中国人寿财产保险股份有限公司 佳木斯市中心支公司单证管理办法
2015年（试行版）
第一章 总则
第一条 为加强业务单证管理，完善内控制度，规避单证风险，使单证管理规范化、标准化、科学化，在总、分公司单证管理规定的基础上，在2014版佳木斯单证管理要求的中总结的经验，结合佳木斯中支公司的业务要求，特制定《中国人寿财产保险股份有限公司佳木斯市中心支公司业务单证管理办法2015年（试行版）》，以下简称《办法》。
第二条 本《办法》中所称的业务单证包括：保单、批单、保险标志、保险证、投保单。
第三条 本《办法》适用于佳木斯市中心支公司（以下简称“中支公司”）及各级机构。各级机构是指支公司、营销服务部、代理出单点及互动出单点。
第四条 中支公司及各级机构的业务单证管理主要包括单证的征订、领用、发放、使用、回收、归档、装订、检查等方面的管理。
第二章 单证人员管理
第五条 人员配备
中心支公司应配备责任心强、熟悉业务的专职单证管理员，从人员稳定性考虑，专职单证管理员须由公司正式员工担任。各支公司、营销服务部、代理出单点及互动出单点设兼职单证管理员，要求做到“有机构就有单证管理员”，兼职单证管理员，要求为正式合同员工或派遣合同员工担任。单证管理人员半年内替换不得超过两次。
第六条 人员变动单证交接流程
各级机构单证管理员发生变动时，须将有关变动事宜上报中支公司承保部备案，并须履行严格的移交手续，移交须在业务单证管理部门负责人和内控合规岗的共同监督下进行，交接手续具体要求：
一、交接库存空白单证实物，移交人必须预先盘点整理，接收人须与移交人核实；
二、交接已领用未回销单证，移交人对已领用未回销单证进行清理并制作未回销单证明细清单；接收人必须逐一核实确认，对于遇特殊情况无法即时核实的，须在清单中单独注明；
三、交接遗留问题单证的清理资料，移交人应将遗留问题单证整理出一份清单并附相关资料，由单证主管部门负责人签字确认，并向接收人详细说明遗留问题的情况。接收人应重点了解，对不明白的问题及时咨询；
四、相关台账、报表及原始资料的交接（包括电子版），
移交人必须准确完整地提供，保证不缺失；接收人检查资料，核实准确性与齐全性。同时要求移交人提供单证工作相关的制度、文件及学习资料；
五、单证实物与相关资料核对清点完毕后，填制一式两份《车险单证移交表》，移交人和接收人双方签字确认，并各自留存一份，本机构单证主管部门负责人对交接过程进行监交，确保交接的手续和资料全面完整，无遗漏后签字确认。同时，移交人必须对接收人进行车险单证管理工作基本流程与相关文件、制度的介绍和培训，保证交接后工作的顺利过渡。
第七条 责任人员
中支分管业务总经理为业务单证管理的第一责任人，对业务单证管理工作负有领导责任；各机构业务处理中心负责人及各营销服务部负责人为业务单证管理的第二责任人，对业务单证管理负主要责任；中心支公司单证管理员为业务单证管理的直接责任人，对日常车险业务单证管理负直接责任，是业务单证管理工作的对口联系人。
第八条 责任追究
因单证管理人员责任心不强，管理不力，造成各级机构业务单证管理混乱、丢失严重的，中支公司将视情节追究相关单证责任人的行政责任，并给予经济处罚。
第九条 单证领用
一、领用业务单证时，将上上次领用的业务单证整理完毕返回至中心支公司后，方可领用单证。
二、领用单证时，需先填写《单证计划申领单》，由本机构负责人签字后将影像以单证计划申领单-机构-年月日形式命名后发至佳木斯中支单证管理员处，由中支单证管理员配备好单证后将号段发给机构单证管理员，机构单证管理员需填写《单证领用确认单》，由机构负责人签字后，纸质申领单和确认单一式两份，由各机构正式合同人员凭申领单和确认单来中支当面领取相应单证，另一份由机构单证管理员留存以备今后检查。今后将不再以快递形式发放单证，请大家按实际业务需求合理申领单证（领取单证人员必须是公司正式员工，业务员不得领取）。
三、单证的入库、领用、出库应采取手工登记管理的方式。
四、各级机构必须做到账实相符，即系统状态与手工台账《车险重要空白单证领用登记簿》实际单证情况相符；严禁领用单证未做入库登记，发放单证未做出库登记及登记信息不全的情况发生，今后的手工台帐上必须体现出各个时期的库存数量。
五、在今后的定期检查中，以上涉及的纸质材料均留存以备今后检查。对于检查不合格的机构将由总经理室决定通报批评与处罚。
第十条 单证发放
