论秘书的说话艺术
秘书的说话艺术，我的破题思路是如下：首先阐述说话与说话艺术的重要性，然后强调秘书与秘书说话艺术的重要性与特殊性。秘书的说话艺术和说话艺术有一个共性，那就是都是说话的艺术，区别在于秘书的说话艺术拥有了秘书这样一个特殊职业背景。根据独特的职业背景，与其特殊的语言环境，秘书的说话艺术便具有其独特的说话特点及特殊要求。其实说来，说话艺术乃是秘书说话艺术的基础，秘书的说话艺术则是说话艺术的延伸，是说话艺术的分支。
说话，即语言交流。乃是人类的一种本能，是人与人之间交流思想，沟通情感不可或缺的一种媒介。除拥有语言障碍和语言缺陷的人，谁都会说话。
说话对于每一个人来说都是再普通不过的事情了，有用的无用的，赞美的，批评的，演讲的，讨论的……话等等等，每天都会说无数的话，表达着不同的意思。因为人类是群居动物，人与人的交往需要通过说话来交流沟通思想，需要通过说话来学习/工作和生活，需要通过说话来将陌生人变为人脉，知识，机会，前程……。而且现今我们处在一个开放的社会，处在一个需要相互协作，相互沟通的社会。在现今这个竞争激烈的社会，拥有一副好口才，会说话的人拥有更多地机会，拥有更多人脉；比如：会说话的人可以广交五湖四海的朋友，为自己的事业奠定人脉基石；会所话的人，可以轻松自如的调节纷争，解决诊断，让自己的事业一方风顺；会说话的人，可以后的同事的尊重，是自己在职场中如鱼得水；会说话的人，可以获得领导的获得青睐，是自己的前程平步青云；会说话的人，可以获得更动人的拥戴，一呼百应，让自己的事业更上一层楼……不懂得说话，不会交流，不会沟通，就无法认识更多的人，就无法学到更多的知识和技能，可能反而还会得罪很多人，给自己和生活工作学习在无形中制造了很多困难。没有坚实的人脉，没有过硬的学识，那么也就谈不上竞争中获胜，在和他人对比中脱颖而出，你的未来，你的成功也将无从谈起。
会说话即是说话艺术，但是会说话可不仅仅只是做到用词准确，语意明白，结构妥贴，语句简洁，文理贯通，语言平易，合乎规范，能把客观概念表述得清晰、准确、连贯、得体，没有语病这样就可以了；秘书，可以指政党之内的要职，最高者称总书记；可以指写字楼及商业机构内的文员职位；可以指香港决策局的最高级公务员职位。这里我们则指的是商业机构内的文员职位，即文秘秘书，也简称秘书（以下就以秘书简称）。从秘书这一词所代表的释意就能看得出来，秘书是一种高素质要求的职业。而且随秘书是随着科学经济高速发展，信息传播急剧膨胀，社会竞争日趋激烈而产生的一门新兴现代科学管理专业。作为一种全球
性的职业，秘书工作越来越趋于现代化、科学化和专业化。它在辅助各级领导进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、处理信息交流等方面发挥着越来越重要的作用。秘书人员在平时的工作中，要向领导汇报情况、提出建议、传达指示、协调工作、接待信访、接待来宾，有时还要代表组织、领导到基层或其它单位处理具体事件，开展这些工作要大量使用口语，这就要求秘书人员拥有良好的口才，但是论起要讲究说话的艺术。要说的好，说的得体，达到“见人说人话，见鬼说鬼话”的境界，绝非易事，因为说话是一门学问，一门艺术。
一 关于说话艺术和秘书的说话艺术基本技巧
能说话，不等于会说话；会说话的人善于倾听，发现别人的优点，善于引导别人的思路，真诚，幽默，不轻易拒绝等都是会说话的体现。说话是一门艺术，它的艺术性体现在哪里呢？它的艺术性体现在说话的技巧上。总的原则是是多说不如少说，少说不如说正确，急事儿慢说，大事儿谨慎说，不清楚的事不要胡乱说….会说话即是说话的艺术。
