秘书职业资格考试/事业单位行政文秘类考试参考资料
一、秘书
（一）秘书的含义
国际职业秘书组织：具有熟练的办公室工作能力，不需上级督促即能主动负责、积极进取、干练果断，能在授权范围做正确决定的经理助手。
2003年国家劳动和社会保障部《秘书国家职业标准》：从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务，为决策及实施提供服务的人员。
（二）秘书的分类
从服务对象上——公务秘书和私人秘书。
从社会行业上——政务、企业、司法、教学、医学秘书等。
二、秘书工作的内容
2003年国家劳动和社会保障部颁布的《秘书国家职业标准》将秘书工作分为五方面内容：商务沟通、办公室事务和管理、常用事务文书的拟写、会议与商务活动、信息与档案。
2006年新修订版中，将秘书工作整合为三类：
1、会议管理：会前筹备，会中服务，会后落实；
2、事务管理：接待，办公室环境管理，办公室日常事务管理，办公室用品与设备的使用和管理，信息管理，商务活动实施；
3、文书拟写与处理：文书拟写，收文、发文处理，文档管理。
秘书工作——参谋和办事，即辅助管理和综合服务。具体包括：
1、文书撰写（上司口述或会议记录、整理，文件起草、修改、润色等）；
2、文书制作（打字、复印、编排、装订等）；
3、文书处理（收发、传递、办理、保管、立卷等）；
4、档案管理（归档、鉴定、管理、提供等）；
5、会议组织（准备、记录、文件、善后等）；
6、调查研究（计划、实施、分析、研究等）；
7、信息资料工作（收集、整理、提供、储存等）；
8、信访工作（群众来信来访或顾客投诉处理等）；
9、接待工作（日常来访与计划来访接待、安排、服务等）；
10、协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等）；
11、督查工作（政策推行或决议实施的督促、检查等）；
12、日程安排（为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等）；
13、日常事务（通讯、联络、值班、生活、管理等）；
14、办公室管理（环境、设备、经费等）；
15、其他临时交办事项。
（二）秘书工作的特点 一是工作位置的政治性；
二是工作地位的从属性；
三是工作作用的辅助性（宗旨是三服务，其核心是为本级领导服务）； 四是工作内容的综合性（凡领导工作涉及的领域秘书工作均可涉及）； 五是工作效果的潜隐性； 六是工作方式的被动性； 七是工作范围的赋予性。
（三）秘书工作的作用
1、枢纽作用。纵向上——承上启下、上传下达；横向上——联系内外、沟通左右。
2、助手作用。直接为领导服务，是领导的得力助手。
3、参谋作用。为领导的决策提供准确、完整、高质量的信息和决策事项的备选方案。
4、信息传递作用。是领导的耳目，把领导意图传达出去。
5、协调作用。综合单位各方面工作情况，协调各职能部门工作，协调本单位和外单位间关系，协调单位和社区间关系，协调人际关系，协调决策工作。
6、门面、窗口作用。秘书部门是领导机关的窗口，代表单位形象。
（四）秘书工作的发展趋势 “三服务”——为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民服务。（为领导、部门、群众）
“四个转变”——从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋划策，从单纯收发传递信息转变为综合处理信息，从单凭经验办事转变为实行科学化管理，从被动服务转变为力争主动服务。
“四个强化”——辅助决策的强化，信息工作的强化，协调工作的强化，督查工作的强化。
三、秘书工作机构
广义：是指秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或办公室。
狭义：是以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、单位或办公厅（室）之下，只负责文书、会务、联络、接待等工作。
秘书工作机构组织形式有两种：分理制和综理制。分理制是指秘书工作机构内部下设分理机构，承办分工的具体事宜。综理制是指所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理，下面不再分设部门。这适合于秘书工作量不太大的机关或单位。
中央的秘书机构称“办公厅”，这类“厅”是部级机构，采用分理制（即下面再设部门，以处理各种不同的秘书工作）。 省、部的秘书工作机构也称“办公厅”，这类“厅”是厅局级机构，也采用分理制，下设秘书处、机要处、信息处等。
省辖市、厅、局、区、县、乡镇和企事业单位的秘书工作机构都称为“办公室”，但级别也不同。除了乡镇办公室为股级，下不再分设。再大的企业的秘书机构只能称作“办公室”，而不能称为“办公厅”。