业务单证发放由各级机构单证管理员负责，严禁多人发放或乱发现象的发生；领取人员与发放人员必须当面清点领用的单证，双方清点核对无误后，由领用人员签字确认后方可领取。单证管理人员在发放单证时切合实际用量考虑，合理发放业务单证。
第三章 单证使用、盘点、回收
第十一条 单证使用
出单员必须按印刷流水号由小到大的顺序使用单证，不得跳号、倒号使用，严禁系统外打印单证。
第十二条 作废处理流程
中支出单员及各机构人员每个季度末26号前将手中所以未使用单证及作废单证拍照传至中支单证管理员处。
第十三条 作废处理流程
一、对作废单证，必须回收所有联次：业务联、财务联、客户联，并在各联右上角加盖“作废”章后方可作废，各机构出单点建立《车险单证作废登记薄》，详细登记作废的单证类型、作废的时间、作废的原因和作废的单证号码，与已签发的有效保险单按号码顺序归档，对于无故作废情况详见罚则；
二、承保业务处理系统打印作废的保单系统会自动登记
为作废状态，如系统未自动登记，须出单员在承保系统中将未作废的单证逐一进行作废。
第十四条 退保业务单证处理流程
对于已进行有效承保又进行退保的保单，须按要求在退保保单正本右上角加盖指定要求的退保印章。如退保时保单原件丢失，需在市级以上报纸，刊登“作废声明”，并由投保人填写《退保放弃索赔承诺书》。
第十五条 单证回收
一、第N次领用业务单证时须将第N-2次发放已使用完毕的业务单证档案装订返回至中心支公司。上交业务单证时批改及退保等有关资料也须及时返回上交至中心支公司。单证管理员应严格控制单证发放数量并督促中心支公司本部、营销服务部及各出单点出单员及时返回已使用的业务单证。
二、中心支公司本部、营销服务部及各出单点返回中心支公司的业务档案，须由返回部门填写《车险业务档案移交明细表》，由机构正式员工并由返回单位负责人签字，由机构正式员返回单证和移交明细表，待中心支公司单证管理人员清点无误接收后，须在《车险业务档案移交明细表》签字，一式两份，交接双方各留存一份。（如返回单证有未使用或作废的单证，需在表中单独注明。）
三、对于返回业务档案不合格的单位或部门，将给予机构相关责任人通报批评和罚款，并通知其对不合格业务档案
进行整改，整改期限最长为十五天。详见罚则。
第四章 车险单证归档装订、移交
第十六条 单证归档
一、车险业务单证归档顺序
1、保险费发票业务联；
2、保/批单副本；
3、投保单/批改申请：如果同时投保交强险和商业保险的车辆，要求也同时分别附加投保单投保材料；
4、多车投保填写了投保单附表的，将附表与第一张保险单副本一同装订。如果同时投保交强险和商业保险的车辆，投保单附表附在交强险保单的背面；
5、清晰可辨的行驶证复印件（行驶证副本检车面也包含其中）或新车购臵发票、出厂合格证复印件；
6、被保险人身份证正反面，单位车辆投保时需要有效期内的组织机构代码证（有效起期为2014年之前的代码证需有2013年的年检章）：
7、在投保交强险时，对于符合免税规定，或在税务机构已缴纳车船税的，须将免税凭证或完税凭证原件归档;
8、产生退费的退保或批改业务需在批单后必须附上清晰可辨的银行卡复印件。（企事业单位可以提供帐号）
第十七条 单证归档、移交
一、归档单证类型：交强险保险单、商业险保险单、交
强险批单、商业险批单、定额保单；
二、归档号：录入年份、机构、卷号。例如：2015佳木斯中支001。
三、归档时限要求：每50本单证以最后一张使用后三个月为归档期限，归档期限内必须将此号段单证返回中支公司由单证管理员在系统内进行归档处理。
第五章 业务单证的保管
第十八条 专人保管
各级机构应建立业务单证专人保管制度。单证存放要做到专库、专柜，并做好防潮、防霉、防蛀、防损、防火和防盗等工作；单证管理员应定期对单证库房进行检查，如果发现问题，应及时向所属机构主管总经理报告，发生重大事件应及时向上级机构单证主管部门报告。
第十九条 单证丢失处理流程
如发生业务单证遗失，各级机构须自发现之日起1 个工作日内向所属机构单证管理员及上级机构单证管理部门报告，中心支公司须在接到报告当日以书面形式将单证遗失的有关情况向分公司车险业务管理部报告；发生5份（含）以上业务单证丢失情况，分公司须向总公司报告。单证丢失责任人须在市级以上报刊刊登丢失车险业务单证作废声明，对于丢失的车险业务单证，各级机构单证管理员须在单证系统做丢失登记。
各级机构单证管理员须监督单证丢失责任人在发现单证丢失或被盗后的三个工作日内完成登报声明工作，并在登报后五个工作日内将丢失单证相关材料，包括：情况说明书、登报声明原件、处理意见等整理后统一上报上级公司单证管理员，各级机构须根据情节对单证丢失责任人按公司规定给予一定的经济或行政处罚。
