公文写作与处理 第一章公文
1 公文即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效力与规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。公文的含义：1）公文形成的主体是国家机关及其即将出现或已出现的问题提出解决办法和处理意见）；6）讲究格式，规范性强（各个机关制发公文都应当按照规定的格式）。
4 公文写作的基本要求：1）要保证公文内容在政治上的正确性；要实事求是，在业务上符合客观规律；3）在文字表述上准确、鲜明、生动、符合语法与逻辑；4）公文起草要符合统一规定的体式与程序；他社会组织；2）公文形成的条件是行使职权和实施管理；3）公文是具有法定效力和规范体式的文书；4）公文是进行公务活动的重要工具。
2 公文是随着阶级、国家、文字的产生而产生，随着生产与管理活动的发展而不断发展的。汉代以前，我国文书的载体材料一般为：金石、甲骨、青铜、竹木、缣帛等。
3 公文的特点：1）公文有法定的作者（主要是以机关的名义或机关的某一部门的名义制发的）；2）公文有法定的权威（公文可以代表机关发言，代表制发机关的法定权威）；3）公文有特定的效用，即指公文的现实效用；4）公文有规范的体式（制发公文是一件极其严肃的，具有重要政治意义的工作）；5）公文有规定的处理程序（公文的制发和办理都必须经过规定的处理程序）。
4 公文的作用：1）领导与指导作用；2）行为规范作用；3）传递信息作用；4）公务联系作用；5）凭据记载作用。
5 公文的分类：1）（按来源）对外和收来文件、内部文件；2）（按行文关系）上行文、平行文、下行文；3）（按秘密程度和阅读范围）秘密文件、普遍文件、公布文件；4）（按制发机关的性质）法律 法规文件、行政文件、党的文件；5）（按内容的性质与作用）指挥性、规范性、报请性、知照性、记录性文件）。
6 公文的文种也就是每一份公文的名称，它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。
7 行政机关的公文文种有13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复。党的公文文种有14种：决定、决议、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。 第二章公文写作
1 公文写作，是指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言体现机关领导意图和愿望的写作活动。公文起草的组织可分别采用的形式：1）由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文；2）由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔起草；3）由起草小组共同酝酿，多人分工执笔一人统稿贯穿成文。
2 公文质量主要体现在两个方面：1）在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强；2）在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。
3 公文写作的特点：1）被动写作，遵命性强（公文不是凭撰写者个人的兴趣、意志决定的，而是在机关或组织的领导授意下以被动的方式进行）；2）对象明确、针对性强（公文写作必须明确受文对象，公文内容应当具有针对性）；3）集思广益，群体性强（公文是集体智慧的结晶，这就是写作过程的群体性）；4）决策之作，政策性强（公文的内容既要符合党和国家的方针政策，又要提出便于基层执行的政策）；5）急迫之作，时限性强（公文是为解决现实问题，往往是对重大事情作出决策，对
5）要注意选用书写的载体材料与字迹材料。
5 公文写作的步骤和方法：1）明确发文主旨（中心内容、文种、发送范围和阅读对象、发文的具体要求）；2）收集有关材料（收集、阅读和研究有关的文件、深入下去，收集有关的实际材料）；3）拟出写作提纲；4）认真起草正文（把握公文主题选好用好材料、观点正确情况确实、内容涉及的有关部门要经过会商取得一致意见、文字表述要简练交代问题要清楚）；5）反复检查修改（关于主题、观点、材料、结构及语言的修改）。
6 公文写作人员应具有的修养：1）政治素质好（明确的政治方向、坚定的政治立场、敏锐的政治洞察力和鉴别力，要求自觉地在政治上同党中央保持一致，要求严守纪律，严格遵守保密制度）；2）有一定的政策理论水平（政治理论水平的高低直接决定公文写作的成败）；3）熟悉业务和机关工作情况；4）有较宽的知识面（社会和自然科学知识、熟悉本单位的业务和机关工作情况）；5）有较好的文字功底。
7 公文写作人员加强修养的途径：1）与时俱进，勇于创新；2）博览群书、增长知识；3）深入实践，勤学苦练。
第三章公文的体式与稿本
