商务写作
商务写作步骤
一、规划写作任务的步骤
1.明确写作目的。
仔细想一想，您希望读者做出怎样的回应。您的写作目的是什么？您可能想：
说明通知影响传达要求
您可以考虑通过在上述几个动词后面添加具体信息使您的写作目的更加明确。
内容编辑的步骤
确保您的信息以受众为中心。
检查文件是否清楚明了。
有技巧地为信息排序。
2.分析受众。
思考以下有关您的受众的问题：
我的读者对我的建议是会接受、漠视还是抵触？
我的读者已经对主题有了怎样的了解？
我的读者了解多少技术信息？
我的读者的风格是怎样的，我如何与其相匹配？
对我的读者来说，这当中包含了什么？
3.分析和提炼您的基本要点。
基本要点是您希望读者记住的一个关键信息。您能越早用一两句话提炼出关键信息，您就越容易写作您的文章。如果您发现有两个不相关的关键信息，则应撰写两份文件。每份文件只表述一个主题，这样才能从读者那里得到最理想的结果。
4.制定您的写作策略。
在思考写作策略时，您应自问以下问题：
我是否是传达这一信息的合适人选？
我是否需要在文件中包含一封单独的附信？
我应该使用怎样的传递方式？电子邮件？快递？
时间的选择是否太早？或者发送该信息是否已经太晚？
务必回答“为什么？” 不要跳过这个问题，这是确立您的可信性的关键所在。确保文件以读者能够理解的方式确切说明了您的关键信息为什么重要。
风格编辑的步骤
1.设计视觉效果。
花些时间创建一个能够吸引读者的视觉构架。恰当地运用视觉效果能使您要传达的要点从让读者眼花缭乱的大量信息中脱颖而出。
通过运用标题、栏目、表格、粗体、斜体、带圆点和序号的条目，以及保留足够空白等方式帮助您的读者理解您的文件。
2.让语气贴近受众。
写作的语气会影响读者对内容的看法。随意的语气可能适合您所熟悉的同事，但不适合客户或上级。 此外，您的措辞方式会对读者的理解产生影响。选择能阐明信息的词语，而不是使之模糊的词语。
3.检查文件是否简明扼要。简洁但完整地陈述您的信息。
4.使用主动语态。
只要有可能，应尽量使用主动语态，使陈述更加有力，从而促使对方采取行动。主动句与被动句的主要差别在于主动句表示施动者主动执行某动作。例如，您应该写“首席工程师设计了该软件”而不是“该软件是由首席工程师设计的”。
5.精确度修改。仔细校对，确保语法、标点和拼写没有错误
内容编辑的步骤
1.确保您的信息以受众为中心。
最常见的错误之一是撰文者仅关注于自己的日程而没能满足读者的需求。仔细检查文件，确保所写的内容包含了读者的需要。
2.检查文件是否清楚明了。
使您的写作目的（尤其是与读者有关的行动步骤或最终期限）易于发现和理解。同时确保您的写作内容准确，范围适中。
3.有技巧地为信息排序。
对于乐于接受的读者，您可以在文章的开头部分就表明基本要点或关键信息。如果您认为您的读者不太容易接受您的想法，则需要有技巧地安排关键信息的位置，将其放在读者最容易读到和最有可能加以考虑的地方。您会发现在引出关键信息前做一些铺垫会更有效果。
4.务必回答“为什么？” 不要跳过这个问题，这是确立您的可信性的关键所在。确保文件以读者能够理解的方式确切说明了您的关键信息为什么重要。
商务写作技巧
运用重要性排序法的技巧
当您的写作对象为两名或多名读者时，应考虑最重要的读者可能会有的反应，通常情况下最重要的读者是决策者。相应地组织文件的内容。
对于易于接受的读者，关键信息应放在开头。
对于不易接受的或有抵触情绪的读者，在陈述关键信息前，您需要提供更多的铺垫和背景信息。利用文章的开头部分使读者相信您的建议是值得信赖的。
运用比较和对比法的技巧
在比较两项事物时，应从读者较为熟悉的一项开始。
运用图形或表格来比较技术信息。
不要在同一部分同时陈述优势与劣势，这样容易产生混淆。
在使用一些关键短语进行比较时应注意前后一致，如：“一方面”和“另一方面”，“前者”和“后者”，以及“与此相同”和“与此相反”。
电子邮件的写作技巧
把关键信息放在您的标题行中，以确保读者不会删除您的信息。
保持信息的简洁。尽量使收件人打开邮件后不用滚动屏幕即可看到所有相关信息。
每封电子邮件仅涵盖一个主题。
先对邮件信息进行编辑和拼写检查，然后再发送电子邮件。
切勿在怒火中烧时发送电子邮件。一个很好的测试方法是：问一问自己您是否会当着对方的面说这样的话。如果答案是否定的，请不要发送这封电子邮件。
在转发电子邮件时，请先查看原始标题行。转发对象是否能理解这个主题？如果答案是否定的，请做必要的修改。
加入结束语。对于外部读者，应使用一些简单结束语，如“真诚的”或“向您问候”。对于内部读者，请遵循您公司的准则。
到点击“发送”之前的那一刻再键入收件人的地址。这会降低您发送未完成电子邮件或错发电子邮件的可能性。
仅把电子邮件发送给需要接收它们的人。
商务备忘录写作的技巧
每份备忘录仅涵盖一个主题。
写一个具体的标题行。
运用明确具体的标题突出截止日期及行动要求。
按想法的相关性进行分类。
为您的备忘录设计视觉效果。
尽量使用主动语态。
如果您熟悉您的读者，则您的语气可以更加亲密，不用像商务信件那样正式。
撰写业务信件的技巧
从个人招呼语开始。
第一句话就要包含关键信息，以引起读者的注意。
每句话的长度应保持在 20 个字左右。
要留出一些空白，以方便读者快速浏览。将每段的长度保持在 5 至 6 行左右。
尽量使用主动而非被动语态。
使用正面的措辞。例如，应使用您的投资 而不是费用 或者成本。
为您的信件设计视觉效果。
在文件最后，总结要点或向您的读者建议接下来应采取的步骤。
不要一开篇就提及附件。如果信函带有附件，可稍后在正文中指出。
避免使用过于正式的文体。
如果合适，可在结尾处简短添加表达友好的话或表达个人感情的话。
提案写作的技巧
在开始之前，应要求同收件人召开一次提案规划会议，以更多地了解公司的需要
以客户为中心撰写您的提案。告诉读者您的产品或服务将如何满足他们的需求。您无需罗列您的产品或服务的所有特点，您要做的是把您产品的优势同顾客的需求结合起来，阐明您的产品将对他们的业务产生何种影响。
回答“为什么”这一问题。
做到具体明确。您的信息越具体，您的解决方案就会显得越实际、越可行。
为您的提案设计视觉效果。
