主任签发。
(4)起草文件，—律使用打印机打印，文件原稿及正文各一份交办公室文书归档。
(5)发送公文要严格按照签发人批准的范围改善，如有增减，应请示签发人同意，各种文件上报及发放时要在发文本上认真登记。
(6)发出需要对方答复的公文要及时进行查询，并将批复函件或答复意见和正本发文一并归档。
第13篇：××机关公文处理制度
××机关公文处理制度
第一章 总 则
第一条 为使厅机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据国家有关规定，结合厅机关实际，制定本制度。
第二条 厅机关的公文处理工作应坚持实事求是的原则，严格按国家和本制度的规定进行，做到准确、及时、安全、保密。
第三条 厅办公室主管厅机关并负责指导下级单位的公文处理工作，主要任务是：
（一）依据国家有关规定，制定厅机关公文处理工作的各项具体规章、制度，并负责组织实施；
（二）负责厅机关的收、发文办理及公文的管理、立卷归档等工作；
（三）起草、校核以厅和厅办公室名义制发的公文；
（四）负责公文处理中的督促检查工作；
（五）负责公文处理中的安全保密工作；
（六）对下级单位公文处理工作进行业务指导，组织业务交流和业务培训；
（七）负责与公文处理有关的其他工作。
第四条 厅办公室负责公文处理工作的人员应具有较高的政治和业务素质，工作积极，作风严谨，遵守纪律，恪尽职守，刻苦钻研，乐于奉献。要熟悉各种办公自动化手段，努力提高工作效率和质量。
第五条 厅机关公文处理工作应当贯彻“党政分开”的原则，行政公文不得对党的组织作指示，不处理党内各种事务。
第二章 公文种类
第六条 公文必须按国家规定的文种行文，公文的种类主要是：
（一）命令（令）
适用于依照有关法律规定发布规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。
（二）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排。
（三）指示
适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的原则。
（四）公告、通告
“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（五）通知
适用于批转下级的公文，转发上级机关秒相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。
（六）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。（凡请上级机关指示或者批复的公文，不得用“报告”）
（八）请示
适用于向上级机关请求指示、批准有关事项。（“请示”就是“请示”，不得用“请示报告”）
（九）批复
适用于答复下级机关的请示事项。
（十）函
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批复。（即使是向有关主管部门“请求”批复，也不得用“请示”）
（十一）会议记要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第七条 公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部份组成。
（一）发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文可以用主办机关也可以用几家机关的名称，主办机关应当排列在前。（文号应编主办机关的文号）
（二）秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。文件的秘密等级标注在首页的右上角，密码电报的秘密等级标注在首页的密级栏内。“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。
（三）紧急公文应当分别标明“特急”、“紧急”，标注在首页右角上，有秘级时，收标注在其下方位置。紧急电报应当标首页的等级栏内，标明“特急”、“加级”、“平级”。
（四）发文字号，包括机关代字、年份、序号，不般位于发文机关之下，横格线之上正中位置。年份不能简写，置于中括号内。联合行文，只标明主办机关发文字号。
（五）上报公文，应当标明签发人姓名，一般标注在发文字号右侧。联合上报的签发人姓名上下排列，排列顺序与发文机关一致。
（六）公文标题，应当准确简明扼要地概括公文主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，批转公文，标题应当避免使用重复用语。
（七）主送机关，应当写机关全称或者规范化简称，位于标题之下、正文之上顶格位置。不便在正文之前列出主送机关的公文，如“决定”、“会议记要”等，主送机关可以列在正文之后。
