浅谈秘书如何提高应用写作能力
徐静
【摘 要】应用写作能力，是秘书各方面能力的综合体现。对于秘书来说，具有较强的应用写作能力，是自己能否胜任秘书工作的关键。本文主要从秘书具备应用写作能力的重要性、秘书提高应用写作能力的基本要求、秘书应用写作能力差的原因及秘书提高应用写作能力的途径四个方面进行了基本的论述，就如何提高应用写作能力阐述自己的看法。
【关键词】秘书 应用写作能力 途径
写作能力是秘书的基本素质之一，也是衡量秘书工作的前提条件。秘书为领导办事时起到参谋作用，且很大程度上是通过撰写相关文件体现出来的。作为一位合格的秘书，必须具有如运筹、办事、组织、协调、交际、文字表达和操作现代办公设备等相关能力。而在这众多能力中，写作能力显然是作为秘书的最基本能力，是每个秘书人员都应该掌握并能熟悉运用的能力。
应用写作能力一般指的是完成公文写作任务的本领，是秘书人员在处理事务、沟通交流时必须具备的一种写作本领。应用写作，无论是应用文体的写作，还是文艺写作，无论是公务文书还是私务文书，都要求秘书及时了解党的相关政策、方针及社会经济的发展情况，并查阅大量的文献资料，针对本单位的情况，作出相应的对策和解决方案。以文字为工具，进行正确的舆论导向，及时解决工作中的相关问题。而这些重要的环节，都在于秘书必须具备相应的应用写作能力。
一、秘书具备应用写作能力的重要性
在这各方面发展都迅速的社会，经济的飞速发展使得商务交往活动变得格外频繁。作为处理公私事务时人们沟通交流的载体，应用写作越来越被人们重视。无论是求职时的应聘，还是就职后的日常工作，就算是在学习中，在人们的彼此交往中，应用写作业都时刻发挥着其重要的作用。因此，学习并掌握应用写作的相关技能，就成为我们一种基本并重要的本领。提高文字表达能力，是十分重要及不容忽视的。
秘书必须具备良好的写作能力，即文字表达能力，因为秘书写作能力的高低决定着服务质量的好坏。这就要求秘书人员不仅要懂得相关写作知识及各种文体的写作，还要具备一定的政治素养、理论修养、科学的思维方式及理解领导真实意图和获取相关信息的能力。
在前一年暑假的时候，家里帮我找了份工作，让我打工锻炼自己。工作单位是在我的家乡——江宁区地方税务局，工作是会务接待。我在那里工作了近一个月，亲身感受到了应用写作能力对秘书的重要。在日常生活中，每次由上级传达下来的文件都需要由办公室的秘书结合地税局的实际情况撰写成文稿，再发到局
1 所属各职能科室手中。且秘书还需要安排值班表，需要将何时开会的通知传达到各个科室、局长室等等，上传下达基本上都是靠公文来传递的。由此可以看出，应用写作能力适用于各级。首先，秘书在向上级领导做报告、反馈信息及请求事项时，需要用公文来传递。其次，秘书将相关消息告知其他部门，通过公文印发到各个部门。最后，秘书在向下级传递布置相关任务时，也是通过公文来实现沟通的。由此，我深切地感受到秘书提高应用写作能力的重要。
二、秘书提高应用写作能力的基本要求
秘书人员都应该知晓，提高应用写作能力是有相关基本要求的。“公文写作时遵命写作，是执行者遵法定作者、领导者、管理者之命完成写作任务的活动。但是，公文写作又是以人的思维活动为主要特征的活动过程，在遵命写作中，秘书的主观能动力量、创新思维水平、参谋之道必将对公文写作能力产生极大地影响”。所以，秘书具备以下相应的基本要求，才能提高应用写作能力。
（一）时刻处于有准备的状态之中
秘书作为领导的参谋，必须要学会的便是主动思考。不时地琢磨跟领导工作相关的问题，时刻做好处理各种问题的准备。主动思考领导想的是什么，有什么具体打算，才能在领导布置任务时，准确、迅速的把握并理解，从而作出相应的安排。如果平时没有丝毫准备，工作完成后便等着领导来指示下一步，那么，即使领导说了想做什么，下一步该怎么做，也还是不能及时了解并迅速安排好工作。那样的话，便是失职了。
（二）善于捕捉领导意图的要点和核心
领导在交代相关任务时，可能会说很多，但是我们要分清的是要点在哪儿，核心在哪儿，哪些是不重要的话，切忌不可眉毛胡子一把抓。对于这点，秘书必须具备的是捕捉领导意图的要点和核心，这是基本的一项能力，否则，要点抓不住，不是无从下笔，就是所写的与主题相差十万八千里，无法准确传达并完成领导的任务。