1 公文的体式是指，公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有一定的体式，主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便。 2 公文的文体，是指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采取的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。通常在写作上运用的表达方式有叙述、描写、抒情、议论和说明五种。 3 公文的语言特点：1）准确；2）简明；3）庄重；4）得体（要求：适应行文的语体风格、分清上下级关系掌握好分寸、恰当运用公文的专业用语）。
4 公文的构成要素：发文机关标识、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词。
5 公文的成文时间：1）在一般情况下，以领导人签发时间为准；2）经会议讨论通过的，以会议通过时间为准；3）规范性公文以批准时间为准；4）两上以上机关的联合发文，以最后一个签发机关的领导人的签发时间为准；5）一般的日常事务性公文以它们的印发时间为准。
6 公文标注主题词应注意的问题：1）必须在公文主题词表中选用主题词；2）公文主题词表中的类别标题不作主题词用；3）主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词；4）一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容再对第二个主题内容进行标引；5）在公文上标注主题词，要直接反映出该份公文所说明的问题或论述的事物；6）居左顶格3号黑体标在抄送机关上1行后用冒号。 7 公文的稿本：1）公文的文稿：草稿和定稿（又称原稿、底稿、正稿）；2）公文的文本，用途不同分为：正本、副本、存本、修订本、试行本、各种文字文本。
第四章公文的行文规范
1 按照一定的规定或准则来维护机关间的行文秩序称为行为规范，其内容包括：行文关系、行文方向与方式及行文规则三方面。
2 确定行文关系的基本原则：1）国家行政机关的隶属关系和职权范围；2）党的各级机关的隶属关系和职权范围。
3 机关间行文关系的划分：1）同一系统的机关上下级间，构成领导与被领导关系；2）上级业务主管部门和下级业务部门间具有业务上的指导关系；3）非同一系统机关间，无论级别高低，它们仅仅是（公布后对下级机关和人民群众的活动有指导、导向作用）；3）有约束力（其执行是带强制的）。决策的类型：1）指挥型；2）个案型（目的是引起注意或警惕，扩大正面影响缩小消极影响）；3）知照型。
7 决议是经领导机构主持召开的会议通过的对重要事项进行决策部署的指导性公文。决议的特点：1）表达群体意志，是大多数或全体与会者意志的体现；2）有权威性和约束力，任何个人不能随意改变决议也不能拒不执行决议。决议的类型：决策部署型、结果公布型。
8 决定和决议的关系：（联系）两者都是下行的指挥性公文，在内容方面接近侧重于对重要事项的决策，一般性关系或称不相隶属关系；4）同一系统的同级机关间的关系属于平行关系。
4 公文的行文规则：1）注意隶属关系，尊重机关职权；2）大力精减文件，严格控制发文数量和范围；3）在一般情况下，党政机关不得越级行文；4）牵涉到几个部门的问题，部门间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文；5）行文必须正确确定主送机关和抄送机关；6）主送机关与公文文种要相互呼应；7）关于联合行文的问题，联合行文的各机关或部门必须是同级的；8）关于“请示”的行文问题，应当一文一事，一般只写一个主送机关；9）关于各级党政机关办公厅（室）的行文问题（凡在自己职权范围内下发的文件，对授权的机关或领导人不作说明，直接叙述要讲的事情即可；凡是授权以办公厅（室）名义下发的文件对授权机关或领导人要在文件开关加以说明）；10）经批准公开发布的公文，应视为正式公文依照执行。 第五章机关法定公文的写作（上）
1 具有发布命令的领导机关：1）中华人民共和国主席、2）国务院、3）国务院各部、各委员会、4）县级以上地方各级人民政府、5）乡、民族乡、镇的人民政府。
2 命令的特点：1）权威性（表现在两方面：一是发布命令的必须是乡以上级别的国家权力机关的执行机关、二是命令的内容重要且具有不可更改性）；2）指挥性（具有指挥下级机关或有关人员行动的功能）；3）强制性（命令的执行具有强迫的因素）。命令的类型有：公布令又称发布令或颁布令、行政令、嘉奖令。
3 命令写作的要求和具体方法：1）必须根据宪法、法律规定的权限范围发布命令；2）要注意各类型命令写作的共同点和不同点（内容单一，一文一事篇幅较短、结构由标题、编号、正文、签署构成）；3）语言要准确、凝炼、庄重、有力。
4 议案，是有议案提出权的机构或人民代表，向同级人民代表大会或其常务委员会，提请审议事项的建议性公文。议案的特点：1）行文关系及办理程序的法定性；2）行文内容的单一性和可行性。议案的类型，根据身份的不同：1）由职能机构提出的议案（全国人大主席团、全国人在常委会、全国人大各专门委员会、国务院、中央军事委员会、最高人民法院、最高人民检察院）；2）由人民代表大会提出的议案。