（八）公文如有附件，应当在正文以后、成文时间之前注明附件名称，如有二个以上附件应当注明附件序号。附件应当在首页左上角注明附件序号。附件一般应当与主件装定在一起，如不能装订在一起，应当在附件首面左上角注明主件发文字号。
（九）公文会议纪要外，应当加盖印章，印章端正盖正成文时间中上方，上沿不压正文，底边在成文时间之下。联合行
文，联合发文机关都应当加盖印章，印章从左到右排列，排列顺序与发文机关一致。盖印章的公文一般一再标明发文机关名称。落款需署领导人姓名的，应当冠其职务。如正文末页无空白处盖章，可另加标明成文时间并加盖印章同时在印章左上方标明“（此页无正文）”。
（十）成文时间以领导人签发日期为准，联合行文以最后签发领导人的签发时期为准；电报以发出日期为准。
（十一）文件应当标注主题词。上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词，主题词标注在文件末页抄送机关之上。
（十二）公文件的抄送机关标注在主题词之下、印发机关和印发时间之上。
第八条 公文的文字从左至右横写、横排。印制文件标题一般用2号宋体字，正文用3号仿宋体字，每页19行，每行25个字。
公文用纸一般为16开型（260×184），涉外公文采用国际标准A4型（297×210）。左侧装钉。
第四章 行文规则
第九条 湖南省交通厅湖南省人民政府主管全省公路、水路交通行的职能部门，在职权范围内可以独立对外行文，
上行文：向省人民政府、省人大、省政协、国家交通部报告、请示工作。根据工作需要向中央有关部委汇报、请示工作。
平行文：向隶属单位和地、州、市交通局布置工作，交办任务，答复请示事项。本厅各职能处室不得对外行文，厅办公室可以对外、对下行文，在职权范围内向不相隶属单位行文。
第十条 各行业管理局和二级单位在职权范围内可对行文，一般不得越级请示工作、不得越权对外行文。
第十一条 本单位可以和同级党委、军队机关、人民团体、行使行政职能的事业单位联合行文。
第十二条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，除领导交办事项外，“请示”不得直接送领导个人。
第十三条 报告中不得夹带请示事项。
第五章 收文办理
第十四条 收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。
第十五条 收文应当有专人负责登记。标明秘密等级的公文、上级机关的公文、报送本机关的公文以及代厅拟文稿、会签文稿、重要的抄送公文，均应编号登记。
第十六条 文件分发应当根据文件确定的发送单位、秘密等级、紧急程度、有无附件等情况，查对清楚，编号登记、封发，机密件和绝密件的封口应当加盖密封章或贴密封笺，交机要交通部门投送。
第十七条 需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示，或交有关部门办理。紧急公文应当提出办理时限。
第十八条 承办单位应当抓紧公文办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者说不宜本单位办理的，应当迅速退回交办单位的文秘部门并说明情况。
第十九条 拟草公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点符号准确，编幅力求简短。
（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题后引发文字号。日期应当写具体年月日。
（四）转发公文应当转发文件的责任者和公文标题。
（五）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“
（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。公文结构层次不宜过多。
（六）必须使用国家法定计量单位。
（七）用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。
（八）二级单位代厅拟稿，应当按公文格式打印或者用方格纸誊正，经领导人签署上报。（并附报文稿磁盘）
第二十条 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
第二十一条 公文本机关领导人签发。重要的或者涉及面广的，必须由正职或主持的副职签发；经授权，有的公文可以由办公室主任签发。
第二十二条 审批公文， 主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。圈阅要注明时间。
第二十三条 草拟、修改和签批公文，应当使用钢笔、毛笔或专用签字笔。不得在装订线外书写。