说话的技巧之一，在于赞美：每个人都渴望被赞美，每个人都系我那个被赞美，没有不爱被赞美，只有不会赞美；赞美如煲汤，火候是关键，说出对方的闪光点，闪光点能给人带来被承认的感觉。不过恰到好处的赞美，要善于抓到对方的亮处，要挠到对方的痒处并且要自然而诚恳，多谈对方关心和得意之事，才能让人感到很舒服，反之过犹不及，没有新鲜感。还比如批评的时候，在批评之前，先真诚的赞美对方，然后把“但是”变成而且，用赞美的方式，间接暗示对方提醒其关注自己的错误。既让赞美可以让别人开心，我们有不会因此受损，何乐而不为之呢？
说话的技巧之二，善于倾听。这是对别人的尊重和重视，你愿意倾听别人说话，别人越愿意接近你。也是为了让自己更好理解别人的意思，减少误会及误差，获得更多机会，带着理解的目的去听，适当预想自己说话可能产生的效应，俗话讲“雄辩是银，倾听是金”，绝不能只考虑自己的出发点和思路而说个痛快，要区分不同对象，时机，场合，力求使自己说的话有个圆满的结局。
说话技巧之三，提问。如何让别人说更多你关注感兴趣的信息？如何让人5秒钟对你感兴趣？不二法诀，提问。提问起着一个引导的作用，它让你掌握着主动，别人就会根据你的提问反馈你更多你想知道的信息，你提的越多，那么你就了解的越深。
说话技巧之四，真诚。诚实为人生之至宝。无论在什么情况下都不能虚情假意，虚假的承诺，夸张的语言和刁钻的诡计都是骗人的，那怕侥幸骗人得逞，也是暂时的，迟早会被人识破，常言说的好“会说的不如会听的”，因此还是做老实人说老实话为好。真诚能赢得信任，真话能获得价值，这也是人际交往中的基石。
说话技巧之五，幽默。幽默是具有智慧，教养和道德的优越感表现。而且说话时讲究分寸，留点余地，幽默点儿会更好，如此说话就会恰倒好处，适可而止。幽默是一种高深的说话艺术，它会在不知觉间消出人与人之间的陌生感，让人感觉轻松又深觉难忘。会使得气氛融洽，便于别人接纳，理解我的善意。但是幽默的话也要分时说，不然会起到反效果。
说话技巧之六，说“不”；该说不是就说不，拒绝不是罪大恶极的事，说“不”不是与人决裂，衡量自己的能力，勇敢的说“不”，只要站得住立场。不过说“不”要考虑时机，态度和蔼，开诚布公说出拒绝原因。不能伤害别人自尊心，给对方留一条退路，不能把话说死。
说话技巧之八，含蓄。含蓄的表达，更绅士，让人更爱戴你。含蓄，是委婉运用曲折的语言来表达本意的方法，表达不变直说或者是人难看的语言。借某一事物或者其他事物的特征对事物实质问题直接回答。曲折含蓄的语言和语气起着缓冲剂的作用，让人更容易接受。
说话技巧之九，平和友善。说话多些赞美，尽量少批评，不传语有关他人的所作所为，更不能恶意伤人。俗话说“一句话叫人小，一句话让人跳，两眼一句三暖冬，恶语伤人六月寒”。经常有人抱怨人是一把利剑，必然产生矛盾，激发矛盾会失去朋友和亲人。“刀子嘴”则更能杀伤别人的情感，既损坏了健康有影响了和谐。感人信者先平情，感情真挚，态度诚恳才能让人信服。所以，一定要使自己的语言闪烁善良的光亮，成为和谐相处的润滑剂。说
话技巧之十，是要简洁，明快，富有启发性，话不在多，而是要给人思考的空间且不要大人论断，这样自己的语言才会具有说服力，说话尽量别罗嗦唠叨，越简单越有分量，越少越重要，否者会让人心烦难以接受，老年人对此更要力戒，以便与和后代人交流，沟通。同时，在同龄人之间也能谦和相互。
说话技巧之十一，肢体语言。是表示思想和感情的一种微妙的语言，秘书要懂得和善于使用体态语。包括：首语、手势、坐姿、站态、走态、眼神、表情和双方距离的远近等。要准确把握和使用各种信息传递中的秘书语言，沟通和交际中的秘书语言，以正确传达领导意图。
