关于对电力施工企业工程档案管理的探讨
作者：湖南省火电建设公司李璐
【论文关键词】档案；电力工程；管理
【论文摘要】电力工程档案是电力建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改扩建等活动中形成的档案文件。它是电力工程项目管理的一部分，工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。本文对电力工程档案的内涵、特点、存在的问题以及有效的管理措施做了较为详尽的阐释，以期对电力工程档案管理工作有所裨益。
改革开放以来，我国的电力建设事业发展迅速，与此同时，也形成了大量的电力工程档案，而电力工程档案是电力建设活动中形成的原始的、图物相符的有保存价值的真实记录和实际反映。它记载着建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件，在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，工程档案管理作为工程项目管理的一部分，工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。如何有序地管理好电力工程档案既是工程本身的需要，也是电力工程档案管理发展的要求。
一、电力施工企业工程档案管理的内容
1工程建设综合部分：工程建设文件、与设计、制造单位来往文件、会议纪要、工程阶段性汇报、简报。
2工程管理部分：工程合同、协议、招投标文件、工程预算决算、工程定额、工程结算审计报告。
3工程施工部分：开、竣工报告、施工图会审、施工组织设计、施工作业指导书（技术措施）、技术交底记录、施工技术记录、施工勘测、土岩试验报告、混凝土、原材料检验（试验）报告、基础处理、材料(构、配件)质量证明书及复试文件、工程质量评定、质量缺陷及处理报告、设计变更、工程联系单、工程洽商单、材料代用单、工程日志、大事记、工程总结、竣工报告。
4 工程竣工部分：工程（机组）竣工验收文件（含整套试运文件、调试方案和报告）、竣工签证书、工程创优评定材料（申报材料、评定通知、结论、证书等）、竣工图。
5工程有关的照片、电子声像光盘等。
二、电力施工企业工程档案的特点
1、单一独立性
即以单位工程为组卷原则，体现档案的整体性、连贯性，这是工程档案最突出、最重要的特点。
2、真实性
工程档案是该项工程实体建设过程中的真实写照。因为工程档案材料的形成是与该工程建设同步形成的，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，从工程档案中就可查证其工程质量，它是工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。
3、实用性
工程档案是该工程最原始的记录，所以有很大的使用价值，即实际性。通过档案材料，可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。
三、电力施工企业工程档案形成时常见问题
1、工程项目重要往来文件及会议纪要不全或没有收集，具体体现在文件有来无往；来文缺附件或缺图纸；会议纪要有后一次的无前一次的等。
2、施工文件常见施工联系单不全；设计变更单未封闭；工程质量检查及验评记录、隐蔽工程记录不全；原材料出厂证明和检验报告不符合归档要求等等。
3、在工程量签证单上直接修改，档案的真实性受质疑。
4、用复印件归档。如一些水泥、钢材等原材料试验报告为复印件归档等。
5、案卷及文件题名太笼统，不准确，不能揭示其案卷或文件内容。
四、电力企业工程档案有效管理的措施
1、加强档案管理重要性的宣传，提高档案管理意识
工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对档案管理工作在思想上重视程度不够，由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在现场，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后形成的施工记录很有可能一塌糊涂，导致资料收集不全，以至于产生事后补做资料的现象，因此可采取对工程资料定期或不定期检查评比等手段，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与经济挂钩，为档案管理工作规范化提供保证。
2、工程档案的前期策划、过程控制是保证工程档案质量的关键
为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档文件材料及图纸的准确、完整、系统和规范，施工企业在进入工程项目之始，主动与业主方及监理方进行竣工档案编制的有效沟通，确定工程档案形成过程中各自所应承担的职责，加强施工管理，强化档案材料编制工作，规范档案资料的收集范围和细化整理要求，以保证工程档案的内在质量。
在管理过程中严格贯彻执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2008国标、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002行标及企业档案管理标准是做好电力企业工程档案管理的基础，在工程建设施工中严格过程控制，按照电力工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的文件及时检查、审核，发现问题及时解决，查漏补缺，使施工记录做到真实、完备、及时，符合归档要求。
3、及时做好传递和变更记录
在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各施工企业各职能部门应及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才能掌握工程资料的来龙去脉及实施情况，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性。
4、加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度
当今社会处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，电力工程档案管理工作的特点也有了新的变化，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法来指导和改进档案工作，更好地服务于电力工程档案管理工作，实现档案管理从单一型向多样复合型的科学转变。
五、电力工程档案管理应与企业的信息化同步
档案的现代化管理一方面要适应档案自身的发展，另外也要适应企业信息化建设的流程，两方面都要兼顾。使用网络办公，各项目部实行远程控制，工程档案可以在线移交……企业网络化管理应用起来确实便捷，但纸质档案毕竟是传统的记录和保存方式，怎样在使用后将纸质档案与电子档案一一对应，建立链接是档案管理信息化要解决的实际问题。档案管理的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上去，而是要借助现代化信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革。这是一种高层次的认识，要求我们不断学习，吸纳新知识，努力使档案管理工作迈上一个新台阶。首先要解决纸质档案与电子文件信息的对称问题；其次要解决纸质和电子
文件一致性的问题，电子文件看不见，就一张光盘，对于它的完整性、版本等从外观上看不出来，档案部门应运用专门的设备检验电子文件，如果保存的电子档案有误，将来在工作中可能要造成失误。档案资料管理人员应参与企业信息化建设中去， 边干边学，在管理的过程中学习和掌握信息化的有关知识，使档案现代化与企业信息化有机结合，同步发展。