社会团体的秘书工作机构，通常直接命名为“秘书处”，采用综理制，如“中国高教秘书学会秘书处”。 临时性的秘书工作机构，也叫“秘书处”，视其规模大小、工作多少，采用综理制或分理制，如大会秘书处之下的联络组、宣传组、后勤组等。
四、秘书工作机构的工作原则与要求
1、明确职责、权限、目标、任务
2、制定秘书工作的各项制度和标准
3、分清主次，有条不紊
4、科学地安排工作程序
5、准确细致，切实无误
6、迅速果断，讲求时效
7、忠于职守，安于职分
8、加强教育、管理，不断提高素质、能力和加薪的机会。 办事：商务礼仪；接待；办公室事务 商务礼仪
1、见面问候、介绍、握手、交换名片
2、正确展示姿态
3、适宜着装 办公室事务 办公环境管理 办公室事务 办公用品管理 办公时间管理
信息管理 办公室事务
一、邮件、文件的收发与处理
二、接打电话
三、值班工作
四、印信管理
五、改进办公事务
六、处理突发事件
七、督促检查工作
八、评估办公室工作
• 备 忘 录
发给：秘书 钟苗
发自：行政经理 苏明 日期：2003.11.21 内容：
公司开发部近期有5名员工要出差，请你帮开发部列出我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤，我看过后再交给他们参考执行。
谢谢。
我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤是；
1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。
2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。
3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。
4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。
5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。
6、如果进行商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。
办会
会前——拟写、发送会议通知；会议证件的制发和会议文件资料的发放；会议议程、日程的拟定方法；正确选择会址；接站、报到、签到工作；拟订会议筹备方案；检查会务筹备情况；审核会议文件；与领导沟通；拟订会议应急方案。
会中——会议记录、会议中的信息沟通和会议期间值班、保卫工作；会议按计划进行；监督会议经费；处理突发事件。
会后——安排与会人员返程、会议文件资料的清退及会议室的整理；会议经费结算工作；会议总结；会议评估。
办文：收发文处理；文书拟写；文档管理
1、了解公文的概念，公文制发的程序；公文的格式；文书审核、拟办、承办、催办。
2、掌握传真、备忘录、通知、邀请信、感谢信、贺信、请柬；会议记录、意向书、订货单及产品说明书；通告、通报、决定、请示批复函、招标书、投标书、计划、总结、述职报告、讲话稿、市场调查报告 。
一、概念
文书是国家机关，企事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称。
二、发文
草拟——审核——签发 ——复核——缮印——用印——登记——分发
三、收文
签收——拆封——登记——审核——拟办——批办——承办——催办——注办
四、公文格式 眉首格式
(1)发文机关标识(公文版头) (2)公文份数序号(印刷顺序号) (3)发文字号
(4)签发(会签)人
(5)秘密等级和保密期限。 (6)紧急程度
(7)红色反线(间隔横线) 公文主体格式
(1)公文标题
(2)主送机关
(3)公文的主体(正文)格式 (4)附件
(5)印章(发文机关名称) (6) 成文日期 (7) 附注
版记(文尾)格式
(1)主题词
(2)抄送机关
(3)印发机关和印发日期
(4)版记中的反线
公务文书
通告是公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项的公文，是各级机关、企事业单位与社会团体通常使用的告晓性公文
类型：制约性通告 ；告知性通告
结构：标题＋正文＋落款＋成文日期
通告与公告的区别：范围不同，公告大于通 告；宣布事项不同，公告重于通告；制发者不同，公告由国家行政机关或权力机关发布
通报是表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的公文 类型：表彰通报 ；批评通报 ；传达通报
结构：标题＋主送机关＋正文（＋附件）＋落款＋成文日期
通报与通告的区别：通报属奖励与告诫性公文，通告无此意；同属告晓性公文，通报重在传精神，通告重在发事宜；通报一般不具指令性，通知具有。
