文秘知识（精选多篇）

推荐第1篇：文秘专业素质知识

一个称职的秘书，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力。下面小编为你整理了文秘专业素质知识，供大家参考。

(一)、基本素质

1、身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

2、心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

3、思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。

在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐bai问题露馅，进去了。这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大;而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好!

(二)、业务素质

1、理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。

2、实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。

3、办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。

(三)、文化素质

1、社会科学 学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。相传，在清朝某年间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，但先后派了几人均未能完成此任。何故?只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗做对皆不行。后皇帝派了一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化，上联曰：江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之： 塞北一天一地一圣人。 语出惊人，顿受青睐。江南秀才们进而问到，先生的学问究竟有多大?王随口吟到：天下文章属三江 三江文章属吾乡 吾乡文章属吾弟 吾为吾弟改文章。由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。

2、自然科学：仲裁、调解案件五花八门，常常要涉及自然科学的有关知识，如机械设备，建筑工程，医药化学等。一方面，我们平时要注意积累;另一方面，在办理这方面的案子过程中，也要从中学一学这方面的知识。

3、外语：我们办理的案件中，涉外案件占有很大的比例，经常涉及外国当事人，对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语。我们要使自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才。

(四)、此外

学会一些有益的技能，如电脑、开车，琴棋书画等，也是很有好处的。

俗话说，“艺不压身”如果你具备了一定的素养，掌握了某种技能，总会有你显山露水那一天，同样，假如你在那一方面尚存缺陷，则一定会有你无地自容的那一刻。

但有一点要明确，我们必须始终围绕本职工作这个“重心”，在做好本职工作的前提下，才能再去充实自己的其它知识与技能，而绝不能冲淡“主题”，更不能“不务正业”。

（五）、秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术

工作原则：在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。

工作方法：为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如过河: 你可以选择游泳，划船，架桥等，关键是要选择切实可行的方法。 工作艺术：通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法, 顺利地完成工作任务，同时给人以美的感觉和享受。

作为现代社会的秘书人员或管理人员，我们应该学会：坚持工作原则，运用工作方法，讲究工作艺术。为此，我们要做到以下几点：

1、要协调好各种关系：包括与本部门的领导之间，同事之间;与仲裁员/调解员之间的关系;与当事人的关系，与律师的关系;与有关部门的关系等。

在协调与本部门领导的关系时，要作到尊重领导，维护领导的威信，适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点。比如，有的领导逻辑性较强，凡是爱有个前因后果，对这样的领导就要在谈工作时要讲事实，摆观点，有分析有推理;而有的领导喜欢单刀直入、开门见山，对此就要言简意赅，直中问题的要害;而有的领导幽默风趣，你也不妨与他(她)开开玩笑。了解领导的工作风格和特点，目的是为了更好地做好工作。当然，在尊重领导的前提下，要敢于提出自己的观点，要有维护真理的精神。那种对领导一味迎合，无原则地服从，则是不足取的。那样，会使别人怀疑你的人格、人品，领导也不一定会欣赏这种人。

对待当事人要热情周到，庄重大方，言行得体，不卑不亢，树立良好的部门形象。不要摆出官僚衙门的作风，也不要沾染市侩奸猾的习气。

（六）、秘书工作的任务

秘书工作的任务主要有以下7个方面：

1.调查研究与信息收集

调查研究是领导者了解情况、进行决策的基础，而领导的调查研究工作大部分，甚至全部要靠秘书人员进行，秘书应该通过访问、开会、问卷、查阅资料等形式获得真实的最新的全面的信息，及时提供给领导。

2.文书工作

文书工作包括收文和发文两个方面，收到的文件要分轻重缓急交给领导批阅处理，发文要在领导的指示下按程序认真进行，很多时候秘书还要进行文件、报告的起草，所以秘书对文书的写作规范、要求等要熟悉，处理完的文档要及时分类归档。

3.会议筹办

秘书应该按照领导的要求和会议的主题、风格等进行会议的准备、组织、后勤保障、安全保卫等工作。注意不同的会议类型(大、中、小型)和会议形式(电视电话会议、圆桌会议等)都有不同的筹办要求。

4.来宾接待

秘书应负责来宾的接待工作，包括制订接待方案、组织迎送、安排宴会等。在接待中要注意礼仪，力求树立单位的良好形象。

5.档案管理

如果一个单位没有专门的档案部门，秘书就要承担起档案管理工作。要注意按照档案管理的科学方法和原则进行档案的采集、整理、保管和提取。

6.信访工作

信访工作包括信访的接待和处理。秘书对于各种信函、来访或投诉要认真地对待，在领导的授权下可以作适当的处理，对自己处理不好或不在自己权限范围内的问题，要及时向领导汇报。

7.日常事务工作

如文印、交通、生活、福利、医疗保健、物资设备管理、环境管理等工作，常常都需要秘书来处理。

推荐第2篇：文秘知识培训学习心得

《办公室文秘知识培训学习心得

有句话说的好，叫做：授之以鱼，不如授之以渔。短短两天的文秘知识学习，应用文写作、办公软件的应用、秘书职业生涯规划、会议实务、财务分析及评价和计划分析与评价等都让我受益匪浅。

学无止境。培训时间是短暂的，但学习是永无止境的。在石化企业，学习是做好工作的需要，也是完善自我的需要。今后，我要加强日常学习，坚持温故知新，使自己具备本岗位工作应有的理论功底和精湛的业务技能，成为胜任工作的行家里手。学习有一个转化提高的过程，胡锦涛同志指出：“不能潜下心来学习和钻研，就难以胜任工作，更难以担当大任。”因此，无论我们工作任务有多重，时间有多紧，都必须及时加强学习，善于学习，要树立“学习为本”、“终身学习”的理念，坚持学用结合，开拓创新，做到“学习工作化，工作学习化”，从而提高自己的业务水平。

爱岗敬业。无论从事什么样职位的工作，我们都要以良好的精神状态和饱满的工作热情投入到工作中。在日常工作中，我们难免会遇到一些困难，正如张永林科长所讲，每个人的工作大致要经历起点、爬坡、徘徊和稳定四个过程，只要我们努力，坚持不懈，我们就会走向成功。在基层岗位上，不管是专职还是兼职，都必须时刻记住自己的职责所在，在干好本职工作的前提下，积极学习本岗位业务知识，不断充实自己，学会“十个指头弹钢琴”，才能立足岗位成才。

用心做事。温家宝总理在同文学艺术家谈心时曾说：“我一直要求自己用心思考，用心讲话，用心做事，用心写文章。” “用心做事”，温家宝总理这个自我要求，令人敬佩，引人深思。用心做事，看似平淡，却并不容易做到。在我看来，用心做事就是要求我们要“实”，“说话要实，工作要实，做人要实”。说话要实，就是要说实话、说真话、说顶用的话，不说大话、假话、空话；工作要实，就是要致力多办实事，正确的事要正确的去做。定下来的事，要立说立行，抓紧实施，部署的工作，要督促检查，一抓到底，以锲而不舍、坚忍不拔的精神，一步一个脚印，扎扎实实地把我们的工作保质保量的完成好；做人要实，既是作风问题，也是品格问题，我们每一名员工特别是领导干部都应当要有更高的道德修养和人格品行。踏踏实实做事，实实在在做人，靠求真务实创造成绩。

今后，我将不断完善知识结构，拓宽知识领域。发扬求真务实的作风，刻苦学习，开拓创新，埋头苦干，甘于奉献，勇于负责，以奋发有为的精神状态和真抓实干的工作作风，高标准、高质量地完成各项工作任务。（马贵彬）

推荐第3篇：【办公室文秘专业知识】 办公室文秘知识（优秀）

如果大家想要了解文秘工作相关内容，那么下面内容可以帮助到大家哦!首先一起来看看以下办公室文秘知识这篇文章吧!

最新办公室文秘个人

、以踏实的工作态度，适应办公室工作特点

办公室是公司运转的一个重要枢纽部门，对公司内外的许多工作进行协调、沟通，做到上情下达，这就决定了办公室工作繁杂的特点。每天除了本职工作外，还经常有计划之外的事情需要临时处理，而且通常比较紧急，让我不得不放心手头的工作先去解决，因此这些临时性的事务占用了很多工作时间，经常是忙忙碌碌的一天下来，原本计划要完成的却没有做。但手头的工作也不能耽误，今天欠了帐，明天还会有其他工作要去处理，因此，我经常利用休息时间来进行补课，把一些文字工作带回家去写。

办公室人手少，工作量大，特别是公司会务工作较多，这就需要部门员工团结协作。在这一年里，遇到各类活动和会议，我都积极配合做好会务工作，与部门同事心往一处想，劲往一处使，不会计较干得多，干得少，只希望把活动圆满完成。

今年是公司的效益与服务年，而办公室就是个服务性质的部门，我认真做好各项服务工作，以保障工作的正常开展。部门之间遇到其他同事来查阅文件或是调阅电子文档，我都会及时办妥;下属机构遇到相关问题来咨询或者要求帮助，我都会第一时间解答和解决。以一颗真诚的心去为大家服务。

二、尽心尽责，做好本职工作

一年来，我主要完成了一下工作:

1、文书工作严要求

1)公文轮阅归档及时。文件的流转、阅办严格按照公司规章制度及ISO标准化流程要求，保证各类文件拟办、传阅的时效性，并及时将上级文件精神传达至各基层机构，确保政令畅通。待文件阅办完毕后，负责文件的归档、保管以及查阅。

2)下发公文无差错。做好分公司的发文工作，负责文件的套打、修改、附件扫描、红文的分发、寄送，电子邮件的发送，同时协助各部门发文的核稿。公司发文量较大，有时一天有多个文件要下发，我都是仔细去逐一核对原稿，以确保发文质量，一年来共下发红文份。同时负责办公室发文的拟稿，以及各类活动会议通知的拟写。

3)编写办公会议材料，整理会议记录。每个月末对各部门月度计划的执行情况进行核对，催收各部门月度小结、计划，并拟写当月工作回顾，整理办公会议材料汇编成册，供总经理室参考。办公会议结束后，及时整理会议记录，待总经理修改后，送至各部门轮阅。

2、督办工作强力度

督办是确保公司政令畅通的有效手段，今年以来，作为督办小组的主要执行人员，在修订完善督办工作规程，并以红文的形式将督办工作制度化后，通过口头、书面等多种形式加大督办工作力度。抓好公司领导交办和批办的事项、基层单位对上级公司精神贯彻执行进度落实情况以及领导交办的临时性工作等，并定期向总经理室反溃.

3、内外宣传讲效果

宣传工作是公司树立系统内外社会形象的一个重要手段和窗口。今年在内部宣传方面，我主要是拟写分公司简报，做好《xx报》协办的组稿工作，以及协助板报的编发，外部宣传方面完成了分公司更名广告、司庆祝贺广告、元旦贺新年广告的刊登，同时每月基本做到了有信息登报。

4、秘书工作。

秘书岗位是一个讲责任心的岗位。各个部门的很多请示、工作报告都是经由我手交给总经理室的，而且有些还需要保密，这就需要我在工作中仔细、耐心。一年来，对于各部门、各机构报送总经理室的各类文件都及时递交，对总经理室交办的各类工作都及时办妥，做到对总经理室负责，对相关部门负责。因为这个岗位的特殊性，为了更好地为领导服务，保证各项日常工作的开展，每天我基本上6点多钟才下班。有时碰到临时性的任务，需要加班加点，我都毫无怨言，认真完成工作。

5、企业文化活动积极参与

一年来积极参与了司庆拓展训练、员工家属会、全省运动会、中秋爬山活动、比学习竞赛活动等多项活动的策划和组织工作，为公司企业文化建设，凝聚力工程出了一份力。

一年来，无论在思想认识上还是工作能力上都有了较大的进步，但差距和不足还是存在的:比如工作总体思路不清晰，还处于事情来一桩处理一桩的简单应付完成状态，对自己的工作还不够钻，脑子动得不多，没有想在前，做在先;工作热情和主动性还不够，有些事情领导交代过后，没有积极主动地去投入太多的精力，办事有些惰性，直到领导催了才开始动手，造成了工作上的被动。

新的一年有新的气象，面对新的任务新的压力，我也应该以新的面貌、更加积极主动的态度去迎接新的挑战，在岗位上发挥更大的作用，取得更大的进步。

办公室文秘知识

个人办公室文秘知识工作范文

一、20xx年工作情况

(一)努力做好日常事务性工作。

20xx年是我参加工作的第二年。在20xx年的工作中，我将协助公墓领导做好日常事务性工作作为全年工作的重点。在工作过程中，领导交派的各项任务做到了认真对待、妥善完成，对每一件事均不放松。承担了公墓工作计划、总结和各类公文的起草工作，工作信息的报送工作，组织安排会议、做会议记录等工作。在实际工作中，努力学习，查找不足，不断的改进工作方法，提高工作效率，为单位领导、职工服好务、办好事。

(二)细致完成劳资工作

作为单位劳资员，20xx年我做到了按时制作各项工资，确保每月工资及时发放;按时上报各类报表，确保上报及时准确;按时完成各项统计，确保内容真实有效。在实际工作中，我积极探索劳资工作技巧，制作完成了适应我单位实际的工资台帐，节省了工作时间，提高了工作效率。

(三)做好团支部工作。

20xx年8月，公墓成立的团支部，我被选为团支部书记。作为青年团干部，我在工作过程中严格要求自己，争做青年人的表率。组织带领单位团员青年，积极工作，发挥青年人的主动性;认真学习，提高青年员工的综合素质。在2012年，我作为青年干部代表，先后参加了殡葬处、市民政局组织的大民政学习讨论活动。参加了市民政局初任干部培训班、市人事局人事干部培训班、殡葬处青年干部培训班等系列培训活动，加强了理论学习。

二、工作中的不足

在工作过程中，我经常进行自我反思，琢磨工作中的不足和有待改进的工作方式、方法。2012年，我在工作中存在的主要问题，一是太热衷于做事务性工作，不重视理论学习，理论水平有待提高;二是工作中有急躁情绪，总想一下将工作做完，存在工作毛躁的现象;三是组织团员活动不够多，没有充分调动青年人的积极性，组织能力需要加强。

三、20xx年工作打算

一是规范公文管理，提高公文处理水平。加强收、发文件的管理，完善现有管理方法;对公墓现有文件报送、传阅制度进行适当调整，加强规范;提高起草公文水平，向高标准看齐。

二是丰富青年职工的组织生活。充分发挥团支部的作用，组织和带领团员青年加强学习，勤奋工作。根据青年人特点，组织不同类型的文化生活，激发团员青年的青春活力。

关于办公室秘书知识大全

一、强化职能，做好服务工作。

我坚持从小事做起，从大事着眼，努力提高服务水平。一是围绕中心，为领导服务突出超前性。牢固树立为领导服务的超前意识，全面把握领导的思想脉搏，正确贯彻领导的意图，当好参谋和助手。今年，我先后撰写了《关于在我区深入开展爱国卫生运动的调查报告》、《关于社区建设工作考察报告》、《关于加强社区建设，做好我区扶贫解困工作的调查报告》等3篇调研文章。在陪同领导到牡丹江市社区建设先进区考察后，将先进区的经验写入调查报告，并结合我区实际分析社区建设工作，民政局根据考察报告中先进社区创新精神在我区广泛开展社区建设创新大赛，调动了社区工作者创新工作的积极性。东光街道上林社区根据考察报告开展了楼道文化，在全市计生、城管、爱卫大检查中都被做典型的文化阵地进行宣传。二是搞好配合，为科室服务突出主动性。在开展重要工作中，我经常与科室领导互通情况，以求统一认识，步调一致，排除干扰，共同围绕中心工作搞好服务、当好参谋，变部门行为为政府整体行为，形成合力，提高整体工作水平。在防治非典型期间，我和卫生局领导加班加点、协同作战，在召开大型会议或上级领导来访等工作上，我都能够及时掌握信息，提前运作，尽可能为基层减轻负担。三是体察民情，为群众服务突出积极性。认真接待群众来信来访，对群众反映的问题及时登记，归口转办处理，使每次反映的问题都能得到圆满答复。在今年解决卧里屯地区噪声扰民、排水不畅等事宜时，我每天早晨先到XXX地区察看工程进展情况，倾听群众呼声，并及时向领导反映情况，得到市建设二公司群众的好评。

