文秘事务.txt对的时间遇见对的人是一生幸福；对的时间遇见错的人是一场心伤；错的时间遇见对的人是一段荒唐；错的时间遇见错的人是一声叹息。接待计划与安排
1、说明接待计划的三项内容： （1）接待规格； （2）日程安排； （3）经费列支。
2、人员安排中计划中应写明； （1）主要陪同人员； （2）主要工作人员；
（3）住宿地点、标准、房间数量； （4）宴请时间、地点、标准、人数； （5）会见、会谈地点、人数、参与人员。
3、日程安排计划：
（1）日期、时间、地点； （2）活动内容； （3）陪同人员。
4、接待经费计划（列支）； （1）工作经费； （2）餐饮费； （3）住宿费； （4）交通费； （5）参观费；
（6）其他不可预见费用。
公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤是；
1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。
2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。
3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。
4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。
5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。
6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。 信息登记和编码
1、登记：
（1）登记的含义：登记即建立信息的完整记录。 （2）登记分为两种类型；
①总括登记，对存储信息按批分类登记； ②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。
（3）登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。
2、编码： （1）编码要求；编码结构应表示出信息的组成方式及关系。
（2）编码步骤；分析所有预编的信息；选择最佳的编码方法；确定数码的位数 （3）编码的两种方法：
①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码；
②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类。
经常在录象题中出现的问题包括以下几点：
1、环境问题。如会议室、会客室、接待室、走廊、办公室布局/布置/清洁/办公用品的摆放/、整齐、卫生、光线、绿色植物等。
2、职业形象。包括坐/站/走姿等/服饰等方面。
3、接待方面。环境情况、办公用品的准备情况、接待预约和未预约的来访者、电话接待的要求等。
4、沟通方面。包括沟通的基本技能、具体技能要求、内容等。
5、接打电话和处理通话中的问题。如方法，语言等等。
6、会议方面。会议筹备的各项环节、会中的服务工作、会后的善后工作、会议协调、商务活动和旅行的工作事宜等。
7、档案信息。收集方法、档案收集流程、档案信息管理、信息开发工作等等
8、办公室事务管理。库存管理、进货保管、紧急事故的处理、办公设备用品的采购等。
一、参考答案：
1、办工作面杂乱。（×）
2、服装不规范。（×）
3、会使用答录机留言。（√）
4、对重要信息记录不规范。（×）
5、资料未进行整理。（×）
6、资料未进行分类。（×）
7、用过的文件没及时归档。（×）
8、知道工作计划有督察作用。（√）
9、要求工作计划要明确承办人或负责人。（√）
10、要求工作计划要有阶段性检查。（√）
11、要求工作计划一定要符合实际，分出任务的轻重缓急。（√）
12、了解《事故情况记录表》的登记与填写要求。（√）
13、了解《工伤情况报告表》的登记与填写要求。（√）
14、能够耐心指导新员工的工作。（√）
15、能合理安排新产品宣传册和会议文件的印送。（√）
二、参考答案：
1、着不装规范，不符合礼仪要求。（×）
2、办公桌不整洁、干净，文件归类不清楚。（×）
3、对下属下达口头会议通知时，时间、地点具体准确。（√）
