秘书与管理作业
一、上司出差要材料
琳达是菲利斯医疗用品（中国）公司市场部经理秘书。这些天琳达的上司到兰州分公司出差去了，他们约定每天下午4点琳达给兰州分公司打电话，向上司汇报公司的工作情况。这天上午10点左右，琳达接到营销总监打来的电话：“我有点急事，想看看国庆节的促销报告。请你把它送过来！”这份报告上上司让迈克起草的，上司把它放在了哪里琳达并不知道，于是她往兰州分公司打电话，可对方说上司与客户出去了，不清楚什么时候回来。一时找不到上司，琳达应该怎么答复营销总监呢？
以下5个选项，您认为哪一项不合适？请说明理由。——选D
A、
B、
C、
D、
E、因为上司现在正在出差，一时联络不上，让具体负责的迈克来向您汇报，可以吗？ 上司在兰州分公司出差，我正在找他，找到他后马上就把报告给您送来。 我现在联系不上上司。您能等到我联系上他吗？ 我给兰州分公司的张总打电话了，请他务必尽快找到上司。请再等等好吗？ 下午4点我就能和上司取得联络，到那时我马上把报告给您送过来，可以吗？
选项D最不合适。
遇到这种情况，首先应尽快联系到上司，知道报告放在了什么地方。因为营销总监非常着急，他正在等着，所以主要解决的是让他尽快知道促销报告的内容。至于你如何与上司取得联系，与找到这份报告并没有关系。没有关系的事就没有必要说。要不就显得你不够主见,未免小题大做,也会给领导留下不好的印象.
C也不是很合适。
秘书：“我现在联系不上上司。您能等到我联系上他吗？”秘书在工作时间联系不上上司，某种程度上有点说不过去，万一营销总监是个心急之人，说：“不行！”，那不是要闹起矛盾来，双方都为难，再说到底什么时候才能联系上，具有不确定新因素，岂不打乱了工作计划，所以感觉有点推诿了，欠妥当。
A最为合适。一时半会儿联系不上上司,视情况的紧急程度让具体负责的迈克来汇报,提出解决的方案并且征求对方的意见,最为合理。
B联系上上司的时间具有不确定性，但秘书由在努力争取尽早与上司取得联系，语气较为委婉，措辞也较为合适，勉强可以。
二、上司老朋友的预约
琳达是东方电子（苏州）公司营销总监的秘书。这天下午，琳达的上司外出办事，琳达接
到上司的老朋友唐总打来的电话，说明天下午要来拜访上司。可是上司已经预定明天下午和市
场部经理商量工作，而且今天不会再回办公室了。那么，琳达在告诉对方上司现在外出之后，
接下来该怎么跟对方说呢？
下面有5个选项，请从中挑选1个您认为合适的，并说明理由。——选E
A、
B、
C、
D、
E、实在不好意思，上司明天下午已经约了客户了。 上司明天的日程已经排满，没法安排与您会面了。能否另约时间？ 上司明天下午的日程已经排满了，不过还有变动的可能。到时候您来了再看吧。 上司明天下午的日程已经排满了，不过也许可以根据情况进行调整。 明天下午上司已经有安排了，但我会把您的事转告上司，明天下午的安排不是没有改变
的可能，我明天再与您联系吧。
（1）选项E比较合适。
尽管明天下午上司已经预约了与市场部经理商量工作，但是打电话来的是上司的老朋
友，也许上司会调整原定的工作安排，毕竟内部的事调整起来比较方便。所以，请示上司后明
天再与对方联系上比较合适的处理方式。
（2）选项E比较合适。
既然是老总的老朋友预约，虽然老总第二天下午的日程已排满，也不能生硬拒绝。秘书
应婉转告知：老总的日程已满，但会将约请来访的事情向老总汇报。如果老总日程有变化，或
者老总认为老朋友很重要，愿意调整日程安排与朋友会面，可再电话通知约访者。这样，无论
应约见面还是推迟约会，都会比较妥当，不会引起老朋友与老总的不满。
（3）A不可取，没有征求上司的意见，擅自做主，与市场部经理商量工作只是内部的