二、强化形象，提高自身素质。

为做好秘书工作，我坚持严格要求自己，注重以身作则，讲奉献、树正气，以诚待人，树一流形象。一是注重思想建设讲学习。我始终把加强思想政治学习放在自身建设的首位，努力提高政治敏锐性和政治鉴别力。为此，我特别注意学习马列主义基本原理、邓小平理论及市场经济、法律法规等方面的知识和文秘工作业务知识，增强了驾驭全局的工作能力。二是爱岗敬业讲奉献。办公室工作最大的规律就是无规律，因此，我正确认识自身的工作和价值，正确处理苦与乐、得与失、个人利益与集体利益、工作与家庭的关系，坚持甘于奉献、诚实敬业，一年到头，经常加班加点连轴转，尤其是防治非典工作期间，每天连续工作14个小时，白天到基层了解情况，晚上草拟文件、撰写信息，做到加班加点不叫累、领导批评不言悔、取得成绩不骄傲，从而保证了各项工作的高效运转。三是锤练业务讲提高。经过近一年的学习和锻炼，自己在文字功夫上取得一定的进步。全年共撰写汇报份、领导讲话26份，报送《XXX突出基层政权建设》、《XXX爱国卫生工作结硕果》等信息10条，在《XXX信息》刊发8条。利用办公室学习资料传阅或为办公室同事校稿的同时，细心学习他人长处，改掉自己不足，并虚心向领导、同事请教，在不断地学习和探索中使自己在文字材料上有所提高。

三、强化大局意识，拓展工作思路。

工作中，我注重把握根本，坚持抓大事、抓关键，推进各项工作上台阶。一是认真办文。公文是传达政令的载体，公文的质量和水平直接影响政令的畅通，今年年初，执行了新的公文处理标准，我在认真学习《公文处理有关资料汇编》一书后，坚持发文前请同事帮忙，多次校对，确保无误。一年来，共起草区政府和政府办文件12件，无一件出现问题。二是严格办会。一年来，先后筹备路子会议、上级视察、现场会44次。无论哪次会议我都及时和主管领导及办公室领导取得联系，摆布好工作的各个方面和环节，调动各方面的力量，尤其是防治非典初期，会议多、任务重、人员紧、信息网络不畅通，我都能够克服困难，有效的落实领导的安排部署，保证了工作的顺利进行，也赢得了各方面的支持和好评。三是细心接待。凡是上级领导来我区检查，我都认真准备接待，根据领导拟定的接待计划，注意接待细节，先后接待了副省长程幼东带队的爱卫情况检查、区劳动就业中心剪彩、光明路剪彩等大型检查等20多次，未出现任何纰漏。

一年来的工作虽然取得了一定成绩，但也存在一些不足，主要是思想解放程度还不够，服务上还不够，和有经验的老秘书比还有一定差距，材料上还在基本格式上徘徊，内容上缺少纵深挖掘的延伸，在今后的工作中，我一定认真总结经验，克服不足，努力把工作做得更好。

一是发扬吃苦耐劳精神。面对秘书事务杂、任务重的工作性质，不怕吃苦，勇挑重担，主动找事干，做到眼勤、嘴勤、手勤、腿勤，积极适应各种艰苦环境，在繁重的工作中磨炼意志，增长才干。

二是发扬孜孜不倦的进取精神。加强学习，勇于实践，博览群书，不断积累，在向书本学习的同时注意收集各类信息，广泛汲取各种营养;同时，讲究学习方法，端正学习态度，提高学习效率，防止和克服浅尝辄止、一知半解的倾向。努力培养自己具有扎实的理论功底、辨正的思维方法、正确的思想观点、踏实的工作作风、周密的组织能力、机智的分析能力、果敢的处事能力、广泛的社交能力、从而逐步达到张口能讲，提笔能写，下手能干的境界。

三是发扬超越自我的精神。要打破长期形成的心理定势和思维定势，勇于发现和纠正自己工作中的缺点、错误，不断调整自己的思维方式和工作方法，分阶段提出较高的学习和工作目标，不断追求，奋发进取，以适应各项工作超常规、跳跃式发展的需要。

推荐第4篇：文秘专业技术比武知识题库

资料二：公文基础知识复习题

1.《党政机关公文处理工作条例》规定现行的党的机关公文种类为多少种？

答：共计15种。(1)决议；(2)决定；(3)命令（令）；(4)公报；(5)公告；(6)通告；(7)意见；(8)通知；(9)通报；(10) 报告；(11)请示；(12)批复；(13) 议案；(14) 函；(15)会议纪要。

2.简述公文的特点？

答：⑴公文是由法定的作者制成和发布的。法定的作者是公文与其它著作、文章等在来源上和出处上的不同。 ⑵有法定的权威和效力。作为机关的喉舌，代表机关发言。 ⑶公文有特定的体式并需经过一定的处理程序。公文的制发和处理须经过一定的程序，任何人不得擅自处理。 ⑷公文有现实执行效用。从一份文件来说，都有它的特定效用，代表它的制发机关赋予它的具体使命。

3.简述公文的作用？

答：⑴指导工作，传达意图 ⑵联系工作，交流信息 ⑶总结工作，推广经验 ⑷请示工作，答复问题 ⑸记载工作，积累史料

4.简述企业信息的写作特点？

答：就写作而言，其特点和要求集中起来8个字：‚简练、具体、精确、明白。‛简练——言简意赅、开门见山、直截了当；具体——就是用事实说话；精确——就是在撰写信息中，对事实的性质、程度、空间、时间及前因后果等叙述必须准确无误，不能含糊其词，不能模棱两可，不能夸大也不能缩小；明白——通俗易懂，浅显明白。

5.简述会前准备工作有哪些？

1 答：(1)组织会务班子，明确工作职责。(2)发出会议通知。(3)印制会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。(4)大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。印制会议凭证。(5)会场布臵。(6)后勤服务工作。

6.公文标题拟制混乱有各种表现？

答：主要是：⑴表意不清；⑵随意省略；⑶题目过长；⑷事由不当。 7.调查研究应注意哪些事项？

答：要有正确的指导思想；要强化实事求是、开拓创新的意识；要有满腔热忱、眼睛向下的决心；要坚持正确的组织原则，加强组织纪律性。

8.消息的写作特点有哪些？

答：内容真实，事实准确；内容新鲜，有新闻价值；迅速及时，有时效性；简明扼要，篇幅短小；基本表达方法是叙述。

9.公文写作的一般步骤和方法是什么? 答：(1)明确发文主旨。任何一份公文都是根据机关工作的实际需要来撰写的，一份公文的主旨体现机关领导意图和发文目的，它是公文的灵魂和统帅。主旨通常包括：①公文的中心内容是什么。②根据公文的内容，准备采用何种公文名称。③要明确公文发送范围和阅读对象。(2)收集有关材料。明确发文的主旨后，就可以围绕发文主旨来收集有关材料，进行一定的调查研究工作，这项工作的主要内容有：①收集、阅读和研究有关的文件材料。②深入下去，收集有关的实际材料。收集材料和调查研究是一个充分酝酿和进行构思的过程。不仅可使基本观点逐步深化和成熟，而且还可以收集到一些典型材料及有关的统计数据等，为文件的撰写打下一个比较坚实的基础。材料的收集必须做到：真实、典型、适用、时效。真实是材料的生命；选取的材料如果不典型，就不具有代表性和说服力；适用性和时效性则更是公文具有为反映和解决现实问题，指导工作的价值之所在。(3)拟出写作提纲。材料收集起来以后，对一些篇幅比

2 较长的公文来说，还要拟写出一个写作提纲，对公文的结构先有一个通盘考虑，全面安排，将公文的主要背景、轮廓勾画出来，进行具体的起草工作。(4)认真起草正文。有一份好的写作提纲，就可以进行公文的起草工作了。首先是起草正文，正文的起草是公文撰写的重要步骤，应当注意以下问题：①把握好公文主题，选好用好材料。②观点正确，情况确实。③内容诊及的有关部门要经过会商，取得一致意见；④文字表述要简练，交代问题要清楚。(5)反复检查修改。公文是指导性、规定性和实用性都很强的一种书面材料，它要求表述表达准确、逻辑严密、行文流畅，更要不断修改，才能写出好的公文来。公文的修改，从主题思想到标点符号都要反复斟酌；主要有：①关于主题的修改。②关于观点的修改。③关于材料的修改。④关于结构的修改。⑤关于语官的修改。

10．论点,论据,论证三者的关系? 答：论点、论据、论证三者之间的关系可以这样来表述：论点是统帅，回答‚要证明什么‛的问题，论据是基础，回答‚用什么证明‛的问题；而论证则是沟通工者之间的桥梁，回答：‚如何证明‛的问题。在公文写作中，只有把论证的桥梁铺设得科学、严密，才能赋予论证以强大的逻辑力量。

11、公文的行文部分包括什么? 答：公文的行文部分包括公文标题、题注、主送机关、正文、无正文说明、附件说明、发文机关署名、成文日期、机关印章与领导人签署、注释及特殊要求说明等项。

12.简述公文的行文方向与关系? 答：根据机关之间的不同的行文关系，可以将机关的行文分为上行、下行和平行三个方向，并根据机关工作的需要分为三种行文方式：(1)下行文。下行文是指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。根据发文的不同目的和要求，下行文可分为三种行文方式：①逐级下行文。逐

3 级下行文，就是指采取逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种行文方式。②多级下行文。多级下行文，就是指党政领导机关根据工作需要，同时下达几级机关的一种行文方式。③直达基层组织和群众的下行文。这种下行文是指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直接传达到人民群众的一种行文方式。(2)上行文。上行文是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行灾。根据发文机关的实际工作需要，上行文又可以分为三种行文方式。①逐级上行文。逐级上行文就是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。这是上行文中最基本、员常用的一种方式。②多级上行文是指下级机关同时向自己的直属上级机关和更高级的上级领导机关的一种行文方式。③越级上行文。越级上行文就是指在非常必要的时候，下级机关可以越过自己的直接上级领导机关，向更高一级的领导机关直至中央的一种行文方式。(3)平行文是指同级机关，或者不相隶屑的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。

13.领导讲话稿应忌戒什么？

答：主要的可以概括这么三条：一是忌‚平‛。平‛，即平淡，观点平淡，语言平淡，通篇1般化，使人听后感到没有解决什么问题。二是忌‚空‛。‚空‛，即空话、套话太多，或只有观点，没有论证；或只有原则要求，没有具体要求、具体措施，没有可操作性。三是戒‚长‛。长‛即动辄洋洋万言，啰里啰嗦，拖泥带水，短话长说。

14．调查报告的前言主要介绍哪些内容?

答：前言是陈述调查材料之前的说明，可以介绍调查对象，介绍调查的目的和过程，也可以阐述调查的意义，甚至可以点明调查的结论。具体写什么，没有一定的规定，视调查的性质和报告的写法而定。

15．调查报告的作用和特点?

4 答：调查报告的作用，主要是提供真实的社会情况，为制定政策、宣扬先进、揭露黑暗、解决工作中的疑难问题服务。调查报告有两个主要的特点：(1)针对性强：即调查报告写作的目的很明确，都是针对一定的现实问题写的，或者是回答社会普遍关注的某个问，或者是为制定法律法规提供社会情况，或者是为裁定某个案件的性质提供事实根据，等等。凡是与要解决的问题有关的重要材料都要纳入报告，凡是与该问题无关的材料都要摈弃。(2)纪实性强：调查报告的主要任务是提供与要解决的问题有关的事实，是真实的、确凿的材料。至于怎样看待这些材料，从材料中可以得出什么结论，调查报告作者研以提出自己的看法，供有关人员参考，也可以完全不提看法，让有关人员自己根据事实去作结论。

16．总结的主要作用和特点?

答：下情上达、提高自身。（1)下级机关做了哪些工作，取得了什么成绩，还存在什么问题，有什么经验教训，总结之后及时报告上级，是上级掌握全局动态的需要，也有利于加强上级对下级的指导。(2)机关团体作了工作，领导层和群众共同进行总结，把感性认识上升到理性认识，就能大力促进自身素质的提高。自身素质提高了，工作质量、工作效率就随之提高。总结的特点：回顾性、经验性。(1)总结的内容是回顾已做过的工作。在总结的时间段内，做了多少就写多少，不能无中生有，不能夸张掺假。(2)总结的目的不仅仅在回顾已做过的工作，还在于感性认识上升到理性的高度，从具体工作中引出经验教训；以便为以后的工作提供借鉴。

17.公文的发文闭合程序？

答：主要程序依次为：拟稿—核稿—签发—印发—归档。

1、拟稿。拟写公文时，首先由矿分管领导指定主办单位(对文稿内容、质量负责)，按照领导意图和要求拟写初稿；经矿分管领导初审签字后，交办公室进行核稿。未经分管

5 领导审签的，办公室不予核稿。拟稿必须做到实事求是、重点突出、观点鲜明、条理清楚、层次分明、表达准确、文种合理。

2、核稿。初稿拟定后，应交办公室进行核稿。主要审核内容是否符合矿党委、矿行政的要求和上级有关指示精神，是否符合国家政策法规、上级部门和矿有关规章制度，语法文字是否规范，格式是否符合要求，文种及标题是否合适等。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符、不具备发文要求的文稿，将退回主办单位重新拟稿。

3、签发。凡涉及矿井重大事项、制度、规定、决定、请示、报告等需要会签的公文，经办公室审查修改后，必须填写发文稿纸，呈送矿分管领导审核会签，最后经矿长、党委书记签批后，方可印发。

4、印发。打印文件时，应先打出样稿，经与原稿校对，确认无误后，方可按要求的份数打印。发出文件前，必须填写《发文登记表》，收件人必须签字。

5、归档。对打印下发的公文，办公室要及时进行归档，妥善保管，备案检查。

18、常见文种的定义？

答：（1）决定。用于对重要事项作出决策和安排。在写作要求上，要庄重严谨，言简意赅，格式规范；论述内容上，要分析透彻，评价准确，要求明确；措施要求上，要逻辑严密，具体实在，可操作性强。（2）通知。用于发布企业规章、人事任免、传达上级机关的指示、转发上级机关公文、批转下级机关公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。要做到重点突出，说明情况，条理清晰，简明扼要，通俗易懂，力求简短，力戒冗长。（3）通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。要做到朴实，简洁明快，言之有据，切忌夸张渲染，无论是表扬还是批评，都要以严肃认真、实事求是的态度核准事实，观点要鲜明，是非要分明，情况要清晰，不能含糊其辞。（4）报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议和答复上级机关的询问。工作报告一般结构是工作开展情况、主要做法或经验、存在的问

6 题和不足、今后工作的意见（打算）和措施。报告应以反映情况为主，反映情况要真实、不浮夸，分析问题要客观、不片面，经验总结要有条理、实情准确，措施打算要具体、目标明确。（5）请示。用于向上级机关请求批示、批准。一般结构为说明请示的事由，以及事由的必要性和可行性。需上级解决的问题，事由要条理清晰，理由充分；请示事项要有明确意见，合情合理，不能含糊不清。但不得越级请示、平级请示或多头请示，严格做到‚一事一请示‛。（6）意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。起草意见必须具有较强的指导性、针对性。对情况说明应真实准确、简明扼要；对存在问题的表述要一语中的，抓住要害，删繁就简；对解决的办法和采取的措施要贴近实际，做到切实可行，具有可操作性。不能只提目的意义、方向目标或存在的问题，没有具体的措施和解决的办法。制定实施意见时，要做到主题明确，围绕上级机关制定的某一重大问题、重大政策，必须结合本单位情况，提出贯彻落实的方法、步骤和具体措施等。（7）规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。制订规定不能与国家法规相抵触，规定制订的章节、条款、标准、时限、奖惩、处臵等必须层次分明、明确具体、符合规范要求。（8）函。用于单位之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请示批准等。应一文一事，不宜一文数事。内容要简短清楚，不可长篇大论，理由的阐述应直接表明态度，简单明了，态度鲜明，申请什么，要求什么，都要开门见山。