4、能提前达到会议室检查准备情况，并调试会议设备。（√）
5、未督促提前做好会议前的设备检查工作，造成会议延时开始。（×）
6、能够使用多媒体设备来辅助会议的发言内容。（√）
7、能够提出一些开放式的问题，鼓励与会者积极参与，积极引导会议的进程。（√）
8、积极消除会议交流的障碍，限制挑衅性的行为，鼓励和尊重不同的意见。（√）
9、适时总结会议的发言，引导与会者达成共识。（√）
10、能够明确具体地给团队下达工作任务，分工明确，责任到人，并注意反馈。（√）
11、注意做好横向的沟通协调，选择有针对性的沟通形式，如：与马经理的谈话。（√）
12、在沟通时，能够引导被协调者学会换位思考。（√） 情景录象一
1、不应在办公室补装（X）
2、电话应接及时，语言规范。（V）
3、能够根据领导工作日志的调整、更改自己的办公日志。（V）
4、能及时向张副总经理介绍此次活动的有关情况。（V）
5、向领导汇报情况时，准备资料不够完整详细，书面资料没有及时送交上司。（X）
6、在向上司汇报情况时，坐姿不规范，不能翘二懒腿。（X）
7、此次接待不属于高规格，而属于对等接待。（X）
8、向上司汇报情况，一些重要的信息要转述完整。（X）
9、接待工作准备有漏洞，如参加时所需的物品没有落实。（X）
10、接待人员没到公司的大门口去迎接客人，无人引领客人到接待室（X）
11、因我方的变化影响到即定的接待规格，必须向客人解释原因，并向客人道歉。（X）
12、接待室的环境没有做到清洁、明亮、整齐、无异味。（X）
13、主要客人应坐在离门较远的三人沙发上，坐次安排不对。（X）
14、能够正确敬茶，姿势规范。（V）
15、不应将公司的重要文件和保密文件随便放在办公桌上，不注意保密。（X）
16、办公桌干净整齐，文件分类清楚。（V）
情景录象二
1、宴请订菜，没有考虑到客人的情况和饮食习惯。（X）
2、宴请选择的地点合适，安静。（V）
3、引领客人的动作和手势正确，合乎礼仪要求。（V）
4、宴请的坐次不正确，不应让客人坐在门口，也不能让客人坐在一起，应与主 人相间而坐。（X）
5、能主动帮客人抽出座椅，合乎礼仪要求。（V）
6、秘书抢先祝酒，不符宴请规范。（X）
7、发现有回民，能主动道歉，并及时调整合适的菜肴。（V）
8、用自己的私筷给客人夹菜，不符合公共卫生要求。（X）
9、当客人的面在饭桌旁脱衣服，不讲礼貌。（X）
10、谈论不适宜的话题。如向别人打听收入。（X）
11、当别人的面剔牙，不文明，姿势不雅。（X）
12、席间接电话能用礼貌用语，向客人道歉，出去接电话处理方式正确。（V）
13、能正确使用便条的形式向上司报告不便明言的事情。（V）
14、能应上司的要求通过电话处理各种紧急的事务。
15、能以暗示的方式向上司报告处理结果，与上司有一定的默契。（V） 实务题答题方法（仅供参考）
1．你是正大公司的行政秘书，公司因业务发展需要，刚刚招聘来一位办公室秘书，拟安排其负责信息的收集、整理和传递工作。请你拟出信息收集的基本方法和信息传递工作中应注意的事项，并于今天下午在小会议室向她做一下介绍。 参考答案：
（1） 介绍收集信息的基本方法：
1） 观察法 2） 阅读法 3） 询问法 4） 问卷法 5） 网络法 6） 购置法 7） 交换法 （2）介绍信息传递工作中应注意的事项：
1）区别对象按需传递信息 2）做好例行信息的传递工作
3）加强非例行信息的传递工作 4）收到的信息中发现重要情况要立即传递信息
2．公司经理要求你整理刚刚收集到的几份反映同一问题的信息，在决定信息取舍时，你将采用哪些方法？ 参考答案：
在这种情况下，信息的取舍可采用两种方法：一是将几份信息选择其重点、特点，综合成一份信息材料；二是择优录用，选择宏观的，淘汰微观；或选用典型的，淘汰一般的。 3．你是宏达公司的行政秘书，公司因业务发展需要，刚刚招聘来一位办公室秘书，拟安排其负责信息的收集、整理和传递工作。请你向她介绍信息收集的渠道和信息传递的方法。 参考答案： （1） 介绍信息收集的渠道：
1） 大众传播媒介（广播、电视、报纸、期刊等） 2） 图书馆 3） 数据库 4） 供应商和客户
5） 贸易交流活动 6） 信息机构 7） 关系渠道（海关、银行、商检、工商、税务、保险、统计等部门）
