沈阳农业大学学报(社会科学版,2008-07,10(4:510-512 Journal of Shenyang Agricultural University(Social Sciences Edition,2008-07,10(4:510-512 期刊网络在线投稿系统的设计与实现 杨思尧
(《高等农业教育》编辑部,沈阳110161 摘要:为了解决目前通过电子邮件网上投稿存在的弊端,提高期刊编辑部工作效率,参照传统期刊编辑部工作流程,在W i ndo ws 2000的I I S环境下,运用ASP+Ac c e s s数据库方式,开发了基于因特网的在线投稿系统。系统可以完成作者在线投稿,稿件自主管理、实时跟踪审稿进度,编辑在线审稿,稿件在线管理,编辑与作者、作者与作者之间沟通等主要功能,并可根据权限对稿件及网站进行管理,基本涵盖了期刊编辑部稿件管理全过程。为提高用户访问速度,采用了动态生成静态页技术。并根据实际情况,提出了实现在线投稿后对编辑部工作新的要求。
关键词:在线投稿;稿件自主管理;系统设计;网络
中图分类号:G237.5;G210.7文献标志码:A文章编号:1008-9713(200804-0510-03 目前许多杂志都接受电子邮件投稿,为作者投稿提供了一条便捷的渠道。但通过电子邮件投稿,不仅增加了编辑部稿件管理的工作量,而且接受的电子邮件稿件相关信息往往不是很完整,也增添了编辑与作者联系时的不便,如果处理不及时,反而会延长稿件处理周期。而且电子邮件还受计算机病毒及垃圾信息的困扰,造成有些附件无法打开或真实性无法辨别。同时,由于论文作者日常通过电话向杂志编辑部查询稿件审稿信息,编辑部的日常事务性工作量也非常大。通过网络在线投稿,则可以避免诸多稿件管理的不便,极大地减轻了编辑部的日常稿件管理压力。
所谓网络在线投稿,是指论文作者访问指定的网站页面并将论文上传,并同时实现稿件的自主性管理的过程。我们在此提出的作者自主性稿件管理的概念,是指作
者对所投稿件自行管理,对编辑审稿的进程自行查询,无需直接与编辑接触,即可满意地获得稿件处理意见及处理进程的相关信息。随着网络技术的普及,实现了真正意义上的网络在线投稿的时机已经成熟。我们采用ASP+Ac c e s s数据库编程实现了基于网络在线投稿系统。
一、网络在线投稿系统的设计方案
《高等农业教育》是一本面向全国高等教育系统的学术性刊物,编辑部长期以来形成了具有自己特点的工作规程。我们在此基础上,从自身工作特点出发,设计了《高等农业教育》编辑部网络在线投稿系统的基本方案。
(一网络在线投稿方式设计
出于对作者著作权的保护和尊重作者隐私等方面的考虑,网络在线投稿系统采用用户注册方式,对作者信息和稿件进行管理。而且每位投稿作者只能用自己注册的用户名和密码登录系统,方能向杂志编辑部投稿,并仅能查询自己所投稿件的处理进度,而无法浏览其他作者的投稿相关信息以及作者注册信息。为防止作者多次上传稿件,造成重复投稿,减轻服务器压力,系统采用设定注册用户等级的方式,对作者每日上传文档的数量进行限制,同时对上传文件种类和文件大小也作了相应的限制。
(二稿件自主管理的设计
在编辑部传统工作模式中,稿件由编辑部负责管理,作者只能通过信函、电话、E-ma i l等途径向编辑部咨询稿件处理情况,无法自主查询,也不能及时处理自己的稿件。稿件自主管理方式的实现,为作者管理自己所投稿件提供了极大的方便条件。但稿件自主管理,并不意味着作者可以随意撤换、删改所投稿件,作者投稿后如果期刊编辑部没有接受其投稿,作者则可以修改、删除稿件;如果已经接受投稿,就表明责任编辑已经开始审