19、标点符号是书面语言里的有机部分，每一个标点符号有一个独特的作用。标点符号包括点号和标号两大类。

点号 --- 句号、逗号、顿号、分号、冒号、问号、感叹号7种。 标号 --- 引号、括号、省略号、破折号、连接号、书名号、间隔号和着重号8种。

20、公文要素

7 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印间、附注、主题词、抄送（抄报）机关、印发机关、印发日期和印发份数等部分组成。

21、公文正文中的结构层次序数的标法

第一层为‚

一、‛第二层为‚

（一）‛，第三层为‚1.‛，第四层为‚（1）‛。如有需要一级标题使用黑体，其它层次字体不变。

22、行政机关公文主题词

主题词:用以揭示公文主要内容的规范化的词或词组。标注主题词有助于文书部门依据公文主题及时、快捷的处理公文，同时便于按主题查找、检索公文。主题词的标注顺序是:全面审读公文，确认公文的主题内容;认真进行主题分析，对关键性语句准确精炼的进行主题概括，形成主题概念;在《公文主题词表》中选用最恰当的主题词语，词表中没有所需词时，可选用相关或相邻近的词进行组配，组配不合适或不能组配时，可选用最直接的上位词。 主题标引时应有效把握主题词标引的深度，除类别词和类型词外，一般标注不超过5个词目。

23、公文的密级分为哪几级？

答：公文的密级分为秘密、机密、绝密。

24、公文按处理时限分为哪几类？

答：公文按处理时限分为平件、急件和特急件三类。如以电报方式传送，则分为平急、加急、特急、特提四类。

25、公文由哪几部分组成？

答：公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

26、简报的特点是什么？

8 答：简报的特点是‚真、新、快、简、密‛。‚真‛即真实可靠；‚新‛即内容新颖；‚快‛即迅速及时；‚简‛即简明扼要；‚密‛即具有保密性。

27、什么是上行文、下行文、平行文和泛行文？

上行文。指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。其行文方向有逐级行文、多级行文、越级行文三种。

平行文。指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。平行文是相互没有隶属关系的同级机关或者不属同一系统的机关之问的行文。这是不分系统、级别、地区、性质的机关之间的行文。机关之间需要彼此联系工作、沟通情况时，可以使用函、知照性通知等文种。

下行文。指上级机关对所属下级机关的发文，如命令、指令、决定、决议、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。下行文是上级机关向所属的下级机关的行文。其行文方式有逐级行文、多级行文、直达基层行文三种。1．逐级行文：即采取逐级下达的方式或只对直属的下一级机关行文。 2．多级行文：即上级机关根据需要同时向所属的几级下级机关行文。3．直达基层行文：即上级机关直接向最基层机关行文．采用这种方式行文的多是无须保密的普通文书。

泛行文主要是指公文可以同时上行、下行或者平行，还向社会公布。行政公文中的公告、通告即属于此类。

28、请示与报告的区别？

答：一是行文目的不同。‚报告并不要求上级机关批复。 ‚请示‛行文目的是要求审核、批准事项，解决困难，答复问题，请求上级机关批复。二是行文时间有别。‚报告‛的行文时间大多在事后，也有在事前或在进行中报告的。‚请示‛要求事前行文，请示的是尚未进行和尚待指示的事项。三是格式写法各异。报告正文部分不得夹带请示事项。请示标题文种明确为‚请示‛，正文部分提出请示事项，要求上级机关给予指示、批准。

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29、简述对文稿反复修改的必要性及修改应注意的问题?

答：公文是指导性、规定性和实用性都很强的一种书面材料，它要求表述准确，逻辑严密、行文流畅，更要不断修改，才能写出好的公文来。公文的修改，从主题思想到标点符号都要反复斟酌，主要有：(1)关于主题的修改。看主题思想是否正确，主题的论述是否集中，主题挖掘得是否深刻。 (2)关于观点的修改；修改公文要考虑观点是否正确，表达有无问题。(3)关于材料的修改。材料是公文的基础，有了正确的观点，还要通过恰当的材料表现出来。如果公文只有观点而无材料，或者有了材料而不能说明观点，或者材科过多而湮没了观点，都要对材料进行适当的修改。 (4)关于结构的修改。修政公文的结构，包括公文总体结构修正，起承转合的调整，层次位量的改变以及详略的更动等。目的在于使公文更加严谨、畅达、匀称和完整。(5)关于语言的修改。主要是修改不通顺字句、不规范的字以及修改标点符号，以达到语言准确、鲜明、精练、生动的要求。

30、公文写作人员加强修养应从以下几个方面着手?

答：(1)完善自我，勇于创新。公文写作人员，要想具备基本的素质，决非一朝一夕之功。这就要有一个不断学习，不断实践，不提高，不断创新的过程。具体说来，公文写作人员要成为新时期格的公文写作人才，就应当不断地从思想政治上、业务水平上、学习上、生活上等各方面完善自我，要不断地迎接挑战，勇于创新，善于创新。在当前，我国正处在社会主义建设从计划经济向市场经济的转型时期，不断有新问题、新局面、新举措、新成果出现，需人们对它们不断地进行新的概括与总结。传统的内容虽然很有价值，但传统的方法是不受欢迎的。公文写作人员应该具有强烈的创新精神，如果拿不出新内容、新思路，找不出新角度，提不出新观点，写出来的公文自然是不受欢迎的。

10 (2)博览群书，增长知识。公文写作人员应该具备较宽的知识面。这就要求博览群书，不断地增长知识，努力建构合理的知识结构。所谓‚开卷有益‛，是说书本凝聚着前人和他人通过实践积累起来的智慧。公文写作人员要勘于、勇于、善于向书本学习，通过不断地阅读，不断地增加知识的营养。读书要傅，持之以恒，细水长流，潜移默化。首先要克服急躁情绪，不要浅尝规止，半途而废；其次要围绕公文写作这个中心，不能随心所欲，漫无边际地泛泛而读，否则，事倍功半。还要脚踏实地，才能水到渠成。

(3)深入实际，勤学苦练。公文写作不只是一项文字工作，它来源于实践，又反过来指导实践，正所谓‚实践出真知‛。只有深入实践，才能获得丰富的第一手材料，才能独具慧眼地挑选到内容真实的第二手、第三手材料，才能增长生活经验和丰富社会阅历，才不至于写出俘光掠影、蜻蜓点水式的公文。勤学苦练、锲而不舍、持之以恒，是一切技艺进入佳境的必由之路。公文写作也不例外，只有付出艰辛的劳动，才能写出合格的公文。能否坚持勤学苦练，关键在于要树立为人民服务的祟高理想；只有这样，才能激发出勤学苦练的动力，才能在公文写作这一领域成就一番事业。

31、公文的叙事与一般记叙文的不同之点在于什么?

答：（1）公文的叙事不在于具体记叙事实；而是通过对基本情况或个别事实的叙述来说明一定的问题，以达到反映情况，交流思想、明观点的目的。公文的叙事必须简明、朴实，不作过多的描述。（2）公文中运用叙述的方法主要是顺叙。顺叙就是按照事物的发生、发展的自然顺序或时间顺序进行叙述。公文写作中运用顺叙，容易做到线索清楚，层次分明，便于阅文者迅速掌握事情的发展变化和来龙去脉。公文中的叙述与小说中的叙述不同。(3)在公文写作中运用叙述这一表达方式的同时，还可以根据需要，恰当地运用倒叙，插叙，分叙等方法。

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32、报告的写作应注意什么?

答：报告的写作：（1)陈述事实要清楚扼要，以汇报工作情况为主的报告，应突出重点，把主要事实讲清楚。但讲清事实不等于把具体达程写得太琐细，要加强文字的概括性。用简明扼要的语方把事情的总体面貌反映出来。(2)表述观点要精练清晰。报告中需要表达报告者观点的地方也不少，汇报工作需要有自我评价，对今后工作操意见成建议，更是以阐述观点为主。报告中凡涉及观点的地方，一定要精练清晰，即文字要少，意见要很明确，切忌吞吞吐吐、含含糊糊，使人摸不清报告者的真实意图。不要说空话、废话，每一条意见都要切实可行。(3)语言要简洁朴实。报告是向上级汇报工作，因而一定要实事求是，不可夸大或缩小事实、不可报喜不报忧，。不可过分强调困难。要老老实实，有一说一，有二说二，少用花哨的形容词，少用含糊不清或过于灵活的概念。报告的格式比较简单。标题多半用‚事由加文种‛的形式，即‚关于……的报告‛。正文之前，写受文单位；正文之后，署发文单位和日期。

33、总结的写作应注意的问题?

答：总结的写作应注意以下三个方面：(1)回顾工作要实事求是。一般写总结，大部分篇幅用于回顾工作情况：做过哪些工作，是怎样做的，结果如何(即取得哪些成绩和存在什么问题)。回顾工作情况的原则是要实事求是，要真实、准确地反映实际情况。(2)总结经验教训要着眼未来。在回顾工作的基础上总结经验教训，是总结的必要组成部分，除了少数事务性工作总结外，一般较重要的总结，都应从做过的工作中归纳出成功的经验和失败的教训。因为工作是连续不断的，阶段性的总结做得，对以后的工作就有指导或借鉴意义。正因为如此，总结经验教训要有重点，要把重点放在对未来工作有指导或借鉴意义的那些方面，而不应不分主次、平均使用力量。(3)纲目要清晰，文风要平实。总结的标题常见的有单行标题和双行标题两类。双行标题多见于经验类专题总结，

12 正标题或概括主要做法，或突出主要经验，副标题则说明总结的内容。总结的正文常见的写法有两种，一是‚分层展开式‛，一是‚纲目带动式‛。‚分层展开式‛是一种纵式结构，其内容和排列顺序通常是这样的：总体概况、主要成绩及做法、存在问题、经验教训、今后努力方向。‚纲目带动式‛是—种横式结构，采用夹叙夹议的写法，以议论为纲目，带动具体材料的陈述，内容的几个层次之间是并列关系。

资料三：秘书工作

1、秘书在构思当日工作时，就正常情况而言，应注意哪些问题？ 答：（1）对于尚未办结的重要事项，要构思如何承上启下。 （2）对于列入计划的紧急事项，要构思上班后如何实施。 （3）对于重要而不紧急的事项，要构思上班后如何顺便处理。

2、秘书修饰个人仪表有何意义？ 答：秘书修饰个人仪表的意义是：

（1）秘书和秘书机构是机关的门面和窗口。

（2）秘书的形象问题，直接关系到组织和领导者的信誉与权威

（3）秘书在上班之前，应注意个人仪表的修饰，以便给人以美好的印象。

3、为什么秘书应先于他人上班？ 答：（1）可以随时听候领导者的调遣； （2）可以提前处理紧急事项； （3）可以接待急于办事的外地客人。

4、秘书提前上班，旨在做好哪些准备工作？

答：秘书提前上班，旨在有充裕的时间做好如下事项准备工作： （1）重新检查送领导者当天签批的文件。 （2）重新检查当天上午开会的各项会务工作。

13 （3）重新检查接待领导者上班车辆的运行情况。 （4）重新检查对来访客人的接待工作。 （5）承接领导者临时交办的事项。

5、秘书在拟定日程表并向领导报告当天工作安排时，应注意哪些事项？ 答：应注意的事项有：

（1）拟定日程表一定要简洁明了、切实可行，便于领导进行工作。 （2）拟好的日程表除向领导口头报告外，还必须请领导者过目，并充分听取领导者的意见。

（3）领导者首肯后，秘书要即刻将日程表印制出来，并呈送领导者一份，自己手执一份，以便付诸实施。

（4）日程表在实施过程中，如出现变故而难以按预定计划行事时，秘书应与领导者及时沟通，由领导者决定是否改动。

6、秘书请求工作指示应把握哪些要点？ 答：秘书在请求指示时，应把握以下要点：

（1）秘书请示的内容一般为：事关大局而又无权处理的问题，难度较大而又无力解决的问题，以及超出秘书职责范围的问题。而对于在常规性工作中出现的问题，秘书则不必事事请示。

（2）秘书在请示工作时，要做到主旨明确，要言不烦，态度谦和。切忌面面俱到，语言冗长，恃才不恭。

（3）秘书要注意请示方法的选择， 把握好请示的时机和分寸。

（4）领导者在口头指示时，秘书要凝神聆听，必要时可做记录，然后予以复述。如果没有听清，或者有不理解之处，秘书应当面提出，请领导者予以解答。

7、秘书下班之前如何‚突击未了事宜‛？

14 答：面对下班前的突击事项，秘书应做到以下几点：

（1）秘书要以‚正常上班‛的心态应对未了事宜，善始善终，一丝不苟。不可因行将下班而心神不定，以至手忙脚乱，失去条理，或草率处理，敷衍应付。

（2）秘书仍要本着急事先办的原则，集中力量，加快速度，在有限的时间内办结必办之事。

（3）如果个人的力量不足，秘书们应分工合作，协同突击，以保证下班之前办结必办之事。

8、秘书在浏览当日收文时必须把握哪些要领？

答：（1）尽快从繁琐事务中解脱出来，静下心来认真阅读当日来文，以及下级组织请求批准的来文。

（2）秘书在有限的时间内阅读大量来文，以采用泛读、扫读、跳读等模糊阅读方式为宜，旨在迅速获取有价值的信息，从中筛选出急需送领导者阅示的重要来文。

（3）为方便领导者对重要来文的阅示，秘书可按照行文目的，将来文分为办件和阅件；分送有关领导者或有关部门机关。

9、秘书怎么样整理当日的文件资料？

答：秘书整理文件资料的工作内容有以下个方面：

（1）秘书在浏览的基础上，要对文件资料初步加以分类、排序和存放。凡需要领导者及有关部门当天阅知或指示的文件，秘书要及时分送。

（2）凡暂缓办理的文件及内部交换资料，秘书要如数收藏在保密柜里，并注意上锁，以防失泄密。

（3）凡当天收到的报纸、杂志，秘书要逐一归类和摆放，使其各就各位。

10、秘书记录当天大事时应做到哪几点？

15 答：秘书记录当天大事时，应做到：

（1）及时。记录大事，一定要当日事当日记，不可拖延，不能积压。

（2）客观。所记大事，一定要秘书逐项核查，使内容与事实相符，不可靠想象、推测去做记录。

（3）全面。记录当天大事，一定要反映工作全貌，如实记录有备查价值和认识价值的重大事项，不可挂一漏万，也不可有闻必录。 （4）记录大事还要简明扼要，使人一目了然。

11、秘书下班后继续工作应防止哪些不良情绪？

（1）烦躁。秘书要自觉抵制由压力而产生的烦躁情绪，心平气和地继续工作。

（2）敷衍。秘书要激发责任意识，认真处理每项事务。

（3）抱怨。秘书一定要有任劳任怨的精神，心甘情愿地服从工作需要。

12、秘书在随从领导人应酬时，应做好哪些工作？ 答：（1）提前安排车辆。 （2）及时进行联络。 （3）注意修饰仪表。 （4）负责领导人安全。

13、如何正确认识‚秘书无休息日‛？

答：（1）正常情况下，秘书的双休日与节假日应由自己支配。可是，在秘书界有‚秘书无休息日‛之说。

（2）只要领导工作需要，或者仍有急办之事尚未出手，即使是双休日或节假日，秘书也必须继续工作，直至完成任务为止。如起草重要文件，筹备重要会议，接待重要来宾，调查重大问题，参与重要活动，等等。

