办公设备的选用和保养技巧
摘要：
一、电脑的使用及保养技巧
（一）正确使用电脑
1、正确开关机
2、防止静电损坏硬件
3、防止带电插拔损坏电脑及其他设备
4、长时间不使用时应关闭计算机
（二）电脑的维护
1、硬件的维护
2、软件的维护
二、打印机的使用及保养技巧
三、复印机的选用及保养技巧
四、传真机的选用与保养技巧
关键词：电脑硬件损坏 打印机 复印机 选用纸张传真速率
一、电脑的使用及保养技巧
（一）正确使用电脑
1、正确开关机：使用电脑第一个要注意的就是正确的开机顺序，应该先打开外设（如 显示器、音箱、打印机、扫描仪等设备）的电源，然后再接通主机电 源。而关机顺序则刚好相反，因为在主机通电的情况下，关闭外设电 源的瞬间，会对电源产生很大的电流冲击，所以应该先使用正确的方 法关闭主机电源， 然后再关闭外设电源， 这样可以减少对硬件的伤害。 而电脑在进行读写操作时，更不能切断电源，以免对硬盘造成损伤。 如果使用操作系统进行软件关机，并且插座上有电源开关时，可以不 用关闭显示器开关，而直接在插座上关掉总电源。电源插座接触不良 时应马上换掉插座，不要为了省钱而使用质量很差的电源插座。关机 后也不能马上开机。关机后，距离下一次开机的时间，至少要有 10 秒钟。如果在关机后一段时间内频繁地做开机关机的动作，会对电脑 硬件造成很大的损害，尤其是硬盘。遇到电源不稳定或打雷时，应尽 量不要使用计算机。
2、防止静电损坏硬件：使用电脑时，非信息中心人员不要自行打开机箱触摸机内零部件，因 为人身上往往带有大量静电， 触摸电脑硬件时很可能会造成一些硬件 芯片被静电击穿而损坏。用手摸硬件前，先触摸金属导体（如机箱的 铁皮），或直接用水洗手来释放身体的静电，切不可用湿手去触摸硬 件。
3、防止带电插拔损坏电脑及其他设备：在插拔计算机键盘及鼠标时，如果不是 USB 接口的键盘与鼠标，应在 关机后才可以进行插拔，否则有可能会因为电流冲击而损坏主板。在 电脑开机状态去插拔打印机连线， 甚至是在开机状态去插拔打印机电 源都有可能会烧坏主板。USB 设备在拔出时，应在“安全删除硬件” 中先停止 USB 设备的运行，等出现可以安全移除设备的提示后，才可 以拔下 USB 设备。
4、长时间不使用时应关闭计算机：下班或长时间外出时，要关闭计算机的电源，不但节约用电，而且还 能延长计算机的使用寿命。但要注意 Windows 系统中按下“关机”按 钮，有时计算机并不能关闭，因此要等到计算机真正关
闭了电源后才能离开。另外，在夏天雷雨季节关机后最好是把电源线和网线都拔下来，以防雷击造成电脑损坏。
（二）电脑的维护技巧
1、计算机硬件的维护
（1）任何时候都应保证电源线与信号线的连接牢固可靠；
（2） 定期清洗软盘驱动器的磁头（如三个月、半年等）；
（3）计算机应 经常处于运动状态，避免长期闲置不用；
（4）开机时应先给外部设 备加电，后给主机加电；关机时应先关主机，
后关各外部设备，开机 后不能立即关机，关机后也不能立即开机，
中间应间隔 10 秒以上；
（5）软盘驱动器正在读写时，不能强行取出软盘，平时不要触摸裸 露的盘面；
（6）在进行键盘操作时，击键不要用力过猛，否则会影 响键盘的寿命；
（7）打印机的色带应及时便换，当色带颜色已很浅，特别是发现色带有破
损时，应立即更换，以免杂质沾污打印机的针头，影响打印针动作的灵活性；
（8）经常注意清理机器内的灰尘及擦试 键盘与机箱表面，计算机不用时
要盖上防尘罩；
（9）在加电情况下， 不要随意搬动主机与其他外部设备。
2、计算机软件的维护