收稿日期:2008-02-20
作者简介:杨思尧(1964-,男,沈阳农业大学副研究员,硕士,从事高等教育及计算机信息管理研究。
第4期图1网络在线投稿系统主要功能模块
稿,此时作者就不能再随意修改、删除已投稿件,如果要撤换、修改稿件,只能与责任编辑或系统管理员取得联系后方能做相应调整。但无论稿件处于何种状态,作者本人都可以随时下载取回论文。
(三稿件相关信息设计和后台管理方式
根据“中国学术期刊(光盘版检索与评价数据规范”要求,投稿作者必须提供论文与作者相关信息。投稿作者必须在用户注册或在线投稿时提交论文题目、作者姓名、作者工作单位、联系方式、作者简介、基金项目等信息。为了便于稿件能准确地分发到相关的责任编辑手中,在网络在线投稿系统中还要求作者直接输入论文摘要和关键词。主编、责任编辑、稿务主管及系统管理员对稿件或系统的管理均在系统后台进行,必须经过系统登录方能实现。
1.稿件管理参照传统编辑部工作流程,对网络在线投稿环境下审稿程序仅做了必要的微调。作者通过网络在线投稿后,编辑部对稿件内容采用审核制,刚投出的稿件在作者名下的“稿件管理”项中显示稿件处于“未接受”状态,期刊编辑部根据稿件内容,严格审核后,确认符合本刊办刊宗旨,未超出本刊刊载范围,方能接受投稿。此时稿件才能分配到相应的栏目责任编辑手中审稿,栏目编辑通过后台“稿件管理”栏目中相应负责的杂志栏目下载稿件电子文档后审稿,稿件状态即进入“初审中”,然后依次为“初审通过”“终审中”“终审通过”“用稿通知发出”“版面费未收到”“版面费收到”“排版中”和“已刊发”状态,并且显示责任编辑姓名,以便作者与之相互沟通。审稿程序与传统的编辑工作程序完全相同。杂志录用稿件最终的用稿通知仍以纸质信函方式寄给作者。
2.上传文件管理由于作者需要上传稿件至服务器,为避免系统长时间运行后无用文件占用系统空间情况发生,在系统后台稿件管理中设置了上传文件管理,可通过系
统自动识别后删除无用上传文件,也可通过手动方式按月份浏览上传文件,然后删除指定文件,以释放被占用的系统空间。
3.用户管理系统将用户划分为作者、稿务主管、责任编辑和系统管理员,并实行权限等级管理。系统管
理员具有最高权限,可以进行系统的一切设置与信息的添加、
修改和删除,可以分配所有用户的权限;稿务主管只具有为论文分配责任编辑等权限;责任编辑具有与稿件相关的部分信息的修改、添加权;作者根据情况也划分不同的等级,分别在每日投稿数量、上传文档大小等方面赋予不同的权限。
4.系统管理系统管理主要是对网站的底层进行配置,包括网站基本信息及各种功能设定,对网站的使用情况监控等。为了使系统正常运行,必须保证系统后台数据库的安全,为此在系统管理中设置了数据库管理,可由系统管理员定期对数据库进行备份、压缩等操作,以便在系统遭到破坏时,能够最大限度地恢复投稿作者的相关信息。
网络在线投稿系统主要功能模块设计如图1所示。 杨思尧:期刊网络在线投稿系统的设计与实现511・・ 沈阳农业大学学报(社会科学版第10卷
二、投稿系统的实现 (一系统环境
网络在线投稿系统是在W i ndo ws 2000+I I S 环境下开发,采用B/S (Br o ws e r /Se r v e r
,即浏览器/服务器工作模式,程序在服务器端运行,用户通过I nt e r ne t Ex pl o r e r 访问。B/S 工作模式运行维护比较简单,能够实现不同人员,从不同地点,以不同的接入方式(如LAN、W AN、I nt e r ne t /I nt r a ne t 访问和操作共同的数据。(二模块功能实现