如上所说，知道了把话说得艺术不是易事儿吧？不过关于秘书的说话艺术要求可不仅仅如此，根据不同的情况，不同的环境，面对不同的人……秘书的说话艺术还对秘书的职业素养等方面还有更多更特殊的要求。在说话上面有一些特殊注意事项，或者特殊要求。秘书就是这样一个有着特殊要求的职业，说话对秘书尤为重要，仅仅只达到这样的要求，还不能够
让秘书在工作中玩转自如，如鱼得水。因为秘书对说话艺术还有着更深更高的要求。
一 秘书说话的重要性
在一个社会组织中，秘书处于领导谨慎，要紧紧围绕领导活动的目标和需要开展直接而全面地服务工作。因此，秘书不单要“笔杆子”硬，而且“嘴皮子”也要巧妙。随着社会的发展和进步，人们的交往日益密切，传统的“纳言慎行”观念受到挑战，秘书这个要频繁与人打交道的职业更是要求“善言敏行”。秘书在与组织内外.上下.左右的人员相互传递信息，交流思想。协调关系，没有一定的说话能力，不掌握一定的说话艺术显然不能适应工作的要求。为了提高说话的艺术技巧，更好适应工作环境。必须要：一.充分认识说话能力在秘书工作中的重要作用。秘书在组织机构中的沟通方面，上下沟通，左右协调，内外联络的重要位置。是领导管理的中介环节和中枢机构。上级指令的下达，下级意见的上报，本单位与外界的信息周转和吞吐都要功过秘书部门来实现。秘书没有良好的沟通能力，协调能力，想要充当好上下左右的信息接受着，传递者和表达着是非常困难的，这样一个多元的沟通环境，不然要求秘书具有说话艺术，即要找准角色定位，以事和沟通对象和表达目的。二 在组织机构中参谋职能方面：新时期秘书工作要从“偏重办 文办事”转变为“既能办文办事 又能出谋献策”。领导者者的决策活动离不开辅助力量的谋划与支持，进一步肯定了秘书的参谋作用。处于这一重要地位的秘书人员，如何规劝和提醒领导更要讲究艺术。只有适当的时间，恰当的场合，说书恰当的有份量的话语，才能起到有效的重要的重用。另外，秘书在给领导提建议时千万不要玩弄了自己只是起辅助作用的，不要错位把自己当成某一问题的决策者，因为说话体现秘书的身份。最好以浅喻深，而在此而意在彼。对于一些事情的看法，建议点到为止。三在组织机构中助手方面信息方面，秘书工作总是围绕领导行踪而开展的，是为领导的工作服务的。因此，秘书应与领导建立起有效的工作“对接”语言，实现与领导之间的有效的沟通。以上听懂并能准确把握和理解领导的意图和思想。而是要能够及时向领导提供他最关心的信息。在“听”与“答”的过程中，秘书必须间接明确，讲究效率，是自己进入的话一语中的，逻辑严密，词约意丰。四门面形象方面。秘书在组织内部代表的事领导的形象，在组织外带来代表的事整个组织的形象，他所表现得言行举止，精神风貌都会给领导，组织带来声誉影响。因此秘书的语言运用应当文雅，干练，机制。主要体现在以下五个方面：一是礼貌性用语。而是赞美性用语，三是幽默性用于。四是委婉性用语。五是含蓄性用语。
二 秘书人际交往的目的性，实用性很强的。
秘书在运用口头语言表达是要注意其职业特点。因为秘书的说话往往具有双重意义，即
代表其个人的思想，有代表领导和单位的旨意。因此在工作中秘书要准确的用口头语言进行交际，就必须讲究说话艺术。
秘书同各方面的人交往，要因人因地运用不同的语调表达不同的情感，才能受到表达的效果。
A秘书要具备高度有效的说话能力。
为了使语言高度有效，秘书应学会合理地掌握讲话的恶实际，知道在什么时候和什么情况下，怎样讲才能产生最好的效果。同时，在一般情况下，秘书的话往往都被看着是对决策权威的解释，他所用的语言也关系到他人对决策，指令的理解。因此在有关重要决策问题的交流时，秘书要有分寸掌握语言，准确的表达思想，是别人准确地理解它。