对于合格的秘书而言，对领导者意图不仅要抓住要点和核心，还要站在所抓住的要点和核心上，向外扩张。进一步研究领导在不同场合、不同时间时所要面对的不同情况，秘书要研究其内在联系，用联系和发展的观点把握领导人意图。因为领导者对某些问题的看法，在不同时间是不一样的。如果秘书用静止、孤立的观点去看待领导的问题，那么毫无疑问，是不可能知晓领导者的真实意图，也就不能很好的完成任务。所以，秘书人员应该找出其内在规律，知晓其中原因，加以研究，才能准确完成领导所布置的任务，完成自身的使命。
（三）善于扩展、充实领导人意图
秘书对领导者的发言、讲话或是发文意图都要进行必要的扩展与充实，使领导者的发言更加完善，使其意图表达的更加完整。如果领导人着重于理论方面的认识，那么秘书就应该在事例方面加以论述，反之，如果领导者着重于举例子，
2 那么秘书就应根据相关的政策，加以理论化的阐述，使其发言更加完美。这就要求秘书熟悉各层人士的基本情况，在扩展、充实领导意图时才能做到心中有数。
（四）注重处理“意会”与“言传”的关系
当然，在某些特定的场合，有时候，秘书仅仅做到扩展和充实领导意图是远远不够的。有时，领导因工作需要但又由于场合的限定，而不能说出口的话，这时候，秘书就要注意去“意会”领导者那“不能说的秘密”，通过观察，将其真实意图表达出来，这就要求秘书从日常小处做起，注意观察，多阅读上级或领导讲话文件，充分意会领导的意图。
（五）注重写作思维的训练
秘书提高应用写作能力除上述四项基本要求外，最后便是写作思维的训练，思维能力与写作能力是紧密相连、不可分割的。秘书是否拥有很好的写作能力直接关系到其文章质量的高低。秘书在撰写相关文稿时，有时候虽然领导交代了思路及其观点，且又有大量的相关资料，但是该怎样将这些相关信息组合成一篇文章，还是得靠秘书发挥其思维能力，谋篇布局，完成具有高质量的文稿。
因此，秘书在平时就要注重思维的训练。古人云“去粗存精，去伪存真，由此及彼，由表及里。”对于工作中出现的问题，要不断分析，找到问题的症结所在。其次，从更高的角度进行思考，可以将自己假设成不同身份的人来面对这个问题，会有怎样的反应，即从不同角度思考问题，开拓思路，加强自身的思维训练。
三、导致秘书应用写作能力差的原因
任何能力都不可能由旁人直接传授，必须经过来回反复实践方可形成，应用公文写作能力亦然。进入大二期间，我利用双休及课后业余时间，来到泰职院实习指导老师李锐处进行课外应用公文写作的实习。从老师所布置的实习作业来看，诸如“公示”“工作总结”“领导讲话”等常用应用公文，经批改点评，我都没有得到满分。就如李老师让我写的会议记录。自己写时明明觉得写的挺好的，可是到了老师那儿，老师的批改意见是：写的不够生动，无法达到场景再现的效果，不算是一份好的会议记录。结果，需要重写。为何“一看就懂，一学就会，一写就错”呢？这使我感触挺深的。
应用写作是一项复杂的脑力劳动。它包含了许多深层次的内容，不是主观上一眼就能看出来的，而必须经过深入的研究与思考。这也正是我感到写作难以把握的一个重要客观因素。任何形式的写作都是主观对于客观的一种认知探索活动，在这一活动中，人永远是主体，因此，从这个意义来说，造成“写不出”“写不好”的原因就是我没有很好的开动脑筋，没有有效地、全面地对事物的多方面进行综合分析。具体而言，主要表现为以下几个方面。
（一）思想不重视
思想是行为的指南。进行应用写作，如果没有明确的思想目标，写作就会陷
3 入被动和盲目。从我自身情况说，首先是思想上的不重视。一方面缺乏政治责任感，没有把秘书应用写作放在应有的位置。即没有放在讲政治的高度、放在提高工作效率和提高写作能力的高度来审视和对待。因而缺乏写作的动力和方向；另一方面，对应用写作本身也缺乏正确的认识，认为应用写作“无学”。即认为秘书应用写作和一般应用文一样，格式简单固定，写作枯燥无味，没有什么学头；或者走向反面，认为应用写作种类繁多，结构各异，无从把握而不愿写。