使用ASP 编程,Ac c e s s 作为后台数据库,实现对作者和稿件信息的管理;采用无组件上传技术,实现稿件通过网络的上传功能。为提高网页的访问速度,系统使用了动态生成静态页的技术,信息在写入数据库的同时,使用系统的FSO 组件来生成ht ml 格式的静态页。同时可以根据主机对网站安全的考虑更改Sc r i pt i ng .Fi l e Sy s t e mObj e c t 名的需要,可以在后台随时对FSO 组件名称进行修改。 在投稿模块中,作者可以将责任编辑的I D 加入到自己的通讯联系人名单中,随时用网上短信的方式与编辑联系、
沟通。在稿件管理页面中作者可以查询论文审稿进度,系统将论文分为“已接受稿件”和“未接受稿件”,使作者对所投稿件的状态一目了然。投稿系统后台管理模块只有稿务主管、责任编辑或管理员有权进入,以修改、添加稿件相关信息,再提交服务器,供稿件作者网上查询。为使作者投稿更加规范化,确保稿件相关信息完整性,在网页中还提供投稿指南和网络在线投稿系统使用帮助,供作者投稿时参考。
三、使用投稿系统给编辑部工作带来的变化
实现网络在线投稿不仅为作者的投稿、进度查询,还是为编辑的审稿、稿件管理都带来了无比的优越性。
(一提升了编辑部管理层次,突破了审稿的地点限制,提高工作效率
由于杂志网络在线投稿系统的实现,使编辑部日常管理工作实现了网络化,也改变了编辑人员的观念,跟上时代的发展,充分体现了网络社会环境下的无纸办公理念,因此提高了期刊编辑部管理的现代化水平。由于作者网上投稿时就自行将稿件信息录入了投稿系统,无须编辑部再安排人员登记来稿,减轻了编辑部工作压力。而且编
辑可以在任何可以上网的计算机上审稿,填写审稿意见,与作者沟通。既可以在办公室审稿,也可以在家办公,使编辑人员根据自己的情况,灵活安排审稿时间,提高了工作效率,缩短了出版周期。
(二稿件作者自主管理,方便了编辑作者之间的沟通
作者可以自行对稿件的审稿状态随时查询,所有稿件从接受投稿、初审、终审,到文章刊发一系列流程全部可以在网络上查询,实现了作者自主稿件动态化管理。由于系统设有短信功能,可以非常方便地与作者进行随时网上留言沟通,只要作者登录系统,即可看到编辑的留言,避免了电话的即实性造成的无法联系。由于网络在线投稿系统设计的管理层次分明,权限设置合理,使用时规范、便捷,杜绝了管理混乱的局面。
(三促进编辑人员素质提高,对稿件处理时间提出新要求
在网络在线投稿方式显现其优越性的同时,也对编辑人员的素质提出了新的要求。要求编辑人员提高计算机应用能力、网络使用与管理水平。由于工作模式发生改变,网络在线投稿系统的使用,使编辑部工作模式发生了根本性的改变。一方面方减轻了编辑部的部分工作,同时由于编辑日常工作的透明度增加,编辑部的工作置于作者的监督之下,对编辑人员责任心也是一个考验。因此不仅要求编辑审稿更加及时,审稿也要更加认真负责。随着网络在线投稿系统运行的时日的增长,编辑部日常工作必将在和作者互动过程中进入良性环境之中。
(四网络信息安全问题提到议事日程
网络是一柄双刃剑,它在给人们生活和工作带来极大方便的同时,网络安全也成为人们关注的问题。因此,实现网络在线投稿的前提是有效地保证网站后台数据库的安全和系统的稳定,同时还要求作者与编辑、网络管理人员增强网络安全意识,遵守有关网络的法律、法规,以及网络道德规范,共同维护好网络工作环境。
[责任编辑于洪飞]512・・
