关于提高管理实效的几点思考
——机关作风建设讨论心得
白永胜
机关是企业意志付诸实施的第一环节，也是引领生产运营的指挥棒，机关工作作风的好坏，直接关系到企业目标的实现，也关系到管理层在人民群众中的形象和威信。当前机关作风还存在一些亟待解决的问题，比如流程繁冗，责任界限不清晰，工作效率低下，管理制度实效性不强等问题。这些问题的存在，将直接影响管理效率的实现，同时影响公司管理部门的形象，将影响公司竞争力的提升，进而影响公司战略目标的实现。为了进一步提高机关队伍的整体素质，提升管理实效，按照机关党委的统一安排，我部召开了改进机关作风讨论会，以下就如何提升机关工作实效的几点体会与大家分享。
首先部门的工作目标要明确。我的职责是什么？权限是什么？今天的任务是什么？认真的把分内的工作做好是作为机关一员首要问题。组织的运作需要一个总目标，然后运用方针目标管理的方法，分解为各部门的子目标，再由子目标分解为每个员工的具体目标值，从而使整个组织总目标落实到具体的责任人身上。对职能部门来讲，按其职能确定重点工作目标分解到人。如质量部门，按质量体系、质量管理、现场管理等方面进行分解和控制。宏观来讲就是围绕这个大的主题在其实现过程中分解为各个直观的可量化的目标，那么各个部门围绕这些可量化的目标就可以开展一步步努力来缩短与目标之间的距离，如果这个目标比较模糊，有的工作甚至就没有目标，那么部门成员的努力如同在黑暗中前进，缺乏逼近成果后换来的激励。工程管理部以计划管理为载体，工程管理部推行全面计划管理，努力提高执行力和精细化，强化内部管理效率。实行部门年度、月度重点工作计划；实行专业科室月、周重点工作计划；分专业实行月度工作计划：包括施工进度计划、预结算计划、设计计划、交工计划、质量计划等；每周末、月末组织部门会议，检查落实周、月重点工作计划完成情况并纳入部门经济责任制考核；每月由分管部长组织各专业会议，检查落实进度、预结算、设计、交工、质量等专业工作计划完成情况，结果纳入项目经济责任制考核。计划管理的实施明
确了工作目标，实践证明是非常有效的。
其次部门之间的协作配合要密切。在确定了组织目标后，要选择确定组织形式，不论是采用矩阵式管理还是职能式管理模式，必须做到分工明晰，只有做到独立才能有机配合，如果职责不清，权责利交叉重叠，就为他们之间配合矛盾埋下伏笔，在工作中不可避免要出现推委扯皮。“铁路警察各管一段”这样才能提高工作的有效性。比如设备管理和安全管理两个环节，设备上的安全设施部分损坏需要更换，应属于设备维护费来处理还是属于安全投入的技改措施费用呢？常会因为一些部门利益而延误了办事效率，这种重叠交叉的部分是影响部门之间配合的关键环节，必须事先做好分工。工程管理部每个科室的职责明确，消除交叉重叠部分，将职责分工和部门分管领导的职责公示，清晰的职责分工强化了管理的效率。综合管理室统筹各专业科室的公共工作，将各科室的分工职责张贴在门厅，以便于外来办事人员清晰了解，极大的提高了办公效率。有些性质相同的工作如果集中起来做，可以避免重复劳动投入，而且能够更专更精。分工明晰又要有整合，避免小而全，才能有更专注的精力做事。部门配合密切的问题还涉及到监督体系和内部市场模拟应用等方面，能够使得部门之间的配合最优化，效率最大化，是提高管理实效的难点问题。
第三、各部门工作流程要清晰。各项工作执行过程中存在很多制约管理实效的因素，比如程序不标准、渠道不畅通、方法不科学、组织不严密等问题。完成某项工作的先后次序不标准，在执行过程中，人们容易跑冤枉路，往往在明确路径的过程中已经牺牲了时间和效益。给企业带来成本增加和效率低下的不利影响，如果程序很标准，很明确，这样工作的质量好坏对人主观因素的依赖性就降低。程序是否最优化是要不断调整完善的，但是并不是随机变化，同样也给执行人员带来的适应的难度。此外渠道或者主线不畅通也是管理效率低下的大敌。一项命令执行不下去，那么在这个传达和接受的过程中必须是环环相扣，天衣无缝的，否则有可能走歪或者根本就传递不下去。比如说发生一件事故，从事故直接原因到产生根源这个主线也必须清晰，这样才能找到真正治理杜绝的方法，如果所有这个组织机构内元素都是事故发生的因素，这表明管理体系中保障安全的主线不明确，找不到责任主体，得不到根治的目标。在工程管理过程中，施工单位有很多人不熟悉公司各部门的工作流程，经常在材料领用、办理各种施工手续，
人员车辆进厂、盖章审核等施工准备过程中贻误了施工时间。此外部门之间的责任界限不清晰，工作流程不明确，过程控制的方法不可行，制度的繁琐复杂，流程不简洁等等都属于工作过程不清晰的范畴，改进用科学方法才能真正提高管理的实效，否则只能停留在低效甚至无效的状态。
最后，激励和约束机制要有效。机关作为管理团队，工作的主要动力依赖自觉和主动服从，但激励的作用依然非常关键，低效和高效的完成工作得到的待遇相同必然消弱了工作积极性，甚至有的部分多干多承担责任，多承担风险，这样就会出现推诿扯皮的现象，这就反映出激励和约束机制不健全，在一个工作流程中，要靠监督体系不断纠正偏离目标值的行为，这样才能使得控制元素朝着目标方向前进。没有压力就没有动力，缺乏定期的检查、监督，必要的考核不执行，只会让好的制度高高挂起，落实不到实处。如何提高激励和约束机制的有效性是提高管理实效的必由之路。监督的方法单一，以罚带管，奖励的力度和准确度不高，惩罚不及时，方法不科学等等都属于激励约束机制的缺陷。对优秀做法的奖励如果没有公平的评价机制，那么这种奖励不能起到积极的作用。任何工作都要跟随健全的监督约束体制，校正和激励执行者向着预定的方向运行，这是提高管理实效的重要保障。今年元月份，在广泛讨论的基础上，工程管理部制定了部门内部的安全问责制度，制度规定：工程现场发生安全事故，依事故的严重程度对工程管理部分管专业员、主办、主任、分管部领导及部长实施经济处罚、行政处罚、引咎辞职、下岗到劳务市场等处罚。该制度在初期引起了较大反响，经过反复讨论，大家提高了认识，统一了思想。制度颁布后提高了广大工程管理人员抓安全、管安全的责任感、积极性和主动性。
以上从工作目标、职责分工、过程控制、约束体系四个方面针对就如何提升机关工作管理实效的问题进行了分析思考，对目前机关作风的现状进行分析，以此来强化机关的工作作风，全面提升管理效率。
工程管理部白永胜二〇一一年八月八日
