山东大学因公临时出国（境）管理办法
2016-11-24 总 则
第一条 为深入贯彻落实中央和教育部有关文件精神，进一步加强山东大学（以下简称“我校”）因公临时出国（境）管理，规范全校师生办理因公临时出国（境）手续，特修订本办法。
第二条 我校具有教育部授予的因公临时出国（境）审批权，可根据工作需要，在教育部的监督和指导下，自主审批本校师生部分因公临时出国（境）申请。我校审批工作的归口部门为国际事务部/港澳台事务办公室（以下简称“国际事务部”）。
第三条 本办法所指的因公临时出国（境）是指山东大学在职教职工非因个人目的（如旅游、探亲等）出国（境），且在外时间少于90天（含）的出访活动。我校全日制在校学生临时出国（境）的，可参考本办法实施。
第二章 审批范围
第四条 我校在职教职工（含持有境外永久居留证件或外国国籍者，下同）因公临时出国（境），需经国际事务部审批并下达《山东大学出国、赴港澳任务批件》后方可实施。
第五条 我校在职教职工因公赴港澳地区开展考察、访问、与会、培训等涉及官方交往的活动，在外停留时间不超过30天（含30天）的,由国际事务部审批并下达《山东大学出国、赴港澳任务批件》；在港澳停留时间超过30天的，由国际事务部审核后上报教育部审批。 第六条 我校在职教职工因公赴港澳地区开展任教、学术研究、工作、就读等活动，由港澳地区相关机构办理签注，由国际事务部审批并下达《山东大学出国、赴港澳任务批件》。
第七条 我校在职教职工因公赴台湾地区，需按照国家有关文件规定，由国际事务部视不同情况分别上报教育部或山东省相关部门审批并按照相关规定办理各种手续。
第三章 审批程序
第八条 根据出国（境）人员身份以及在外时间等内容，审批程序如下：
1、我校在职教职工因公临时出国（境）需由其所在单位签署意见后，报国际事务部审批；
2、现任处级领导干部因公临时出国（境），需由其所在单位签署意见，经国际部审核后报分管或联系校领导审批；
3、现任校级副职领导干部因公临时出国（境）需报学校党委书记和校长审批；
上述各类人员（非涉密）的因公出国境获得审批、备案后，由国际事务部下达任务批件或任务确认件（任务确认件适用于随上级或外单位组团已取得任务批件者）。
4、现任校级正职领导干部因公临时出国（境），由国际事务部上报教育部审批。
第九条 因公临时出国（境）申请人应根据护照办理和出访国家或地区签证、签注时间以及校内审批手续所需时间，提前将相关申请材料送交国际事务部办理出访手续。
第四章 申报材料及公派任务认定
第十条 邀请信必须发自邀请方本土，使用邀请方的官方语言或者通用语言，有明确的出访内容、出访日期、停留期限及费用负担方法，用公函纸打印，并有邀请人的签名、电子邮件地址和电话（国际会议邀请信应发自大会组委会）。国际事务部根据邀请信的邀请期限及航线、路程所需，对在外停留期限进行审核。顺访必须有顺访单位的邀请信。严禁通过中介机构联系或出具邀请信。
第十一条 因公临时出国（境）必须有明确的公务目的和实质性内容，实质性公务活动时间应占在外日程的2/3以上。
第十二条 因公临时出国（境）参加国际会议及研讨会必须有论文被接受（会议不采用论文形式者除外），且一篇论文一般只能由一个人参加。
第十三条 有下列情形之一者，不予因公派出：
1．申请临时出国（境）人员的工作或专业与出访任务不相符的； 2．持无权出具任务通知书的协会、中心、个人等所组织的出访申请的；
3．由外单位牵头组织、各单位分别申报，但预算费用超过国家出国（境）规定标准的；
4．因公临时出国（境）出访人员的配偶、子女，虽为我校教职工或全日制在校学生，但无相关公务活动安排的；
5．退休返聘人员由科研经费或其他学校经费支付在外费用，且在外停留时间超过14天的；
6、自费出境旅游、探亲及从事其它个人事务的； 7．其他按照有关规定不宜因公派出的。
第五章 出访团组规范
第十四条 学校各部门应根据工作需要科学制订下年度出访计划。出访工作要坚持因事定人的原则，一般不安排考察性出访。
第十五条 学校主要领导因公临时出国（境）计划需报教育部备案。其他校领导的出访也应严格根据工作需要制定出访计划。学校领导以学者身份出国（境）进行学术交流活动应安排在学术假期，并不得使用学校行政事业经费。
第十六条 校、院级的因公临时出访团组应严格遵守出访计划审批制度，控制出访次数、团组人数和天数。每个出访团组人员构成须坚持少而精的原则，总人数不得超过6人。每次出访不得超过3个国家和地区（含经停国家和地区，转机不出机场的除外），在外停留不超过10天（含离、抵境当日），出访2国不超过8天，出访1国不超过5天。赴拉美、非洲航班衔接不便的团组，出访3国不超过11天，出访2国不超过9天，出访1国不超过6天。
第十七条 教学科研人员出国开展学术交流合作，包括开展教育教学活动、科学研究、学术访问、出席重要国际学术会议以及执行国际学术组织履职任务等，其出国批次数、团组人数、在外停留天数根据实际需要安排。其他一般性中外校级和科研院所间的工作交流，仍执行现行国家工作人员因公临时出国管理政策。