秘书要是自己的语言高度有效，还需让语言带上较强的逻辑性，因为秘书在生活中经常会遇到辩驳和进行解释性的讲话，这就是特备需要逻辑力量，并且清晰明了的语言表达能。
秘书在表达中，要使预期的当，在句型的使用上要注意选择。在一般型的秘书交往中，应以陈述句型为主，不要过多地使用反问句，祈使句，疑问句，用意引起不平等的受挫心里，是交流不愉快或中断。
秘书在与人交谈中，不可直截了当的否定对方的话，而应该为另一种说法，对他说话中合理的部分加以肯定，鼓励。至于秘书在奉命交代某人办某是想时，更要注意运用鼓励的语言，是对方骨气信息，激起勇气，怀着受到领导看重的良好心态去完成工作。
B秘书的说话艺术对秘书的要求
秘书说话作为一门艺术，不仅具有实用价值，而且具有审美价值。一切美德事物都包含在活生生的现实世界里。秘书说话时一种特殊的身会生活，表现出特殊的社会生活没，具有艺术性。秘书说话不是演戏，说相声，不是通过塑造艺术形象反应生活，而是做好秘书工作的手段。它之所以具有美德美丽，是由于它是由声语言和姿态语言的结合体。在“声”和“态”上都讲究技巧，讲究艺术，追求最佳表达效果，从而体现美学价值。秘书的书画艺术集中体现精神美，形象没，技巧没，是诸多要素完美和谐的统一。语言美与行为美的统一。语言美和仪态美德同意。这四个同意，归根结底是规范性和艺术性的统一，内秀与外美的统一。秘书说话的审美价值在这种同意中得以体现。
C秘书的说话艺术能力培养
在工作中遇到“说话”的机会，就要及时排除思想顾虑，积极大胆地实践。同时，在工作之余也要见缝插针，努力创造语言交流的环境，善于表达自己的观点和见解。要虚怀若谷，女里学习和揣摩让人的优点和长处，倪补自己的缺憾和不足。只要我们善于总结，勤于探索，
就一定会在博大精深的语言海洋中，找到一片属于自己的天空。
总之，一个合格的秘书，在思想修养，知识结构，业务才能以及工作作风等方面均有严格的要求，善说是不可缺少的业务能力。秘书要做到“三勤”及脑勤，口勤，腿勤。其中“口勤”就是常开口说话，而且要会说话。只会说不会做，不是个称职的秘书，称职的秘书即肯干又善说。
总之，秘书在使用口头语言进行谈话交际时，一定要注意一些语言表达方面的艺术技巧。只有如此，才能使自己在交际中能说会道，左右逢源，有利于自己秘书工作的顺利开展。
秘书说话艺术，应是共性与个性的统一。既有一般秘书所共有的说话特征，也有个人说话实践中形成的个性特征。这样才不至于千人一面，众口一词，才会形成多姿多彩的语言表达技巧。
参考文献
林语堂版.说话的艺术.陕西师范大学出版社.2010-06-01
成杰.话语攻心术：把话说到对方心坎里.中国华侨出版社.2012-08-01
陈浩.幽默沟通学：零距离制胜口才密集.中国华侨出版社.2013-03-01
徐秋英.秘书的说话艺术[M].北京：中国物资出版社,1993：23-35．
朱儒楚.说话艺术[M]．海南：南海出版公司, 2004:35-81,123.
马大猷.说话的科学技术[M].北京:清华大学出版社。2004
刘华.你是说话高手吗.吉林.延边大学出版社
赵一.说话的一是全集.黑龙江.科学技术出版社
徐寒.职业秘书接待工作方法与技巧.广东.广州出版社
曾国全.秘书口语表达的艺术技巧.西昌学院学报（社会科学版） 2005
李蛛.浅谈秘书工作中的沟通技巧
谭一平.秘书的情商比智商更重要.鹭江出版社 2012
杨峰.秘书工作案例与分析.簪南大学出版社.2010
