北京航空航天大学会议活动室预约门禁管理系统
方 案 文 档
一、调研报告
在数字技术网络技术飞速发展的今天智能智能活动室门禁控制系统技术得到了迅猛的发展。智能活动教室智能活动室门禁系统已超越了单纯的门道及钥匙管理，它已经逐渐发展成为一套完整的出入管理系统。它在工作环境安全、大学公寓活动室管理等行政管理工作中发挥着巨大的作用。
北航会议活动室分布在学校各个楼区，现在共有会议室15间，目前会议活动室完全由学校人工管理。会议活动室在使用时，管理员需人工开关门并全程在岗。这样的管理消耗大量人力和时间，且统计相关数据比较困难。为科学提高管理效率、节省人力，并及时掌握学生使用活动室情况，实现信息化、现代化的智能管理，特此计划建设智能智能活动室门禁控制系统。
具体调研本系统可以实现学生在校园内外远程预约空闲会议活动室，预约后的预约人信息可以传送到OA管理者平台，管理者可以通过分析数据后授权哪些申请者可以被批准，哪些需要拒绝。可灵活管理学生使用活动室的动态情况。这样可以大大的降低管理成本，使管理者更轻松，使用者更便利。而且管理者可以远程监控会议活动室状况，为营造良好的教学环境，特计划开通校园内智能管理控制平台。
二、技术报告
会议室 门禁预约系统方案书
预约门禁系统顾名思义，可以实行计划的智能会议活动室门禁管理系统，这种系统没有标准配置，不能直接买到成型系统，需要找定制型公司按需定制。下面就北航本部校区智能预约智能活动室门禁系统做个全面的分析。
1、为了优化会议室资源，使校园内会议室达到理想的使用效果，学校可以将会议室安装预约日期和时间进出的门禁管理系统，门禁管理系统可以与学校OA交互使用房间数据。
2、学校需要使用会议室人员通过登录手机客户端或OA网页预约学校某会议室的使用时间段。提交信息包括： 姓名
身份证号（可以有） 性别 公司名称 职位
预约房间号（必填项） IC卡号 开始时间 结束时间 会议主题 是否独占 流水号 UNID
2、长期用户预约成功后，可以直接到被预约会议室开门门禁，预约时间段内可以正常使用门禁系统。
2.1无校园卡预约成功用户可以到校方登记录入临时卡片，卡片信息录入成功后，持卡人可以根据预定时间到会议室开启门禁，会议室门禁只接收预约时间段内卡片信息。
3、用户刷卡后，卡片信息实时传入后台SQL SERVER数据卡做对比，符合时间段要求的卡片，门禁预约软件实时返回开门指令到门禁机。
4、门禁内容： 每个门口安装一个应急开关或钥匙，如发生门禁锁不能开启状况，用户可以使用应急开关或钥匙紧急开门。
4.1刷卡后门禁正常开启，如果有人故意破坏门禁锁，报警系统会发出刺耳报警声，如果用户进入会议室没有关门或忘记关门，门口机会发出提示音。
4.2、预约门禁系统结构图
4.4通讯协议HTTP方式，保障通讯顺畅及高安全性。用户预约数据通过OA系统生成转发到预约门禁系统数据库内，预约门禁根据OA指令生成门禁临时策略。
5、管理者审核及浏览，管理者可以登录预约门禁系统后台浏览预约人员信息。也可以为自动审核成功或手动审核成功。
5.1预约用户在申请会议室时间段时间，OA软件需要过滤用户的请审核级别，例如：用户A类用户可以提前15天预约房间号，B类用户可以提前5日预约房间号，C类用户可以提前2天预约房间号，普通使用者只能提前一天预约或当天预约。将使用级别发送到我方预约门禁数据库内。
5.2、常用户：可以长期无限制开启会议室门禁权限。
5.3、预约申请审核， 管理者选择接受登记后，可以出现以下权限登记界面。管理系统可将来访预约信息弹出，提前添加及授权相对应时间段和房间号，以便来客时直接进入，除姓名所有信息均为选填项，并且被访科室、被访时间段、访问地点、访问目的等信息均可提前添加，等预约时间到时直接进入，如果预约人没有准时到场开会也可提前取消预约，信息会及时到管理者信息窗口。
5.4、预约门禁定义会议室号及会议室门禁名称。
5.5、预约门禁流程图
6、OA软件需要到我方数据库提取刷卡记录，我方提供必要的技术协助。
7、OA软件需要同步人员档案数据到我方数据库，我方提供必要技术协助。
8、OA软件需要同步会议室及人员工位信息到我方数据库，我方需要提供必要技术协助。
9、系统特色
1.采用标准化接口模式，实现预约门禁系统与OA系统内部系统的互传信息。
2.多种机制保证预约门禁系统不受恶意操作的影响。 3.标准化、自动化预约处理，保证预约门禁服务的公正性。 4.门禁预约方式，适合各层次、各年龄段人群使用。
5.学校预约会议室使用信息及时准确，门禁使用按照预约时间使用，高效能，高使用率。
