外国企业常驻中国代表处登记所需申请文件
不同的审批机关对于设立外企办事处所要求提交的文件会有所不同。根据中国的法律和实践，设立外国企业驻华常驻代表机构，通常应向审批机关提交下列文件:
1、外企设立常驻代表机构的申请信(原件)
该申请信应该简要介绍该外企的情况及其在中国境内的经营活动。同时申请信还应当列明所提交的文件清单。如果外国企业认为需向审批机关提供任何其它资料，应在其申请信中说明。申请信应当简明扼要，必须包括下列主要资料:
(1) 该外国公司的情况及其在中国境内的经营活动；
(2) 常驻代表机构的名称；
(3) 常驻代表机构的目的；
(4) 从事的业务范围；
(5) 首席代表（Chief Representative）的姓名；
(6) 常驻代表机构的驻在期限；
(7) 常驻代表机构的地址。
申请信应当使用提出申请的外国企业的信头纸。对于需经外经贸部、中国人民银行、交通部等机关批准设立的常驻代表机构，中国法律要求申请信必须由该外国企业的董事长、总经理签字。由于中国公司的机构设置与外国公司不尽相同，因此，实际操作中，中国的审批机关一般会采取灵活的态度，允许外国企业的董事签字。
2.外企的银行资金证明(原件)
该资信证明是一封简短的信函，应由外国公司的开户行签发，简要介绍该外国公司的资信情况。资信证明必须包括下列资料:
(1) 该外国企业的名称及帐号；
(2) 该外国企业通常的存款额，例如申请书日期之前半年或一年的平均存款额；
(3) 对于该外国公司的资信情况的简要评价。
开出资信证明的银行应当是与该外企有业务往来的银行。资信证明应当印在银行的抬头纸上，并由授权人员签字。
3.首席代表的任命书(原件)
该任命书应当简明扼要，主要内容为提出申请的外国企业任命何人为常驻代表机构的首席代表。一般应当印在申请企业的信纸上，并由该外国企业的董事长、总经理或其它负责人签字。
4.首席代表和其它常驻代表的简历、护照的复印件和照片
在实践中，地方经贸委和外经贸部要求简历从高等教育开始，同时应当列明首席代表和其它代表加入提出申请的外国企业，开始为其工作的时间。申请人应当向有关批准机关或中介机构咨询，了解审批机关对于简历格式和内容的具体要求。准备简历时应当注意，简历所列的时间必须连贯。简历不一定要打印在申请公司的信纸上。
5.租用办公室的租约
外国公司在华设立办事处，必须向审批机关提交一份已经签订的办公室租约，有关租赁办公室的意向书或者购买房产的证明。这主要是为了证明将设立的办事处有办公场所。
应当注意，在中国并不是所有的建筑物都可以出租给外国企业作为其办事处的办公场所。只有经过当地公安局批准的可以对外出租的建筑物方可出租。外国企业在签署租约或意向书时应当向业主核实这一点。
6.外国办事处设立申报表
该表一般由审批机关印制，外国企业或承办单位可以从审批机关直接领取。申报表的主要内容是申请设立常驻代表机构的外国企业和即将设立的常驻代表机构的基本情况。
7.外国企业办事处人员申报表
该表一般由审批机关印制，外国企业或其承办单位可以从审批机关领取。该表的主要内容是有关常驻代表机构人员的基本情况，如其姓名、国籍、联系方式及职务等。
8.公司成立证书或证明
该等文件应为公司成立证书或相应文件，其格式和内容因该外国公司成立地所在的国家和地区不同而不同。以香港为例，该等文件为公司注册证明书及商业等记证。
编制申请登记文件之语言
上述文件必须用中文编制，如果采用外文，各审批机关均要求附有中文译文。有的审批机关还要求申请人将该文件在当地公证，然后由中国驻当地的领事馆认证。在香港该等文件必须由中国政府授权的律师事务所公证。
申请登记代表处的审批期限
承办单位把以上材料提交给审批机关后，审批机关进行审查。如果审批机关认为需要补充其它资料，或者某些资料需要修改，则外国企业还应按照审批机关的指示行事。外国企业设立代办处的申请获得批准后，应当由批准设立的常驻代表机构的拟任首席代表从审批机关领取批准证书。
外国企业设立常驻代表机构的申请获得批准后，由其常驻代表机构的首席代表向审批机构领取批准证书，并在批准之日起的三十天内，持批准证书到登记机关办理登记手续”。
中国法律规定，如果超过三十天不到工商行政管理机关办理登记手续，则批准证书自动失效，由审批机关收回批准证书，以前的批准自动失效。
中国法律对于不同的审批机关规定了不同的审批时间限制。外经贸部和地方外经贸委是大多数外国企业设立常驻代表机关的审批部门，中国法律规定，外经贸审批部门应在所有的审批文件均交齐后三十日内作出是否批准外国企业设立办事处的决定。
外商注册代表处设立登记
（1）、首席代表签署的《外国（地区）企业常驻代表机构登记申请书》；
（2）、由外国（地区）企业董事长、总经理或其他有权签字人签署的申请书，内容包括：该企业简况、设立常驻代表机构的目的、常驻代表机构的名称、派驻人员（首席代表、代表）、业务范围、驻在期限、驻在地址等；
（3）、外国（地区）企业所在国或地区的有关当局出具的合法开业证明；
（4）、由同外国（地区）企业有业务往来的金融机构出具的资本信用证明书；
（5）、外国（地区）企业委任常驻代表机构人员（首席代表、代表）的授权书和该人员的简历及身份证明复印件；
（6）、驻在地址使用证明（包括房屋租赁合同和产权证复印件）；