5 议案写作要注意三点：1）提出的问题重要且已具备解决的条件；2）要注意提出的权限和时限；3）要注意行文格式和办理程序。
6 决定是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文。决定的特点：1）内容重要（由领导集团或权力机构针对重要事项或重大行动，集体研究讨论后作出的安排和部署）；2）政策性强
在文字表达方面风格也一致都要求准确鲜明、简洁。（区别）1）形成的程序有异，决议须由议会通过而决定可由议会作出也可由领导机构在职权范围内作出；2）内容的范围有异，决议多半针对全局性问题，决定既可解决全局问题也有不少用以解决具体事项；3）发布形式有异，决议以会议名称发布，决定可由会议名称发布但多半以机关名称发布。
9 指示的特点：1）针对性；2）原则性（对于具体的工作方法，要发挥下级机关的主动性和创造性，不宜包办代替）。指示的类型：1）涉及全局问题，带普遍性的指示；2）涉及局部问题，带特殊性的指示。指示的写作：1）标题一般由发文单位、事由、文种组成；2）正文一般由指示根据、指示事项、执行要求组成。
10 意见的类型：1）直接指导型（领导机关直接对重要问题发表意见用以指导下级的工作）；2）批转执行型（由职能部门提出经领导机关同意，批转或转发各下级部门执行）。
11 意见的写作：1）意见的标题，也是发文单位加事由加文种，但如经上级机构批转或转发，则上级多半用“通知”的形式下达，而将“意见”全文附在后面；2）意见的正文，开头多半是提出意见的现实根据，后面则是对工作的具体要求及实施的原则、步骤、方法等。 第六章机关法定公文的写作（中）
1 公告是机关、团体向公众宣布重要事项的告知性文件；通告是机关、团体在一定范围内公布事项的告知性文件。公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项；通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。
2 公告、通告的特点和差异：1）发布的公开性，两者的内容都是公开的，发布的目的是要让大家知道或遵守。公告涉及的范围广，通告涉及的范围小；2）事项的重要性，都是代表政府或一定的机构发布的，其内容涉及较多群众，因而必须是重要的事情才可以使用公告、通告的形式发布；3）操作的严肃性，公告和通告均内容重要而面广，因而操作时必须严肃要严格按章办事。 3 公告、通告的类型：1）涉及法定事项的公告、通告；2）知照性公告、通告。
4 公告、通告的写作：1）符合权限一事一告；2）内容明确语气庄重（公开宣布较重要的事情，要有关人员知道或遵守，所以内容一定要十分明确以免执行时出现差错，在宣布时，证据要庄重以免造成误解）；3）注意格式。
5 公报是公开发布重要决或重大事件的告知性文件。公报的类型：1）会议公报（用以公布党的重要会议召开的情况及会议所作的决定）；2）统计公报（发布国民经济和社会发展各方面情况的统计数字）；3）外交公报。
6 公报的写作：1）会议公报，如目的是公布会议结果，只要简明扼要说明最后结果就行；如目的是传达会议精神，就要根据会议内容，作较详细的分析阐述；2）统计公报，必须由国家各级统计部门或国家指定的机构发布；3）外交公报，涉及对外关系，其发布应遵循法定的审批手续和途径。 复，要本着急件急办的原则，及时处理各类请示。
4 函是机关间办理日常公务的交往性公文。函的特点：1）形式灵活，适应性强；2）务实性强。函的类型：1）商洽函，用于机关间商洽工作、讨论问题；2）问复函，用于机关间提出询问和答复询问；7 公报与公告的区别：从发布机关来说，党的领导机关多用公报，政府机关多用公告；从内容来说，宣布单独事件多用公告，发布会议情况、谈判情况、统计情况多用公报，宣布要有关人员遵守的法定事项，用公告而不用公报。
8 通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。通知的类型：1）发布性，用于发布行政规章及党内规章制度（使用条例、规定、办法、守则等文种）；2）批转性，用于上级批转下级的公文给所属有关人员，让他们周知或执行；3）转发性，用于转发上级或不相隶属机关的公文给所属有关人员，让他们周知或执行；4）指示性，用于上级指示下级如何开展工作；5）任免性，用于任免和聘用干部；6）事务性通知，用于处理日常工作中带事务性的事情。
9 通知正文的写作：1）发布性通知，只要写明发布什么规章，请贯彻执行就行了；2）批转性、转发性通知，写明批转、转发什么文件请贯彻执行，如有意见需另起一段写；3）指示性通知，先引言说明为什么要做这件工作，工作内容和要求一般结合写内容多的要分条列出，最后小结对受文单位提出总的要求和希望；4）任免性通知，写明什么权力机构任免什么人担任什么职务就行；5）事务性通知，把周知或执行的事写清。
10 通报是在一定范围内表彰先进、批评错误，传达事项的告知性文件。通报的特点：1）周知性，即在发文范围内让所有人都知道所通报的情况；2）指导性，通报应对读者的思想、行为有指导、导向作用。通报的类型：表彰先进型、批评错误型、传达事项型。 第七章机关法定公文的写作（下）