14、秘书上班前、上班后、下班前、下班后的主要任务？

16 答：上班前：（1）回顾昨日工作 （2）构思当日工作 （3）修饰个人仪表 （4）先于他人上班 上班后：（1）整理办公场所 （2）报告当日安排 （3） 请求工作指示 （4）处理日常事务 下班前：（1）突击未了事宜 （2）浏览当日文件 （3）清理文件资料 （4）记录当日大事

下班后：（1）继续处理紧急事务 （2）随从领导人应酬 （3）陪同领导者加班 （4）处理好双休日与节假日

15、上班之前秘书应如何修饰个人仪表？ 答：上班之前秘书应注意一下方面修饰个人仪表： （1）头部。头发是否梳洗，发型是否得体。

（2）面部。脸面是否修整，化妆是否素雅，牙齿是否刷净，口腔有无异味。 （3）手部。双手是否洗净，指甲是否修理。

（4）服装。着装是否端庄、得体，衣领、袖口和领带是否干净，鞋子是否擦过，鞋袜的色彩是否与服装和谐。

17 （5）首饰。佩戴何种首饰，首饰是否华贵，一般地说，秘书应少佩戴首饰，即便佩戴，也应该体现职业特点的首饰。

16、秘书日常事务有那些类型？如何分别处理？

答：（1）急办之事，即当日必须办结的事项，如重要会议的组织、与重要人物的约会、紧急文件的办理、限期答复的电话、突发性事件的处理，等等。对于这类急办事，秘书要优先处理，无论如何也不能延误。 （2）必办之事，即当日必须办理，但不必当日办结的事项，如例行文件的制发，例行会议的组织、例行活动的协调、例行报表的编制，等等。对于这类必办之事，秘书也要抓紧处理，但可臵于次要地位。

（3）缓办之事，即当日可着手办理，但可延缓办理的事项。如某些有期限要求，但无须立即办理的事项。对于这类缓办之事，秘书要利用空余时间，顺便予以办理。

资料四： 会议工作

1.简述会议和会议工作的含义。

答：（1）会议，是有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。 （2）会议工作，是指秘书机构对会议的筹备、组织和保障工作。 2.会议有哪些类型和功能？ 答：会议的类型有：

（1）按会议的规模划分，有小型会议、中型会议、大型会议；

（2）按会议的性质划分，有规定性会议、日常性会议、专业性会议、纪念性会议和座谈性会议；

（3）按会议的时间特征划分，有定期性会议和不定期性会议； （4）按会议的形式划分，有集中型会议和分散型会议。 会议具有以下的功能：

18 （1）决策功能；（2）指挥功能；（3）沟通功能； （4）协调功能；（5）动员功能；（6）显示功能。 3.会议工作的主要任务和原则是什么？ 答：会议工作的主要任务是： （1）会议组织工作； （2）会议文书工作； （3）会议组织联络工作； （4）会议后勤服务工作； （5）会议的接待服务工作； （6）会议选举工作；

（7）会议的保密和安全保卫工作。 会议工作的原则是：

（1）充分准备；（2）严密组织； （3）周到服务；（4）勤俭节约； （5）安全保密；（6）提高效率。 4.会议准备阶段有哪些秘书工作？ 答：会议准备阶段的秘书工作主要有： （1）制定会议预案；（2）组建会议机构； （3）发送会议通知；(4)准备会议文件； (5)布臵会场； (6)人员编组； (7)制作会议证件； (8)安排食宿和车辆； (9)会前检查； (10)接站与报到。 5.如何制定会议预案？

答:会议预案就是会议的筹备方案。

19 制定会议预案一般包括以下内容： （1）会议名称 （2）会议主题 （3）会议时间和地点、（4）会议规模、（5）参加人员、（6）会议日程和议程、（7）会议的组织领导、（8）会议的活动安排、（9）会议经费预算、

（10）与会人员的食宿安排，等等。 6.如何布臵会议场所？

答：会场是会议举行的具体场所，会场布臵是会议工作的重要环节。 会场布臵主要包括主席台设臵、座次排列、会标、会徽、旗臶、花卉、灯光、音响布臵等。

7.会议召开阶段有哪些秘书工作？ 答：会议召开阶段的秘书工作主要有 (1)会场签到；(2)会间调度；(3)会议记录； (4)会议简报；(5)会议选举；(6)会议总结； (7)后勤保障。 8.如何组织会议选举？

答：会议如果有选举的议题，秘书人员要做好选举的组织工作。选举的一般程序时：

（1）宣布参加选举的人数和选举的内容； （2）通过选举办法；

（3）通过监票人、总监票人名单； （4）检查票箱； （5）分发选票；

20 （6）填写选票；

（7）宣布投票顺序和进行投票；

（8）开箱清点选票，报告收回选票数，宣布是否有效； （9）进行计票；宣布选举结果。 9.会议结束后有哪些秘书工作？ 答:会议结束后，秘书工作主要有： (1)印发会议纪要；(2)清理会议文件； (3)组织代表离会；(4)搞好宣传报道； (5)会议工作总结；(6)会后催办工作。 10.试论会议的决策功能。

答：（1）从管理方式上看，决策功能是会议活动的基本功能。在管理活动中，作为一种合理构成，有70%会议应该是解决人们‚干什么‛和‚怎么干‛的回忆，是集中体现决策功能的回忆。决策在管理活动中占有十分重要的地位，会议则是各级领导发挥集体智慧，实行科学决策的基本方法之一。

（2）从法律法规上看，会议是实行决策的组织和权力机构。

（3）从思维方法上看，会议是集思广益、以高决策水平的必由之路。首先，会议是收集决策信息的重要方法；其次，会议是选择决策方案的重要形式；再次，会议是信息反馈的重要渠道。

资料五：宣传思想及新闻写作应知应会知识复习题

1、社会主义核心价值体系：社会主义核心价值体系是党的十六届六中全会首次明确提出的一个科学命题。社会主义核心价值体系在我国整体社会价值体系中居于核心地位，发挥着主导作用，决定着整个价值体系的基本特征和基本方向，是建设和谐文化的根本。社会主义核心价值体系包括四个方面的基本内容，即马克思主义指导思想、中国特色社会主义共同理想、以爱国主义为

21 核心的民族精神和以改革创新为核心的时代精神、以‚八荣八耻‛为主要内容的社会主义荣辱观。这四个方面的基本内容相互联系、相互贯通，共同构成辩证统一的有机整体。建立社会主义核心价值体系，必须坚持马克思主义在意识形态领域的指导地位，牢牢把握社会主义先进文化的前进方向，大力弘扬民族优秀文化传统，积极借鉴人类有益文明成果，充分调动积极因素，凝聚力量、激发活力，进一步打牢全党全国各族人民团结奋斗的思想道德基础，形成全民族奋发向上的精神力量和团结和睦的精神纽带，为构建社会主义和谐社会提供重要保证。

2.中国特色社会主义理论体系：中国共产党第十七次全国代表大会提出了中国特色社会主义理论体系的科学命题，明确指出：‚中国特色社会主义理论体系，就是包括邓小平理论、‘三个代表’重要思想以及科学发展观等重大战略思想在内的科学理论体系。‛这一理论体系，凝结了几代中国共产党人带领人民不懈探索实践的智慧和心血。全面、系统、深刻地理解和坚定不移地坚持这一理论体系，对于夺取全面建设小康社会新胜利，谱写人民美好生活新篇章，实现中华民族的伟大复兴，具有重大而深远的历史意义。

3.建设学习型党组织的总体要求是：高举中国特色社会主义伟大旗臶，坚持以邓小平理论和‚三个代表‛重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，全面贯彻党的十七大和十七届三中、四中全会精神，紧紧围绕党和国家工作大局，按照科学理论武装、具有世界眼光、善于把握规律、富有创新精神的要求，以提高全党思想政治水平为基本目标，深入学习马克思主义理论，学习党的路线方针政策和国家法律法规，学习党的历史，学习现代化建设所需要的各方面知识，不断在武装头脑、指导实践、推动工作上取得新成效。要大力营造和形成重视学习、崇尚学习、坚持学习的浓厚氛围，牢固确立党组织全员学习、党员终身学习的理念，建立健全管用有效的学习制度，使党员的学习能力不断提

22 升、知识素养不断提高、先锋模范作用充分发挥，使党组织的创造力、凝聚力、战斗力不断增强。

4.新闻的含义：新闻，是以宣传为手段，对当前社会生活意识形态现状的真实客观反映。新闻是报刊、广播、电视、经常大量运用的一种文体。是消息、通讯、新闻特写、速写等体裁的统称。

5.新闻五要素：即新闻5W，指一则新闻报道必须具备的五个基本因素，分别为何时（when）、何地（where ）、何事（what）、何因（why ）、何人（who ）。这是新闻中不可缺少的五个方面，是对新闻报道的基本要求。

6．新闻的特征 （1）真实性

新闻，要求报道真实的事实。人们通过这样的真实事实，可以洞察宇宙万象的恢弘、大千世界的风云、社会发展的趋向、生活演进的动态……

真实性，是新闻的生命线。如果新闻不是写生活真实的事实，那就不会取得人们的信任。新闻中所列举的真实事实还必须是典型，具有普遍意义，能反映本质和主流的真实事实。

（2）实证性

实证性，就是指新闻要让事实本身说话。新闻反应生活的特殊规律，主要就是让事实本身说话。

写出确定事实的基本要素。一般应交代清楚有关的人、事、时、地、因果、意义等要素。

（3）及时性

新闻既然是新近发生的或发现的事实的报道和评述，那么就必须有新的事实，新的内容，表现出新的特点与新的意义。否则，写人家已写过的或人家早已知道的过时的事实、过时的内容，或者一条新闻写上十天半月才报道，那就

23 不叫新闻了。要突显新闻的‚新‛，就得要及时地捕捉，及时地采写，及时地报道。可以说新闻是一种极重时效的文体。新闻的价值很大程度上决定于迅速及时地采写与报道。新闻是今天生活的快摄，是明天的历史，历史是昨天、前天或更早的新闻。

（4）广泛性

新闻是由新闻机构发布的面向全社会，对广大群众传播最为广泛的信息形式。正因为新闻局有这样的广泛性，所以新闻一经发布就会引起全社会的广泛的关注，产生广泛的影响。

（5）开放性

由于新闻是不受时空限制的一种宣传形式，因而它具有冲破闭锁隔绝现象的开放性。由于有了迅速灵敏的新闻传播，使当今世界每个角落发生变化的重要信息，能在瞬间传遍世界，于是遥远的距离得以缩短，孤陋寡闻者得以开阔眼界，居于斗室、足不出户可以了解宇宙星云，天下大事。

（6）变动性

新闻以生活中发生的具有新闻意义的事实作为归依，而生活中的事实不断地有所变动，新闻所要反映的正式变动中的客观事实。

7．新闻写作的要求 （1）敏于捕捉

作为新闻工作者，要写出好的新闻，就需要有敏于捕捉蕴藏在现实生活中丰富而有意义的新闻题材的特长。新闻工作者就是要追新逐异，并且着力于标新立异，新闻要力避老生常谈的依样画葫芦，力避不能敏锐报道与评述生活的陈腔滥调。对生活中种种‚新异‛，一般人往往习以为常、熟视无睹。加之生活在前行的轨迹中闪现的新光异彩，总是一掠而过，一瞬间便成陈迹。这就要求新闻工作者有敏锐的捕捉新异从而摄取新闻的能力。这种敏锐能力不是轻易

24 就能具备的，需要新闻工作者有较高的思想理论素养，深入生活，留心各种各样的事情，将新的发现、新的感受、新的分析思考写进‚新闻手记‛。这样的功夫下的越深新闻报道的敏锐感就越强。

（2）勤于采访

新闻工作者的实践，主要指采访的实践。

采访是一门专门的科学，采访过程是一个完整的系统工程，采访实践也是一种独特的艺术实践。

采访要顺利进行并获得理想的效果，就要拟写采访提要，找准采访对象，注意采访方式；要达到采访目的，实现采访目标，就要下功夫、花力气，做到勤问、勤看、勤记、勤思考、勤分析、勤积累，勤于采访就会出好文章。

（3）精于构思

有了从采访中获得的真实情况，要拟定出切乎要旨的新闻稿，还要精心构思。一篇新闻立什么主旨，选取什么材料表现主旨，材料的详略处理，先后安排等，都要一丝不苟地精心构思。这里的一个‚精‛字体现了写作主体的匠心独运。

（4）疾于运笔

如果有了材料，又下过一番构思的功夫，就得疾于运笔，迅速成篇，交付发表，这样才不致贻误战机。

运笔要‚疾‛，不仅仅是从时间上要求快，还要快中求好。

运笔之疾的能力，是从艰苦笔耕中获得的，只有勤耕不缀，才能有敏捷的才思，才能‚妙笔生花‛。

8．新闻语言的特征

（1）准确、简洁、鲜明、生动

25 新闻写作中所需要的语言，是传播信息的语言、报道事实的语言、解释问题的语言、快速流利的语言。因此，根据新闻写作的时效性（新鲜、快速、简短）与可读性（具体、生动、通俗），其语言不但要具有准确性，还要具有简洁、鲜明、生动的特色。这里所说的准确性，包括以下含义。

① 在时间、空间、形态、色彩、等方面，语言与客观事物之间要高度吻合。 ② 对事物属性、特征——也就是‚质‛的判断尽可能没有偏差。 ③ 对事物的数量、程度——也就是‚量‛的把握上精确无误。 ④ 排除主观臆断和以偏概全。 ⑤ 慎用可能产生歧义的词语。

新闻语言的简洁、鲜明、生动具体体现为以下两点。

① 他的受众多，他必须满足生活在快节奏的现代社会中大量受众信息的需求。

② 新闻传播的基本原则是‚用事实说话‛，即传播者的意图应该是相对隐蔽的，新闻语言还要做到不致使受众产生被人强迫的感觉而加以抗拒。

（2）新闻语言要有时代感

新闻语言生命力的一个重要特征是要有时代气息。现在媒体上几乎每天都会有新词出现，词汇翻新很快。因为这种语言是社会语汇最直接、最真实、最迅速、最广泛的反映，做为一名记者即应该保持对新鲜事物的敏感，也应该保持对新闻语言的敏感。同时新闻报道的时效性与新鲜感，在一定程度上也需要通过具有时代气息，包括社会上最新流行的一些语言传递出来。

（3）新闻语言应有不同的风格

新闻语言在符合准确、简洁、鲜明、生动的基础上，针对不同的报道、不同的作者应该有不同的语言要求。

① 新闻语言风格取决于人物报道中被采访者的语言个性。

26 ② 新闻语言风格取决于新闻事件本身的基调。

③ 消息与通讯对于语言的要求有所不同。通讯的语言比消息更形象、更丰富，有更多的感情色彩。消息比通讯更惜墨如金，消息的语言是一种具体陈述与抽象概括相结合的语言。 （4）‚白描‛是新闻语言的主要特征

在新闻写作中，白描是指文字描写的具体做法，即不尚修饰，不用或少用形容渲染，以质朴的文笔，力避浮华、做作，简练而直接地勾勒出事物的特征。白描虽然是描写，但如果从形式上看，白描与直接叙述没有很大的区别。可以这样说，白描是直接叙述和描写的高度统一。它洗尽铅华、质朴平实，透明度高，有利于把复杂的问题用简单的方法来处理，进而突出事物的特征，即突出新闻价值，便于受众在快速交流中接受。

9．消息标题的作用 （1）尽快帮助读者选择信息

标题是新闻事实的浓缩，所以能够满足读者选择的需要。 （2）帮助读者理解消息主旨

标题透射着媒介对新闻事实的评价，凝练了报到的主旨，便于读者理解。 （3）向受众广告消息内容

在消息中，哪些是最有价值的内容，往往是报到意图的集中体现，也是受众最关心的东西。但是，它往往会被隐藏在长篇的文字叙述之中，不容易为人们所注意，因此，标题在此方面所起的作用就尤为重要。