（1）对所有的系统软件要做备份。当遇到异常情况或某种偶然原因，可能
会破坏系统软件，此时就需要重新安装软件系统，如果没有 备份的
系统软件，将使计算机难以恢复工作。
（2）对重要的应用程 序和数据也应该做备份。
（3）经济注意清理磁盘上无用的文件，以有效地利用磁盘空间。
（4）避免进行非法的软件复制。
（5）经常检 测，防止计算机传染上病毒。
（6）为保证计算机正常工作，在必要时利用软件工具对系统区进行保护。
二、打印机的选用与保养技巧
（一）打印机的使用：由于激光打印机依靠静电工作，所以它能强烈地吸附灰尘。所以保持激光打印机的清洁其实关键在于除尘，要知道粉尘是几乎所有的 电器设备的天敌，任何整洁的办公室都是有灰尘的，何况纸张本身就 带有与灰尘类似的细小纤维。 所以在打印时在成千上万的碳粉颗粒通 过静电吸附在纸上的同时，不可避免地会有一些残留物留在机内的一 些部件上。如果不能够及时地清除这些粉尘的话，激光打印的最后一 道工序是通过加热滚筒来加热，久了的话热量的作用会将这些粉尘 “烧”成坚硬的固体物，从而使激光打印机发生故障，影响到激光打印机的正常使用。针对这样的情况我们要做的是：
1、将激光打印机放置在远离阳光直射的地方，应保持使用环境 整洁并有较好通风。 也就是说尽量让打印机在一个干净清洁的环境里 面工作。
2、打印时请使用规范的纸张。打印纸张过轻，过厚，过于光滑 或特
殊的纸都容易引起卡纸。纸张应整齐地包装和保存好。因为长时 间暴露在空气中会使纸张过于潮湿或干燥而影响打印质量。
（二） 打印机的保养：
1、一般在购买后的售后服务中请专业的维护工程师定期对打印 机进
行清洁。
2、由于纸路中污物过多，会使打印出的纸面发生污损。在清洁纸路
时，首先打开打印机翻盖，取出硒鼓，再用干净柔软的湿布来回 轻轻擦拭滚轴等有关部位，去掉纸屑和灰尘。
3、臭氧过滤器至少一年要更换一次。每次更换粉盒后，应使用 酒精
棉签清洁电晕网。 更要经常做的是使用柔软的纱布清洁内壁沾染 上的碳粉颗粒。内部所有能看得见、够得着的部位都要清洁到。这些 清洁工作能减少打印时的黑斑或条纹。
4、利用专用的清洁工具 ，比如清洁纸， 它具有很强的吸附作用， 让激光打印机重复几次打印一张空白文件，目的只是让这张清洁纸正 常运动，使它能粘走滚轮和纸道上的粉尘。另外像粉尘吸附器，通过它也能够清理掉内部粉尘。
三、复印机的使用用及保养
复印机是一种自动化办公设备，它可以提高公文形成的速度，节 省大量的等待时间，给办公工作带来极大的方便。但是由于复印机的 操作又是一项技术性较强的工作，不了解机器的基本原理和构造，就无法正确地使用它，有时还会因操作不当而损坏机器，影响使用。
1、查看复印机开关是不是开着：刚打开的复印机一般要等上几分钟的预热时间才能使用。
2、查看纸盒内是否有纸：纸盒在下方，盒上标明了纸的尺寸（A
4、A3 或其他），查看盒中是否有纸，如果没有纸要把纸放一些进出。
3、把复印机上盖掀起，把要复印的资料字面贴着玻璃板放好，放的位置根据纸张的不同会有所区别，在玻璃板上有标记。
4、选择所需的纸张（A4 或 A3）。
5、选择要复印的份数。 要经常地擦洗原稿盖板和原稿玻璃板。在清洁时，我们一定要 用清洁柔软的棉纱布（最好是专用的清洁软棉）蘸点肥皂水轻轻擦拭 （切勿用力过大，否则会使原稿玻璃板损坏）直至除去污痕为止，然后我们还要用蘸有清水的棉布擦拭几遍，最后再用干棉布擦干即完成 清洁工作。另外，您要切记不能使用酒精等溶剂进行擦拭，也不可使 用粗糙的布， 以免划伤、腐蚀稿台， 如果原稿玻璃板底面有脏物的话，那么应拆下原稿玻璃板并对其进行全面的清洁。同时，我们也要把机 器外表面的灰尘除去，并把剩余的复印纸装入纸柜中以避免受潮和吸 附灰尘， 而且在每天用完复印机之后最好是用一塑料罩或布罩将复印 机盖起来加以保护。另外，由于原稿玻璃板非常地脆，而且很容易被硬物划伤，所以 我们在使用时应尽量避免用手直接接触原稿玻璃板，更应防止大头针、订书钉等硬性物品碰撞原稿玻璃板。