6.解决会议室资源紧缺、无关人员占用等，降低了管理者的管理成本，提高了使用效率，也保障用户的使用权益，减少会议室使用中的资源调配力度。
7.实现预约系统与学校OA系统联动的系统自动处理，保证两者不发生冲突。
8.多种机制保证了预约门禁系统不受会议人员迟到、失约不到场的影响。 9．预约门禁系统同时也是一个很好的会议签到系统。
三、经济技术可行性分析
北京航空航天大学作为中国领军大学学府，具有重要的标杆和榜样的意义。每年为国家培养数以万计的人才，那么新的机遇，新的变化带来的也是新的挑战。下面就本系统的经济性技术研究进行分析。
一、智能会议活动室管理系统安装的必然性和必要性：
1、首先是现代化的不断发展使得旧管理方式越来越不能适应经济的要求。原来那种“人管人”的方法，已经阻碍了学校管理效率的提高。随着高科技的进步，智能化管理作为一个管理的发展方向，走进了人们的社会生活。为适应信息时代的需要，大学学府也必须在功能上满足当前和未来发展的需求。这就要求学校本身除了改进教学体制外，还要具有超越其他学府的先进性和管理方法。所以必须按照现代化的管理方式、引进创新的、高效的管理方法来改革校园公寓内活动室。从“人管人”到“物+人管人”，到利用高科技来管理。集成智能活动智能活动室门禁系统做为智能化管理的一部分，可以帮助学校对校内活动室实现新的管理目标。使学校人员及学生有秩序的进出学校会议活动室；外来临时人员按学校要求合法规范的开展校内活动室活动。
2、伴随着社会经济的发展，社会矛盾越来越复杂。偷盗等一些违法的社会现象也越来越严重且呈现出团伙性，和隐蔽性。特别是高等学府，因为学府的特殊性，所以受害程度比其它行业的损失会更大一些，学校对安全的要求也越来越高。只能活动室智能活动室门禁系统做为学校和人的最直接的中介，对防止盗窃等犯罪活动的发生，起到了一个警示和可寻迹的作用。可以大大减少偷盗情况的发生频率，也防止了因为人为的疏忽、遗漏等情况下发生问题无从查起的弊端。
3、学校安装智能会议活动室门禁系统也提高学校形象不可忽视的一部分。门是学校职工及学生和学校联系的第一个窗口。每一个学校都感觉到一个井然有顺序的氛围，会给学校的对外印象加分添彩。作为教学行业这一点也很重要。而且很多学校已经走在了前列。其中我公司很早就按唐山钢铁校迁安公司的要求与2009年为钢厂内部公寓安装了一卡通智能智能活动室门禁管理系统，并成功的投入使用。2011年又为石家庄第六中学完成智能活动室门禁的安装，调试。不难看出智能化智能活动室门禁系统业已经成为教学行业管理选择的一种必然。2012年为武警306医院定制医患交互智能门禁管理系统，解决成千上万流动性访问者与专家或领导的门禁预约问题。
二、智能活动室门禁系统安装的经济效益：
俗话说“不积小流，无以至千里”。学校的发展必然是从一点一滴做起的。学校的现代化也是一步一步来实现的。学校安装智能活动室门禁系统虽然没有产生直接的经济收益，但长远来看，一定会为学校带来不可估量的效益。
1、首先最是减少偷盗事件的发生。学校每年因为偷盗造成的损失，小则几十万大则上百万，甚至上千万。安装智能活动室门禁系统，很好的把正常的上班学生、非正常的学生、临时办事人员区分开来。把他们的进门轨迹清楚的存储，如果有案件发生必定会给侦破提供依据。从而减少偷盗的发案几率，降低学校的损失。
2、社会经济的不断发展，人员工资的费用也越来越高。学校人防成本高也随同一起上升。现在很多地方想到安全或大流量人流登记管理就想到要雇佣协助教学或管理人员，管理人员的月工资每个月都在上涨。而且每一个门岗的数量，一点不能减少。相比于智能活动室门禁系统的成本并不便宜，并且智能活动室门禁的设备不会每年更换。再则门岗点还可以减少保安数量。所以人防的成本相对还是很高的，每年节约下来的人力成本足以抵消智能活动室门禁成本。
3、另外智能活动室门禁辅助人防可以高办事效率。多数情况下，完全靠人来保证安全、保证不出差错是一件很困难的事情。在一些恶劣条件下（高热、寒冷、封闭等），人很难用肉眼观察清楚，或者环境根本不适合人的停留，必须使用电子安防设备来分析。 而智能活动室门禁系统的安装可以大的减轻保安的工作量， 达到24小时不间断的安全需要。
三、考察现状：
结合学校的本次“智能会议活动室管理系统”的要求，我们对学校现有办公楼及一个实验楼的会议活动室大门的情况做了逐一的现场查看。发现会议活动室各门口的人流、物流情况存在很大的差别，但是却都有以下几种情况：
