強化服務意識，實現工作創新
馮裕健北京城市學院中關村學部
摘要：本文通過對高校系部辦公室工作內容及其重要性的分析，提出了系部辦公室工作對創新的要求，強調了系部辦公室工作的服務性、綜合性和協調性，探討了增強系部辦公室工作能力的途徑。
關鍵字：系部辦公室；工作；創新
一、系部辦公室的職能
知識經濟時代的到來，WTO的加入，為我國高等教育特別是高等職業教育的發展帶來了前所未有的發展機遇與挑戰。抓住機遇，迎接挑戰、促進我國高等職業教育的發展，是擺在高等職業教育業界人士面前的重要課題。而在學校各系部工作中起重要作用的系部辦公室自然也回避不了這一歷史性課題，理應在系部及學校的建設、高等職業教育的發展中發揮其應有的作用。
系部辦公室作為系部的綜合機構，是系部的工作樞紐。在日常工作中，系部辦公室一方面發揮著溝通上下、聯繫左右、傳遞資訊的中樞作用，同時又是協助領導決策的\"外腦\"和處理日常事務的\"手足\"，其工作特點具有綜合性、服務性和瑣碎性的特點。
系部辦公室工作的綜合性主要體現在其職能上，系部辦公室的基層特點決定了其職能涵蓋學習教育、宣傳、資訊、協調、督促、調研以及後勤等多個方面。
要對外宣傳系部的工作，佔領宣傳的主陣地，以取得上級領導和兄弟部門對本系部工作的認可和支持；取得學生對學校工作的認可，取得同事對系部及系部辦公室工作的認可和支持，同時通過與相關部門和人員的溝通與交流，形成心舒暢、團結和諧的工作環境，為提高整體工作的品質和效果而努力；
要負責資訊的交流與傳達工作，促進資訊共用，增強資訊的時效性，減少資訊失真，提高資訊使用的品質；
要協調好系部內各單位的工作，增強部門間的協調性，減少部門內訌，為增強系部的凝聚力、戰鬥力而努力；
要負責檢查督促領導佈置的工作的完成情況，並進行及時回饋，維護領導決策的權威性，促進系部工作的實效；同時，要進行廣泛的調研，瞭解系部職工的願望、傾聽職工的建議，並將在此基礎上形成的意見和建議回饋給領導，供領導決策時參考；
由於系部的基層性決定了系部辦公室還要負責系部的後勤工作，要負責維護辦公設備，保證設備的正常運轉，維護的正常的教學秩序。
由以上功用可以看出，系部辦公室對系部工作的成效起著舉足輕重的作用，其工作中的任何閃失都有可能給系部的整體工作帶來較大的負面影響。
系部辦公室工作的瑣碎性主要體現在系部辦公室日常工作的頭緒上。我們從系部辦公室的工作職能上可以看出，系部辦公室工作是多樣的、繁雜的，涉及系部工作的諸多方面，事情多而雜，許多工作沒有可預見性。我們雖然強調系部辦公室是領導的左膀右臂、是系部工作的中樞、其作用非同小可，但其更多的工作卻是處理日常事務、忙於瑣事。當我們以服務的心態去對待工作時就會發現系部辦公室工作頭緒多、婆婆多、服務物件多，而且哪方面做得稍有不慎、不周，就會對系部的整體工作產生不良影響。
二、努力提高系部管理人員的服務意識
社會在發展，歷史在進步，做好新形勢下系部辦公室工作，必頇要把握大局、立足全局、服務整體，增強責任感，提高工作的自覺性、主動性，弱化功利思想，為此就要加強學習，增強自身素質。
首先，學習是進步的基礎。學習能讓我們主動地去接受新生事物、掌握新的理論，學會用新的方法去工作、學習和生活，增強我們自身適應不斷發展和變化的社會的能力，以主動
適應不斷變化的社會，從而更有信心地迎接各種新的挑戰、克服挫折、戰勝困難。系部辦公室工作涉及面廣、接觸的人比較多、處理的事比較雜，而新情況新問題新思想的不斷出現更是加大了系部辦公室工作的難度，對系部辦公室工作人員無疑是一種挑戰，如果不注意加強學習、不注意更新認識就可能因無法勝任工作而落伍。