1 报告是下级向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。报告的特点：1）重陈述，报告的主要任务是如实向上级陈述工作情况，事实和意见的陈述应当是报告的主要内容；2）有主见，汇报者在报告中应当对所报告的事实提出自己的看法。报告的类型：1）（按内容涉及的范围）综合报告（金属例行报告）和专项报告（不定期的根据实际情况的需要而撰写）；2）（按行文目的）呈报性报告和呈转性报告。报告的写作：1）陈述事实要清楚扼要；2）表达观点要精练清晰；3）语言要简洁朴实。 2 请示是下级向上级机关请求指示或批准的报请性公文。请示的特点：1）超前性，请求必须在办事前；2）说明性，请求的目的在向上级说明情况请求帮助；3）单一性，请求必须坚持“一文一事”。请示的类型：请求批准类、请求帮助类、请求批转类。请示的写作：1）要遵守行文规则（一文一事、一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关、一般不得超级请示有特殊情况应当抄送被超过的上级机关、受双重领导的向上级机关请求，应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复）；2）理由要充分要求要合理；3）格式要正确语言要得体（标题要事由加文种，正文按请求理由、请求事项、结束语的顺序写，语气既要委婉又要实事求是）。 3 批复的特点：1）针对性，针对“请示”及请示的机关和问题；2）指导性，针对请示表态或发表意见，对下级工作有指导、规范作用。批复的类型：表态性批复、指示性批复。批复的写作：1）要先回应后批复，批复正文的开关一定要表示来文已收到；2）态度要鲜明，措辞要明确；3）要及时批
3）请准函，用于向没有隶属关系的有关主管部门请求批准；4）知照函，用于把自己管辖范围的事项告诉有关的机构。函的写作：1）一事一函直陈其事，不要转弯抹角说客套话；2）语言要平实、亲切、自然。
5 会议纪要是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件。会议纪要的特点：1）纪要性，把会议的主要精神和议定事项经归纳整理表述出来；2）约束性；3）知照性。会议纪要的类型：1）决议性会议纪要（多半是有一定权力的机构召开的研究工作的会议）；2）协议性会议纪要（由代表不同方面的不同机构联合召开的商讨共同关心问题的会议）；3）研讨性会议纪要（只要把各方的主要观点、意见或情况记下就行）。
6 会议纪要的写作：1）一般是在会议结束后起草的，经主管领导人签字同意才算定稿，协议性会议纪要则要与会各方领导人都同意才能定稿；2）其标题常用“会议名称加文种”；3）其正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三个部分；4）会议纪要由会议主持机关撰写，可在最后署机关名称和撰写日期，也可只在正文中写出主持机关不另外署名。
7 条例是由党政领导机关制定和发布的系统规范某一方面工作、活动、行为等的法规性公文，于1987年首次定为行政法规名称。条例和规定在党的机关可作正式公文行文，在行政系统只能以“令、决定或通过”形式发布。
8 条例和规定的区别：条例规范的范围大，制定和发布的机构级别高，而规定规范的范围较小，能够制定和发布规定的机构的级别可高可低；从使用范围说，规定比条例广，很多局部的、具体的工作都可用规定，而条例规范的工作一般带有全局性，不涉及过于细小的工作。
9 条例和规定的写作：1）草拟需遵循：（坚持四项基本原则，为改革、开放、搞活和社会主义现代化建设服务；符合宪法和法律及党和国家的路线、方针、政策；实事求是；贯彻民主集中制，充分发扬民主）；2）起草条例和规定，应当对现行内容相同的法规进行清理；3）条例和规定的内容用条文表达，内容较复杂的多用“章条式”，内容较简单的多用“条款式”；4）语言要准确、严密。 第八章机关其他常用文书的写作（上）
1 规章类文书是规范工作、活动、行为等的规章制度类文书，适用于党政系统、社会团体、企事业单位及各类组织机构。其包括：条例、规定、办法、实施细则、章程、规则、守则、制度、公约等文种。其特点有：内容的规范性、执行的强制性和制定的程序性。
2 办法是对某一项行政工作作比较具体的规定，或是对法律、条例、规定等在执行过程中某些方面的具体做法的补充规定。实施细则就是实施法律、法规的细小规则，是针对实施法律、法规时已经或可能出现的种种问题而制定的规则。章程是一定的组织机构制定的确定组织原则或办事原则的规章类文书。守则是特定范围的全体成员必须遵守的行为准则。
3 计划类文书是机关团体为达到某一目标或完成某一任务，对目标达到、任务完成前特定时段工作的设计和安排。其包括：规划、纲要、计划、安排等文种。其作用有：上情下达、下情上达、统一自