第二十四条 公文送领导人签发之前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定，是否和有关部门协商、会签，文字表述、文字使用、公文格式等是否符合《国家行政机关公文处理办法》和有关规定。
第二十五条 上级行政机关的秘密公文，除绝密和注明不准翻印外，经厅领导人或办公室主任批准，可以翻印、复印，翻印、复印件按机要文件进行管理，密码电报不得翻印、复印。不得密电明复，明电密电混用。
第二十六条 传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机传输。
第二十七条 凡主送我厅和虽未明确主送我厅但需我厅办理的公文，厅收发室应将公文标题
第14篇：公文立卷、归档制度
1、根据《档案法》和有关规定，公文办完后。各科室兼职档案员应当在档案室指导下，按要求将公文原稿、正本和有关材料整理立卷。联合行文，由主办部门负责立卷归档，其他部门保存复制件。
2、归档范围:凡是本机关办理完毕的具有保存价值的各种形式和载体的文件材料、统计报表、录音、录像、照片（包括底片）等均应归档。个人不得保存应当归档的各种材料。
3、归档时间：办理完毕的文件，应当第二年6月底以前经过整理立卷送交档案室归档。逾期不交者，责任自负。
4、归档的各种材料应收集齐全、完整。各科室与档案室在交接案卷时，双方要认真清点核对，并严格履行交接签字手续。
第15篇：单位公文办理制度
文章标题：单位公文办理制度
公文办理制度
（一）转办公文。转办公文是指由局办公室转有关科室（单位）办理的公文，包括市委、市政府转办的督查件、领导批示件、市人大建议、市政协提案，局领导批示需办理的公文。凡明确提出时限要求的，各科室（单位）在办理时，对属于本科室（单位）职权范围内的事项，应当在规定的时限内办理完毕；对需要报
局党组研究决定的事项，应当在规定时限内予以回复，确因情况特殊不能按时回复的，应当在回复的时限内以书面形式向局办公室说明理由。一般情况下，由局办公室转各科室（单位）办理的公文时限为7天。
（二）联办公文。联办公文是指由本局与其他单位的联合行文，包括上行文和下行文。联办公文不论本局单位是否主办机关，公文格式必须使用统一格式，遵循统一要求；公文审签必须按照统一审签程序进行审签；公文底稿采用统一印制的发文纸；撰写底搞必须使用统一规定的笔墨书写。
（三）自办公文。自办公文是指局属各科室（单位）以局名义制发的公文，包括上行文、平行文和下行文。自办公文必须按照下列程序审签印发：拟稿人起草、科室（单位）负责人核稿、办公室审核提出审签意见、主管领导审签、科室（单位）编号、文印室打印、科室（单位）校对、文印室印制、科室（单位）装订分发。
（四）其它公文。其它公文是指除上述类型之外的分析、总结、汇报材料等。一般情况下，由科室（单位）自行打印，若需要份数较多需由办公室印制的，应由科室（单位）负责人提出意见后，经办公室审核同意后交由文印室印制。印刷份数在5份以上的所有材料均需经办公室审核同意后，由文印室印刷或复制，文印室做好登记工作。
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第16篇：公文阅办审批制度
公文阅办审批制度
文件阅办制度
为加强工委文件阅办工作，提高办文效率和质量，特制定本制度。
一、签收。公文一律由办公室文书签收，签收时，要逐号逐件核对，急件要注明签收的具体时间。
二、登记。
1、公文签收后，除指名（人名、部室）收启外，其他文件均由文书拆封核查，分类登记。登记时要按办件（需要工委承办的文件）、阅件（需要工委领导阅知的文件）和简报三类分开。办件、阅件一律登记，并送办公室主任注办。简报不登记。特殊情况由办公室主任审核是否需登记办理。
2、工委领导及其他人员开会带回的文件材料一律交文书保存、办理及归档，个人不得留存。
三、注办。
1、对于办件，由办公室主任按领导分工先注办给分管领导，再由常务副书记阅定。
2、对于阅件，由办公室主任注办给常务副书记阅示后，向下逐级传阅。
3、对于简报，由办公室主任按领导分工直接注办给分管领导。
4、对于会议材料，由办公室主任请示主管领导后传阅或复印分发。
四、传阅。办公室主任注办文件后，由文书负责协调传阅办理。工委领导收文后尽快阅处，原则上急件在半天内阅完，办件在1天内阅完，阅件在2天内阅完。阅后请在“阅者签字”栏内签字，需批示意见的在“领导批示”栏内批示，需签署意见的在“阅者意见”栏内签署意见，并即刻交给办公室文书组织传阅或归档。
五、承办。办件在领导批示后，由文书负责登记并交承办部门办理。承办文件一般在3天内办结，最长不超过7天。办结后在“处理结果”栏注明承办情况，并退回办公室归档。
六、催办。在承办文件过程中，办公室文书应负责催办。急件跟踪催办，办件重点催办，其它公文每两天催办1次。对未按文件要求或领导批示要求完成的，要及时报告办公室主任处理。