在學習過程中，我們應當根據不同時期、不同階段、不同工作節奏和不同工作內容的要求，制定學習計畫、自查學習情況。我們首先要注重對政治理論、國家政策和規章制度的學習和研究，提高自己的政策水準。因為系部辦公室是一個政策解答的視窗，當系部的職工、學生、外聘老師遇到對政策及相關規定不能理解時往往會向系部辦公室尋求幫助，如果我們自己不能較為準確地理解和把握相關政策，顯然是不能滿足工作需要的。與此同時，我們還要進一步加強業務學習。如果我們自身不能主動認真地進行業務學習，就適應不了系部辦公室多樣、綜合並且繁雜的工作，就可能因工作能力不強而為系部工作的順利開展增加不必要的障礙。我們應結合崗位學習的特點，加強應用性學習。系部辦公室作為系部的綜合協調部門，不僅要注重和加強自身的學習，還應該系統地組織和安排系部職工學習規章制度、教育理論、教育教學方法，組織實踐技術交流，要通過交流與學習，配合系部領導促成系部整體教育教學水準的提高。
其次，思想是工作的動力。思想是一個人的靈魂，能決定一個人的精神狀態、決定其工作的動力。這就要求我們在系部辦公室工作的人員要熱愛本職工作，增強光榮感、使命感和責任感，做到任勞任怨，樂於奉獻，具有集體主義思想和無私奉獻精神。但高尚的情操、先進的思想及樂於奉獻的精神不可能在人們頭腦中自發地形成，需要通過必要的理論薰陶，才能被自覺地掌握。我們要在平時的學習、工作和生活中，不斷地進行自我剖析並廣泛開展批評與自我批評，不斷提高自己的政治素質和思想素質，使自己能夠樂觀地、長期地、積極地、主動地去開展工作。
第三，觀念是行動的先導。觀念是人的思維習慣。人的思維活動中最為頻繁的就是\"判斷選擇\"，而選擇總是有一些假設的前提和取捨標準的基本順序，這些形成習慣的\"假設前提和取捨判斷標準的基本順序\"就是觀念。所以觀念實際上是一個人的主觀認識，具有較強的主觀感情色彩，決定一個人的態度，而這種態度則直接決定一個人的工作動機。有什麼樣的觀念存在，就會有什麼樣的行為方式產生。系部辦公室的工作是非常平凡而瑣碎的，一般不會出現明顯的、顯著的業績，但卻需要我們踏實、勤勉地工作，這就要求我們要樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，牢記服務的宗旨，牢固樹立大局意識、責任意識和服務意識，在優質高效的服務中體現自己的價值，要正確處理好名與利的問題，充分認識到我們所從事的事業對我們民族、對我們的國家的重要性，充分認識到我們的工作對系部乃至學校整體工作的重要性，克服\"無作為、難作為、出不了成績\"的錯誤認識，淡泊名利，甘於清貧。
第四，作風是效率的保障。作風是一個人綜合素質的重要的外在表現，良好的作風能讓我們的工作能力得到充分地挖掘和發揮，能讓我們得到更多人的理解和幫助，提高我們工作的效率，充分實現我們的自身價值。加強作風建設要從工作、生活兩方面抓起。
系部辦公室人員加強工作作風建設要在\"實、細、快、勤、嚴、准\"六個字上下功夫。實，就是要實實在在、實事求是、求真務實，做到\"不唯書、不唯上、只為實\"，工作要講實話，向領導報實情，不能報喜不報憂，甚至投其所好。細，就是要工作細心、細緻、精益求精，力求萬無一失，要做到辦文經得起推敲，辦會經得起檢驗，辦事經得起核查。快，就是手要寫得快，腿要跑得快，腦要動得快，不能拖泥帶水，拖拖拉拉。勤，就是做到腦勤、腿勤、口勤、手勤，靠實幹立身處世，靠實幹樹立自己的形象。嚴，就是要嚴格要求、嚴格管理、嚴格執行規章制度，注意總結辦文、辦會、辦事的經驗教訓，尋找規律，逐步建立嚴格規範的工作制度和辦事程式，努力使系部辦公室工作科學化、制度化、程式化、規範化，形成有章可循、有據可依、嚴格執行、嚴於律己和團結緊張、嚴肅活潑的工作作風。准，就是領導