（4）强调和评价核心内容，吸引读者注意

消息标题的字号比正文的字号大，加之，版面编辑常常给标题加上一些装饰图案，使标题显得很显眼，吸引读者去看。同时，标题还对所报道的事实有评价作用。

27 （5）满足读者了解基本新闻事实的需要

有的读者时间很紧迫，不可能把一张报纸从头看到尾，浏览标题则可以使他们尽快了解一天中的大事，了解一张报纸的主要信息。一些完全是标题所陈述的往往是信息的核心，看一眼这样的标题，也就了解了信息的基本内容。

（6）突出重点，美化版面、便于阅读

标题是消息的‚眼睛‛，一则消息的‚眼睛‛加上栏题、通栏题，构成了报道版面的‚眼睛‛。倘若没有这些‚眼睛‛，整版文字黑压压一片，令人感觉沉重，分不清眉目。各种标题大小相应，疏密相应，错落有致，再加上文字符号变化，线条、图像以及色彩等手段的运用，使版面主次分明、富于变化、呈现动态，既能给读者美的享受，又能方面阅读。

一个版面上如果有几个精彩的标题，马上就能吸引读者的注意力，使他迫不及待地开始阅读。

10．广播稿的写作要求

（1）结构要简化，跳跃要小，语言要简洁。广播稿的写作和播出要首先考虑听众能听得懂、听得清。这就要求文章在线索安排上要力求单一，或按事情的发展顺序写。而且，文章的上下文之间连贯要紧，层次衔接要严，运用倒叙、插叙时要自然，时间和空间跳跃要小。广播稿的语言跟其他报刊文章不同，他要求尽量简洁，尽量不要使用长切复杂的句子。这样，播音员读起来省力，听众也易听懂。

（2）要注意使用好懂易记的语言。要做到广播稿好懂易记，首先，要注意使用通俗易懂的语言；其次，对于一些关键性的内容，可做适当的反复交代和说明，以加深听众的印象。

28

推荐第5篇：办公室文秘知识试题与答案

办公室文秘知识试题与答案1

一、填空题

1.公文是行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的________。（公务文书）

2、公文的法定作者是_________。（合法的制发机关）

3、国家行政机关的公文种类，按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，分为 种（13），即主要有：命令（令）、议案、决定、意见、公告、通告、。（通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要）

4、公文一般由 三部分组成。（文头、正文、文尾）

5、公文的秘密等级依次分为______、_______、________三种。（“秘密”、“机密”、“绝密”）

6、公文按照紧急程度分为________、_________。（“急件”、“特急件“）

7、公文运用语言应当做到准确,______,庄重,得体。（严肃） 8.对重要事项或者重大行动作出安排,用______.（决定） 9.公文办理分为收文和______。（发文）

10.______就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。（公文办理程序）

二、单项选择题

试题1：公文的主体部分是（ ）。 A: 标题 B: 正文 C: 作者

D: 印章或签署 答案: B 试题2：向级别与本机关相同的有关主管部门请求批准某事项应使用（ ）。 A: 请示 B: 报告 C: 请示报告 D: 函 答案: D 试题3：（ ）用于依照有关法律规定发布行政法规和规章。 A: 条例 B: 决定 C: 规定 D: 公告 答案: C 试题4：函，在文种上属于（ ），在公务活动领域上属于（ ）。 A: 规范性文件；通用公文 B: 商洽性文件；通用公文 C: 陈述呈请性文件；专用公文 D: 领导指导性文件；专用公文 答案: B 试题5：向非同一组织系统的任何机关发送的文件属于（ ）。 A: 上行文 B:平行文

C: 下行文 D: 越级行文 答案: B 试题6：用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项的公文是（ ）。 A: 通知 B: 通告 C: 公告 D: 通报 答案: B 试题7：用于答复下级机关请示事项的公文是（ ）。 A: 指示 B: 请示 C: 批复 D: 命令 答案: C 试题8：根据文件来源，在一个机关内部可将公文分为（ ）。 A: 收文、发文

B: 上行文、平行文、下行文 C: 通用公文、专业公文

D: 本机关制发的和内部使用的公文 答案: A 试题9：向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问应使用的文种是（ ） A.请示 B.意见 C.函 D.报告 答案：D 试题10：机关或部门的领导人对来文办理提出处理意见的活动是收文处理中的（ ）。 A: 拟办 B: 批办 C: 承办 D: 查办 答案: B 试题11：用于记载会议主要精神和议定事项的公文是（ ）。 A: 决议 B: 会议记录 C: 会议纪要 D: 议案 答案: C 试题12：主送机关对公文负有（ ）和答复的责任。 A: 转发 B: 抄送 C: 通报 D: 主办 答案: D 试题13：下列公文属于下行文的是( ) A.报告 B.请示 C.决定 D.函 答案: B 试题14：上行文是指（ ）。

A: 向具有隶属关系的上级领导、领导机关报送的文件 B: 向所属被领导机关或组织发出的文件

C: 向一切比本机关级别层次高的机关发出的文件 D: 向一切比本机关级别层次低的机关发出的文件 答案: A 试题15：公文在制发的程序上，必须履行法定的（ ）。 A: 审批手续 B: 会签手续 C: 登记手续 D: 承办手续 答案: A

三、多项选择题

试题1：一般由标题、正文、发文机关名称与成文日期构成的文种有（A: 决定

B: 指示

C: 通告

D: 简报

答案: AC

试题2：下列文种的结构构成中均有主送机关的有（ ）。

A: 指示

B: 通知

C: 通报

D: 批复

答案: ABCD

试题3：公文是一种特殊的文体，这种特殊性表现在（ ）。

A: 采用白话文形式

B: 具有真实性、合法性

C: 具有规范性、相对确定性

D: 用议论、说明、叙述多种方式表达

答案: AD

试题4：公文的基本组成部分有（ ）。

A: 标题

B: 文头

C: 正文

D: 主题词

答案: ACD

）。

试题5：使用份号的公文有（ ）。

A: 机密文件

B: 绝密文件

C: 秘密文件

D: 所有文件

答案: AB

试题6：公文的特点有（ ）。

A: 由法定的作者制发并具有法定的权威性

B: 其制发与履行必须执行法定程序

C: 具有法定的现实执行效用

D: 规范的体式

答案: ABCD

试题7：公文密级标志的位置放在公文标题的左上方醒目处。公文的保密等级分为以下哪几种?（ ）。

A: 绝密

B: 机密

C: 秘密

D: 特密

答案: ABC

试题8：公文的标题由以下几部分构成（ ）。

A: 发文机关名称

B: 公文接受单位名称

C: 公文内容

D: 文种

答案: ACD

试题9：下列哪些机关可以被选择作为抄送机关（ ）。

A: 向下级机关的重要发文应同时抄报直接上级机关

B: 向上级请示时抄报下级机关

C: 上级机关向受双重领导的下级机关行文，抄送给另一上级机关

D: 将所接受的抄送公文抄送给下属机关

答案: AC

试题10：公文的行文方式有（ ）。

A: 逐级行文

B: 越级行文

C: 多级行文

D: 直接行文

答案: ABCD

试题11：公文必须具备的基本数据项目包括（ ）。

A: 发文符号

B: 印章或签署

C: 主送机关

D: 成文日期

答案: BD

试题12：下列文种属于呈请性文件是（ ）。

A: 函

B: 报告

C: 调查报告

D: 议案

答案: BCD

试题13：规范的公文体式是用以维护公文的（ ）。

A: 强制性

B: 权威性

C: 准确性

D: 有效性

答案: BCD

试题14：下列文种的结构构成中均有主送机关的有（ ）。

A: 指示

B: 通知

C: 通报

D: 批复

答案: ABCD

试题15：我国法定的公布性文件包括（ ）。 (多选题)

A: 通知

B.通告

C: 通报

D.公告

答案: BD

四、简答题

1．公文为什么要标注主题词？

(一)标引公文主题词有利于建立先进的公文检索体系，辅助领导同志决策。信息量的增加，数据量的增大，单纯的分类检索方法难以满足人们对多主题文件查找的要求。主题检索方法弥补了分类检索方法的不足，检索更自由，查找跨度更大。

(二)标引公文主题词是建立机关办公自动化检索系统的前提条件。办公自动化系统通过文件上标注的主题词将文件纳入检索系统。办文人员在办公自动化系统上通过主题词来查找有关主题的文件。

(三)标引主题词是实现公文管理现代化的基础。档案工作人员可以根据公文主题词编制档案、文件主题索引或主题目录、专题目录等手工检索工具。办文人员可直接利用根据公文主题词而建立的档案编目计算机检索系统查找文件。

(四)对提高秘书工作人员业务素质有重要作用。

2．意见有哪几种类型？

指导性意见、实施性意见、评估性意见

3．请示的写作为什么要坚持一文一事？

这是《国家行政机关公文处理办法》的规定，也是实际的需要，如果一文多事，很可能导致受文机关无法批复，也可能因内容繁杂而影响批复的时间。

4．收文办理包括哪些程序?

收文办理指收到公文后的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

推荐第6篇：文秘必须具备的知识素养

对于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有四个方面，下面我们一起来了解一下文秘必须具备的知识素养!

一、基础知识

1.科学文化知识：基础知识的基础，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。

2.马列主义理论知识：哲学、政治经济学、党的建设、邓 小平理论、有实践中不断地学习，才能提高理论修养。

3.政策法规知识：这是作为秘书工作者必备的知识，包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。因为它在平时的工作中接触最多的知识。

二、专业知识

是秘书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面。

1 理论知识，是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提，总的理论， 也是秘书工作的基本理论知识，秘书指导思想。 分门别类的理论，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。

2 业务知识，秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。

3 行业知识，秘书工作者所在机关的行业的基本知识。

三 相关知识

秘书工作者的辅助知识，它包括以下几个方面的知识。

1 新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、信息论。

2 管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。

3 社会交往知识，社会关系学，公共关系学，人际关系学等，以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力，信息沟通能力。

4 心理学知识。

四 社会知识

国际知识，当前国际的基本问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的变化及发展情况。

国内知识，国情，民情，民俗，民风等

推荐第7篇：文秘

为贯彻落实国家和省重点产业调整及振兴规划，加快我市农产品加工业发展步伐，提升农业产业化经营和现代农业发展水平，促进农民增收、农业增效，推进城乡统筹协调发展，特制订本实施意见。

一、发展现状

是农业大市，又是农产品加工弱市。历史上，仅有传统的加工作坊。近几年来，在各级党委、政府的高度重视下，在扩大对外开放和农业产业化经营的双轮推动下，全市农产品加工业迎来了发展新阶段。到2009年底，全市已有农产品加工企业6100多家，其中销售收入500万元规模以上的有88家，初步形成医药化工、果茶加工、粮食加工、油脂加工、山野菜及蔬菜加工、畜禽加工、水产品加工、竹木加工、皮革加工、生物能源加工等十大类农产品加工业；规模以上企业农产品加工业产值37亿多元，实现利税2.75亿元。全市现有市级以上重点龙头企业94家，其中省级重点龙头企业17家。丹江的福润禽业公司、农夫山泉丹江口分公司、丹澳医化公司，郧西的百科皂素公司，竹溪的龙王垭茶业公司和华驰医药化工公司，房县的神农本草和聚达食品公司，竹山的天新公司，郧县的清大康迪药业和渝川食品公司，金鼎纺织实业公司以及张湾的花仙子公司等一大批龙头加工企业的成长，不仅直接推动了农产品加工业的发展，而且带动了加工原料的基地化生产和千家万户的种养，农产品加工原料基地达到400余万亩。在全市农产品加工企业中，有23个农产品和

加工制品获“湖北省名牌产品”称号，竹溪龙峰茶被评为“2008湖北十大名牌农产品”；有13家企业产品获“湖北省着名商标”；有42家企业、141个产品分获无公害食品、绿色食品和有机食品认证；有近20家企业通过国家ISO9000以上质量体系认证；有5家生物医药企业通过国家GMP质量体系认证。“武当道茶”、“武当山珍”、“神武山珍”、“武当柑桔”、“房燕”黑木耳、“神农本草”中药饮片等品牌知名度不断提高，市场份额逐步扩大。全市有18家企业、20个农产品加工制品走出国门，出口美国、日本、德国、印度、韩国、俄罗斯、东南亚等国家和地区，年实现直接出口创汇2400多万美元。农产品加工园区从无到有，已成为农产品加工业发展的重要载体。截止2009年底，全市已建成农产品加工园区9个，入园企业39家，园区企业实现产值15亿多元。竹溪县农产品加工园区已被列为国家工业园区目录，丹江口市被确定为省级农产品加工园区。

尽管我市农产品加工业发展取得了长足进步，但不论是与现代农业发展要求，还是与兄弟地区相比，都有相当大的差距，存在不少突出问题。一是加工企业块头小、实力弱。全市过亿元的企业仅7家，全省434家省级重点龙头企业，我市仅占3.9%，全国893家，全省33家国家级重点龙头企业，我市至今仍为空白；二是农产品加工严重不足。2009年，全市农业产业化规模以上企业农产品加工产值仅为37亿元，与农林牧渔业总产值之

比仅为0.32:1，与全省0.98:1，全国1.75:1的平均水平差距很大，与发达地区3:1的水平相比更是相去甚远；三是系列开发相对滞后。我市农产品加工龙头企业主要集中在特色农产品初加工领域，企业经营开发领域面窄；四是产品品牌知名度低。

二、总体思路

重点项目：以丹江福润禽业食品有限公司为龙头，建成省内规模较大的肉鸡加工基地，培植已具备加工基础与规模的伊兰清真实业、房县天森食品为龙头的猪牛羊禽肉制品加工企业。引进国内知名企业建设牛羊产品加工厂和猪肉加工项目及污水处理配套设施等。

（九）水产品加工

发展基础：我市有亚洲第一人工湖-丹江口水库，以及其他近500座各类水库，淡水资源十分丰富。全市有经济型鱼类60余种，水域总面积138万亩，可养殖水面50万亩，已养殖水面18.15万亩，2009年，全市水产品产量达到5万多吨，实现总产值6.2亿元。南水北调中线工程的实施，给我市发展渔业经济带来了新的机遇，丹江口水库大坝加高后，可养殖水面将由原来的50余万亩增加到80余万亩；库区水质优良，水产品种质优，产

品享誉国内外。

发展目标：依托丹江口库区、黄龙库区等优势水产品基地，发展壮大水产品加工能力；完善优化产品结构，研究开发精深加工系列鱼制品、风味食品、速冷调理食品、模拟食品、保健制品等；大力发展水产品综合加工业，不断提高水产品附加值。力争2010年水产品加工产值达到2亿元，水产业产值达到10亿元；到2015年，全市水产品总量达到11万吨，年加工产品3万吨，产值达10亿元，产业链产值达到15亿元；到2020年，全市水产品产量达到15万吨，产业链产值达到30亿元。把丹江口库区建成全国有影响的特色水产品养殖基地。

重点项目：建设丹江口水库优质商品鱼基地，重点打造“丹江鲌鱼”品牌，提高国家地理标志保护产品“丹江鲌鱼”品牌在全国的知名度；在丹江口市城区、均县镇和郧县各建设一处商品鱼冷冻冷藏加工厂，扶持以丹江柳氏风味鱼、博奥水产为主的加工企业，支持其盘大做强。

（十）食品饮料加工

重点支持丹江口农夫山泉公司饮料加工基地建设以及房县矿泉水黄酒、梨花村酒业、丹江口源头酒、灵山源魔芋酒、张湾

花仙子魔芋制品有限公司、郧西鸿大粮油食品有限公司等食品饮料加工企业及魔芋加工企业发展壮大。到2010年末，加工产值达到10亿元，2015年达到30亿元，2020年达到50亿元。

