在华举办国际会议申报程序
预报：
国际会议包括有三国以上外国代表学术会议和有两国代表参加的双边会议以及合作项目中的工作会议。每年2月和10月，科研处会通知各学院预报当年7-12月和次年1-6月拟举办的国际会议信息。国外代表在30人以下的一般性国际会议不需预报;重大国际会议*（后附说明）必须预报并且要提前一年预报。 申报：
一、举办一般性国际会议，举办单位应在对外承诺前三个月将申请举办会议的报告报学校科研处会签意见。重大国际会议则需要在对外承诺前六个月申报。
报告应包括以下内容：国际会议的中英文全称；举办日期、会期、地点；主办单位、合办单位、协办单位、委托承办单位名称（国外单位应注明中外文全称）；与会人员范围、会议规模、外宾人数；会议的主题、议题和主要内容；经费来源；举办国际会议的必要性、预期达到的目的；会议主要承办人姓名、单位、电话号码（办公和移动电话）。 国外代表名单(姓名、国籍、单位名称、职称或职务)
二、科研处会签意见后转交国际交流处。国际交流处对报告进行初 审并向会议负责人提出修改意见，负责人将修改后的报告电子版发 给国际交流处经办人。 三．国际交流处起草学校报告报主管校长审批。
四．国际交流处将学校报告上报教育部国际合作与交流司，在审批过程中如有疑问需要解释或需要补充材料时，国际交流处将向学院转达相关意见和要求。
五．教育部将批件寄达国际交流处转学院。
注意事项：
一． 经批准同意对外申办的国际会议，有关机构和个人在举办过程中不得承诺和承担超出授权范围的额外义务。
二． 不宜跨省、自治区、直辖市易地举办国际会议，如果与其他省、自治区、直辖市的单位和机构合办会议，原则上由会议举办地的单位向其上级申报批准。
三． 不得随意使用“峰会”、“国际论坛”、“世界大会”、“全球大会”、“高层会议”、“首届”等称谓；从严限制国际会议形成固定年会或例会的机制。
四． 避免在同一时间或短时间内举办相同主题或类似的国际会议。 五． 原则上不邀请国家领导人出席会议和参加相关礼仪活动。特殊情况需要领导人与会的，事先需取得领导人原则同意后再逐案报批。
六． 与境外国际组织、机构联合举办国际会议，需要提供该机构的背景资料，要求举办单位事先查看该机构的网站，如果里面涉及“两个中国”或“一中一台”问题，需要求该机构将网站内容予以整改，并将整改后的网站截图一并上报。
关于重大国际会议的说明：
一． 联合国下属机构和各专门机构的大会与特别会议。
二． 联合国系统以外的政府间和非政府间重要国际组织的大会与特别会议。
三． 事关我核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题的国际会议。
四． 外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的一般性国际会议，以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术专业领域的专业或学术型国际会议。 五． 外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别的国际会议。
六． 邀请党和国家领导人出席的高级别国际会议。
七． 邀请全国人大、全国政协、最高人民法院和最高人民检察院的领导同志出席的国际会议。