决定是一种指令性下行文。是对重要事项或者重大行动做出安排，奖励有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文
类型：指挥性决定 ；知照性决定
结构：标题＋主送机关＋正文（＋附件）＋落款＋成文日期
1、不可只用“文种（决定）”做标题
2、慎用“决定”
请批、批答函是不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的（平行）公文 类型：请批函 ；批答函
结构：标题＋主送机关＋正文＋落款＋成文日期
1、准确选择文种。请示和批复用于相隶属机关，请示是下对上级机关行文，批复是上对下级机关行文。
2、把握用语分寸
计划是各级机关，企事业单位、社会团体和个人对未来一定时间内的活动拟定出实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书
类型：按内容分；按范围分； 按时间分； 按性质和作用分
结构：分文章式表格式两种。文章式计划的结构：标题＋正文＋尾部
1、以政策先行，为指导思想
2、从本部门实际出发
3、语言简洁明了
总结是各、企、社、个通过对过去一阶段工作的回顾、分析和研究，从中找出经验教训，得出规律性的认识，用以指导今后工作的事务性文书
类型：综合性总结； 专题性总结 （其它分类略） 结构：标题＋正文＋尾部
1、正确的指导思想
2、坚持实事求是
3、总结出规律性的东西
4、分清主次 突出重点
5、语言简明、准确
述职报告
特点：个人性，真实性，通俗性
结构：标题＋称谓＋正文＋落款＋成文日期 实事求是，突出特点，语言简洁
讲话稿是讲话者在公共场合就某一问题发表自己的见解或阐明某种事理而事先写成的文稿 类型：按场合分； 按讲话者的身份分； 按讲话的目的分； 按讲话的内容分 结构：开头＋主体＋结尾
1、口齿清晰，吐字准确，注意抑扬顿挫
2、内容有针对性
3、观点鲜明，主题明确
4、语言要通俗，生动
商务文书
市场调查报告是对市场调查所获得的信息资料，进行整理得出结论，提出采取行动的合理建议之后撰写的书面报告。
类型：按调查范围、方式分，有综合性调查报告和专题性调查报告； 按目的、作用、内容分，有情况、事件、经验和问 题调查报告
结构：标题＋前言＋正文＋尾部
深入调查，充分占有材料； 实事求是
招标书，又称招标说明书，是招标人利用投标者之间的竞争从而达到优选投标人的一种告知性文书，是招标人为了征招承包者或合作者而对招标的有关事项和要求所作的解释和说明
分类略。特点：明确性、竞争性、具体性和规范性
结构：标题＋正文＋尾部
做好调查研究，掌握市场信息，制定的测算，评估款项要科学合理；语言简洁，用词精确，文字、数据、图表均要求准确无误
投标书，也称“标函”，是投标人为了中标而按照招标人的要求，具体地向招标人提出订立合同的建议，是提供给招标人的备选方案的文本 特点：针对性，求实性，合约性
结构：标题＋正文＋尾部
明确招标要求，实事求是，不可弄虚作假，语言简洁，语气谦和
工作实务题
根据下文提供的材料，拟写一份公文。
事由：天地公司拟将《红星服装有限公司关于建立征集客户意见制度的报告》下发给自己所属的部门。 主送单位：各分公司、中心、部
正文：各分公司、中心、部要高度重视、切实加强领导，积极稳妥地组织实施。要注意试行中可能出现的问题，及时研究解决，不断总结经验，确保本项工作的顺利实施。建立征集客户意见的制度，是经营制度的一项重要改革，是建立适应社会主义市场经济体制要求的经营制度的重要措施，是“诚信为本”宗旨的实施。建立征集客户意见的制度，对我公司的发展以及占领市场具有重要作用。红星服装有限公司《关于建立征集客户意见制度的报告》已经市商务局同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。
二00九年三月六日
天地公司 天地公司转发红星服装有限公司 关于建立征集客户意见制度报告的通知
各分公司、中心、部：
红星服装有限公司《关于建立征集客户意见制度的报告》已经市商务局同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。
建立征集客户意见的制度，是经营制度的一项重要的改革，是建立适应社会主义市场经济体制要求的经营制度的重要措施，是“诚信为本”宗旨的实施。建立征集客户意见的制度，对我公司的发展以及占领市场具有重要作用。各分公司、中心、部要高度重视，切实加强领导，积极稳妥地组织实施。要注意试行中可能出现的问题，及时研究解决，不断总结经验，确保本项工作的顺利实施。 天地公司
二00九年三月六日
工作实务题
背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明对你的建议，请完成。 便条
高叶：