8） 调查渠道（深入市场，实地调查） （2） 介绍信息传递的方法：
1） 语言传递（对话、座谈、讲座、会议、录音、技术交流等） 2） 文字传递（将各种信息编成文本、表格、图表等进行传递） 3） 电讯传递（电话、传真、电子邮件）
4） 可视化辅助物传递（影像、投影、展示架、展示或示范、布告栏） 4．公司最近研发出几种新产品，为了向社会推广，拟在展示新产品期间举行一次新闻发布会。作为秘书的你将如何为这次新闻发布会做准备？ 参考答案：
1) 要落实发布会日期、地点、出席名单； 2) 准备展览用品、赠品； 3) 制作工作人员及展览会使用标牌；
4) 发请柬和资料 5) 拟写及印发有关信息材料 6) 布置会场
5．下面是择取的XX市卫生局某年度形成的10份文件材料，请你按已学过的立卷方法，将其进行分类并组成案卷、拟写出案卷标题：
1）XX市卫生局关于干部职工中级培训的几点意见
2）XX市卫生局关于全市卫生系统干部职工免费脱产学习几个问题 的通知 3）XX市卫生局关于2004年卫生护士学校招生的通知 4）XX市中心医院关于对余XX所犯错误的处分决定
5）XX市卫生局转发市中心医院《关于对余XX所犯错误的处分决定》 的通知 6）XX市卫生局关于举办中等技术培训班的通知
7）中共XX市委关于任命 刘X为卫生局党组副书记的决定 8）XX市卫生局关于王X等同志职务任免的通知 9）XX市人民政府关于卫生局李X等同志的任职通知 10）XX市卫生局关于钟X等同志的任职通知 参考答案：
（1）将
1、
2、
3、6组成一卷，案卷标题是：XX市卫生局关于干部职工培训学习、2004年卫生护校招生的意见、通知
（2）将
4、5组成一卷，案卷标题是：XX市卫生局、市中心医院关于对余XX所犯错误的处分决定、通知
（3）将
7、
8、
9、10组成一卷，案卷标题是：中共XX市委、市人民政府、市卫生局关于刘X、王X、李X、钟X等同志职务任免的决定、通知
6．下面是正大公司的几份待归档文件，请你判断一下应放在哪一年度立卷，并说明理由： 1）正大公司2004年工作计划（2003年12月30日成文）
2）正大公司2004年工作总结和2005年工作重点（2005年1月10日成文） 3）正大公司2002年－2004年三年发展规划（2003年1月15日成文） 4）正大公司2002年－2004年三年工作总结（2005年1月10日成文）
5）正大公司第三届科研成果交流会材料（该次会议于2004年12月25日召开——2005年1月5日闭幕，材料包括会议议程、开幕词、参加交流的科研论文、获奖者名单、闭幕词等） 参考答案：
（1）第一个文件应归入2004年； （2）第二个文件应归入2004年； （3）第三个文件应归入2002年；
（4）第四个文件应归入2004年； （5）第五个文件应归入2005年。
7．下面是广东省妇联的几份文件，请你鉴别一下哪些需要立卷归档，哪些不需要立卷归档？理由是什么？
1）广东省妇联XX主席在全国妇女工作会议上的典型发言 2）中共XX省委关于省委组织部XX、XXX等同志的任职通知
3）中共XX省委关于广东省纪律检查委员会刘XX贪污腐化的处理决定 4）广东省妇联关于全省妇女教育发展规划 参考答案：
（1）第
1、4文件必须归档，因这两个文件都是反映了省妇联的主要工作职能；
（2）第
2、4文件不必归档，因这两个文件跟省妇联的主要工作职能无关，并不反映省妇联的历史发展面貌。
8．小刘是华美贸易有限公司的档案管理员，在一次档案鉴定中，她发现几份关于该公司已撤销的一个内部机构的管理性文件，他当时想，反正那个机构已经撤销了，这几份文件自然没用了，于是，她把那几份文件用碎纸机销毁了。过了一段时间，公司领导想找出这几份文件作为参考，而小刘再也无法找回来了。她这样做对吗？请你谈谈档案鉴定工作应从哪些方面分析档案的保存价值。 参考答案： （1）小刘的做法是不对的。因为销毁档案应得到档案主管领导的批准，她私自销毁是错误的。再者，该公司一个内部机构虽然撤销了，但其管理性文件反映了该公司的工作职能和历史发展面貌，是重要的文件，应该保留下来。
（2）鉴定档案的价值应从下面7个方面来分析：
1） 分析档案的内容（着重分析档案内容的重要性、独特性、时效性）