推荐第8篇：文秘

倡议书是公开提倡某种做法，倡导某项活动，鼓动别人响应的一种信函文书。

种类 :

从作者角度分，倡议书分为个人倡议书和集体倡议书两种。从传播角度分，倡议书有传单式倡议书、张贴式倡议书、广播式倡议书和登载式倡议书。

从文章角度看，无论是个人发出的倡议，还是集体发出的倡议，其写法大体相同。就是不同传播方式的倡议书，其写法也大体相同。

写作方法: 倡议书由标题、称谓、正文、署名、署时，构成基本内容和基本格式。

1、标题。倡议书的标题通常只写“倡议书”三字。但有时也可把倡议的内容或倡议的单位写在标题上。

2、称谓。有明确倡议对象的，写上倡议对象的名称，如“全国未婚的青年朋友们”、“××毕业班全体党员”。有的倡议面很广，可以写“亲爱的朋友们”，或省略称谓。

3、正文。正文是倡议书主体部分。这部分内容主要包括倡议目的和倡议事项。倡议目的包括倡议的原因、意义。这里的理由要说得充分。只有说清讲透才能引起公众关心，赢得响应；倡议事项关键是写得具体、可行。倡议事项简单的，可以紧接着倡议目的之后写。倡议事项多的，可分条例写。

4、署名、时间。有的采取集体署名的方式，如“83级数学班全体共产党员”，有的可让每个党员亲笔署名，以示真实和参与者众，显示其广泛性的群众基础。若几个单位共同倡议的，谁牵头谁排在前面，然后逐行签写倡议单位名称。按一般书信格式在署名下行书写上年、月、日。

海报是主办单位向公众报道举行文化、娱乐、体育等活动的一种事务文书。从内容分，海报有演出海报、讲演海报、比赛海报、，展览海报等。从形式分，海报有文字海报和美术海报两种。

结构和写法 :海报的写法多种多样，标题的位置也可根据排版设计随意摆放。

1。用文种作标题。有的海报标题只写《海报》两字 2。用内容作标题 3。主办单位的名称。

正文要素 :海报的正文要用简洁的文字写清楚活动内容、时间、地点、参加办法等。

1。一段式。内容简单的通常只用三言两语，一段成文。例如“×月×日下午×时，我校和××学院足球队在本校大操场进行友谊比赛，欢迎踊跃观赛”。

2。项目排列式。内容稍多的可分项目，分项排列成文。

例如：

特邀××学院××教授主讲沟通：××讲座形式：视频为主，辅以讲解。

发送时间：××××年×月×日至×日，每晚×时至×时。

地点：××××报告厅。

人场办法：×月×日起在本馆门口售票处售票，每票××元。

3。 附加标语式。有的海报在正文首或正文末加上排列整齐的标语，起画龙点睛作用。配上这类标语之后，起渲染吸引作用；但要遵守真实的原则，不能哗众取宠，招摇撞骗。

结尾： 结尾的内容有主办单位，海报制作时间等。正文已把有关内容写清楚了，可以不设结尾。 有的结尾还加上一些吸引人的口号。如“售完即止！勿失良机”之类。

建议书是个人、单位对某一问题或情况向领导，集体或他人陈述出自己的看法，提出某种积极有益的主张或建议时使用的一种文体，有时也叫意见书。

建议书和倡议书不同。倡议书中虽然有所建议，但它一般是面对群众，带有一定的号召性，具有广泛的群众性；建议书主要是个人向组织或下级向上级提出的积极主张，希望组织或上级采纳。

作用：建议书是群众向领导提出自己主张的重要手段，是沟通党群、于群、上下级关系的重要渠道。 写法 ：建议书的形式是多种多样的，没有固定的统一的格式。一般说来，建议书由以下几个部分组成：

1、标题。标题可写“建议书”或“建议”，也可以不写。

2、称谓。称谓是建议书的开头，顶格写上接受建议书一方的名称。格式与一般书信相同。

3、正文。建议的原因或建议的出发点。写清这一点便于接受建议的一方联系实际情况，考虑建议的可行性和价值如何；建议的具体事项。根据内容多少决定是否分条列出。内容要具体，以便接受者考虑是否采纳，只要表达出自己的愿望就行。

4、结尾。结语写上表示敬意或称颂语的话。署名和日期写上提建议人或单位名称。日期写在署名下面一行。

注意事项 ：要认真负责，要从实际出发，实事求是。写建议要根据具体问题、实际需要和可能条件。如果想当然，不着边际地去想，这样建议就无价值。要有分寸。不说过头话，不提过高要求，不要用过激言词。内容要具体、实在。不要说空话、套话。语言要精炼。切忌拖泥带水，废话连篇，东拉西拉，不得要领。

聘请书含义和作用聘请书（又称聘书）是聘请人的文书.为了适应我国经济建设的需要,单位或部门以招聘制作为人事制度的补充手段,聘书也就成为一个单位需要延请外单位的人才担任本单位某项职务,或承担某项工作时所使用的一种特殊文书.在当前它可以起下列作用：

1、可作为加强协作的纽带。当一个单位在承担了某项任务时或开展某项工作时，若本单位缺乏一些必要的人才，需从外单位延请时，这就需要使用聘书。聘书也就成了互通有无、调剂力量、加强协作、互相支援的重要手段，起到把需要方和援助方紧紧地联系起来的纽带作用。

2、可增强应聘者的责任感和促进人才交流。出于需方对应聘者的信任和尊重。因此，聘书的授予，会加强应聘者的工作责任感，能更好地发挥他们的聪明才智，使他们得到一个充分施展才能的机会和天地。

格式 ：

1、标题。在正中写上标题“聘书”或“聘请书”字样；被聘请者的姓名、称呼，有的在开头写明，有的在正文中写明。

2、正文。一般要交代聘请的原因和请去干什么事情，但也有的不交代聘请的原因，只说明聘请去干什么事情或担任什么工作。正文中还可写上对被聘者的希望。

3、结语。一般要写上表示敬意和祝颂的话。

4、署名。另起一行，在右下方写上聘请单位的名称，在署名下边书写年、月、日。

注意事项 ：

1、对为什么聘请、聘请谁、聘请原因一定要交代清楚。特别是对于干什么一定要有所交代，否则被聘请者就无法应聘或虽接受了聘书，也只能盲目应聘。

2、只要能说明聘请的理由和聘请去干什么就可以了。

3、因聘书是以单位名义发出的，所以一定要加盖公章后方能生效。

启事是机关、企事业单位、团体或个人，需要向公众说明某事或希望公众协助办理某事时使用的一种事务文书。

启事的本意是公开陈述事情。“启”，即叙说、陈述之意；“事” 即事情。目前有的人把“启事”写成“启示”。“事”和“示”读音相同，但意思不同。“启示”，是启发指示，使有所领悟的意思。

种类 按内容分，启事有征文启事、招聘启事、招生启事、征订启事、开业启事、迁址启事、征婚启事、结婚启事、离婚启事、寻人启事、遗失声明等。按公布的形式分，启事有报刊启事、电视启事、广播启事、张贴启事等。

特点 ：

1、告启性。启事面向大众告知事宜。它只具有知照性，而没有强制性和约束力。

2、简明性。启事要求写得简洁明了。无论是登报、广播、电视或张贴，启事都必须写得十分简明。有的启事三言两语；有的启事用单行单句排列内容，竭力做到一目了然。

启事的简明性，除了为读者提供方便之外，同时也受篇幅版面限制。张贴的启事不允许写得长。电台、电视、报刊启事，是要出钱刊登的，这就更要节俭字数，压缩版面，力求用更少的钱达到最优的启知效果，这更促成了启事的简明性。

写作要点 ：启事通常由标题、正文、结尾三部分组成。

1、标题。用文种作标题；用内容作标题；内容和“启事”组成标题；启事者和内容组成标题；启事者、内容和“启事”

组成标题。

2、正文。启事的正文有多种写法，如一段式写法。启事内容简单的通常一段成文；分段式写法。启事内容稍为丰富的通常分几个段落成文；标题式写法；条款式写法等。

3。结尾。启事的结尾一般包括联系地址、电话、联系人姓名或者签署启事者姓名、时间等。

写作要求;

1、内容要简而明。

2、用语讲求礼貌。

意向书是国家、单位、企业以及经济实体与个人之间，对某项事务在正式签订条约、达成协议之前，由一方向另一方表明基本态度或提出初步设想的一种具有协商性的应用文书。

作用 意向书的主要作用是传达“意向”，提请对方注意或供参考，可以约束双方的行动，保证双方的利益；意向书能反映业务工作上的关系，能保证业务朝着健康有利的方向发展；意向书可为正式签订协议或合同打下基础。

特点:

1、协商性。写意向书多用商量的语气，不带任何强制性。有时还用假设、询问的语气。

2、灵活性。意向书的灵活性主要在两个方面：一是可以随口才改变自己的主张。意向书发出后，对方如有更好的意见，可以直接采纳，部分改变或全盘改变都是可能的；二是在同一份意向书里可以提出多种方案供对方选择。或者对其中的某项某款同时提出几种意见或调查，让对方比较和选择。

3、临时性。意向书是协商过程中各方基本观点的记录，一旦达成正式协议，便完成了意向性的使命。意向书不像协议、合同那样具有法律效力。

写法 :意向书的一般结构：包括标题、双方出席代表、时间、地点，以及协商经过，快商的主要事项，最后署名及具体日期等。无论采用哪种方式写作意向书，它的基本格式和内容与协议书大体相同，仍然是回答“为什么”；“做什么”、“怎么做”的问题。

注意事项；

1、坚持平等互利的原则。不分国家大小、单位大小和资本多少，都应一视同仁，平等对待；既不能迁就对方，也不能把自己的要求无原则地强加给对方。

2、是非要分明，态度要诚恳，做到不卑不亢，礼貌客气。

3、内容要明确，条款要具体，用词要准确，不能含混不清，模棱两可。

领导讲话是领导参与公务活动的一种方式，是实施领导职能的重要途径。无论是高级领导还是基层领导，无论是机关领导还是企业领导，只要做领导工作，就离不开讲话。在某些场合，领导即兴讲话，不需要讲话稿；但在正式场合，为了提高讲话质量，需要事先拟写好讲话稿或讲话提纲。由于领导公务繁忙，一般需由秘书人员代拟讲话稿。所以，掌握领导讲话稿的写作方法，是每个秘书人员应具备的一项基本技能。这里就领导讲话稿的起草工作，试论七个方面的问题。

一、领导讲话稿的类别：领导讲话稿依据不同的场合、对象和用途，可以分为 3 类 22 种。

（一）会议类讲话稿 ，这是领导讲话稿中数量最多、占比重最大的一“族”。我们平时所说的“领导讲话稿”，主要是指这一类。

1.党代会、人代会等代表大会的报告。内容一般是对上一届或上一次会议以来工作情况的回顾总结和对今后工作的部署。要求内容全面，表述严谨、庄重。

2.会议开幕词。一般在比较隆重的大型会议上使用。内容主要是讲明会议的目的、意义及用法，要富有启示性、鼓舞性。

3.会议闭幕词或会议总结讲话稿。主要是总结会议的收获，要求贯彻落实会议精神，要富有号召性。

4.工作会议讲话稿。根据既定的会议内容讲对某一项或几项工作的要求。要讲得鲜明、透彻、实在。

5.动员会议讲话稿。主要讲进行某项工作的意义和方法。要讲得入情入理，振奋人心，鼓舞斗志。

6.庆功会、表彰会讲话稿。主要是概括、总结、肯定受表彰单位或个人的成绩和经验，对其进行表彰、鼓励，对面上提出学习、推广的要求。要富有激情和感召力。

7.庆祝会、纪念会讲话稿。根据庆祝、纪念的主题，立足现实，回顾历史，展望未来。要讲得客观、准确、实际。

8.专题报告会的报告。如学习理论心得报告，外出考察报告等。内容要有厚度、深度，给人以启示和借鉴。

9.碰头会、汇报会讲话稿。根据碰头、汇报的情况，肯定成绩，针对存在的问题或薄弱环节，有针对性地强调一方面或几方面的工作。要有具体要求，有力度。

10.现场会、经验交流会讲话稿。充分运用与会人员看到和听到的先进事迹和经验，进行深入分析和总结，要求学习、推广，促进工作。要有较强的说服力、号召力。

11.研讨会、座谈会总结讲话稿。根据与会人员发言情况进行总结，并提出改进工作或进一步研讨的意见、要求。要有较强的概括力和条理性。

12.综合性会议上的专题发言稿。主要是分管某一条战线、某一方面工作的领导同志在综合性会议上就自己分管的战线或工作讲情况和意见。要主题突出，富有资料性、参考性，并注意不过分强调自己分管工作的重要。要讲“实”，不要讲“虚”；要讲“适”，不要讲“过”。

13.在新旧领导工作交接会议上的讲话稿。这是一种很特殊的会议讲话稿。在这种会议上往往有三个讲话，一是卸任领导的讲话，一是接任领导的讲话，一是上级领导的讲话。卸任和接任领导的讲话，都要讲得谦虚、诚恳，并有表态的意思。上级领导讲话，则要对双方都给予肯定，并对该级领导班子及下属提出一些要求和希望。

14.在各种邀请会、协作会、联席会上的讲话稿。这也是一种比较特殊的会议，这种会议面对的不是下级，而是外地、外部门的客人。作为东道主发表讲话，要对客人表示欢迎，对本地、本部门的情况作一简介，还要讲会议的目的和议程。要讲得诚挚、热情、实在。

（二）宣传类讲话稿: 这是出于宣传某种主张、某项工作、某件事情的目的，在非会议场合的讲话稿。

1.通过广播发表讲话。这种讲话形式在战争时期经常运用，毛泽东、朱德等都曾通过延安新华广播电台对解放区军民，对全国同胞，也对敌军发表过多次广播讲话。新中国建立以来，中央和地方的领导同志也经常采用这种讲话方式。广播讲话要求简明扼要，通俗易懂。

2.通过电视发表讲话。这是电视普及以来不少领导同志经常采用的一种讲话方式，主要是用于纪念和庆祝某个节日。有时也由领导同志搞电视讲座，讲授某一方面的知识。除讲座可以稍长一些外，电视讲话也要求简短、通俗。

3.通过报纸发表书面讲话。这也往往是为了纪念和庆祝某个节日而发表。要篇幅简短，措词严谨，富有文采。

4.通过现场散发书面讲话。如国家领导人出国访问，在机场散发书面讲话。主要是阐明对某项行动、某件事情的观点，要求简明、准确、适当。

（三）礼仪类讲话稿：即出于感谢、答谢、慰问、庆贺等目的，在各种非会议仪式、场合的讲话稿。

1.签约仪式上的讲话稿。这种讲话主要是对所签合作契约予以积极评价，对合作方表示感谢，对合作事项充满信心、寄予厚望。要简短、礼貌。

2.接见、会见讲话稿。接见下级单位的代表并发表讲话，主要是表示某种褒奖、慰问和鼓励；会见客人，主要是表示友好和友谊。要简短、亲切。

3.文艺演出、文艺界联欢前的讲话稿。主要是为了庆祝节日和表示友谊。要简短、富于激情。

4.致辞。包括欢迎词、感谢词、答谢词、慰问词、祝贺词等，用于专门的仪式或宴会等场合。作为“致辞”，必须有别于一般的讲话，要措词严谨，具有文采，形成书面。

以上分类，主要是从讲话的场合、对象、用途的不同而划分的。对于领导讲稿的种类，还可以从其他不同的角度来划分。比如，可以讲话方向的角度来划分，分为下行、平行、上行三类。下行讲话即指对下级的讲话；平行讲话即指那些礼仪性的讲话，向兄弟单位介绍情况和经验的讲话，在邀请会、协作会上的讲话等；上行讲话即某一级领导向上级领导汇报工作的发言，这对于上级来说显然不能算领导讲话，但对于本级秘书人员来讲，则是需要自己帮助起草和整理的“领导讲话稿”。从讲话的内容来划分，可以分为总结性讲话稿、部署性讲话稿、号召性讲话稿、辅导性讲话稿、应酬性讲话稿等多种。从讲话稿的规范与否来划分，还可以分为规范性讲话稿、（如党代会、人代会的报告）、非规范性讲话稿（其他讲话）或正式讲话稿、非正式讲话稿等等。怎样分类并不重要，重要的是要针对不同讲话的内在需求，把握住它们的基本风格和特点，使自己写出的讲话稿具有强烈的“文体感”，起到“以文辅政”的作用。