身步调。计划类文书的特点：1）目标的前瞻性（任何工作计划都有一个需要完成的预期目标，这目标不是任意确定的它必须服从更长远的奋斗目标）；2）操作的预想性（可操作性，同时具有尚未经实践检验的预想性）。计划类文书的类型：规划类、计划类、安排类。计划类文书的写作：1）分析情况要认真细致；2）确定目标要实事求是；3）措施步骤要切实可行；4）条目要分明语言要简洁。 5 提案的写作要求：1）熟悉同提案有关的情况；2）注意区别提案同一般文章的行文格式（一般把“案由、提案人、理由、办法“突出来顶格写在每部分的开头后面加冒号）。建议的写作格式：标题、称谓、正文、落款。
6 建议的写作要求：1）把握分寸要适度，建议的写作要实事求是，要使建议在现实条件下行得通；2）4 总结的特点：1）回顾性，总结的内容是回顾已经做过的工作；2）经验性，从具体工作中引出经验教训以便为以后的工作提供借鉴。总结的类型：1）综合性总结，是关系全局的总结，内容涉及多方面的工作；2）专题性总结，内容比较单一。总结的写作：1）回顾工作情况要实事求是；2）总结经验教训要着眼未来；3）纲目要清晰，文风要平实。总结的正文常见的写法有：分层展开式，是一种纵式结构；纲目带动式，是一种模式结构。
5 调查报告的作用：提供真实的社会情况，为制订政策、贯彻政策、宣扬先进、揭露阴暗、解决工作中的疑难问题服务。调查报告的特点：1）针对性强，即调查报告写作的目的很明确，都是针对定的现实问题写的；2）纪实性强，调查报告的主要任务是提供与要解决的问题有关的事实，是真实的、确凿的材料。调查报告的类型：新闻性、政务性、个案性调查报告。
6 调查报告的写作：1）深入细致、客观公正的调查是写好调查报告的前提；2）围绕问题展示重要的、典型的材料是调查报告的主要任务；3）调查报告的格式：其标题有公文式（对象、内容、文种）和新闻式（有单行和双行两种，形式比较多样）。 第九章机关其他常用文书的写作（下）
1 讲话类文书的类型：讲话稿、开幕词 闭幕词、欢迎词 欢送词 答谢词。讲话类文书的特点：口头性、直接性、针对性、情感性。讲话类文书的写作要求：1）主题要鲜明、集中；2）材料要真实、新颖；3）而已要清晰、紧凑；4）语言要明白、生动。
2 记录类文书是指如实记录有关内容而形成的公务文书。其类型有：1）会议记录；2）电话记录；3）接待记录；4）大事记（将本机关本部门工作的重大公务活动或重大事件按年、月、日的先后顺序进行如实记载的一种记录性文书）。记录类文书的特点：1）内容的纪实性（是对有关内容的实录）；2）材料的直接性（是直接第一手材料）；3）语言的实录性（一般不是作者的语言，而是如实记录别人的语言）。大事记写作要求：要记述“大”事；要客观真实、要言简意赅。
3 简报的特点：1）简，在文字上要简明扼要；2）快，在尊重事实保证质量的前提下的“快”；3）新，立意要新、内容要新。简报类文书的写作：1）报头（简报的正下方印上期数，期数左下方写主编简报的单位名称，右下方写印发的具体日期，再在下面加上一条红线与主体隔开）；2）主体（由按语、标题和正文组成）；3）报尾（正文写完后用一条黑线隔开）。简报类文书的写作要求：1）内容要真实、确切；2）篇幅要短小；3）针对性、指导性要强。
4 建议类文书可分为：1）议案；2）提案（是指，提请机关或一定组织的会议讨论、处理的意见或建议的文书。提案一般在各级政协会议和职工代表大会中使用）；3）建议（是组织、单位或个人对某项工作、某项活动或某方面的问题提出建设性的意见、建议时使用的文书）。建议类文书的特点：建议性、说理性、委婉性。建议类文书的写作：1）标题；2）案由；3）提案人（可写在案由下方，也可放在正文后日期之前处）；4）理由；5）办法；6）日期。
所列内容要具体，易于落实；3）表述语言要精练，建议书的写作只需言简意明地把具体办法和措施列出来。 第十章公文处理工作
1 从广义上说，公文处理工作就是运用科学的原则、程序和方法对机关公文的拟制、办理、管理以及整理归档所进行的一系列衔接有序的工作。公文处理工作的特点：1）政治性（直接关系到党和国家的方针政策、法令法规的贯彻执行）；2）时限性（表现在：凡进入文书部门的公文一般都要及时迅速地进行处理、有的公文的处理要讲究适时、公文处理的各个环节都要注意时间上的衔接）；3）机要性（指公文处理所涉及的一些文件的内容具有不同程度的机密性及文书工作岗位的重要性）；4）规范性（指公文在形成、办理、管理和整理归档过程中，必须遵循统一的规范）。
2 公文处理工作的作用主要指从公文的形成到公文的办理、管理、整理、归档等一系列环节对机关工作所发挥的作用，主要表现在：1）助手作用（有助于机关工作有条不紊地进行、提高机关工作的效率和效益、提高机关工作的水平）；2）纽带作用（任何一个机关都不能孤立地存在，各机关间联系的纽带除当面谈话研究工作及电话联系外，还有公文）；3）查考作用（机关工作活动中形成的文件，办理完毕后其中部分对日后工作还有查考作用，需转化为档案保存）。
3 公文处理工作的基本任务：科学地组织机关的文书工作、及时准确地处理机关的往来公文、有条理地安全地运转公文、完整地保管公文、正确地发挥公文的作用、有效地推进机关工作、为机关领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。
4 公立处理工作的组织包括：组织机构、组织领导、组织形式。