其次是不认真思考，不脚踏实地的学习。而且总以为自己学过就一定会，满足于一知半解，但在具体的写作实践中却无处下笔。领受任务，拿来就写，不做深入细致的分析思考。领受任务，拿来就写，不做深入细致的分析思考。任何写作，尤其是应用写作，都有其针对性。不吃透上级的指示精神，不掌握下级的具体情况，行文写作，特别是制发文件，很容易游离于行文要求和主题之外，甚至犯原则性错误，造成恶劣的政治影响。
（二）实践不深入
应用写作的内容来自实践，又具体指导服务于实践。这是应用写作区别于一般文学创作的重要特征。应用写作涵盖了日常工作和生活的方方面面，如果不注重在实践中区分把握，很容易在格式等方面彼此混淆。在这之前我就是一味的凭感觉、想当然，对发生在身边的事物视若无睹，把握不住写作的主题思想，结果往往因情况不明、思路不清而写不下去。
（三）训练不经常
当然，写不下去，除了对具体写作的体式要求和写作内容不熟之外，还有一个重要的因素——平时缺乏练笔。有些人对体式的要求虽然有一定的了解和认识，但由于缺乏实践训练，也往往导致脑中有印象，拿起笔却写不出来。另外，平时的词汇积蓄量少，知识信息储备不足，也是造成写不下去的一个重要方面。对于这一点，我认为，文字能力弱不是造成写不下去的根本原因，不注重下功夫熟悉情况，不愿花精力勤思常练才是造成写作困难的根本原因。
四、秘书提高应用写作的途径
秘书在日常工作中，一般都担任着助手、公关和参谋等职责。因此秘书提高其办文能力是十分必要的，只有提高了其文字能力，秘书才能发挥其他的职能，才能使工作完成得更加出色。然而，提高文字水平并非一件容易的事情，不是一朝一夕就可以成的。故秘书需要持之以恒，坚持不懈的去努力，去聚沙成塔。那么，秘书人员该如何去做才能提高文字水平，做到下笔成章呢？具体可以通过下面四点。
（一）积攒“下锅米”
俗话说“巧妇难为无米之炊”，意为:再巧的农妇也做不出没有米的饭。那么，在公文写作中也是如此。这里“米”即是公文中不可缺少的资料。在撰写公文时，并不像不会写作文的小学生，胡编乱写，不是没得写就瞎编或者不写，而是“奉
4 命作文，代人立言”，不管你有没有准备，有没有什么感想，都必须按时交出所布置的公文任务。而这样的话，如果没有平时的积累，那么，在遇到紧急情况时，恐怕会误了重要的事情。所以，秘书人员在平时就要注意积累相关资料。
1.素材的积累
公文写作离不开素材，资料是否齐全，是否有用，关系到公文能否完成得出色。材料是进行分析的起点。徐霞客在写游记时，进行了长距离的跋涉，去搜集资料，他走过19个省、市、自治区，为了亲自了解真相，进行了多次地理考察活动，最后完成了200多万字的游记，很多都是通过亲自体验搜集的材料整理而成的。
积累公文写作材料，要从小处做起，养成善于观察与思考的习惯，多阅读上级的重要文件和领导讲话，充分把握上级的相关要求，多阅读报纸、杂志，及时了解国家相关政策与方针，多看新闻，掌握国内外热点消息，关注群众的心声，并且将自己的所见、所闻、所读、所感都记录下来，形成文字材料。我的堂姐是在一家公司当秘书，自从她知道了我的专业是商务文秘后，便对我说：你选择了这个专业，那么在平时就要注意积累，可以准备专门的本子，将你认为有用的资料抄写或剪辑下来，贴到本子上。这样的话，你的小仓库才会渐渐有越来越多的材料，也就积攒了越来越多的“下锅米”啦！
2.思想的积累
思想，就是指客观存在反映于人的意识中经过思维活动而产生的结果。对于公文材料而言，思想是灵魂。秘书人员需要通过阅读文件、参加会议、参观考察、深入研究、亲临现场等多种渠道，去捕捉那瞬间闪现的新想法、新见解，及时用专门的本子记录下来。这样，自己的思想仓库才会越来越“满”！如去基层调查或在与他人聊天时涌现的想法，突然就如文学创作中的“灵感”一样，需要记录下来。
3．语言的积累
我们都应该知道，文秘专业相当重视的便是语言的积累。因为在大家的认知里，文秘要能说会道。这就要注意，平时从大量阅读中提炼出一些脍炙人口的名言警句和生动活泼的俗语，以及现代社会的一些新鲜词汇，并且运用到公文中，这样便会为我们的公文增加一些亮色。当然，在面对不同对象时，加入的语言是不一样的。如果领导讲话时面对的是一些普通职工，那么便需要用通俗易懂的、口语化的群众语言去帮领导起草讲话稿，而如果领导面对的是一些高层人士，那么讲话稿便需要加入一些专业术语等，使文章不落俗套。我堂姐曾告诉我说，在语言方面，秘书需要格外注意，有时候，经典的语言并不是所有人都能听懂的，要注意场合对象。因此，语言的积累是十分重要的。