（7）、外国（地区）企业委托代理机构办理的委托书、代理机构营业执照。
注:
1.外国（地区）企业所在国或地区的有关当局出具的合法开业证明应当经过当地公证机关公证，并经中国驻当地使领馆认证。
香港企业提交合法开业证明应当由香港的中国委托公证人出具，并经中国法律服务（香港）有限公司审核签章转递，并附以附件确认本的证明文件。
2.相关文件如由授权代表签字的应提交授权书。
3.相关文件如用外文书写，须提交由翻译公司中文翻译件。
4.上述文件如未注明为复印件的，均须提交原件。
外国企业常驻北京代表处机构设立程序
一、外国企业申请在北京设立代表处的条件
依据中华人民共和国有关规定，凡设立在一年以上外国的贸易商、制造厂商、货运代理商及经济团体、经济组织设立常驻代表机构，由北京市对外经济贸易委员会审批（“设立一年以上”这个规定已经废除。现在任何先开设的外国公司都可以申请在中国登记成立代表处）。 机构设立后的活动只能涉及业务联系、产品介绍、市场调查、技术交流和咨询服务等方面的工作，不得从事直接性经营活动。
二、申请开设代表处需要提交的文件及办理手续
1、设立机构的申请书。内容包括外国企业背景、业务情况，代表处设立目的、业务范围、首席代表、驻在地址、设立期限等，申请书需企业董事长或总经理签署的驻机构代表的授权书（提供原件）。
2、该企业董事长或总经理签署的驻机构代表的授权书（提供原件）。
3、公司所在国或所在地区有关当局合法开业证书的影印件（地区的公司除提供注册影印件外，另提供有效期内商业登记证书的影印件。美国公司除提供签署的公司开业证明外，还须提供章程复印件）。开业文件需经由中国驻当地大使馆、领事馆公证。
4、公司所在国或所在地区的银行提供的银行资信证明。资信证明中应注明资本和目前的存款位数及帐户开立或资金往来的信誉情况（明确表明银行与客户业务往来情况或信誉程度一般、良好、或令人满意）等内容，并由该行负责人或业务经理签字。
5、提供派驻机构代表的简历（首席和其它代表），要求详细、具体、真实、包括学历及工作简历，时间不能间断。每位代表提供四张黑白照片。
6、提供代表的身分证明。外籍人员提供所在国护照影印文件，港澳同胞提供回乡证及长期身分证的影印本。如国内人员出任机构首席代表或代表，需先经过政府指定部门同意，出具证明文件。
7、提供涉外经营资格饭店、写字楼签署的办公地点租赁协议书影印文件，租期至少一年。如有必要向出租方索取北京市工商局签发的涉外证明。
8、中国台湾公司在大陆设立代表机构，台湾公司需设立一年以上，注册资本500万新台币以上，而且在中国大陆已有投资。除提供上述文件外，另需要提供公司近三年的资产负债表和投资项目营业执照复印本。
9、以上文件是外文的需提供中文译文。
10、如首席代表因故不能亲自到北京外经贸委取批准证书，需提供代批准授权书。
三、办理工商登记手续
四、领取工商注册证书后，办理下列手续
1、公安局办理登记审案及刻章
2、技术监督局办理企业代码证
3、局审案及申请开立外汇帐户
4、（外汇帐户及人民币帐户）
5、北京市地税局办理纳税登记手续
6、国家税务局办理纳税登记手续
7、办理登记手续
8、选择外企服务部门办理雇佣人员的手续
9、劳动局办理外籍人员的就业许可及就业证
10、公安局办理外籍人员居留证及多次往返签证
注：每人提供2吋照片5张，如各部门有特殊要求，客户须与我公司积极配合。
五、变更及延期手续
机构在正常营运后，如发生变更（如名称、地址、业务范围、首席代表及代表）应提前一个月通知我公司办理相关手续。外国企业常驻代表机构一次批准有效期为三年，在到期前三个月办理延期手续。
1、房产权利人身份证明复印件（公司需加盖公章）；
ID copy of house-owner (If company, need stamped)
2、租赁合同原件一式两份(如权利人或承租人是境外人需办理租赁合同备案)；
Original documents in duplicate of lease contract (foreigner should put on records for lease contract)
3、首席代表简历及一寸彩照两张；
Resume for Chief Representative and two one inch photographs (color)
4、首席代表身份证明复印件
ID copy of Chief Representative
5、开业证明公证认证书原件；
Original opening certificate notarization
6、资信证明原件；
Original credibility certificate
7、涉外证明：a.外经委给大楼的涉外证明复印件；
Foreign-related certificate:a, copy of the building’s foreign-related certificate from commiion of foreign trade and economic cooperation
b.物业给企业驻在证明原件；
b, house-owner ‘s certificate for certify the enterprise was located.
