阜阳师范学院公文格式
2012-01-04
一、纸型、纸质
学校公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），纸质定量为60 g/m2～80g/m2的胶版印刷纸和复印纸。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
二、眉首
（一）秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
秘密等级是标识公文保密程度的一种标志，密级分为“绝密”、“机密”和“秘密”。
（二）紧急程度
如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
紧急程度是对公文送达时限的要求，分为“特急”、“急件”。
（三）发文单位标识
由发文单位全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文单位全称或规范化简称。联合行文时应使用主办单位名称在前，“文件”二字置于发文单位名称右侧，上下居中排布；如联合行文单位过多，保证公文首页显示正文。
发文单位标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。
（四）发文字号
发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。发文单位标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
（五）签发人
上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋字体，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
三、主体
（一）公文标题
红色反线下空2行，用2号华文中宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（二）主送单位
标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。如主送单位名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送单位名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
（三）公文正文
主送单位名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
结构层次序数，第一层为“
一、”；第二层为“
（一）”；第三层为“1．”；第四层为“（1）”。
（四）附件
公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如:“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
（五）成文时间
用汉字将年、月、日标全；要注意“0”、“零”与 “○”的区别，“二○一○年” 不能写成“二0一0年” 和“二零一零年”。
（六）发文印章
单一单位制发的公文在落款处不署发文单位的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办单位印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文单位名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办单位印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
（七）特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
四、版记
（一）主题词
“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。
主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。一份文件最多标注5个主题词；先标类别词，再标类属词；标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形成的词。如: 《转发教育部等部门关于2011年治理教育乱收费规范教育收费工作的实施意见的通知》，先标类别词“教育”，再标类属词“收费”，最后标上“通知”。
（二）抄送单位
公文如有抄送，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送单位间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。如主送单位移至主题词之下，标识方法同抄送单位。
（三）印发单位和印发时间
位于抄送单位之下（无抄送单位在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发单位左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
（四）版记中的反线
版记中各要素之下均加条一条反线，宽度同版心。
（五）页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
五、排版规格及印制装订
（一）排版规格
正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号黑体字，副标题可用3号楷体字。一般行距28磅,或每面排22行，每行排28个字。为避免最后一页只是几行占一页的现象，可适当收缩行距，使文件成为几张整页,但收缩行距不宜小于20磅。
（二）页面设置
上白边:3.7cm±0.1cm；左白边2.8cm±0.1cm。
（三）印刷
双面印刷；上下左右居中对齐，无特殊需要，版面图文的颜色均为黑色，均匀清晰。
（四）装订
一律左侧装订。钉离左侧边沿1/4处，钉垂直。
0.5cm，2个钉在上下各