为规范我局公文阅办审批行为和公文办理程序，加快公文流转，统一行文规则，根据《浙江省人民政府关于贯彻执行〈国家行政机关公文处理办法〉的意见》等有关文件精神，结合本局实际，特制订如下制度。
一、来文办理
1、办文程序。局办公室收文后，文书及时分类编号登记后报局长批阅。局长批阅后，由文书负责登记批阅情况，分类后分别呈报局分管领导批办。局分管领导批办后，文书及时登记批办意见，分送到各主办单位，涉及协办单位的，还要复印到协办单位。
2、办文须知
（1）凡来文事关全局性或涉及二个以上分管领导的，由局长批
办；凡来文承办科室指向明确、属分管领导职责范围内的，报局长阅知，由分管领导批办。
（2）领导批办文件必须及时，批办事项必须明确，并明确办理科室、协办科室和办理时间。批办文件，不能局限于分管科室，要批阅相关领导及科室。局长外出期间，急件由主持工作的副局长批办，分管领导外出期间，急件由局长批办。
（3）各单位要认真及时负责地办理文件，科室之间要互相支持配合，互相协商沟通，不能互相推诿、扯皮，做到件件有着落，事事有回音，办理结束后必须载明办理结果并及时反馈。
（4）办公室要做好督查、督办工作，确保领导批办事项落到实处。
二、发文办理
1、办文程序。（1）拟制公文，科室根据职权范围拟制公文，如涉及其他科室职权范围的，应积极主动与有关科室协商，并取得一致意见后方可行文；如有分歧，则报相关分管领导协商决定。（2）发文流程，科室成员拟稿后，必须经过科室负责人初审并签名后转办公室文秘部门初核。文秘部门初核后，转送办公室主任复核，再呈报局分管领导审签，最后由局长审批签发。（3）文件印发前，如对文稿要进行实质性修改的，应进入复审程序。（4）审核的例外情况。秘书起草的公文可不经过初审和初核，直接进入复核程序；局领导起草的公文，无须审核，直接由局长签发。
2、办文须知
（1）本局发文无论是上行文，还是下行文，除特别紧急或需特殊保密的事项外，均应经办公室审核后送局领导审签，未经办公室审核的文件，局领导不予审签。
（2）本局发布的决定、布告、公告，发往各地区、各部门的财政、税收规章制度和涉及财政预算等重大问题的处理，重要涉外事项
和重要的政策性宣传稿件，推广全县性的典型经验、表彰先进的通报等事关全局性重要文电，都由局长签发；有关业务性及分管职责范围内的文电，由分管领导签发，若分管领导认为需局长审签的，可由局长审签。
（3）各单位在起草文电时，须经单位负责人审核，重要文件须经单位领导集体商量研究；文件内容涉及局内有关单位的，须经局内有关单位会签，会签时间不得超过1个工作日，然后按规定程序经办公室审核后呈局领导审定。
（4）对由外单位主办的联合发文或会签稿，应先由局内有关单位负责人在2个工作日内签注意见后送办公室审核，再报局领导审签，局长签发。如需要局内有关单位会办的，会办单位应在1个工作日内审核签注意见。
（5）公文核稿要求。审核公文主要从内容、结构和语言三个方面进行，把好政策关、格式关、文字关。
（6）发文流程中，对不符合程序的公文，办公室应及时指出并退回相关环节补办程序，因补办程序而影响行文时效的，由相关环节责任人负责。
（7）外发的规范性文件必须经法规科会审后，方可行文。
三、办文要求
1、要加强对公文办理过程的协调。对上级交办件、部门来文，内容涉及较多而难以落实承办单位的，办公室负责落实承办单位；若主办与会办单位之间意见有分歧的，由办公室组织协调，经协调仍不能取得一致意见的，由办公室将协调意见汇总后报局领导协调或裁定。
2、局领导应在加快公文流转速度、提高办事效率方面起表率作用，呈局领导审签的文件，如无特殊原因，原则上应做到日日清；各科室单位对领导批办的事项要及时办理，及时落实，及时反馈。
3、局办公室要加强对公文办理的督查，对办理不及时的，要予以通报。
四、精简公文
对外行文应坚持少而精、确有必要的原则。
1、凡可用电话、面谈等方法解决的事就不必行文；
2、凡能够通盘解决或综合处理的问题，就不必分散行文；
3、凡与本机关已发文件内容基本相同而无新意的，不必重复行文；
4、凡已发文明确规定政策的工作部署，就不要层层搞照搬照抄、没有多少实质性内容的贯彻意见；
5、凡会议讲话已作为会议材料印发或已作新闻报道的，除对全局有指导意义和政策性较强的以外，一般不再印发文件；
6、办公室之外的职能科室不能对外正式行文。
第17篇：机关公文处理制度
××机关公文处理制度
第一章 总 则
第一条 为使厅机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据国家有关规定，结合厅机关实际，制定本制度。
第二条 厅机关的公文处理工作应坚持实事求是的原则，严格按国家和本制度的规定进行，做到准确、及时、安全、保密。
第三条 厅办公室主管厅机关并负责指导下级单位的公文处理工作，主要任务是：
（一）依据国家有关规定，制定厅机关公文处理工作的各项具体规章、制度，并负责组织实施；