四、传真机的选用及保养
（一）传真机的工作原理：传真机将需发送的原件按照规定的顺序，通过光学扫描系统分解成许多微小单元（称为像素），然后将这些微小单元的亮度信息由光电变换器件顺序转变成电信号，经放大、编码或调制后送至信道。接收机将收到的信号放大、解码或解调后，按照与发送机相同的扫描速度和顺序，以记录形式复制出原件的副本。传真机按其传送色彩，可分为黑白传真机和按占用频带可分为窄带传真机（占用一个话路频带）、宽带传真机（占用12个话路、60个话路或更宽的频带）。占用1个话路的文件传真机，按照不同的传输速度和调制方式可分为以下几类：①采用双边带调制技术，每页（16开）传送速度约6分
钟的，称为一类机；②采用频带压缩技术，每页传送速度约 3分钟的，称为二类机；③采用减少信源多余度的数字处理技术，每页传送速度约 1分钟的，称为三类机；④将可与计算机并网、能储存信息、传送速度接近于实时的传真机，定为四类机。按用途可分为气象图传真机、相片传真机、文件传真机、报纸传真机等。记录方式多用电解、电磁、烧灼、照相、感热和静电记录等。
（二）传真机的类型：采用普通纸记录的传真机是发展趋势。普通纸传真机分为喷墨普通纸、色带普通纸、激光普通纸三种。喷墨及色带普通纸传真机价格适中，稿件便于保存，功能齐全，但接收的效果及分辨率较差，图像层次感较低。推荐使用施乐FC-160和松下UF-8330型；激光普通纸传真机图像接收效果好，并可以与计算机联网打印机，收发传真速度快，内存量大，但价格在传真机里属高档型。这类传真机推荐使用松下UF-8585/8595/8885/8895/8710/8770/8880和理光4000L/5100L型。
（三）传真机的选购：
1、购机预算：根据购买预算选择品牌，也就是有多大的能力办多大的事。具有相同功能的机器，因品牌、产地、质量的不同，价格也有差异，因此要根据自己的预算和需要，选择适合的品牌。
2、商家服务及信誉：选定机器型号后还要确认其质量及商家的售后服务。无信誉的销售商，会给你今后的使用带来不必要的麻烦。另外，还要考虑到所选机器的消耗材料的价格及易购性，以免对今后的使用造成不便。应到具有维修能力并能提供配件的商店购买。进口传真机在保修期内（一般是一年）很少有损坏的，保修期过后，如传真机损坏，有些商家并无维修能力，也无配件更换。的确，传真机上有许多专用器件如感热记录头（TPH）、CCD或CIS以及MODEM在市场上都较难买到，考虑到这些因素，购买传真机时应到信誉卓著的商店或者传真机的代理商处去购买，这样售后服务一般都有保证。
3、国产机与进口机的选择：国产机在外观造型上与进口机相比的确有差距。另外，由于生产批量不是很大，在价格上与进口机相比也无优势可言，但其内在品质并无差别。由于从设计到加工生产都是自己完成的，因此维修起来很方便，配件供应也有保障，并且可以做到中文液晶显示，操作简单，适合国情，让那些对英文不熟悉的用户操作起来也很方便。
（四）传真机的检测
1、看外观造型是否美观，外形尺寸大小是否合意，尤其要注意外壳是否有碰伤、划伤的痕迹，因为常有不法商贩购买进口的二手传真机，经过清洗后冒充新品出售。一般正规渠道进口和国内厂家生产的传真机，在背面或底面都贴有生产厂家的出厂编号以及信息产业部颁发的进网标志序号，否则有可能是非法渠道进口的。