第十八条 双跨团组的出访任务应与主管业务相符，严禁组织或参加考察性、无实质内容或营利性双跨团组。
第十九条 除以学术活动为目的、且使用科研经费支付的临时出国（境）外，实行校、院级出访团组因公出国信息公开制度，审批前国际事务部将在校内网站公示有关团组和人员信息，公示期限不少于5个工作日。回国后出访单位应在15日内在单位内部公布此次出访前公示内容的实际执行情况、出访日志和出访报告等，自觉接受群众监督，实现出访成果共享。
第二十条 临时因公出访人员必须通过因公出国（境）审批渠道办理手续，严禁持普通护照出国执行公务。回国7日内将出访总结及公务普通护照（因公往来港澳通行证）送交国际事务部。教学科研人员出国开展学术交流合作，原则上应持因公护照，如有以下情况，在办理出国任务申报时注明并提供相应材料，可持普通护照出国： 1.持有到访国家的有效长期居留证件或多次出入境签 证，需在提交出访申请时注明并提交有关证件的复印件； 2.根据外交部门规定无法办理因公证照、无法持用因公
护照出访的情形，需在提交出访申请时提出，由国际事务部出具意见； 3.持有第一个到访国家的有效长期居留证件或多次出入境签证，并经此去往其他国家的，需在提交出访申请时注明并提交有关证件的复印件。
对于以上情况，出国任务获批后在“出国批件”上注明“持普通护照”，供后续财务报销使用。
第六章 出访经费管理
第二十一条 因公临时出国经费应全部纳入预算管理，不得超预算或无预算安排出访团组。
第二十二条 临时因公出访人员要严格按照学校出具的批件内容执行出访任务，按规定的标准安排食宿，省部级人员可安排普通套房，厅局级及以下人员安排标准间；选择经济合理的出访路线，并尽可能购买往返程票，不得擅自改变行程、增加出访地点或延长出访时间。 第二十三条 使用学校临时出国经费、教学专项经费、教改及教学质量工程经费、其他专项经费出访的，应提前申报下一年度出访计划和预算，由国际事务部审核后集中报学校审批，审批通过后执行。因特殊原因调整或临时追加的出访任务，应严格履行审批程序，报学校党政负责人审批；使用“双一流”经费出访的，应报分管校领导或联系校领导审批；使用学院发展、奖福经费出访的，学院党政负责人应严格审批，报国际事务部和财务部审核；使用科研经费出访的，应严格按照预算及合同执行，由项目负责人审批（项目负责人出访的，应由所在单位主要负责人或项目组其他成员审批），并报国际事务部和财务部审核。
第二十四条 使用科研经费支付的临时出国（境），申报时需同时确认经费是否充足且符合项目支付范围。在外经费参照学校临时出国（境）经费管理办法执行。
第二十五条 所有与临时因公出国（境）相关的费用（证件工本费、签证服务费、签证费、旅费、外汇的预算与核销）须凭《山东大学出国、赴港澳任务批件》或《山东大学出国、赴港澳任务确认件》或《赴台任务批件》在财务部进行结算。各种报销凭证须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等，并由经办人签字。
第二十六条 未按规定进行审批或备案的，学校不予报销各种出国（境）费用。
第七章 出访纪律
第二十七条 涉密人员因公出国（境）管理按《山东大学涉密人员管理办法》执行。
第二十八条 因公出访人员在对外交往中应维护国家利益和学校利益，不做有损国家和学校声誉的事情。因公出访人员在访问考察、出席国际会议、合作研究、留学进修等学术交流及个人对外交往活动中，不得泄漏国家政治、军事、经济和科技秘密；凡是教学、科研、生产中有密级的资料，未经保密主管部门的批准，不得带（寄）往境外进行学术交流，对违规泄密者按照国家或学校相关规定处理。 第二十九条 因公出访人员应严格按规定程序上报归口管理部门，对因公出访团组及人员的申报事项，签字的负责人要严格审核，坚持谁派出谁负责、谁签字谁负责和谁审批谁负责的原则。
第三十条 出访人员应诚实、守信。在因公出访手续办理过程中及出访期间，若发现有令不行、弄虚作假等各种违反规定者，学校将进行查处，并根据情节轻重至少在一年内不再受理其因公出访申请。 第三十一条 在因公出国（境）审批过程中，如因相关单位把关不严、弄虚作假，造成严重后果的，按照学校和国家相关规定追究责任。 第三十二条 对教学科研人员以对外学术交流合作名义变相公款出国旅游等违规违纪行为，将严肃追究责任，并依规依纪惩处。对因管理不善、滥用政策造成严重不良影响的单位（院/所)，要追究有关领导的责任。 第八章 其 他
第三十三条 因公出访人员必须身体健康，65岁及以上人员需附医院出具的健康证明。
第三十四条 我校原则上不受理跨地区、跨系统的组团申请。 第三十五条 对出访人员较多，出访时间相对集中，会对教学、科研产生影响的单位，学校对出访人数将予以适当的控制。院所主要领导不得安排同一时间出访；领导班子成员同期出访不能超过二人。 第三十六条 本办法自公布之日起实行。以往与本办法不一致的有关规定，按本办法执行。本办法未涉及的相关事宜，按上级部门和学校有关规定执行。本办法解释权归学校国际事务部、财务部。
二o一六年十一月二十二日