登报内容模板如下：
“中国人寿财产保险股份有限公司以下单证丢失：印刷流水号为***************；印刷流水号为***************至***************；共**份；声明作废。”
中国人寿财产保险股份有限公司××公司
第六章 车险业务单证的销毁
第二十条 旧版单证清收与销毁
业务单证换版时，中心支公司应做好旧版空白业务单证的清收工作，不得遗失，应特别注意及时清收各中介代理网点的业务单证，并按分公司统一要求上缴全部旧版单证；
第七章 中介代理机构、远程出单点单证管理 第二十一条 授权出单机构管理要求
公司以外使用车险单证的机构，必须是经保险监督管理部门核准，且持有与我公司签订的保险代理协议和签单授权的专、兼业代理机构、经纪公司或其它机构；
第二十二条 专人管理
一、严禁代理机构、远程出单点直接领用车险业务单证，确需在代理机构营业网点出单的，机构可设立远程出单点，并指定专人负责中介代理机构业务单证的管理，必须将单证管理责任到人；
二、中介机构领取车险业务单证，须建立中介机构单证领用交接台账，由代理机构派单证管理员领用单证，在中介机构单证交接台账上签字。单证不得由业务员代领。
第二十三条 单证发放要求
由于专、兼业代理机构销售渠道不存在电网销业务，所以严禁下设机构向代理出单机构发放电网销类保单。
第二十四条 适量发放
中心支公司单证管理员须做好单证发放数量和时效的控制，实行前清后领的原则。即在发放单证时单证管理员先清理最终领用人已领用单证的核销状况，查看领用人持有单证的数量和持有未核销单证的时间是否已超过公司时效规定，审查通过后，方可进行本次发放。
第二十五条 中心支公司须建立相应的单证管理检查制度，每半月或一个月对下设机构及中介代理、远程出单点单证管理情况进行检查，发现问题，及时整改、查堵漏洞。
第二十六条 对于单证管理混乱，给公司造成严重影响
的机构，中支公司将停止发放新单证，要求该机构进行清理整顿，并追究相关人员的责任。
第八章 罚则
第二十七条
一、发生单证串号、倒号使用，每单罚款50元人民币。
二、重打保单或内臵贴时，因输入错误保单号或其他人为原因，导致其它无关的单证作废，每单罚款100元人民币。
三、返回业务单证缺少附件，每单罚款50元人民币并要求按规定日期整改完毕，若不能按时整改将加倍处罚。
四、业务单证在系统内为已使用状态，纸质单证仍为空白情况，每单罚款200元人民币。
五、单证返回中支不及时，未按时返回已使用及作废单证，致使归档日期晚于省公司要求三个月的期限，最低罚款100元人民币。
六、返回单证不按顺序整理的，罚款50元人民币。
七、有价单证上打印其它内容或因人为操作原因，致使单证作废，每单罚款20元人民币。
八、投保单及告知单等附件不盖章或不签字，每单罚款10元并要求及时整改。
九、单位投保车辆时，组织机构代码证不合格罚款50元人民币；
十、投保时纸质材料不清晰，致使无法核实投保信息是否
正确，每单罚款10元人民币。
十一、退保及批改时附件纸质材料不清晰可辨，罚款100元。（经检查后对公司造成影响将加倍处罚）
十二、若发现非系统内正常打印保单，一张单子罚款200元人民币，无上限，并由总经理室决定处罚意见。 十
三、在对各机构定期检查中，因单证计划申领单、单证领用确认单、重要单证领用登记簿、业务单证移交明细表等与单证有关的凭证不合格，由总经理室决定通报批评玉罚款。
十四、其他情况按对公司造成影响的轻重进行处罚。 对于影响较轻的情况，三次要求整改，仍无法达到单证管理要求的，将加倍处罚；对公司造成严重影响的，视情节严重，将调离承保岗位或者直接解除劳动合同。
十五、已使用车险业务单证遗失，给予丢失责任人每份单证100元经济处罚；5份（含）以上处罚上限为500元。 十
六、发生作废车险业务单证遗失，给予丢失责任人每份单证200元经济处罚；5份（含）以上处罚上限为1000元，且丢失责任人承担丢失单证的全部登报费用。
十七、发生未使用车险业务单证遗失，给予丢失责任人每份单证200元经济处罚，且丢失责任人承担丢失单证的全部登报费用。
第九章 附则
第二十八条 本《办法》由佳木斯市中心支公司承保部负责解释。
第二十九条 本《办法》自2015年1月1日起执行。
佳木斯市中心支公司承保部
二○一五年一月一日
中国保险监督管理委员会关于中国人寿财产保险股份有限公司机动车