例会，而老朋友可能不只是简简单单的朋友关系，也许还有工作上的往来，秘书不能擅自做主。
（4）B直接拒绝，不可取。 D也犯了擅自做主的错误，不行。
（5）C有无变动可能不是秘书说的算，你跟客户说有可能，万一结果又没办法，岂不
给客户产生较大的不重视的心理落差，不予采之。
三、上司去的地方不能说
琳达是亚海软件（北京）公司研发部经理的秘书。这天上司要外出，临走关照琳达：“我今
天去东兴公司商量联合开发新软件的事，不回公司了。这事很机密，不要对任何人说起！”不一
会儿，市场部黄经理来找上司，问他去哪儿了。面对这种情况琳达应该如何处理？
下面5个选项，请从中挑选出1个您认为不合适的，并说明理由。——选D
A、
B、
C、
D、
E、上司外出，今天不回来了。改在别的日子可以吗？ 上司外出了，没说去什么地方。他今天不回来了，改天再谈如何？ 您是什么事？上司现在外面办事，今天不回来了，明天再谈可以吗？ 上司出去时说他去的地方不能对外说。您是什么事？上司打电话回来时我给您转达。 上司没说去什么地方。如果您方便的话告诉我是什么事，我想办法尽快转告上司。
选项D不合适，有4处不足之处。
1、出于市场竞争的考虑，开发新产品的事儿必须保密，即使在公司内部也是如此。因
此，如果没有特殊情况，琳达就不能透露上司的去处。
2、但是，如果直接对本公司的市场部经
理说；“不能透露去处”，会让对方感到你不信任他，做法不当。
3、“您是什么事”语气硬，不
尊重对方；
4、“帮转达”显得太过直接，没从实地为对方着想，不可取。
A语气较硬，措辞不当，擅自做主，有越权行为，不可取。
B“改天再谈”也犯了擅自做主之疑，不可取
C措辞不当，首先不尊重对方（您是什么事？），另外擅自做主（改天再谈），不可取。
E最合适。既做到了保密工作，语气也较为委婉，告诉对方若不是机密要事，可代为转
告，设身处地为对方考虑。
四、上司中途简短谈话有请示
琳达是格林路桥设备（上海）公司财务部经理的秘书。这天上午十点左右上司正在与部下
奥尼尔商量工作，销售部的秘书艾丽拿着一份文件过来了。她说她的上司想请琳达的上司大致
看一下这份文件，如果没什么大问题，她就马上把文件带回去。上司商量工作估计还要10来分
钟。面对这种情况，琳达应该怎么办？下面有5个选项：
a、因为上司正在商量工作，对方又比较急，所以，写个纸条递达给上司，问他如何处理。
b、因为上司商量工作只有10来分钟就结束了，所以问艾丽能否稍等一会。
c、因为上司现正在商量工作，所以让艾丽给自己的上司打电话，请示这事怎么处理。
d、如果可以的话，先把文件放在自己这里，待上司看过之后，就马上告诉艾丽。
e、因为商量工作还有10来分钟结束，所以请艾丽先回自己办公室去，上司商量工作一结
束就马上通知她。
请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。——选C
选项C不合适。
罗丝拿了文件来是想让琳达的上司看完后即带回去的，而琳达的上司正在商量其他工作，
所以，琳达应积极提建议解决问题，而不是简单地让罗丝去请示她的上司该怎么办；再者，把
本应琳达自己解决的职责抛给对方，缺乏主见也为难对方，不可取。
A情况紧急之下可以采之。
B若罗丝不着急，可选改答案。
D若该文件不是机密文件，可选之。
E若罗丝不愿意等或有其他事，可采之。
个人学习心得：
秘书工作繁杂，突发性事件多，很多客观因素无法控制。一旦出现新的情况，就要求秘书
采取新的对策。如果秘书不够机灵，凡事按部就班、墨守成规，那就有可能造成失误。
秘书要做到机灵，首先就是要敏感即有较强的观察力，能细心观察周围的每一个细小变化，