A公文处理工作的组织机构：1）对于一些较大的机关来说，归机关的办公厅（室）领导；2）对一些较小的机关或者基层单位来说，一般中要在办公室设一两个专职或兼职的文书即可；3）对一些企业单位来说，大中型的可在办公室内设文书科或秘书科等，而小型的只须在办公室内设专、兼职文书即可。
B公文处理工作的组织领导：1）从全国来说，由中共中央办公厅、国务院办公厅分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作；2）从一个机关来说，由本机关的秘书长或办公厅（室）主任负责领导；3）从上下级机关的关系来说，上级领导机关对其所属的机关、单位具有业务指导的责任；4）从机关主要业务职能部门来说，可责成一名秘书分工负责公文处理工作；5）对机关档案部门来说，它对机关的公文处理工作也负有一定的指导责任。
C公文处理工作的形式：1）集中式（指在一个机关内除文件的承办外，公文处理的各个基本环节都集中在办公室来进行）；2）分工式（指将一个机关的公文处理工作分别由机关的办公厅（室）及各业务机构的公文处理部门或专、兼职文书分工负责进行），分工式又可分为两种情况：按文件内容和职责分工、按公文处理的不同环节分工。
5 公文处理工作形式的选择应考虑的情况：1）机关的工作性质、任务和职权范围；2）机关内部组织机构设置的层次、数量；3）机关收发文件数量的多少；4）机关办公驻地是集中还是分散以及距离的远近；5）机关工作人员的数目和机关文书的配备等。
6 公文处理工作的要求：1）准确、周密，确保质量；2）及时、迅速，注重时效；3）做到安全可靠，确保机密；4）加强集中统一管理：5）坚持实事求是，遵规守纪按行文机关要求和公文处理规定进行；6）精简文件，深入实际、反对官僚主义和文牍主义。 第十一章公文办理程序
1 公文办理程序指，公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。主要有：签收、拆封与登记；分发与传阅；拟办、批办与承办；催办、查办与注办。
2 签收公文应做到“四查清”：1）查清信封或封筒上的收文机关名称是否确属本机关的收文，以防错投、错收；2）查清信封号码与递送人在签收登记簿上所登的号码是否一致；3）查清文件封口是否破损包装是否牢固，如发现有散包、破封、密封条被拆等情况应及时追查原因；4）查清文件的登记件数与有件数是否相符。
3 公文登记的作用：1）便于管理和保护文件，防止积压和丢失；2）便于检查和检索文件；3）便于文件的统计和催办工作；4）作为核对与交接文件的凭据。
4 收文登记的形式：1）簿册式（优点是：容易保存，适宜按时间顺序进行登记）；2）联单式（优点是：可减少重复登记的某些项目，简化登记手续）；3）卡片式（优点是：能适应使用和管理文件的需要，在卡片盒里灵活地进行分类排列）。
5 分发亦称分办，是指文书在文件拆封登记后，按文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。分发的原则和具体要求是：1）对那些方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的指示、报告类的文件，及文书还不能判定应由哪个部门承办的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导；2）对那些属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，直接分送有关部门或承办人；3）对来文机关答复本机关询问的文件，原来是哪个部门请求、询问或要求下级报送的，复文就分送哪个部门阅办；4）在文件人数少阅办阅知部门多的情况下，就按先办理后阅知、先主办后协办、先正职后副职的次序分送；5）公文的分发要建立登记交接制度。
6 传阅文件应注意：1）传阅的顺序；2）传阅文件应以文书人员为中心进行传递；3）在传阅过程中或传阅完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发现有领导批示时，要按指示意见进行处理；4）每份传阅文件都应由文书部门在文件首面附上《文件传阅单》由阅看人员在上面签注姓名和日期。 7 拟办是指，对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。做好拟办工作的要求：1）拟办前要认真研究公文的内容和发文机关的要求，弄清来文的背景查明问题的症结所在，以便有针对性地提出切实要行的拟办意见；2）要清楚地掌握有关政策和规定，力求使拟办意见既符合实际情况，又符合政策规定；3）要熟悉业务；4）拟办意见要周到，要综合考虑各方面的因素和影响；5）拟办意见的文字要简明扼要，拟办意见之下要签署拟办人姓名和拟办日期。
8 批办是指，机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。批办的内容有：1）提出处理该份文件所
