四、档案管理规定
1、归档范围及规定
1.1 公司的市场规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工
资、经营情况、人事档案、会议记录、决议决定、委任书、协议合同项目方案等具有参考价值的文件材料。
1.2 保证厂部与施工现场资料的同步性，及时收集、整理施工文件中所形成
的工程技术文件材料，并检查其有效性。
1.3 严格对工程设计图纸进行管理，避免资料有任何损坏或丢失，建立台账、资料清单，并建立相关记录。
1.4 收集公司分散在各个部门和个人手中的文件资料，集中起来，经过整理
立卷、立档保存，做好公司立卷档案的鉴定和保存期限；负责保管档案系统完整和安全。
1.5 档案管理须指定专人负责，明确责任，全面负责对档案的收进、移交、保管、利用、销毁等情况；随时以表册、数字形式，进行登记和统计，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。
2、档案的借阅与索取
2.1总裁、副总裁等公司高层领导人借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。
2.2公司其他人员需借阅档案时，要经主管经理批准，方可办理借阅手续。 2.3 借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自
翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总裁批准方可摘录和复制，一般内部档案由行政部批准方可摘录和复制。
3、档案的销毁
3.1 任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。
3.2若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总裁批准后方可销毁，一般内部档案，由行政部门按其有效性自行处理。
3.3经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。
五、办公用品及办公设备管理
为加强办公用品使用和办公设备维护管理，节约开支、杜绝浪费，特制定本制度。
1、办公用品的领用和保管
1.1 办公用品由行政部门统一保管，并指定保管人，本着合理节约的原则及公司核定的费用标准向使用人发放。
1.2 办公用品管理人员须清楚的掌握办公用品库存情况，经常整理清点，库存不足及时申请购进，保证办公用品齐全、库存合理。
1.3保管人员应建立帐本，办好入库、出库手续，出库一定要由领取人员签字。 1.4 保管人员对于办公用品的发放和领用中必须坚持勤俭节约、按章办事的原则，不得假公济私、私分公物。
1.5 各部门要控制和合理使用办公用品，严格杜绝浪费现象；水笔、圆珠笔、胶水、墨水、涂改液、计算器等可见包装的办公用品重新领用时应以旧换新。 1.6 个人领用的办公用品、用具要妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作调动时，必须办理移交手续，如有遗失，照价赔偿。
1.7 严禁员工将办公用品带出单位挪作私用，员工离职时应将所负责保管和使用的物品退回行政部门（消耗品除外）。
1.8 办公室用品管理一定要做到文明清洁，注意安全、防火防盗，严格按照规章制度办事。
2、办公用品的分类和申购
2.1 常用品：圆珠笔(芯)、水笔(芯)、铅笔、橡皮、墨水、胶水、回形针、图钉、信封、标签纸、固体胶、大头针、装钉针、打印纸、白板笔、水彩笔等。 2.2 控制品：文件夹、压杆夹、文件架、计算器、钉书机、笔记本、会议纪录本、钢笔、胶带、涂改液、档案盒、印台、量具、刀具、刻录盘、财务帐本凭证等。 2.3 特批品(不列入办公用品费用考核)：名片、印刷品(各类宣传单、各类表格、文件头等)、U盘软盘等。
2.4 办公常用品由行政部门根据消耗情况进行申购备领，控制品和特批品由使用部门(人)提出申购，控制品经副总经理批准，特批品经总经理批准。
2.5 批准后的《申购单》交采购中心执行购买，未填写《申购单》及未经领导批准擅自购买的不予报销。
3、办公用品费用核定及相关规定
3.1公司各部门应按核定的办公用品费用定额标准把好申购和领用关，保管人员须严格按照规定不得超标发放办公用品。
3.2 核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由行政部门根据人员变动情况进行调整。
3.3 各部门因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经行政部审核后，由总经理特批增加该项费用。
3.4 保管人员应及时办理登记新购进的办公用品入库手续，采购人员进行监督入库手续并签字确认；保管人根据采购价格核定物品单价，计入领用部门(人)费用，并在每月终填报《办公用品使用情况汇总表》。
4、办公设备的管理规定
4.1 计算机的保管要实行“谁使用谁负责”原则，并由系统管理员负责计算机的定期维护。
4.2 总办复印机，由办公室指定专人负责，实行打印复印登记制度，负责人须对打印复印的部门、人员、主题、份数和日期做好登记。
4.3 各部门的打印机等电子办公设备由部门主管指定专人负责，禁止其他人员随意使用；出现故障需以报告形式交行政部门，由行政部报请经理批准后联系维修，并对故障原因予以追查对相关责任人给予相应处罚。