（二）负责厅机关的收、发文办理及公文的管理、立卷归档等工作；
（三）起草、校核以厅和厅办公室名义制发的公文；
（四）负责公文处理中的督促检查工作；
（五）负责公文处理中的安全保密工作；
（六）对下级单位公文处理工作进行业务指导，组织业务交流和业务培训；
（七）负责与公文处理有关的其他工作。
第四条 厅办公室负责公文处理工作的人员应具有较高的政治和业务素质，工作积极，作风严谨，遵守纪律，恪尽职守，刻苦钻研，乐于奉献。要熟悉各种办公自动化手段，努力提高工作效率和质量。
第五条 厅机关公文处理工作应当贯彻“党政分开”的原则，行政公文不得对党的组织作指示，不处理党内各种事务。
第二章 公文种类
第六条 公文必须按国家规定的文种行文，公文的种类主要是：
（一）命令（令）
适用于依照有关法律规定发布规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。
（二）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排。
（三）指示
适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的原则。
（四）公告、通告
“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（五）通知
适用于批转下级的公文，转发上级机关秒相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。
（六）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。（凡请上级机关指示或者批复的公文，不得用“报告”）
（八）请示
适用于向上级机关请求指示、批准有关事项。（“请示”就是“请示”，不得用“请示报告”）
（九）批复
适用于答复下级机关的请示事项。
（十）函
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批复。（即使是向有关主管部门“请求”批复，也不得用“请示”）
（十一）会议记要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第七条 公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部份组成。
（一）发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文可以用主办机关也可以用几家机关的名称，主办机关应当排列在前。（文号应编主办机关的文号）
（二）秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。文件的秘密等级标注在首页的右上角，密码电报的秘密等级标注在首页的密级栏内。“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。
（三）紧急公文应当分别标明“特急”、“紧急”，标注在首页右角上，有秘级时，收标注在其下方位置。紧急电报应当标首页的等级栏内，标明“特急”、“加级”、“平级”。
（四）发文字号，包括机关代字、年份、序号，不般位于发文机关之下，横格线之上正中位置。年份不能简写，置于中括号内。联合行文，只标明主办机关发文字号。
（五）上报公文，应当标明签发人姓名，一般标注在发文字号右侧。联合上报的签发人姓名上下排列，排列顺序与发文机关一致。
（六）公文标题，应当准确简明扼要地概括公文主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，批转公文，标题应当避免使用重复用语。
（七）主送机关，应当写机关全称或者规范化简称，位于标题之下、正文之上顶格位置。不便在正文之前列出主送机关的公文，如“决定”、“会议记要”等，主送机关可以列在正文之后。
（八）公文如有附件，应当在正文以后、成文时间之前注明附件名称，如有二个以上附件应当注明附件序号。附件应当在首页左上角注明附件序号。附件一般应当与主件装定在一起，如不能装订在一起，应当在附件首面左上角注明主件发文字号。
（九）公文会议纪要外，应当加盖印章，印章端正盖正成文时间中上方，上沿不压正文，底边在成文时间之下。联合行文，联合发文机关都应当加盖印章，印章从左到右排列，排列顺序与发文机关一致。盖印章的公文一般一再标明发文机关名称。落款需署领导人姓名的，应当冠其职务。如正文末页无空白处盖章，可另加标明成文时间并加盖印章同时在印章左上方标明“（此页无正文）”。
（十）成文时间以领导人签发日期为准，联合行文以最后签发领导人的签发时期为准；电报以发出日期为准。