2、复印试机：仔细辨认复印得到的文件副本上的文字是否清晰，国家标准要求5号字应可辨认。检测具有中间色调功能的传真机时，还应把传真机设置为中间色调状态，复印一张具有图像信息的原稿，看复印出的图像层次是否丰富、逼真。具有自动送纸器的传真机放置多页原稿复印时，不应同时送两张原稿。还要看看薄纸复印是否会起皱、原稿是否会走斜、是否会弄破原稿，经过复印检测可大致了解传真机搓纸系统的性能。复印检测完毕后，再检查具有切纸功能的传真机能否自动切纸，观察切纸刀是否锋利。经过复印试机，可大致了解传真机对文字、图像处理所能达到的水平，并且可了解其机械性能，如齿轮的传动是否平稳、切纸刀是否良好等。复印时产生的振动与机械噪声越小越好，噪声小说明机
械传动配合良好，设计合理，加工装配精度高。
3.收发信试机：检测时可在市话网上试机，检查收发信是否能正常结束。收信时所得到的文件副本应无误码，发信时收信方收到的传真件也应清晰无误码，并且注意观察在收发信过程中，传真机是否降速。有的进口传真机并不适应我国的线路状况，收发信时常产生误码，有的虽然无误码，却是以降低发送速度达到目的的。对于线路状况不良的地方，试试收发信很有必要。至于传真机的其余功能，最好是让商家对照说明书上所列的各项功能操作演示一遍。
（五）识别假冒伪劣传真机：由于传真机的进口机型较多，其价格也较高，所以一些不法奸商就会以次充好，以水货充正品。要识别假冒伪劣传真机可以从下面几个方面进行检查。
（六）传真机的使用注意事项
1、不要频繁地开机。这是因为每次开关机都会使机内的电子元器件发生冷热变化，而频繁的冷热变化容易导致机内元器件提前老化，每次开机的冲击电流也会缩短传真机的使用寿命。经常通电其实是传真机最好的保养方法。
2、雷雨天气注意防止雷击。近年来，雷击已经成为电器损坏的一大元凶，尤其是网络上的电器，比如并入有线网的电视机、上网的电脑及传真机等。传真机最好的预防雷击方法是：雷雨天气如不使用传真机，除关掉电源，应将电话线插头拔掉。这是因为雷击主要是从电话线进来的。
3、不要随意更换电源线。传真机原机所带电源线的插头都是3针式插头，中间1针起保护接地作用。若将其拔掉或改用两针插头，则对安全不利。
4、不宜在高温、强磁、强腐蚀性气体的环境中使用。高温、强腐蚀性气体不但会影响传真机记录纸的印字质量，而且会对电子线路造成不良影响或毁坏。强磁场不仅会干扰通话，还会传送的图像失真。
5、不要使用非标准的传真纸。劣质的传真纸光洁度不够，使用时会对感热记录头和输纸辊造成磨损。记录纸上的化学染料配方不合理，会造成印字质量不佳，保存时间变短。
6、合纸舱盖的动作不宜过猛。传真机的感热记录头大多装在纸舱盖的下面，合上纸舱盖时动作过猛，轻则会使纸舱盖变形，重则会造成感热记录头的破裂和损坏。
7、有装订针、大头针之类硬物的图文资料，以及墨迹或胶水未干的稿件不宜发送。这是因为上述硬物容易划伤扫描玻璃或其它装置，引起传真机故障。而稿件上的墨迹或胶水未干则易弄脏扫描玻璃，造成传真机发送质量下降。
8、不要把传真机当作复印机来使用，重要资料要用静电复印机复印后保存。有人用传真机的复印功能来复印资料。传真机完成复印功能的主要部件是感热记录头，它是传真机最重要的部件之一，靠自身发热工作，因应尽量减少其工作时间，以延长传真机的使用寿命。另外传真纸记录的文件不宜长期保存。这是因为传真纸上的化学染料不稳定，时间长了或受阳光照射后，传真纸上的字会逐渐退色。因此，对于重要的、需要长期保存的文件，一定要用静电复印机复印一份长期保存。