公司发布了招标书，根据你的能力与志向，我个人希望你去投标，请阅读下面的材料。
如果你同意的话，请尽快拟写一份投标书。
行政经理 苏明 2007年3月5日
宏远公司招标书
为了适应市场经济，提高管理质量，宏远公司决定公开招聘承包宏远宾馆经理。
一、宏远宾馆概况
宏远宾馆是集会议、休闲、度假为一体的宾馆，拥有各种类型客房100套，不同规格会议室10个，娱乐设施齐全，可满足不同消费者群体的需求。
二、承包目标
承包目标由承包人提出。
三、承包期限
2007年6月1日至2010年5月31日
四、享有权力（略）
五、资产抵押和奖惩（略）
六、报名条件
年龄30岁至45岁，男女不限。 三年以上管理经验，能独立经营。 大学本科以上学历。 有客户者优先。
七、报名时间、地点
报名时间：2007年3月15日至2007年3月25日 报名地点：宏远公司红一楼
八、答辨
九、开标时间、评标方式（略） 招标单位：宏远公司招标办公室 地址：北京海淀区光明路5号 联系人：钟苗
2007年3月15日
1、秘书受权理事应掌握哪些要领？。
A、明确领导授权意图；B、选择有效方法；C明确授权理事的双重角色； D、与领导者保持密切沟通；E、争取其他方面的配合与合作。
2、简述秘书如何消除信任障碍。
要通过自身的努力提高各方面的信任度外，还要弄清产生信任障碍的原因、范围、程度，有针对性地加以排除。（3分）情况举例（2分）
3、试述秘书的职业道德修养。
答案要点：a.忠于职守 b.廉洁奉公 c.团结合作
d.严守机密 e.文明礼貌
4、秘书机构在机关的地位。 ：秘书机构属综合办事机构，（1分）处在领导机关的中心位置，（1分）是领导决策层的业务支撑；服务及综合辅助层次。（3分）
四、情景题（20分）
1、公司准备召开一次科技成果汇报会，参加会议的有各分公司主管科技工作的负责人以及科技人员，约30人，会期三天。请制定会议方案的基本要求与方法，草拟一份会议方案。
2、领导安排你负责会议期间会议文件的分发和会议结束前文件资料的收集。你将如何去做？
答案要点：单位内部所发的书面通知，印制会议文件，其中会议议程和日程安排表，会议时间安排表，领导人讲话稿，经验介绍材料等，会议文件校对与分发，会议的必备用品与特殊用品，会议类型是非决策性的中型的、局部性的动员令；注意布置会场，划分座次，会议议程与日程安排。
3、明天上午×市制药厂×副厂长来访，领导指示你把接待室整理一下，你将怎样做好这项工作？
答案要点：
⑴室内设备布置要协调；⑵空气光线要好；
⑶室内要清洁、明亮、整齐、美观；
⑷让来访者一走进来就感到这里工作有条不紊充满生机。
4、×企业下发了《关于调整员工津贴补助的方案》的讨论稿后，在讨论中引起部分员工的不满。针对这种情况，作为该企业办公室的秘书，你将如何协助领导处理此事？
答案要点
属纵向关系协调中的群众关系协调。步骤：
⑴深入调查研究，发现问题的发展趋势；
⑵向领导汇报，拟定协调工作方案，请领导定夺；
⑶查《方案》中有无不够合理之处，如果有的话请示领导作适当调整；
⑷要协调领导向群众作好宣传、解释工作。
五、案例分析（10分）
某地委办公室信息科黄科长采写到了一篇较有价值的信息稿，经过一番修改、润色，费了不少功夫，然后兴冲冲地呈到地委秘书长的办公桌上。凭经验，他估计这一炮定能打响，并可获得当年全省党委系统的优秀信息奖。不料，秘书长看后批示：“此稿目前不宜发”。看到自己的工作成果作废，辛辛苦苦采写的稿子被“枪毙”，黄科长心里有股说不出的滋味。“这么好的题材！可惜了！”“不行，得想个办法。”
黄科长拿定了主意，回到自己的办公室，又经过一番剪裁，将原稿换了个标题，内容的文字也略作改动，然后拿给地委办袁副主任签发，居然顺利通过了。当然，他没有把真相告诉袁副主任。第二天，黄科长正在为稿件已发而高兴时，被通知到秘书长办公室，在哪里他受到了严厉的批评。请谈谈你对此事的看法。
[简评]
黄科长为发信息而采用的方法极不可取。他的主要错误有三：一是不服从上级领导。对同一篇信息稿，发与不发，领导之间的看法和标准不一定是很一致的，但身为秘书人员绝不能去钻这个空子。既然秘书长已明确表态这篇信息不发，作为下级，黄科长应执行和服从。但他却在这一点上犯了错误。二是影响领导间的团结。黄科长绕过主要领导同志，隐瞒真相，将稿子改头换面后送副职领导审发，这是对领导的欺骗行为，尤其不可取。三是“自我”意识太强。这是从事秘书工作的大忌，也是黄科长犯错误的最根本的原因。第
一、第二点错误也来源于此。他表面上想的是信息稿的价值，实质上其内心深处想的是显示个人的才华，实现个人的价值，将个人的成绩、荣誉置于工作之上。没有当“无名英雄”的思想准备，是做不好秘书工作的。
六、论述题（20分）
1、结合实际谈谈现代秘书应具的知识结构
答案要点：
⑴秘书的知识结构分三个层次：基础知识、专业知识、相关知识的具体内容及要求。
⑵如何构建最佳的知识结构。
⑶联系实际，锻造复合型人