二、领导讲话稿的效用:各种不同种类的领导讲话稿有共同的普遍效用，又有其各不相同的特殊效用。起草领导讲话稿，首先要摸清领导要讲什么，将产生什么样的效果和作用。搞清楚了这一点，文稿的起草才会有明确的目标；有了明确的目标，在起草工作中才能具有较强的自觉性、针对性、主动性和科学性，减少和避免盲目性和不确定性。

总的来讲，领导讲话稿的基本效用应当是宣传马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，指导、推动改革开放，保持社会政治稳定，推进三个文明建设及整个建设中国特色社会主义伟大事业的发展。具体来讲，各种领导讲话稿应当分别产生以下效用：

1.宣传真理。在当前主要就是宣传党的十六大精神，宣讲邓小平理论和“三个代表”重要思想，宣传党的基本路线和大政方针、重要政策。领导同志所作的理论辅导性讲话稿要专门发挥这一作用，其他讲话稿也要体现这一作用。如，江泽民 1998 年 11 月 2 日《在学习〈邓小平文选〉第三卷报告会上的讲话》，高度概括了《邓选》三卷的主要内容和重要意义，起到了最权威、最有力的宣传作用。

2.部署工作。即对某一方面或几方面的工作进行部署，讲清工作目标、任务、要求和方法，讲话成为该项工作开展的起点。如邓小平1975 年 7 月 14 日在中央军委扩大会议上所作的题为《军队整顿的任务》的讲话，非常明确地指出了军队整顿的内容和方法。

3.提高认识。对同一件事情、同一个事物，因高层次的领导同志站得高、看得远，进行深刻阐述和分析后，能使下级提高认识。如邓小平1992 年初南巡讲话中讲到，“革命是解放生产力，改革也是解放生产力”，判断的标准是“三个有利于”，“计划多一点还是市场多一点，不是社会主义与资本主义的本质区别”，“发展才是硬道理”，“形式主义也是官僚主义”（《邓小平文选》第三卷第370－383页）等，这些十分重要而深刻的论断，提高了全党对改革开放和经济发展重大问题的认识。

4.解放思想。如邓小平1977年5月24日关于《“两个凡是”不符合马克思主义》的谈话，同年 7 月 1 日关于《完整地准确地理解毛泽东思想》的讲话，指导和推动全党从“两个凡是”的桎梏中解放出来，重新恢复、确定了“实事求是”的马克思主义思想路线，跨入了改革开放的新时期。

5.鼓舞士气。如邓小平1978 年 3 月 8 日《在全国科学大会开幕式上的讲话》，首先讲：“今天能够举行这样一个在我国科学史上空前的盛会，就清楚地表明：王洪文、张春桥、江青、姚文元‘四人帮’ 肆意摧残科学事业、迫害知识分子的那种情景，一去不复还了。”（《邓小平文选》第二卷82页）并在讲话中强调了“科学技术是生产力”的真理，对建国28年来的科技工作给予了充分肯定，给广大科技工作者以极大的鼓舞。这篇讲话稿宣告了“科学的春天”的到来。

6.申明观点。如邓小平在 1988 年 9 月 5 日会见捷克总统胡萨克和 9 月 12 日听取价格和工资改革初步方案汇报时的两次谈话，提出和重申了“科学技术是第一生产力”的重要观点，为我国科技事业发展起到了巨大的推动作用。

7.褒扬正气。如毛泽东 1944 年 9 月 8 日在张思德追悼大会上所作的著名演讲《为人民服务》，借追悼张思德，提倡了我党为人民服务的根本宗旨，这篇讲话成了教育和激励后人的不朽名篇。

8.抨击歪风。如毛泽东 1942 年 2 月 8 日在延安干部大会上的演讲《反对党八股》，列举了党八股的八条罪状，鞭辟入里，发人猛醒，对当时正在蔓延的党八股歪风起到了有力的遏制作用。

9.总结经验。如邓小平1943 年 1 月 26 日在中共中央太行分局高级干部会议上的报告《五年来对敌斗争的概略总结》，对五年的对敌斗争进行了回顾和概述，总结了 10 条经验教训，为以后的对敌斗争提供了宝贵的借鉴。

10.传递信息。如毛泽东在 1945 年 10 月 17 日在延安干部大会上的讲话《关于重庆谈判》，介绍了谈判所取得的收获，揭露了国民党一方面谈判、一方面进攻的两面行为，还分析了国际形势，起到了使全党明确时局、统一思想的作用。

11.解疑释问。如邓小平1980 年 3 月 16 日在中央召集的干部大会上的讲话《目前的形势和任务》，在强调“要有一个安定团结的政治局面”时，以有力的论证解释了“是不是又在收”、“是不是会妨碍百花齐放”等疑问，澄清了某些模糊认识。

12.增进友谊。如邓小平1984 年 3 月 25 日会见日本首相中曾根康弘时的《发展中日关系要看得远些》的谈话，以及历次同其他外宾的谈话，都起到了这种作用。

抽象地讲，领导讲话稿的效用仅是指可能产生的和应当产生的效用和作用，是理论上的，具体到实践中，这些效用能否产生或产生多大，要看领导讲话精神的落实情况。但是我们首先还是要把领导讲话稿写好，要使领导讲话稿具备产生某种效用的前提条件。如果讲话稿平平淡淡，甚至文不对题、谬误百出，那就根本不会产生积极效用，甚至会产生负面效用。

三、领导讲话稿的谋篇:谋篇布局，就是谋划讲话稿的篇章结构。就像搞建筑，首先要精心设计，画出略图、详图，再照图施工，方能盖起高楼大厦。

谋篇要围绕主题。领导讲话稿的主题通常是由领导同志来定的，秘书人员要做的，是围绕这个既定的主题，谋划最能表现这个主题的篇章结构。许多领导同志既交待主题，又交待篇章结构，在这种情况下，起草人员要积极地参谋，予以具体设计和完善。

一般来讲，领导讲话稿可分为五部分，即标题、称谓、开头、主体、结尾。需要重点研究的是它的主体部分。其主体部分通常又具有三种结构形式：

（一）板块式： 即分为几个板块。具体讲又有几种不同情况：

1.以小标题分板块。如邓小平1979 年 3 月 30 日在党的理论工作务虚会上关于《坚持四项基本原则》的讲话，以 3 个小标题分 3 个板块：⑴形势与任务；⑵实现四个现代化必须坚持四项基本原则；⑶思想理论工作的任务。

2.以顺序号分板块。如邓小平在 1980 年 8 月 18 日在中央政治局扩大会议上所作《党和国家领导制度的改革》讲话，以

一、

二、

三、

四、五将全文分为五块。

3.两块式。多见于党代会、人代会的报告。一块是上届（次）以来的工作总结，一块是以后的工作方针和任务。一般每一大块中又分若干小块。

推荐第9篇：文秘

一是如何筹办会议

二是如何做好大型活动的筹办 三是如何处理领导间的不同意见 四是如何处理公关危机

五是如何处理事情多的时候办理顺序

1、筹备会议

现在企业经常要召开各种各样的会议，有企业内部的会议，也有企业外部的会议；有定期的例会，也有不定期的临时性会议。作为企业内部的会议，主要有股东大会、董事会、经理会议和一些业务会等等；企业外部的会议也很多，如行业开发战略研讨会、联合开发新产品讨论会等等。会议的筹备工作属于秘书的职责范围。如上所述这些会议，出席的人员都比较多，而且会议日程要安排得比较紧凑，因此，要保证会议善始善终，收到预期的效果，并不是一件很轻松的事。

秘书在筹备会议的时候，要对会议的一些关键地方作慎密的安排，设想可能出现的问题，以及补救的措施。在筹备会议的过程中，最可怕的是以下两种态度：一是掉以轻心，“上次开会就是在这里开的，没什么问题，这次大概也不会出什么问题……”所以，在开会之前，根本没有想到要去检查一下麦克风、投影仪等这类会议的关键设备是否完好；如果老是这样，非捅出漏子不可！要是捅了娄子，董事长、总经理和其他领导都在场，这个板子打下来，谁也受不了！另一种态度是将就凑合：“时间来不及了，干脆就用上次会议的代表证好了……”如果秘书在筹备会议过程有这两种作风，哪怕是其中的任何一种，会议非出漏洞不可，出了问题，就是秘书的失职。当然，有些偶然的事故不是秘书能预料到的，但是，秘书作为会议的筹备者，要尽量减少各种事故，至少在主观上不能采取掉以轻心和将就凑合的态度。秘书一旦接受会议筹备的任务，首先就要把握会议的内容、主题和形式，并着手准备以下几项工作：

确定会议的时间和地点

确定会议的参加人选

草拟会议日程表

起草会议通知

准备会议资料和各种会议用具

2、筹备会议的步骤

公司的司务会、每周一的业务会等定期的例行会议，由于参加人员、会议地点、会议时间基本上是固定的，所以这种例行会议的日程安排、会议用具、签到表也是固定的，因此，对于一般的秘书来说，这种会议的筹备工作并不是很难。

但是，如果是公司内部召开的临时会议，或者是公司在外租借场地召开的会议（如新产品发布会），会议的筹备工作就有一定的难度。所以，有经验的秘书都有这样的体会：会议能否收到预期的效果，关键在于会前的筹备工作。会议的筹备工作做得如何，可以看出一个秘书工作能力的大小。下面以公司租借场地为例，具体说明筹备会议的步骤：

a.布置会场

由于会场是租借他人的（如宾馆内的会议室等），所以，在开会之前，秘书自己一定要去实地检查一下会场，看会场的工作人员的态度如何、会场的布置和设备怎样，对一些关键的地方要作详细的记录。即使参加会议的人数不多，但也许根据会议主题的要求，会场不能显得太小。到底要租借什么样的会场，要根据会议的内容、参加人数的多少及需要什么设备（如是否需要投影仪）等因素来确定。

租借会场的协议一旦签订，秘书就要经常与会场的管理者保持联系，特别是在开会的前一天，一定要用电话落实一下会场的情况。

安排好出席会议人员的座次后，就要将他们的座次写在记事的黑板上。另外，秘书还要看看会场的空调设备、采光状态以及座位间的间隔如何。开会的当天，在会议开始之前，一定要检查一遍会场的设备（如麦克风）情况。如果出席会议的人员有变动或者座次需要变动的话，一定要赶在会前调整好。

b.会议通知

根据会议的形式和内容，确定参加会议的人员名单。秘书确定了出席会议的人员名单后，最好同时还附上这些人员的基本情况一览表（包括职务、年龄等）送给上司审核，上司也许会作一些增减。

完成人员名单确定工作之后，就要立即起草会议通知（或请柬），在通知后面一定要附回执。在会议通知上，要注明开会的地点、时间和联系电话号码，以便在出现飞机、火车误点等特殊情况下及时联系。会议通知应在会前15～30天之内寄出，这样对方有一个把会议回执寄回来的时间。有了这个回执，会议筹备过程有许多工作就方便多了。如果到时没有收到回执，就要打电话问明原因；上司一般会让秘书提前两周发出会议通知。

写会议通知要注意以下6点：

1.会议名称：临时董事会

2.日 期：5月10日

上午10点到下午4点（含1小时午餐）

3.地 点：五洲宾馆二楼第三会议室

4.内 容：为参与西部大开发设立西北分公司等

5.联 系人：总裁办公室于雪

电话：87654321转100

6.截止日期：5月9日

c.检查用具

不同的会议需要不同的用具，秘书要根据会议的具体内容进行准备，千万不能出现会议因用具不全或用具出现故障而被迫中断的现象。即使是同一个会议，同样的人员出席，由于会场的变更，所需的用具也不相同。对于这一点，秘书最好将准备会议用具的工作与会议的日程安排结合起来，比如，星期一上午董事长讲话需要哪些用具，星期二下午某某博士讲解新产品需要哪些用具，这样，在排好会议日程表的同时，会议所需用具的清单也列出来了。

一般的会议都要准备以下用具：电脑、投影仪、签到表、黑板刷、文件袋、指示棒、废纸篓、桌、椅、烟灰缸、饮料、笔记本、铅笔等等。除此之外，如果参加会议的人数比较多，会场比较大的话，还要配备扩音器。另外，还要注意在扩音器下面再垫一层布，这样能减少在它们的底部产生的共鸣声。

对于上述会议用具，要根据会议的进程事先进行检查，不要出现临时抱佛脚的现象。

d.核对资料

如果有大会发言，一定要把发言稿打印好，事先分发给每个会议代表。上司的发言稿，一般都是由秘书起草。一个有丰富经验的秘书在把发言稿交给上司时，肯定会给上司一些提醒，哪些问题应重点讲一讲；哪些问题代表可能会提出质疑。总之，秘书自己一定要先吃透这份发言稿。

准备会议资料时，不能是有多少代表就打印多少份，一定要留有充分的余地，因为有时可能出现代表丢了资料找你要第二份的情况，也有可能会议又临时增加几个列席代表。资料多了固然有些浪费，但少了的话，哪怕是只少一份，也会惹出许多麻烦。

3、开会当天的工作

开会的代表一般是提前一刻钟签到进入会场。在会议代表进入会场之前，秘书一定要再检查一下室内温度、通风换气设备、照明采光设备、扩音设备、桌子、椅子、窗帘等。如果会议中间还要用投影机的话，那么，事先还要给它留出一定的空问。

现在稍微有些规模的会议，大多是安排在那些高级宾馆、饭店内的会议室举行，所以，秘书一定要在大门口放一块进入会场的示意板：“某某会议在某层某号召开”，不过，仅仅是放一块示意板还不够，如果可能的话，最好还安排几名具体工作人员到门口迎接参加会议的代表，把他们领到会场，这样更能显示出会议主人的周到和热情。

担任接待人员，在会前就要根据出席会议人员的名册，记熟代表们的单位、职务和安排他们住宿的房问号，这样对接待工作会有许多方便。

经常出现这种情况，原定是总经理来参加会议，因为另外有事，总经理派副总代表自己来参加会议。因此，担任接待工作的人一定要细心不能只按花名册办事。如果总经理没有来，你却要代替总经理的副总出示总经理的名片，那就会让对方感到难堪，甚至造成不愉快。

4、会议正在进行

在开会的时候，如果秘书没有安排作会议记录等具体工作，那么，秘书就坐在会议室的最后一排，或坐在会场旁边的小传达室。秘书一般不作为会议的正式代表参加会议。

会议期间，秘书的主要工作是传接电话、作会议记录、协助有关工作人员调整扩音设备、给代表送饮料等。

开会的时候，不是特别紧急的电话，一般都不转接。内容一般的电话，秘书帮助记录下来，在会议中间休息的时候，把电话记录选给当事人，只有当内容比较紧急的情况下才立即通知当事人。当然，如果会场比较大，人数超过100人的话，可到会场中间把当事人叫来接电话。

开会的时候，给代表送饮料，要事先了解他们的爱好和习惯。有人喜欢果子汁，有人则喜欢喝茶，因人而异。在召开人事等特别会议的时候，一般是事先将饮料摆在代表们的桌子上，不轻易进去打搅会议。如果是会议中途进去送饮料的话，一定要掌握好时机。

会议即将结束的时候，秘书就要开始安排与会者乘坐的车辆。这个时候，最忌讳的就是秘书只顾安排自己上司的车辆，而不管其他代表的乘车。会议代表一共需要多少车辆，秘书心里要有数。当代表出来时，车已在门口等候。