意圖和政策檔的精神理解準確、檔傳達和解釋準確、服務用語準確、辦事符合規定的標準。
三、創新管理
創新是時代發展的要求。隨著社會的進步、科技的發展，我們的工作環境已經發生了翻天覆地的變化，只憑老經驗、老方法、循規蹈矩很難做好系部辦公室工作。只有根據形勢和任務的變化，解放思想、實事求是，主動把握工作規律，不斷改進思維方式，更新觀念，開拓視野，創新工作方法，才能不斷提高系部辦公室的工作效率，不斷取得新成果。
創新就是在已有經驗和知識的基礎上，通過全面、細緻、深刻地觀察，進行縱向和橫向地聯想，從而提出新問題、探索新規律、產生新認知的活動。因而，創新必頇以舊的知識和經驗為基礎，但又不拘泥於舊的知識和經驗，不為定性的已有的知識和經驗所束縛，而是在舊的知識和經驗基礎上，積極地觀察新事物、新動向、發現新問題，善於抓住事物和現象的本質，有效地利用新資訊、新機遇，進行發散性思維，從而最終獲得新的、前所未有的認識，並可能進而產生新的理論和方法。創新要有新穎性，新要有獨立性，其所要解決的問題是沒有現成答案的，不能簡單地重複和模仿，不是常規、傳統的方式所能解決問題的。
創新是從事任何開拓性、創造性事業必不可少的工作，作為高等職業學校教育教學工作重要部門的系部辦公室當然更不能因循守舊，其工作當然更需要創新。為提高辦事效率，就不能用一成不變的方式、墨守成規的方法去處理系部辦公室事務，更不能用千篇1律的觀點去對待所有事物，解決所有問題，完成所有職責。而必頇根據客觀實際，充分發揮自身的主觀能動性，進行充分的創新，機動靈活、隨機應變，以不同的方法與途徑去處理系部辦公室的事務。
要增強參謀意識，實現工作職能的創新。參謀是系部辦公室人員在輔助決策過程中應當承擔的重要職責。但長期以來，受舊的管理體制和傳統觀念的影響，系部辦公室工作基本停留在收發、傳送、協調、辦會辦事等具體的事務性工作上。隨著學校教育發展的進一步深入，必頇更新觀念，強化系部辦公室的參謀職能，根據自己的知識和經驗及時向領導諫言，應該以能提出多少有價值的建議和多少建議為領導所採納為評價工作成績的標準。要注意工作方法，既要認真領會領導意圖，又要敢於直言，以協助領導的決策水準不斷提高。在實現創新的過程中，我們還要注意以下幾個方面的問題：
第一，要樹立正確的奮鬥目標，激發創新思維的能力。目標是激發創新思維的首要因素，而目標又分為遠期目標和近期目標，遠期目標是一個人或組織在較長時期裏所追求的目標，具有經久不衰的導向力和驅動力，能不斷地激發其探索創新；近期目標則是一個人或組織在短時間內所需要解決的問題，它能對人的思維產生聚焦的作用，把人的各種知識、能力、精力、注意力等統統集中起來、收斂起來，形成對某一問題的突破性的力量，從而得出創新性的成果，
第二，要培養對新知識和經驗的辯證態度：知識和經驗對人們的創新思維有雙重的作用，它既是創新的必要條件，而運用不當又可能成為創新的障礙，因而我們要用辯證的態度去看待它們。一方面，要看到知識和經驗是過去成功的創新的產物和結晶，新的創造必頇在已有的知識和經驗上才能有新的實現。
第三，要注意鍛煉意志品質，培養創新思維能力：良好的意志品質是激發創新性思維的又一個重要因素，是維持創造性行為的\"精神能源\"，是任何有志于創新的人必頇具備的心理素質。一項創新成果的取得，往往要經過長期的探索、刻苦的鑽研、甚至多次挫折。所以，從創新主體的活動的角度來看，創新思維要有堅韌不拔的意志和鍥而不捨的精神，需要付出代價。