述问题的原则和方法；2）提出并指明负责承办该文件的单位或承办人，规定承办的时限；3）凡是需要两个单位或人员共同承办的，须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人具体执行；4）各项批办意见，均应着重地填写《公文处理单》的“批办意见”栏内，并签署批办人姓名和批办日期。
9 承办，指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。它既是收文办理的最后一道程序，又是发文程序的开始。承办需注意：1）对有领导具体指示的公文，一定要认真领会领导的指示精神，按领导的意图及时办理不得延误推诿；2）一般性公文就根据有关的文件精神、有关规定或按以前的惯例酌情办理；3）对领导批办要求本部门牵头与其他部门联合办理的公文，本部门要先拟出复文请有关部门会商，并由本部门和有关部门负责人签名后再报请机关领导审批；4）复文需经领导人审定的，要将有关文件材料一并附上，以保证领导能全面掌握情况，作出正确的判断和决策。 10 催办指，那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求及时对文件承办的情况进行督促和检查。催办工作应注意：1）要明确催办范围；2）要将催办落实；3）要建立和加强公文催办工作的组织机构。
11 查办指，文书人员协助机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实，及对某些问题进行查处、解决的一项承办性工作。查办的工作程序：1）阅读有关材料，为查办立项作准备；2）查办立项（确定查办的事由、明确办理要求、指明承办单位或承办人、规定完成时限、提出办结后的反馈要求）；3）查办的办理（一种是转出交办，一种是由查办人员直接承办）；4）查办的结果与反馈（1肯定的，即反映问题属实按规定作了处理、2否定的，即反映问题失实，向指示人当事人说明了情况、3部分肯定部分否定、4事件的范围有所扩大，即由一个问题涉及一片。）5）整理归档。 12 注办指，对公文承办的情况和结果，由经办人在公文处理单上所作的简要说明。注办的内容有：1）一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后文书应注明阅毕的日期；2）需要办理复文的文件，办完后要注明“已复文”并注上复文的日期和文号；3）用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接话人等，并由承办人签字；4）不需复文的要注明“已办、已阅、已摘记”等。
13 发文办理程序的环节：拟稿、审核与签发；核发、缮印与校对；用印、登记与分发。拟稿是指，公文承办人根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。
14 审核指，公文的草稿在送交机关领导人审批签发前，对公文的内容、体式进行的全面审核和检查。公文的审核要做到“六查”：1）查是否需要行文，以什么名义行文；2）查文稿内容与法律、法规和政策及上级的有关规定是否一致，与平等机关和本部门已有的规定是否矛盾；3）查要求和措施是否明确具体，切实可行；4）查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签；5）查方案表述是否准确、简练、条理清楚，标点是否正确文字书写是否规范；6）查公文格式是否符合规定。
15 签发需注意：1）必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发，不可超级；2）以机关内某个部门名义的发文，可由部门负责人签发；3）在签发文件时，须对文件的内容和文字作严格的审阅修改，对其所签发的公文内容和文字表述的正确性负完全责任；4）文件经签发人审批发出时，签发人应在送签的发文稿纸的签发栏内写上“发、印发、急发”等字样，并署全名及年月日；5）联合发文，
一般由主办该公文的单位负责，送请有关联署机关或部门的领导人会签。
16 核发的内容与要求：1）审批意见是否明确，审批人员是否签署全名及时间等；2）文稿中的文种、格式、内容等是否正确；3）编排发文安号；4）对需要标明密级、紧急程序的公文进行标注；5）确定分送单位和印制份数。
17 缮印需注意的问题：1）要忠于原稿，如发现原稿有不当之处须经过秘书或办公部门同意才能更改，不允许擅自改动；2）文字无误、设计美观大方、格式排版合要求、便于阅读办理；3）不要出现末页无正文的现象；4）要注意保密；5）公文的缮印要建立登记制度。
18 校对，指将公文的誉写稿、打印稿清样与经领导签发的原稿核对校正，以修改和消除书写、打字上同保存价值（凡是反映社会历史发展和记录机关主要职能活动、反映机关基本历史面貌的重要文件，所起的作用和保存价值就必然要大一些；而机关工作活动中所形成的一般性文件相对而言就小些，甚至没有保存价值）。
6归档文件整理的质量要求：1）归档的文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的应予复制；2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 7 推行以“件”为单位的归档文件整理方法，应做好：更新观念，增强改革意识、提高人员素质、加强硬件建设，即加大对现代化基础设施的投入、注意新旧整理方法的衔接。
