人事结构优化调整方案
一、目的
为科学核定人事岗位的设置、有效挖掘员工潜能，精简机构、节约成本、提高人员工作效率、优化人员结构、有效提高人事工作的专业水平，特制订本方案。
二、适用范围
深圳市万科物业服务有限公司（不含分公司）
三、人员现状分析
部门人事管理员日常工作如下：
每月固定工作 阶段性工作
计划生育工作
资料管理（含新人资料整理、跟
进；劳动合同发放、签收等） 劳动合同续签
职员请假、销假
SAP数据管理（含新人资料录入
SAP系统；商保、社保、公积金、部门培训组织
劳动合同数据录入等）
福利管理（含商业保险、社保、
公积金日常数据申报、意外理赔员工活动策划
等）
工资数据管理（含考勤、考核、
加班、调薪等）
考勤数据提供
目前深圳物业人事编制：
入离职 突发性工作 入职及生活引导 部门信息反馈 离职办理 职员信息变动收集 转正手续转正、离职、绩效面谈
目前公司人事管理员编制为33人，管理比例为1:85，与广州物业存在一定差距。
典型部门分析：
小部门类（20—60人）：分析：
1.部门人数较少，且流动情况相对稳定，单纯人事工作饱和度不足100%。
2.部门人事身兼多职（环境、人事、后勤、信息管理）；
3.此类情况在中部管理中心较为普遍。俊园1拖N、荔景1拖N、城花温馨均为此类
情况。
4.5.
中、大型部门分析：分析：
1.人数约80—250人不等，培训与人事行政工作相分离，部门培训工作多由部门客
服或安全线条职员兼任。
2、人事工作单纯，独立编制
3、部分人数较少但滚动开发部门，如金域华府、千林山居等部门也采取此种模式。特殊类分析：
人数约100以上，培训与人事行政工作相结合，同时兼任财务工作总结：
从人事管理员编制结合其工作内容分析，目前公司部门人事方面存在下列问题：
1）、人事专员身兼多职，工作效率不高，缺乏专业性，容易引发一系列后遗症： a）、人事工作任务不能按时完成，承担人事工作之余肩负着其他工作，如客服、财务、后勤等；
b）、人员流失率高，人员需求居高不下，与员工缺少沟通，无法充分发挥部门人事的作用存在一定联系。
2）、工作岗位安排合理性不足，部分人员工作量不饱和：
a)、部分岗位人员可进行合并为1拖N人事，但仍编制多人，如沁园、福景万景等； b)、部分工作流程不合理，工作效率受制约；
c)、工作计划无序，生产缺乏有效调配机制，人员不能充分利用； d）、人力资源工作缺乏有效管控。
总体来说，目前公司部门人事工作总体效率不高，流程合理性不足，各部门负责人对人力管控未有足够重视。因此，实施人力资源优化势在必行。
四、人力资源优化的主要目标：
1、保证公司人力资源与公司发展相适应；为规避劳务纠纷风险，加强公司人力资源管控，拟从现部门人事工作中剥离福利管理（含商业保险、社保、公积金日常数据申报）、SAP数据管理（含新人资料录入SAP系统、商保、劳动合同等）、转正手续等、工资数据管理（含考勤、考核、加班、调薪等）、资料管理（含新人资料整理、跟进；劳动合同发放、签收等）四项工作；同时人力资源部新增编制2人，1名专项负责福利管理、SAP数据管理、工资数据管理；1名专项负责部门培训组织工作及转正、绩效、离职面谈及资料管理。部门人事工作保留离职办理、入职及生活引导、职员信息变动收集、员工活动策划、部门培训、考勤数据提供等工作。
2、做到编制科学，工作高效；参考广州物业经验，再结合深圳物业的实际情况，综合考虑每150—200名员工配置1名人事专员为宜，调整后人事专员薪酬由管理部门人数进行分摊（以编制为准）
3、成立新人事工作平台，供人事专员上传人事资料及交流信息用途，作为SAP录入的一个缓冲，每月由部门人事将相关人事数据报部门经理审批后于固定时间节点上传至平台，再由人力资源部专人进行数据处理。
人事结构优化调整后工作分摊如下： 部门人事
新增岗位1
新增岗位2
部门分担
员工活动策划
福利管理（含商业保险、
社保、公积金日常数据申转正手续 报）
SAP数据管理（含新人资料录入SAP系统、商保、离职办理 劳动合同等）
部门信息反馈
入职及生活引导
部门培训组织
工资数据管理（含考勤、
转正、离职、绩效面谈
考核、加班、调薪等）
资料管理（含新人资料整理、跟进；劳动合同发放、签收等）
职员信息变动收集
考勤数据提供
4.人事调整原则.针对人事管理效率较低部门进行调整。 较大部门，建议保留独立人事，如龙坂4部门
规模适中，但目前正在滚动开发或未来有新项目人事并入的部门建议保留独立人事。 较小区域建议就近合并人事或组成片区人事组，由原来的各部门人事转变为1—2名人事专员负责一个区域内的人事工作。
偏远部门，如金域东郡、双城水岸，建议独立设置人事岗位1人 经营管理中心建议合并为4名人事 拟初步调整如下：
调整后深圳物业人事专员由33人减少至23人，比例调整为1:120，较调整前增加75%，考虑到部分人事兼任部门或财务工作，实际减编为7人。
如不考虑跨片区问题，可最终压缩人事至15人，管理比例可达1:187，较调整前增加120%，但考虑部分部门路途遥远且不属同一片区，故不建议采用下列方式
5、初步成本核算：
减少人数 7 增加人数 2
注：隐形成本含社保、公积金、意外险、餐补、服装、年底福利等，未算法定节假日加班费，增加人数无加班费
五、人力资源优化的实施步骤： 第一阶段：调研 成立人员优化小组：
为达成以上目标，保证切实有效的进行后续工作，须成立人力资源优化小组，按如下步骤分配任务，开展工作。
检讨现有人员编制；
1）、由人力资源部安排对各项目的现场岗位制订工作标准； 2）、跟进人事专员工作性质和具体产能评估确定各人事专员编制； 3）、检讨人力资源手册的岗位说明书或工作内容；
4）、根据岗位说明书和岗位工作内容检讨目需配置的人事专员； 5）、由部门负责人对人事工作量进行评估，确定需配备人事专员。
根据检讨后的人员编制，详细对比现有人员信息：
保证少而精原则，可合并的岗位必须合并，可由1人负责的岗位，绝对不能配置2人。做到因事择人，人尽其才，才尽其用。
第二阶段：调整
显性成本 3500 显性成本 4000
隐形成本 1500 隐形成本 1700
合计 3500011400 总计
全年合计 420000136800 283200
调整后多余人员及部门工作交接：
1）、调整后多余人事专员由优先部门安排内部转岗； 2）、对绩效考核不合格人员实行末位淘汰。
3）、部门人力资源外的兼任工作（如财务、客服、考勤等）工作交接由部门内部协调安排。
4）、对于多个部门同时存在兼任财务、人事工作的人员，可通过与财务部协调，转变为1拖N人事+1拖N财务的模式。 4）、对不服从公司安排的员工进行分流
第三阶段：评估
对部门人事工作情况进行评估和调整
六、后续事宜跟进
1、人力资源手册的修改
2、体系文件的修改
3、人事协同平台的制作
七、其他
对于部门人事宜采取一定的激励手段促进其工作，如针对其日常工作设定权重比分，由人力资源部进行年度考核
希望通过以上优化工作，能够真正做到人尽其用，减少人浮于事的现象，降低公司人力成本，提高员工工作效率，增强企业市场竞争力。