（十一）文件应当标注主题词。上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词，主题词标注在文件末页抄送机关之上。
（十二）公文件的抄送机关标注在主题词之下、印发机关和印发时间之上。
第八条 公文的文字从左至右横写、横排。印制文件标题一般用2号宋体字，正文用3号仿宋体字，每页19行，每行25个字。
公文用纸一般为16开型（260×184），涉外公文采用国际标准a4型（297×210）。左侧装钉。
第四章 行文规则
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sp; 第九条 湖南省交通厅湖南省人民政府主管全省公路、水路交通行的职能部门，在职权范围内可以独立对外行文，
上行文：向省人民政府、省人大、省政协、国家交通部报告、请示工作。根据工作需要向中央有关部委汇报、请示工作。
平行文：向隶属单位和地、州、市交通局布置工作，交办任务，答复请示事项。本厅各职能处室不得对外行文，厅办公室可以对外、对下行文，在职权范围内向不相隶属单位行文。
第十条 各行业管理局和二级单位在职权范围内可对行文，一般不得越级请示工作、不得越权对外行文。
第十一条 本单位可以和同级党委、军队机关、人民团体、行使行政职能的事业单位联合行文。
（五）所提措施和办法是否切实可行；
（六）人名、地名、时间、数字、引文、密级、印发传达范围、主题词、抄送单位和文字表述是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种、公文格式是否符合有关规定。
核稿人员应树立高度的政治责任感和工作责任感，认真学习党的路线、方针、政策，熟悉本厅业务，熟练掌握文秘常识，一丝不苟，严格把关，防止失误和疏漏。
第三十八条 对确无必要行文的公文文稿，应提出不予行文的建议并说明情况，报分管厅领导审定。经领导批准不予行文的，应终止核稿。
第三十九条 文稿如需作较大修改，应与起草单位协商或请其修改。
第四十条 文稿由办公室核稿后，应送分管厅领导审阅并签发，最后送机要室编写文号。
转发文件和一般会议通知、事项通知由厅办公室主任签发，各处室、部门以处室、部门名义向本省本系统对口业务部门发函，一般由处室、部门负责人签发，重要的经主管厅领导同意后签发。
第四十一条 凡与外单位联合行文的，应由其他单位签发后，再到我厅会签。会签时，先由相关处室（部门）提出意见，再由办公室核稿，然后送分管厅领导审定。文件内容以我厅业务为主的，编我厅文号；业务以其他单位为主的，由其他单位编文号。
第四十二条 文稿印发后，应将原稿和正稿一式五份送机要室，由机要室交档案室存档。
第四十三条 凡本厅产生的公文，印制装订盖章后，由办文处室（部门）到文印室取回并负责分装主、抄送和其他送阅单位后交收发室（送）寄。厅机关及附近单位的公文一般直接送达（不通过邮局）。邮寄一般一天一次，急件随时送寄。
文 印 事 务
第四十四条 厅办公室打字室、复印室负责厅机关文印事务，原则上不承印私人和外单位文件、材料。厅机关各处室、部门的业务性材料、简报等，应由各处室、部门自行打印好后，交打字室印制。特殊情况下私人和外单位需在打字室、复印室印制文件、材料，须经厅办公室负责人同意。
第四十五条 打字室、复印室一般不直接承接各处室、部门的送印任务，需印件应先送厅办公室，由厅办公室核定印制数量，统筹安排后，交打字室、复印室印制。催印或发现印制数量、质量上的问题，各处室、部门亦应告知办公室处理，一般不直接同打字室、复印室联系。
第四十六条 打字室、复印室应热情为机关服务，准确熟练地掌握和使用公文排印标准，努力提高文印效率和质量。在保证质量的前提下，对紧急或重要公文应在规定的时间内打印完毕。送印件集中时，应按照轻重缓急，抓紧处理。
第四十七条 复印室应坚持定时开机复印。非急件，每天上午11：00—12：00，下午4：30—5：30，急件经办公室负责人同意，随到随印。
第四十八条 厉行节约。厅机关各处室、部门应尽量减少文件、材料，打字室、复印室应杜绝浪费，熟练掌握速印、复印技巧，严格按核定数量印制公文。
第四十九条 厅机关机要工作制度、档案工作制度另行制定。
第18篇：公文立卷、归档制度
1、根据《档案法》和有关规定，公文办完后。各科室兼职档案员应当在档案室指导下，按要求将公文原稿、正本和有关材料整理立卷。联合行文，由主办部门负责立卷归档，其他部门保存复制件。
2、归档范围:凡是本机关办理完毕的具有保存价值的各种形式和载体的文件材料、统计报表、录音、录像、照片（包括底片）等均应归档。个人不得保存应当归档的各种材料。
3、归档时间：办理完毕的文件，应当第二年6月底以前经过整理立卷送交档案室归档。逾期不交者，责任自负。
4、归档的各种材料应收集齐全、完整。各科室与档案室在交接案卷时，双方要认真清点核对，并严格履行交接签字手续。
第19篇：局机关公文处理制度
公文处理制度
