如何提高会议效率
根据一项调查结果：美国上班族每周平均参加十个会议，约占每周工作时间一到一天半，经理人每周有一半以上时间在开会，上班族普遍认为平均一半的会议时间是浪费的。在我们公司，翻开每个人的日程表，都会看到很多会议安排，特别是各级管理人员，会议更频繁，有时候甚至是“赶场”——一下午连续开三个会对部门经理来说并不很罕见。
如此可见，会议已成为企业管理沟通的一个重要方式，是人们工作的一部分，人们
把大多数的时间都花费在会议上，但会议的效果总是不尽如人意。所以，如何有效传递信息，高效沟通，提高会议效率，一直是大家比较关注的一个话题。
提高会议效率，其实就包含着科学管理会议的问题。
科学地管理会议比减少会议更迫切，更重要，更有针对性、指导性和可操作性。发
言讲话能够突出主题，不“穿靴戴帽”，能够做到意尽言止、条理清楚、内容精炼的讲话即使讲80分钟也有必要，而东拉西扯，漫无边际的讲话只能扼杀会议的形象和生命力，即使多讲一分钟也是一种煎熬。
根据我大学以来担任秘书部干事、主席团专职秘书和主席团成员三个职位，三个角
度看出会议效率低表现在以下几方面：
1.不能明确会议目的性，容易形成多中心会；
2.会议只是为了走形式；
3.主持会议的人、发言人，会前准备不充分，会前没沟通，而且主持人缺乏引导控制
会议的能力；
4.参与会议者缺乏效率观念，不准时出席。
5.重复。重复内容发言，众多陪会者重复表态；
6.对于许多问题反复研究，却不能形成决议；
7.汇报不得要领，像流水账；
8.发通知之后没有确认收通知人是否收到，没有跟催、提醒，导致会上不见人；
9.与会者收到通知后不给予重视，不能参加不事先请假；
10.会议时间、地点没确认好，有冲突，等等。
所有问题都严重影响了会议的效率与效果。
只有出现以下几种情况才可以考虑开会：
1.必须依靠集思广益才能解决的问题
2.按常规步骤来不及决定的事情；
3.需要作出决定的事；
4.发生重大变革和实行新方法时；
5 .会议对参加者具有训练价值和激励作用，或容易在会议上接受的决定。
以上的问题其实广泛的存在与广大企事业单位中，面对日益激烈的竞争环境，我们必须提高会议效率，以适应市场的快速发展。以下我在学习《现代秘书学》以及总结自己工作经验后得出的一点小小心得。一个成功而高效的会议需要具备如下要素：
第一、明确会议目的。
召开会议一般有三个目的：沟通、协调和决策。针对会议目的我们应选择不同的参加人并准备相应的资料。许多会议失败就是因为没有明确的会议目标，或者在讨论中跑到了别的主题。这就要求会议组织者时刻将跑题的人员拉回到会议讨论的主题上，也要求与会者清醒的记住会议的目标。此外，会议目标应该是尽可能具体的表述，而非模棱两可的陈述。目的明确也能明晰责任，这也有利于跟踪会议结果落实情况。
第二、准确确定人员。
会议的参加人员数量要适度，不能太多，层级不能相差太远，否则不可能做到畅所欲言、各抒己见。
（同时，相关秘书该做好以下几个方面：
1、根据组织者提供的参会人员名单，打电话协调时间，预定会议室。
2、发会议通知，明确参会人员、时间、地点。
3、通知发出之后适当时间打电话确认参会人员都收到了通知而且保证能参加。
4、会议时间到了之后确认人是否到齐，答应到没到的，打电话跟催。）
第三、会议时间的选择。
会议应该选在与会人员有充分时间和精力的时段，而那些使与会人员没有心思参会
或在会上讨论的时间显然就不是理想的会议时间，如快要吃饭前、周末等。同时会 议应该严格遵守时间限制，比如说一个半小时结束，就应该控制在一个半小时之内， 否则会让与会者产生会议没有终点的心理，因此讨论问题也会由于失去了时间的压 力而变得不积极，而以后会议中，他们也会对会议时间置若罔闻，很难遵守了。
第四、会前形成议程。
要在会议之前建立清楚的会议议程，在会前分发各参会人员，使与会人员了解回议 的意义、目的、会议程序及相关事项，有充分的时间准备相关的资料。
第五、会前充分准备。
会议是需要精心准备的，即使对于非常紧急召开的临时会议，也是如此。参加会议前根据得到的会议议程作充分的准备，准备会议备忘录，并提前发放给与会者，好让他们提前准备，如果讨论的内容是报告或是建议书，则应该附在备忘录的后边，一并提交给与会者。备忘录的内容应该至少包括：会议的议题、讨论的要点、要形成的结果、参会人员（如果他们相互之间不熟悉，应该附上简历）、会议时间以及会议预计召开多长时间等。如要在会上发言不但要准备发言材料，还要设想别人可能会提出的问题并作好准备。
第六、广泛收集信息。
要以学习的态度去认真倾听别人的意见和建议，不轻易打断别人，不被自己原有的立场所左右，不将自己的观点强加于人。如果要公布既定的政策或决定等，应在事前说明不容讨论。
第七、遵守会议时间。
要尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放以后再议，避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员，使他们有充分的思想准备。
第八、会议的注意事项应尽量避免
会议主义事项有以下几个：
1.保证会议要有内容，明确要解决的问题。开门见山，直奔主题；
2.及时开会。在得到重要情报或要要求作出决策时应立即召开，以保证有充分的时
间采取行动；
3.会议的重要原则是议事不议人。不要轻易按照少数服从多数的原则确定最后方
案；
4.会议要创造出一种宽松、坦诚的气氛，有利于思想的交流与沟通，提高会议效率；
5.会议结束前要做总结，建议行动方案，明确责任和规定期限。不能落实的会议是
无效的。
第九、做好会议记录。
会议结束后，要及时形成一个准确完整的会议纪要，会议的各项决议有具体执行人
员及完成期限。如决议的完成需要多方资源共同参与，要在决议记录中明确分工和要求，避免互相推诿，影响决议的完成。
第十、会后跟踪决议。
会议的目的就是为了达成共识，解决问题。因此要建立会议事后追踪制度，对会议议定事项进行跟踪;如有特殊情况也可及时发现并进行调整，确保各项会议决议都
能按时按要求完成。
生命有限而会议无限。提高会议效率，对于提高整个企业的工作效率，节省时间、
人力等资源，可以使得企业能更好地整合资源，以最低的成本产生最大效益。是故作为现代管理最重要的沟通方式，会议的成败影响着企业决策的效率、执行的效率以及整个企业文化的健康发展。我相信，如果管理者能够在会议管理中遵守上述的八个要素，并按其要求组织会议，会议效率将会大大提高。其实，以上的理论在实践的时候还是需要根据实际情况作出相应调整的，如何活用理论，结合实际情况，才是提高会议效率的关键所在。
附：会议成本计算的方法。
会议成本=2A*B*T
其中，A：每小时平均工资的3倍（因为劳动产值总高于职工工资）；B：参加会议人
数；T：会议时间。
与本次会议可以产生的效益（折算或现金流量）比较，即可确定会议当天与否。
例如，某厂有职工2000名，全厂平均工资500元（按每月25天计算，则每小时约
1.5元），开大会2小时，则其成本为：
会议成本=2*（1.5*3）*2000*2=36000元