并通过思考后做出判断，特别是在与别人打交道时，要能识别对方肢体语言传达的信息。其次
秘书要注意养成这么一种习惯，那就是不要一见面就谈工作，应该先打声招呼或闲聊两句，在
这个过程中观察对方的脸色，再顺着对方的心情确定用什么方式进行沟通。此外，秘书随机应
变能力的提高，还有赖于工作经验的积累。
可以说，秘书工作充满对立统一的辩证关系，具体如下：
A从秘书工作从内容来看,具有常规性和突击性的对立统一。 秘书人员应认真对待常规性
工作中的每一项工作内容,集中精力做好每件事情,不能因为常规性工作每天碰到,驾轻就熟,就
掉以轻心,或应付了事,从而影响工作质量和效率,甚至酿成严重后果。应在日常工作中发现新情
况,研究新问题,提出新办法。同时应视突击性工作为“家常便饭”,时刻准备,从容应付。不断
在突击性工作中总结经验,摸索规律,寻找处理今后类似事件与问题的途径和方法,提高突击性
工作的水平。
B从其工作要求来看,具有思想性和事务性的对立统一。 事务性是思想性的基础,思想性从
大量事务性工作中总结获得。正确的思想认识用以指导具体工作,而通过处理大量的事务性工作,
日积月累,形成经验,又可以充实思想。因此,秘书人员不可以因为说思想性是主导方面,就忽视
事务性工作,认为那是勤杂工干的,是低层次的。
C从其活动特点来看,具有主动性与被动性的对立统一。秘书活动具有很强的被动性特点,
作为领导的参谋与助手,在一般情况下,秘书与秘书工作必须随时按领导的指示去办事,必须准
确地贯彻领导意图,及时传达领导意图与反馈落实情况,协助领导在实际管理活动中实现其意图;不能超越领导意图的范围进行工作,不能自觉或不自觉地去干扰领导意图的实现,自行其是,越权行动。秘书人员本身是无权的,只有在领导者授权之后,才有被授予的确定的权力。秘书人员在运用这种权力时,仍然必须把自己摆在秘书人员的位置上,说明这种权力的归属。从这个意义上讲,秘书工作是被动的。但秘书工作并不因为这种被动性而丧失主动性,它依然有积极性和创造性的一面。秘书人员在辅助决策时,应积极主动收集信息,在制定决策方案时,可以大胆设想,精心设计,充分发挥自己的聪明才智。
D从其工作方法来看,具有原则性和灵活性的对立统一。 但原则性不等于条条框框,各项原则不应成为缚秘书工作开展的绳索。秘书工作大有其发挥主观能动性、灵活处理各类事情的机会。因此说,秘书从职业性格的特征要求上来看,应具备应变性素质。没有原则性,只有灵活性,工作会丧失大方向;只有原则性,不讲灵活性,就是铁板一块,工作会出现僵化局面,也会丧失创造性。原则性体现秘书工作的宏观把握能力以及秘书人员的政治、思想素质;灵活性体现秘书工作的复杂性和秘书人员的工作艺术性。原则性和灵活性的结合构成了秘书人员的完美品质。
E从其知识结构来看,具有广博性和专业的对立统一。广博性和专业性是相互联系,相辅相成的。秘书人员的知识面越宽,越全面,他总揽全局、驾驭整体的综合能力也就越强,而且深入研究某专业知识的速度也会更快。他专业知识越是深厚,则触类旁通、举一反三的能力越强。知识往往是互通的。广博性和专业性结合的秘书,其知识结构才是合理的、优化的。他开展工作的途径才能更加畅通,方法才能更加丰富,效果才会更加显著。
在XX公司为期4个月的实习中，我认识到除了沟通能力，一个人的观察力也贵为重要，平常生活中，也有很多关于秘书工作几年后转为领导的实例，而成为领导或管理者的一个必备条件是具有敏锐的洞察力。以上讲的秘书工作的辩证统一关系，个人认为不仅仅秘书要做到，也是有志之士必须努力的方向。即使你没当秘书，但你也避免不了成为他人的下属，这也间接的表明你也是一名“准秘书”，所以还有很多要努力的地方值得我们去学习！