一、收文处理：收文处理一般包括签收、登记、传阅、批办、承办、立卷、归档、销毁等程序。（1）所有来文均由办公室档案员统一签收、拆封、登记；（2）来文按党务、行政两大类分类，及时送办公室主任处理。办公室主任按照领导分工，签署传阅意见，送领导阅示后，然后根据领导批示意见，及时送班子其他成员和有关股室阅知承办。（
3）阅文者阅文后，应签署姓名、时间和具体明确意见。（4）领导开会外出学习、参观带回的公文（资料）应当交办公室作收文处理。（5）对“三密”文件资料，要定期清理，并按时归档、清退。所有文件不得擅自拆卸、横传、复印，防止出现失泄密现象。
二、文件的起草：按照业务分工由各股室负责起草，由办公室进行文字把关。
三、党组文件由党组书记签批后方可打印、盖章；行政文件由局长签批后方能印制、盖章。
四、负责拟文的股室和人员应将所有原件和所制公文一式两份交档案室，存档备查。
第20篇：行政公文处理制度
xxxx局行政公文处理制度
第一条 为进一步提高以文辅政的水平，使公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》，结合我局实际，制定本制度。
第二条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则。做到及时、准确、安全。
第三条 各科室负责人应当高度重视公文处理工作，认真做好本科室公文处理工作。
第四条 办公室是公文处理的管理机构，主管全局的公文处理工作。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
收文办理
第六条 秘密级以上文件由办公室机要人员签收，其他文件由办公室收发人员签收。
第七条 文件签收后，由办公室根据文件内容提出拟办意见或分发意见，送局领导批示后办理。需要拟办的文件有以下三种：
（一）上级机关主送本局并需要贯彻落实的文件；
（二）本局所属部门或各级街道办事处主送本局请示性文件；
（三）平行机关或不相隶属机关送本局的商洽、征询性等需 - 1 -
要办理或答复的文件。
无拟办事项的阅知性文件，由办公室确定传阅范围和提出分发意见。
第八条 为减轻领导工作负担，坚持实事求是、精简、高效的原则，下列文件不写拟办意见：
（一）一般性简报、刊物、资料；
（二）抄送本局机关的请示性文件；
（三）与本局职责范围无关的请示性文件。
第九条 承办科室收到交办后的公文后应当分清主次先后，及时办理，不得延误、积压、推诿；需要两个以上科室办理的应当请示领导后明确主办部门。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当说明理由。
对不属于本科室职范围或者不宜由本科室办理的，应当及时退回办公室并说明理由。
对办理中涉及其他科室职权的事宜，承办科室应当主动与有关科室协商办理；如有分歧，所涉及的科室要相互协调，不得互相扯皮和推诿。
第十条 送承办科室办理的文件，办公室有权催办，做到紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期催办。
发文办理
第十一条 行文应当确有必要，注重效用。属于科职权范围内的事务，应当由本科室自行行文，并且只能以本科室的名义发
出。
第十二条 本着精简文件的原则，遇科室之间职权交叉的事务，应在协商一致的基础上以牵头科室为主行文，其他相关科室应当提供必要的资料和数据，不得各自行文或重复行文。
第十三条 草拟公文应当做到：
（一）符合国家法律、法规及部令、规章等有关规定；
（二）情况属实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）使用文种正确。
（四）定密准确。
第十四条 公文送局领导签发前，应当送办公室文秘部门进行审核。审核范围主要包括：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定，定密是否准确等。
公文管理
第十五条 公文由办公室指定专门人员收发、审核、用印、归档和销毁。
第十六条 凡绝密级和注明不准翻印的公文不得翻印，其他涉密公文应经科室负责人审核签字并经办公室领导批准后方可翻印，但应当注明翻印的部门、份数、日期、经办人和印发范围等。
第十七条 不具备归档和存查价值的公文，由办公室机要人
员统一销毁。
销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。
第十八条 各科室应当搞好公文日常管理、防止丢失、泄密、毁损。工作人员外出考察学习、参加培训或调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用或保管的公文按照规定办理移交、清退手续。
第十九条 借阅文件必须履行登记、签字手续并交待注意事项，借阅秘密文件须经办公室领导批准，严格控制阅知范围和借阅期限。
