如何准备一次完美的会议
一、会议筹备
1.当有必要商量某件事情时，就需要召集所有的相关人员一起进行讨论，这是会议的起因。
2.确定会议的核心人员，指定会议的主持人，主持人需要对会议的所有方面有深刻的了解，并具有良好的会议的主持经验。主持人应当与会议的核心人员和会议的筹备人员进行大量的交流，确定会议的相关事项。
3.一旦决定要召开会议，就需要指定专人进行会议的筹备工作。筹备会议的人需要明确一下事项：
（1）.明确会议的议题，详细规划会议的流程，为会议的每一个阶段分配合理的时间，并作出总的时间预算。将所有的信息统计到一张表上，称为会议议程。
（2）.根据会议的议题，搜集相关的文字，影像，图片，视频资料，挑选精确的确实需要的资料，整理打包。
（3）.确定参加会议的相关人员，通知会议开始的具体时间、地点和参加会议的人员，并分发事先准备好的会议议程和与会议有光的资料让与会人员对会议有一个完整全面的了解。督促与会人员好好准备会议。
（4）.谨慎起见，在会议开始的前一天，可以通过电话、邮件或口头通知等方式，跟与会者确认会议的相关信息，确保让所有的人都明确。
4、会议中需要的一些相关的设备如投影仪，小黑板，笔记本，或其他设备，需要由专人进行准备。会议的筹备者需要在会议开始前进行确认。
5、在会议开始前，由专人对会场进行适当的布置。会场的选取应该以会议的目的而定。如需要激烈的讨论，则可以选择相对狭小的会议空间，会议的桌子可以选择方形的桌子及其他一些可以激起与会者辩论情绪的因素。相反，如果希望会议的进行能够尽量和谐，则可以选择宽阔的会议场所，桌子也可以选择圆形的或者圆角形的。会场的选举需要花一定的心思。
二、会议进行
1、会议开始后，首先应该由会议的主持人发言。主持人首先需要介绍会议的主题，会议的目
的和会议的流程。其次应该强调会议的一些规则，这些规则应该尽可能的合理，尽可能的能让会议不偏离主题，不超过时间并能激发大家的激情。
2、主持人发言完毕后，就需要根据事先商定好的会议的议程进行会议。
3、如果是商讨一个商业决定，则应该先由专人详细描述跟这个决定有关的好坏的各个方面，
然后让大家自由发表关于这个决定的看法，综合大家的看法来来进行最后的决策。在这个过程中，需要有人（最好是主持人）拥有最高的决策权，在会议进行僵持的时候，能够进行最后的拍板，使会议顺利进行下去。
4、如果是一个商讨商业计划的会议，则应该让大家自由表达自己的想法。在会议的过程中应
该有人进行专门记录，这些信息最后应该被整理添加到商业计划中。在这个过程中不能遗漏细节。
5、总之，主持人在会议中的作用至关重要。主持人需要做到以下几点：
（1）.对会议的流程有一个完整的把控，熟悉会议相关的事项，对会议讨论的相关信息足够熟悉。
（2）.主持人需要具备一定对会议主持的经验，对会场的气氛又一个完美的把控，要能激发起与会人员参与讨论和说出自己想法的欲望。
（3）.在会议进行的过程中，由于人个性的原因，会议可能会经常偏离原定的主
题，主持人需要在适当的时候用适当的方式将会以拉回整体。
（4）.在会议中，有一种与偏题同样严重的问题会发生，那就是过于偏重讨论细
节。有时候，对于大体的事件还没有一个把握，就开始讨论一些相对不那么重
要的细节，而且大家很难发现会议陷入的怪圈。如果这时候主持人不能及时发
现并阻止这种现象。那么会议有极大的可能性达不到预定的目的，会议预备要
讨论的事情很可能无法完成，而且很容易造成会议严重超时，部分人员情绪消
沉，会场气氛低沉等问题。这种问题对主持者的能力有着严格的要求
6、主持人应该事先考虑到会议中可能会发生的突发状况，并预演相关的处理办法，这样才能
做到临危不乱。只要会议的主持者一直保持着沉稳的状态，那么与会人员就不会陷入一种混乱和茫然。主持人在会议时是最不能乱的一个人。
7、主持人在做决定时需要果断，不能犹豫不觉。如果暂时不知道如何做决定，那么可以让与
会者自由发表看法，主持人一边听从大家的看法，一边权衡利弊，然后自己作出决定。有的时候可以让大家投票。但记住，投票的结果并不一定非用不可，可以因具体形势而定。主持人因该有主见。
三、会议结束
1.会议讨论阶段结束后，会议并没有真正的结束。在讨论结束后，因有专人整理会议中记录下
来的东西，会议产生的成果需要整理成条理清楚的文件，分发给与会的人。
2.同时，对会议中讨论并决定执行的一些事件，需要专门统计并安排相关人员负责执行。同时
还应该指定专人监督这些事件的执行情况。很多时候会议中讨论的事情，由于大家的疏忽，往往得不到真真的执行，致使会议的目的没有真正的达到。而且有可能会造成相当大的问题。
3.所以，会议表面上的结束，并不能让人掉以轻心，只有当会议中讨论的所以的决议都得到了
真正的合适的彻底的执行，一次会议才算真正的完成。
