采购部管理制度
一、总则
（一）为规范管理，有效控制酒店运营成本，本着搞好采购供应，维护经营管理，保障酒店运作的工作方针，根据行业相关要求和本酒店实际情况，制定本制度。
（二）酒店采购方式分为采购申请单采购、鲜活类每日订单采购和合同、协议采购等。
（三）酒店采购物品种类分为食品类（包括鲜活食品、干货、冻货、调味品、酒水等），用品类（包括一次性客用品、布草、印刷品、办公用品、工程维修配件及工具、百货类等）,固定资产类等。
（四）采购供应遵循透明原则、公开竞争原则，采用集中采购和分散采购相结合，多方询价、公开招标、集体定价的工作方式，坚持价比三家、货比三家、按质论价。
二、采购制度
（一）酒店日常采购项目包括日常补库的食品、定期消耗品、鲜活类食品、办公用品等以电子订单形式申购；第一次申购物品、非定期消耗品、动力工具类、印刷品、固定资产类须以书面形式（请示批件、采购申请单、或签署采购协议、合同）提出申购。
（二）原则上采购物品均需通过询、比、议方式确定最终价格及供应商。如果独家供应的应于采购单上说明原因。
（三）每个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息、鲜货类每半月一次询价并整理汇总,以书面形式汇报给酒店财务部及主管领导。
（四）采购部须将所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品登记归档并妥善保管，有人员变动时须全部列入移交。
（五）日常物品采购时间为5个工作日；急用物品当天采购；印刷品、客房一次性用品、布草、客杂等使用部门须提前一个月下单采购。
（六）禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。
（七）采购部负责跟进采购申请单的签批、各协作厂商的到货日期跟催。当请购 1
单在采购员手中五个工作日而未能有效报价或未送达部门经理签批的，主管应将情况向部门经理上报。
（八） 当订单发出后，采购人员对已发出订货单中采购项目的到货情况和质量进行检查，对未到货项目和到货质量产生问题的项目进行交涉和跟催整个过程。
三、申购审批流程
1.酒店采购申请单采购审批流程：
以电子订单形式申购日常补库的食品、消耗品类、办公用品类，由仓管部打电子订单，仓管部经理审批，采购部据此生成电子订单，采购部经理审批；以书面形式提出采购申请的第一次申购物品、动力工具类、印刷品、固定资产类等，经分管领导、采购副总、总经理审批后，填写采购申请单，报仓管部核实仓存数量，采购部询价、比价后、报主管领导，财务总监、总经理审批。固定资产类物资须签批至董事长。
酒店紧急采购项目，采购部接使用部门通知后，经副总以上批准后，可先行采购，到货后使用部门办理验收借用手续，直接用于酒店经营。事后相关部门补办审批程序，仓管部补办入库、出库手续。
2.鲜活类每日订单审批流程：
鲜活类食品由饮食部厨房以及人力资源部员工餐厅每日下电子单，厨房每日订单由行政总厨审核、员工餐厅每日订单由人事部主管审核。
3.合同类审批程序：
采购部与供应商拟订采购合同，由总经办负责签转合同审批转单。
4.维修服务类程序：
维修等服务项目由申请部门以请示件形式报批，有关所需服务的说明以备忘录形式知会采购部联系维修厂家，维修服务后申请部门以维修单的形式到财务报账。
四、采购物品品质规定
1.索证规定。所有供应商均须提供有效期内的合格企业资质证明。
2．供应商的规定。所有采购物品的品质须保持一贯稳定。大宗物品供应商的变更，须在采购单上明确说明，报公司主管领导、财务总监、总经理审批后方可执行。
3.质量规定。使用部门如申请对定型及计划内订货的物资样版改版，须经主管领导、总经理审批后，重新打版封样，采购员才能落实订货。
4.责任规定。使用部门、采购部、仓管部各负其责，对酒店采购物品的品质按照相应职责划分负责。
五、食品类采购工作流程
（一）分类采购的规定
1、时令蔬菜、水果、海鲜类为鲜活类每日电子请购单采购方式。对于蔬菜水果类食品，由行政总厨出具基本规格要求，每半月由采购部组织大厨、人力资源部、财务部、仓管部四大部门市场询价，共同采购部分样品，按版进货收货。
2、鲜肉类产品为每日电子订单采购。每日进货的鲜活类食品，由中西厨、酒吧、员工食堂于进货前一天的下午14：30前将鲜活类每日请购单审核，采购员根据存货原料报价单生成订单，然后通知客户按规格、按要求及时送货。
3、冻货、调味品、干货等的采购，由中西餐行政总厨或被指定人员对食品的规格、品牌、质量、使用起止日期等提出具体要求，采购部据此招投标，确定供应商补货采购。