2） 分析档案的来源（分析文件的责任者，本单位形成的文件大于外单位的）
3）分析档案产生时间（产生的时间越早越珍贵，在重要历史时期产生的文件，往往具有重大价值）
4）分析档案的名称、稿本和外形特征
5）分析档案的技术因素（档案内容和反映对象的技术水平越高，其价值越大） 6）分析档案的功能因素
7）分析档案的作者因素（高级领导人、重要机关、著名人物所形成的档案，往往具有重大价值）
9．宏达科技创业公司新建了一幢办公大楼，其中拟安排建立一个档案库房，作为档案管理人员的你，该如何协助领导选好档案库房的位置及布局呢？ 参考答案：
（1） 合理选择档案库房位置：
1）不宜设在底层或顶层，以防潮防湿 2）不宜设在洗手间或锅炉房的附近3）不宜设在楼房的西侧或南侧，以防阳光直射 4）要与档案人员的办公室和生活区分开
5）门窗要加固
（2） 合理安排档案库房布局：
1） 库房区域应尽可能集中，同一基本大类的档案应尽量安排在一个房间或几个相邻的房间中；
2） 档案人员办公室、阅览室等应靠近库房门口及楼梯间； 3） 利用频率较高的档案应存放在靠近办公室的房间里。
10．小钟在一拥有若干家分公司的大型企业担任办公室秘书，目前，公司已经拥有比较完备的纸质档案检索系统。为了提高档案检索的效率，她建议将利用频率较高的档案在总公司网站上公布，实现电子检索档案。请你替她拟定电子档案检索步骤。
参考答案： （1） 建立网站。若要提供电子文件网络检索，建网站是第一步；
（2） 加工检索信息，组织检索数据库。第一步，收集数字形式的检索工具和著录条目，对它们之间的联系进行分析；第二步，在分析的基础上，设计站点体系结构和导航方案；第三步，根据导航方案，设计数据库； （3） 实现文件信息的共享。 秘书实务
1.市场上出现了假冒我公司生产的空气净化器，消费者协会收到许多对这些假冒产品的投诉，直接影响了公司的声誉。为此，公司决定举办一次信息发布会以澄清事实炷说明此次信息发布会如何准备。
1.确定本次信息发布人的主题。本次信息发布会的主题属解释性主题。 2.选择本次信息发布会举行的时机。应选择第一时间，及时澄清事实。
3.确定信息发布会举行的地点，可考虑在本公司举行，也可在宾馆、会议厅，采访条件是否优越，各种设备是否完好、齐全、座位是否够用。
4.确定邀请对象。以新闻记者为主宾，同时邀请一些客户、同行等。
5.选择信息发布会的主持人和发言人。可由行政经理或公关经理主持，公司总经理担任发主人。
6.准备会议资料。包括：⒈发言稿，⒉回答提纲，⒊报道提纲。
如我公司生产的空气净化器实物，并现场演示，有关鉴定机构的质量合格。
7.预算会议所需费用，应至少列兴出3项具体说明，如：场租、交通费用、人员劳务费、茶点、礼品等。
8.其他准备工作，如会场布置、音响设备的调试、礼品的准备、工作人员的仪态举止训练等。 2.何为承办周期制度？承办周期的具体要求：
承办周期制度是指企业接到客房或询问者的问题后处理并回复的时间规定。它是针对时效性抽订的规则，是在时效性上指导、约束人们行动的标准。制度中量化的标准易被人们接受和执行，也方便衡量和监督，是企业的一种管理方法。 秘书协助填写上司工作日志的信息内容包括：
1.上司在单位内参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点。
2.上司在单位内部接待的来访者，要记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间。
3.上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要记清楚时间地点的确切细节、对方的联络办法等。
4.上司个人的安排，如去医院看病，以保证秘书不会在这段时间安排其他事宜。 5.上司私人的信息，如亲属的生日，以提醒购买生日卡或礼物。
秘书自己的日志内容除了要记清上司的5项日志内容外，还需要包括：
1.上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜，例如准备会议发言稿、草拟合同、订机票、订餐等。
2.上司交办的工作，例如为签字仪式联系地点，媒体报道等事宜。 3.自己职责范围以内的工作，例如撰写半年工作总结，参加值班等。