8 归档文件整理的工作步骤：装订、分类、排列、编号、编目、装盒。以件为单位进行装订时应注意：的错误。
19 用印指在印好的文件上加盖机关印章。用印需注意：1）必须以机关领导或部门负责人签发的公文原稿为依据，经核对无误后始得用印；2）公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒；3）两个以上机关或部门联合下发的发文，都要加盖印章；4）公文用印一定要与制发公文的机关部门或单位相一致；5）公文用印要核实份数，超过份数不能盖印。
20 封发文件应注意：1）先要看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件等，然后按发送份数进行分装；2）收文机关的邮编地址、名称要在发文的信封上写准确；3）发文如系密件、急件、新启件，凡文稿上没注明的须分别注明，并在封套上加盖密件戳、急件戳、写明亲启；4）文件封装后应及时发送，发送方式按文件性质分别采取邮递、机要交通传递和专人传递；5）会议发放的文件，凡怒放带回的也要发行签字手续，并应向与会者所在单位发出“会议文件目录”，以加强对会议文件的管理。 第十二章公文的整理（立卷）与归档
1 归档文件整理是指，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。归档文件整理工作的意义：1）它能够保持文件间的有机联系，便于文件的查找利用；2）可以维护文件的完整与完全，也便于文件的保管；3）归档文件整理为档案工作奠定了基础，它既是公文处理工作的最后一道工序又是档案工作的起点。
2 实行文书部门整理（立卷）制度的优越性：1）可充分发挥文书部门熟悉本职业务，提高归档文件整理的质量和工作效率；2）可有效地避免和防止文件的散失，有利于归档文件的齐全完整及保守党和国家的秘密；3）文书部门可暂时保存当年的文书，有关人员平时查阅比较方便也便于平时文件的收集与整理；4）可促进机关档案工作，提高机关档案管理水平，更好地为机关工作服务。
3 选择机关公文整理（立卷）环节应考虑的相关因素：1）被确定为整理（立卷）环节的文书部门要直接经手文件的处理；2）对整理（立卷）一切所经手处理文件的数量有一定的要求；3）要考虑机关办公地点的分布情况；4）要考虑文书人员的数量和配备情况及他们对业务的熟悉程度。
4 归档文件是指，立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。其含义可从几方面来理解：1）指出了归档文件的来源和范围；2）应于归档的文件必须是办理完毕的文件，正在办理的文件还不能归档；3）应于归档的文件须是能作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
5 归档文件的整理的基本原则：1）遵循文件的形成规律，保持文件间的有机联系；2）区分文件的不
1）对“件”内文件进行排列；2）对用纸规格需按A4型纸的尺寸加以折叠，但应尽量减少折叠层次折痕应处于文件、图表字迹外取齐右边和下沿；3）装订前，应对不符合要求的文件材料进行必要的修整；4）装订前，应将“件”内各项按一定方式对齐；5）装订服务器须符合档案保护要求。 9 归档文件的分类：1）按年度分（分年度时，一般应以文件签发日期为准，据以判定文件所属年度）；2）按保管期限分（永久（50年以上）、长期（15-50年）、短期（15年以下）；3）按机构（问题）分（机构分类法和问题分类法）。
10 归档文件目录的具体填写要求：1）件号：填写室编件号；2）责任者即文件的发文机关或署名者；3）文号，一般由机关代字、年份和序号组成；4）题名即文件的标题；5）日期即文件的形成时间；6）页数，以件为单位填写总页数用于统计和核对；7）备注，用于填写归档文件需要补充和说明的情况。归档文件目录一般要打印三份，其中一份随文件入盒，一份承受归档文件向档案馆（室）移交，一份留存备查考。
11 档案盒的内容：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。装盒要求：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒，装盒时应视文件的多少选择档案盒的厚度。
12 归档范围，凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，经文书部门或业务部门整理、立卷后，应定期向档案部门归档。
13 归档时限，机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案。
14 归档要求：1）应归档的文件材料齐全、完整；2）文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；3）归档的文件材料，应保持它们间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。