1、本校区的每一个会议活动室大门门岗的工作方法都非常的简单，落后。或者敞开着门，或者锁闭这门。学校职工或学生在宿舍里想去会议活动室活动开会等，但并不知道活动室内的动态情况，有时间去了某间活动室由于预先不知道内部状态，结果锁门，还要叫专职管理人员和来访人员需要进行手写登记，字迹了草，书写繁杂，效率低下，且登记信息不准确，不全面；同时对于突发事件，要在厚厚的登记薄中不易立即查找，难以进行有效的管理。效率低下，也给来访人员留下很不好的印象。 好不容易登记完成结果刚进去一会，又来了很多人，房间根本容纳不下这么多人，搞的大家心情很差，只好无奈寻找另外房间，结果还是相同，因为所有使用者并不能预先知道房间使用情况，管理者也不知道。有了预约门禁管理系统可以大大减低人力投入成本，利用现代化科学统计法，很容易坐在家里便知全部活动室内情况，大大降低学生能耗，也降低管理者的工作力度。
2、由于本部校区单位人员众多，安全保卫或值班人员很难及时准确地了解本单位的人事变动情况。有的职工或学生从一个门进到校区，又从其他的门口出去了。即使来访人员胡乱登记，他们也很难判断来访者到访的真实性。并且纸质登记单容易丢失、损坏，同时不易保存，不便查找，流于形式，难以进行有效管理。
3、单位部门众多，人员调动频繁，安全保卫或教职人员很难及时准确地了解部门的具体情况，同时门卫无法完整的收集和管理来访人员的图像及相关资料，厚厚的登记薄也难以为今后的检索，查找，确认工作提供有效的帮助。给单位的安全留下了隐患。
4、因为本部校区的活动室不是很多，但职工或学生非常的多，对临时来校办事人员的管理时常失效。登记了来访人员的进入时间，但无法及时知道其离开时间，发生问题更不能监管。优化资源，配置资源，有效利用资源，使资源使用率最大化，使工作力度减轻。
四、智能活动室门禁系统安装总体分析： 鉴于以上的情况，结合本次本部校区对人员的管理情况。考虑到本部校区现状，同时尽可能降低工程造价，减少投资。我们对本部校区的智能会议活动室门禁系统安装情况进行了总体分析。
1、智能活动室门禁的管理首先是对人员的管理进出管理。我们先对校内职工或学生和非校内职工或学生区分开来。特别是对非本单位的人员进出校区进行登记。上述人员都利用智能活动室门禁系统进行—IC卡刷卡门禁+报警+信息中心管理，职工、学生进出以及临时人员的进入等都能统一的进行联网管理。
2、最后，当每一个人进到会议活动室大门区域以后，有卡则通过通道能进入活动室内。同时记录下来进门者的信息。
六、智能活动室门禁系统的建设目标
总体利用智能活动室门禁系统IC卡刷卡门禁 + 报警+ 信息中心管理系统的方式进行管理，实现对进活动室人员进行严格、方便快捷地安全管理，维护井然秩序及关键部门的工作效率及减轻负荷，提高房间使用率，降低安全风险，提高学校使用热情，公平对待每位使用者。
★人员IC卡管理。学生、校区员工、临时助教、临时进校人员采用不同的卡来管理。持有效卡人能很方便地进出门道。无卡或持无效卡的人不能进出门道。
★人员集中管理。利用统一一办证中心来办来工卡。使每一个进到校区的人员都集中的进行信息登记。可通过电脑软件方便地查询某人某时的详细出入记录。 ★人员智能活动室门禁规则管理，发现异常情况自动报警。
★人员及重点部位监控录像。管理人员能随时控制每张卡的进出权限。
七、安装智能活动室门禁系统的规模及花费。
经过仔细的分析，本部校区安装智能活动室门禁系统即节省了管理的成本，又建立起建康有序校区环境。我们以我公司为客户量身订做的智能会议活动室门禁系统，以此来预测一下安装规模及成本： 本部校区现在大约有15个会议智能活动室。各个门的情况并不完全相同，与是智能会议活动室门禁的安装也有会区别。学生公寓楼及实验楼智能会议活动室每个房间有一个门禁系统，异常情况会报警，主要体现在暴力破门。
整个系统的费用算下来也只有15万多一点，并且是一次性投入受益终身，更别说隐性节约的造成的损失费用。还有提高使用效率对管理费用的长期节约。上万师生节约的时间成本。
综合上述文档，可以总结出此系统是一套非常实用且智能的管理系统，此系统上线后可以给学校师生带来便利也会使申请会议活动室变得非常有秩序，管理者操作变得简单有序，可以很轻松管理所有会议活动室，所有会议活动室的动态很容易被管理者掌控。会议活动室内师生可以在一种非常轻松智能的氛围内学习或开会，或者进行常规活动。此管理系统经过长时间的理论及实地考察后，分析得出技术可行性完全没有问题，可以说是一套非常完美的校园智能会议活动室管理系统解决方案。
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