（二）学会“模仿秀”
模仿的意思是指有意无意的学习他人的言行，使自己的言行与对方相似。我
5 们在公文写作中，也需要适当的模仿。巴金曾说过，读多了，读熟了，常常可以顺口背出来，也就慢慢体会了它们的好处，也就慢慢摸到文章的调子和作法了。著名作家茅盾也认为“模仿是学习的最初形式”。我们小时候学习写字，有专门的字帖，画画中也有“临摹”一词，同样的，在公文中，也是需要模仿的。
寒假在家时，我小姑家要在江宁市区买房子，而家里的房子便想出租出去，正好当时我在家，她便让我帮她写一份租房合同。我想了半天，突然想起我们的课本《应用文写作教程》中有这部分的学习。于是我便问了小姑租房相关要求与问题，然后模仿书中的范例，将她租凭的相关要求与信息一一列举出来，如房子的具体位置、面积、租期、租金、违约责任及相关要求都写进合同里，写好后给小姑看了，她说还挺不错的，挺像个样子的。于是，我发现，原来“模仿”也是那么重要的。只有先学会模仿，有所创新，充实新的内容，这样的模仿并不是生搬硬套，而要灵活运用，所以说，“模仿”并不是件丢脸的事情，而是提高写作水平的有效途径。
（三）勤练“手中笔”
清人唐彪说：“多读乃藉人之功夫，多做乃切实求己功夫；其益相去远矣。人之不乐多做者，大抵因艰难费力之故；不知艰难费力者，由于手笔不熟也。若荒疏之后作文艰难，每日一篇半篇亦无不可；渐演至熟，自然易矣”。
熟能生巧，天道酬勤，勤能补拙，我们需要不断且有效地练笔。首先，便是做大量的阅读，扩大自己的知识面，使自己的理论素养和文化素养不断提高；其次，可试着从“豆腐块”“火柴盒”写起。有道是“常看胸中无本，常写笔下生花”。我们不能看不起“豆腐块”，它虽小但却可以起到练笔的作用。在泰职院时，我们可以试着向院报等报刊投稿，发表一些“豆腐块”，坚持下去，会发现自己的写作水平有很大的提高。
（四）蛋里“挑骨头”
“鸡蛋里挑骨头”比喻故意挑毛病，一般用在报复别人时，故意挑对方的毛病。而在这公文写作中，蛋里“挑骨头”是必不可少的，它可以使公文更加完善。所谓公文，都是“三分写，七分改”。多修改自己的文章，使其更加全面，更加完美，也是一种责任心强的体现。
作为称职的秘书。首先，完成了文稿后，自己要通过对文稿相关材料的确认，文稿语言是否通顺，是否存在病句等仔细检查，也可以遵循“热时写，冷时改”的原则。创作灵感来时，写出的文章就像自己的孩子，怎么看怎么好，这时就需要过段时间再来修改，才能以他人的身份看初稿，才能发现其中不足。
其次，对于文稿要反复琢磨，反复修改。列宁写文章时，向来喜欢把稿纸折成两半一半起草，一半修改，再看时，发现什么不足，想到什么，便立刻记在右边。如此反复修改，文章就很难不完美了。
最后，要请内行人，一些写稿的前辈们帮忙修改。所谓“当局者迷，旁观者
6 清”，要做到不耻示人，谦虚听从前辈们提出的意见，对于别人的意见，我们应该认真听取，克服怕人“挑刺”的毛病，别人将“刺”挑出来了，文章才会更完美。
综上所述，应用写作能力是诸多能力的综合体现。随着市场经济的发展，社会对秘书提出的要求越来越高，秘书人员更需要具备“读写能力”，也就是应用写作能力。所谓“开口能说，提笔能写，遇事能办，无事能思”。这句话囊括了作为秘书人员要达到的具备要求。当今社会，秘书不仅仅是接待、速记、打字这么简单了。秘书人员需要不断充实自己，扩充自己的知识面，提升自己的思想、理论、文化等各方面素养，还应具有较强的应用写作能力，才能适应社会的发展，不被激烈的竞争所淘汰，才能在这竞争中稳住脚跟，得到认同和发展。
参考文献
[1]张瑞志，《提高文字材料写作水平的几点体会》，2008年 [2]郑泽杰，《公文初学者如何尽快“上路”》， 2007年 [3]王群，《公文写作能力是诸多能力的综合体现》，2006年 [4]陈子典，《应用文写作》，北京师范大学出版社，2007年