4、酒水类采购采取签订供销协议和采购申请单采购相结合。每次采购按照招投标定价或存货价格表定价采购。
5、饮用水、饮料、咖啡、鲜活类食品采用供货协议采购。
6、使用部门需要的某种新原料、在市场上发现或客户提供的新品种，由采购员呈交行政总厨鉴定，接到书面确认通知后，由采购员按相应的审批程序办理订货。
7、海鲜鱼池的品种，使用部门按前一天实际的使用数量与财务收银员及时核对。如遇客人点菜的品种鲜活类食品报价单上没有且数量不大的，按创价网当日网上报价定价。
（二）食品类定价
1、一次性采购的食品，按以下办法定价。
（1）市场变化较大的产品，如蔬菜、水果、海鲜、水产品、每半月定价一次；冻品、鲜肉等每一个月报价一次；干货、酒水、粮油等每次采购按照招投标定价或存货价格表定价采购。如有价格发生变化，采购员填写价格变更单，说明价格变更原因交采购部经理核定价格后签名，并呈交主管领导、财务总监审核价格，总经理批准同意后采购员方可按此价格执行。鲜活类的定价须集体询价集体定价，询价组成员由采
购员、财务成本组核算员、仓管部收货员、中西厨房大厨、员工食堂的代表组成。询价后采购部组织询价小组开会研究后，出定价报告，报主管领导、财务总监审批执行。
（2）属不常用、季节性较强、价格易变或特殊品种，不是急用的非询价品种，事前要了解市场价格，经三家对比价格，部门经理建议供货单位后报主管领导审批，急用的非询价品种，要立即进行多家询价，选择价低者，并提请经理确认。
（三）货款结算工作规程
客户的货款结算，按照合同约定或采购单注明的结款方式结算，凭客户交来的发票、采购申请单和收货组的收货单，采购员核对品种及单价后签名确认，部门经理审批后交财务部办理结算手续。
六、用品类的采购工作规程
（一）分类采购规程
1、一次性客用品、印刷品、布草、工服等定型物品及计划内仓存物资的请购，由仓管部根据物资库存的最高储备量、最低储备量及使用部门的使用情况，下采购申请单，采购员根据定价填写请购单后交采购部经理签名，分管副总审核后，按相应申购程序办理采购。
2、工程维修配件及工具、百货类等非定型及计划外物资请购，由使用部门根据营业上的需要，直接填采购申请单（一式四联）申购，并注明申购物资的名称、规格、型号、数量（必要时提供样品），由使用部门经理签名后交仓管部核实库存情况，采购员根据定价填制请购单后交采购部经理核定，并呈交财务总监、副总、总经理审核。
3、各部门每月的办公用品，由行政办公室、仓管部统计品种、数量，于每月的25日前统一填请购单申购，采购员联系各客户订货，并于次月的7日前将用品送至仓管部。
4、各部门急需使用、订货金额不大的物资，可填写一式四联的紧急订单（总办加盖加急章），请购部门经理签名后转采购部办理，采购员根据定价填制后交采购部经理、财务总监审核、分管副总审批签名并办理订货手续。
5、对于采购固定资产、大型设备、金额大的物资，使用部门先草拟报告上报批准后，执行询价比价程序确定供应商后签订购销合同。合同注明购货数量、购货金额、规格、交货时间及地点、制作要求及质量、保修期、违约责任等有关事项，并交使用
部门和北大科技园合同部审核修改，再与对方公司签订购销合同，合同正本交财务部存查及办理付款手续。
（二）定价
1、酒店一次性采购的大宗物品品种，按照货物最短使用周期进行招投标定价采购，其中包括：
一、工衣制服等服装类；
二、各大巾类、床单、被套、餐布等布草类；
三、家具类；
四、客房杂件类；
五、家电类。
2、一次性采购物品达不到合同采购规模的物资用品，按以下办法定价。
（1）酒店已确定样品、需常年订货、变化不大的长线物资的询价，其中包括：
一、酒店固定使用的表格、菜牌、宣传册等印刷品类；
二、一次性客房用品等百货类；
三、清洁用品、洗衣用料等化工类；
四、办公用品、各类纸巾等杂货类。采购部按照招投标定价或多家比价定价采购。如有价格发生变化，采购员填写价格变更单，说明价格变更原因交采购部经理核定价格后签名，并呈交主管领导、财务总监审核价格，总经理批准同意后采购员方可按此价格执行。
（2）已经询价的品种，因改变样品规格或其他特殊原因，应根据使用部门提供的新样品或由厂家按我店的使用要求提供样品，采购员联系三家以上的厂家按样品进行报价，行文上报总经理批准后方可按新价执行，超过一定额度的要报董事长审批。
（3）属于不定型、规格变化较大、价格受市场变化影响较大和特殊的品种，这些品种应先找厂家报价，采购员了解市场价格并洽谈压价，价格交采购部经理审核后，上报财务总监、分管副总审核后，采购员按此价格执行。
（4）对于各种用品的价格，采购部应不定期组织采购员到有关的市场了解价格等情况，参观有关的展览会，到厂家考察生产、质量等情况，确保采购物资物美价廉。