5、会议扫尾工作

会议结束之后，要立即去清理现场，看看代表是否丢了什么东西。清理会场之后，向会场的主人表示感谢。

a.会议记录

秘书常常安排作会议记录。作会议记录的秘书，一般同时要负责写会议纪要。会议纪要的内容要简单明了，而且时间不能拖得太长。会议纪要写好之后，要多复印几份，抄送给有关部门。

b.会议总结

会议结束后，要及时总结经验教训，特别要找出在会议中出现的

那些失误的原因，这样，在下次开会时，能把会务工作做得更好。

如果上司是参加外面的会议或聚会，秘书应做好以下准备工作：

收到通知后，马上向上司请示是否参会；根据上司的意见，与举办方进行联系；如果要求以书面形式答复，就以下面的方式答复；

如果上司参会，就马上记入上司的日程表，并办理配车手续；

在出席会议或聚会的时候，会前会后在时间上留有一定的富余，以便上司在会前会后与有关人员举行临时会谈；

准备好参加会议或聚会所必带的材料。 1.会议申请，确定会议召开和会议名称主题

2.成立会议组织，确定会议主持人

3.确定会议具体议程

4.会议宣传和气氛渲染

5.会务礼仪、接待、保安、保密等工作培训

6.初步确定会议时间、地点

7.会议通知起草、发送；根据反馈信息确定终日程

8.确认与会人员接站时间、住宿、车辆、特殊要求

9.费用预算、借支票、报销

10.会议发言稿、议事规则等文件起草;制作议程和话稿PPT

11.确定具体会场（设施：停车、大小、桌椅放置、温度、灯光、音12.响、麦克、电源、投影位置、背景音乐、桌台花饰 等；气氛环境 处理；住宿：娱乐、价格；

13.购买或借用会议用品

实物投影仪，激光笔（2），激光笔电池（2）胶片投影仪（检查 两个灯泡均正常）投影幕（最大的，检查并试用）胶片（1本）， 胶片笔白板笔（红绿各2支黑笔4支）、白板擦、吸铁石（6）笔记本（带光驱、软驱）、3寸软盘（若干）打印机、驱动程序、打印纸等

１４．会议接站与礼仪；住宿服务、返程差旅等信息确认调整布置

会、调试仪器

１５．打印、放置会场指引牌、房间住宿人员名单

１６．报到，签到、会前文件发放

１７．场内负责：调试机器、发放资料、提供办公用品

１８．场外负责：传递信息、应急处理、候会接待、提醒前台叫早、

提供娱乐休闲

１９．会议记录：录音录象、会议记录

２０．媒体应对和会议新闻稿纲要提供

２１．会议简报、纪要等文书起草

２２．引导参会人员用餐、确认用餐时人员的到场情况

２３．休会期间服务人员的工作指导及会场的重新布置

２４．会议文件清退

２５．返程差旅票证服务、会议结束时收回房间钥匙

２６．检查会议车辆是否按时往返、是否够用；安排与会人员乘车返

回

２７．报销、结帐

２８．会议督查催办

２９．会议文书归档

３０．会务总结 如何做好文秘工作

作为文秘或者总经理助理，我们必须要做到想老总之所想，急老总之所急；作为文秘，我们是老总的喉舌，要说他之想说，避开他之不想说的话题。要顺利完成我们的职位所赋予的工作，我们大概要在以下几个方面狠下工夫：

1、力求思维敏捷、头脑灵活，善于及时准确领会领导意图，同时忠于职业操守。助理或文秘要很感觉敏锐，对周围发生的事，能够见微知著，一叶知秋，善于在复杂的环境中把握住事物的本质特征。这样才能争取主动，提高效率。要做到这一点，必须下功夫做有心人。要经常看书学习，思考问题。要多接触各方面的情况，及时了解基层员工在想什么，部门领导在想什么，老总在想什么，做到胸中有数，超前思维。但是，思维敏捷必须注意不要聪明过头，否则便会聪明反被聪明误。准确领会老总意图，决不能见风使舵，投老总之所好，看眼色行事。我们要忠诚老实，如实反映情况和处理问题，不撒谎、不掺假，不能为讨好老总而随便夸大或缩小。

2、不折不扣按老总指示办事，同时富有主见。文秘（助理）与老总的上下关系，决定了处于被领导地位的文秘（助理）必须听从老总指挥，忠实地按老总指示行事，把自己的工作严格限定在老总指定的工作范围之内，不得自行其是。老总的指示具有严肃性和权威性，我们必须不折不扣地忠实执行，要围绕他的活动，积极开展工作，下大力气帮助老总抓出成效来。我们要学会从被动中求主动，要善于观察掌握老总的性格、作风等个性特征，便主动配合，形成工作上的默契一致。但是，严格按老总指示行事，不等于盲目服从、曲意逢迎。一旦遇到老总作出不妥的决定或者明显失误时，我们还必须出以公心，予以提醒或建议，切不可为博得老总的欢心而迎合屈顺，甚至火上加油。

3、勤勤恳恳、吃苦耐劳，能忍受怨言、经得起委屈和挫折。我们的工作是非常辛苦的，可能没有节假日，可能不分上下班，自己能够自由支配的时间很少，脑神经长处于紧张的备战状态。我们担负的任务很重，常年累月辛勤工作，兢兢业业，勤勤恳恳，不为名，不为利，从事寂寞事业，甘当无名英雄，“只问耕耘，不问收获“，这是相当难能可贵的。但是，作为文秘，仅仅做到这一点还不够，还要有忍受怨言，经得起各种误解、委屈和挫折，胸怀要宽，度量要大，甜酸苦辣都要能装。因为文秘工作，功劳往往不明显，问题却表现得非常突出，而且影响很大，有时还会吃力不讨好。我们要有强烈的事业心，要腿勤、手勤、嘴勤、脑勤，尤其要做到脑勤。别人没有想到的问题我们要想到，别人没有考虑到的地方我们要考虑到。要运用自己的智慧提高工作效率，运用自己的智慧调动各方面积极性，把工作做好。

4、兢兢业业做好服务工作，不给领导帮倒忙。我们要从各方面做好对老总的服务工作，比如要围绕有关工作的关键环节和中心任务，高效率地处理电文，适时安排有关活动，主动收集、分析、综合情况，研究带有普遍性、倾向性的问题，为老总决策和进行管理提供优质服务。要善于行使老总赋予的职权去完成老总交办的任务，如实施检查督促、搞好综合协调等，保证其指示的贯彻执行。还要把文书收发、登记、打电话、接待来访、上令下达等事务性工作有条不紊地处理好。但是，对老总服务也要掌握分寸，孔子讲“过犹不及“，服务不周到要影响老总工作，做过了头则会影响老总的形象。我们可以参照以下原则：一是要按规定办事。二是要多作请示汇报。遇到规定不明确或自己吃不准的事，应及时向老总汇报，请作定夺，切勿自作主张。不经老总授权，不可私用老总名义办事或回答问题。三是要严格要求自己。我们不是权利部门，但接近权利渠道，如不严格要求自己就会损害老总的形象。

5、既可参与决策、组织协调等重要工作，也能细致扎实地干好每一件具体琐事。从某种意义上讲，总经理办公室是“不管部“，上自领导决策，下到衣食住行，找不到主的难办事要管，踢皮球的棘手事也要管因此，助理或者文秘必须文武兼备、粗细结合，大事要干得了，小事也要能干。古人说“诸葛一生唯谨慎，吕端大事不糊涂“。我们要取二者之长，做到“大事不糊涂，小事能谨慎“，无论大事小事，确保办一件成一件。要干好参与决策这样的大事，必须努力提高理论、政策水平，增强独立思考能力、识别是非能力、综合分析能力。在组织协调方面，我们不光要搞好战略协调、计划协调、政策协调和事务协调，还要搞好上下左右以及领导班子成员之间人际关系的协调，这是做好工作的重要基础。因此，我们要通过自己的工作消除领导之间可能出现的误解，打通部门之间的隔阂，搞好上下之间的衔接。在琐碎的具体小事方面，要以高度负责的态度搞好誊写校对、打印装订，甚至添茶倒水、打扫卫生等工作。这些小事一丝不苟地做好了，可以从一个侧面反映我们兢兢业业的严谨作风，给人以好印象。

做好文秘工作应处理好三种关系

文秘工作是办公室履行“参与政务、办理事务”职能的重要载体。作为枢纽机构，办公室的服务工作是否到位、助手作用是否发挥、窗口效应是否体现，与文秘工作能否奋发有为关系极大。做好新形势下的办公室文秘工作，必须强化与时俱进理念，把握行业工作特点，学会处理好三种关系：

一是“学”与“研”的关系。学习是文秘人员的第一要务。文秘工作者应当把学习和研究摆在工作的首要位置。一方面，要加强对写作和业务知识的学习和掌握，准确把握和全面理解新时期行业工作的动向和指导实践理论的发展，尤其是国家局关于推进行业改革的措施和言论要保持高度的敏锐性并高度关注和掌握，只有坚持不懈、日积月累，才能循序渐进、厚积薄发。另一方面，文秘人员应利用参与会议、调研、考察等活动的机会了解和吸纳来自各方的知识和信息，做到广闻博览、广泛涉猎，促使自己具备广阔的眼界和知识面，并注意收集素材，努力做到学以致用。

二是“承”与“创”的关系。文秘工作人员首先应当在秉承传统的基础上精通各项业务，扎实而有效地完成工作任务。在思想上与时俱进，在工作中大胆探索，努力做到继承与创新的和谐统一。坚持文字起草上“出新”。大到工作报告，小到会议通知，都应加强行文的思想创新、体裁创新和内容创新，力争让人感觉耳目一新；坚持工作方式上“求新”。对所负责的工作经常作全面性、前瞻性的思考，对具体的事务要善于出新点子、新办法，特别善于灵活运用现代化办公手段，不断提高办事效率；坚持在服务领域上“拓新”。要努力克服文秘服务的被动局面，发挥主动能动性，积极拓展服务领域，力求先人一步、快人一拍、高人一筹，为单位领导干部提供高质量的服务。

三是“助”与“换”的关系。贯彻领导意图是文秘人员工作的基本准则。作为文秘人员，应当努力适应领导要求，在当好参谋助手上下功夫。工作中，既要能够准确处理公文，认真办理事务，又要能够围绕中心工作，及时调查研究和搜集信息，为领导决策提供参考；既要能够从小处着手当好领导的“手脚”和“耳目”，又要能够从大处着眼当好领导的“外脑”和“智囊”。但服务领导也要学会换位思考，这样才能“参”到点子上，“助”到关键处，力求经常性地站在领导的角度思考问题、处理问题、解决问题，要细心及时捕捉领导的思维亮点，对具体问题的思考要努力接近领导的思路，力争思想上与领导接轨，才能扮演好领导满意的角色。

秘书文秘论文：怎样做好秘书工作

在一个单位，领导的任务是决策、指导、组织、协调。而秘书的任务则是为领导的活动提供服务。领导集体确定的组织目标，既是领导的工作目标，也是秘书人员的工作目标。因此，秘书人员始终都参与到领导活动中去，但又和领导者的工作绝然不同，既不能以领导的面目出现，又要辅助领导做很多工作。怎样摆正自己的位置，处理好与领导之间的关系？根据我多年的秘书工作实践，认为应注意以下几点：

一、尊重而不迎合

尊重领导是秘书人员应有的品德。怎样尊重，倒有个“度”的问题。我认为，尊重领导的根本，一是维护领导的威信，从内心里敬重领导；二是给领导补台，尽力协助领导做好工作。在为若干领导服务中，要从维护领导的团结和威信出发，一视同仁，不能看人行事，厚此薄彼。不能在这个领导面前说那个领导的短处，更不能把某些领导的缺点散布到群众中去。但也不能把为领导服务庸俗到溜须拍马、巴结讨好的程度。

二、服从而不盲从

前边说过，秘书工作和领导工作在目标上是一致的。所以，秘书对领导的指挥必须服从。秘书的每一个行动必须与领导合拍，为领导决策的每一个环节进行有效地服务。要做到服从而不盲从，一是认真领会、忠实体现领导意图；二是要恰如其分地为领导拾遗补缺。但要注意，服从不是人身的依附，不是唯唯诺诺地趋附。

三、参与而不干预

秘书参与决策，必须在自己的职权范围内、在领导授予的权限内决定和办理事项，提出建议或方案。即使所提的建议或方案被采纳，秘书也不能认为这是在决策，更不能产生这是与领导共同决策的错觉。这种错误思维会使自己错位，甚至干预、干扰领导的决策。也不能以秘书工作的主动性和超前性为借口，把超前的服务当成超前的决策，而只能看作是领导决策前的服务。

四、辅佐而不自作主张

秘书在为领导决策服务的过程中，要办理很多有关事务。在办文时，不能不经领导同意，擅自加进个人意见。特别是领导决定了事项，不能再作修改。秘书如感到必须修改的，须请示主管领导同意。在办事时，也只能按领导的授权和意图办。在办理过程中，根据实际情况，有些地方需改变领导意图的，必须报经领导同意，决不能自作主张。

五、代理不等于职权

秘书人员常常在领导授权下，代理领导处理一些日常事务或工作事项。这容易使秘书人员产生自己与领导同样有权的错觉。必须明白，代理不等于职权。即使是领导授权办理的事情，遇到问题时，也应该及时请示，办完后及时汇报。办理中出现的差错，要耐心听取领导的批评和指导。

六、做出成绩而不骄傲 嫁衣是为新娘增光添彩的。秘书的劳动成果是以领导的名目出现的，是隐匿在领导的劳动成果之中的。这是秘书工作的辅助性、服务性决定了的。秘书人员应以为领导做出成绩为荣，应有在为领导服务工作中锻炼提高自己的思想。丝毫不能把成绩归于自己，把份内工作的成绩作为提高自己身份的筹码。也不能把优越的秘书地位和条件作为骄傲的资本。正确的心态是：自尊自强，谦虚谨慎，态度和蔼，平等待人。

一、“秘书”概说

什么叫秘书？按照词典的解释，曰：“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。 在现代社会， 你会发现，“秘书”一词,其应用的范围十分广泛，在各种媒体上，这个词的出现率极高，可以说每日每时，随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟，东盟等设秘书处; 一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处; 许多政党也设有秘书处（有的称书记处）；国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘；各级政府领导有秘书，公司企业的领导有秘书，甚至许多私人也有“秘书”．．．。可以说，只要是个机构、组织，就会有秘书部门，尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围，也十分地广泛，许多性质并不相同的工作，却都以“秘书”称之。因此，对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义，反而变得困难了。

然而，有关秘书的话题还是要讨论，这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处，秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构，它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”，每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来，找出自身特点并加以归纳，进而讨论一下如何做好我们的秘书工作，应该是有必要的。

秘书一词的来源

1、一种职务的名称，即我们通常所讲的秘书工作。

2、一种官名，中国自秦汉以来，历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。

3、外交官员的一种，指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官，分为一秘、二秘、三秘。

4、宫廷里的藏书，尤指禁书。

5、宗教迷信里，指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。秘书的类别

1、从服务的对象上分：

2、从所属部门来分

3、从具体的工作性质分 （1） 文字秘书 （2） 机要秘书 （3） 通讯秘书 （4） 信访秘书 （5） 事务秘书 （6） 生活秘书 关于秘书机构

（一）各级秘书机构

1、中央机关的秘书机构

2、省、市、县机关的秘书机构

3、基层单位的秘书机构

（二）各类秘书机构

1、人民解放军系统的秘书机构

2、企事业单位秘书机构

3、民主党派

4、人民团体

此外，临时性的秘书机构，重大会议，如党代会、人代会、政协会等，我们也经常办会，设会务组，也属于临时性的秘书机构。此外，在重大活动中，也要设临时性秘书机构，如 筹备一场体育运动会，一场文艺演出，也会有秘书处，有的叫会务组。

二、秘书处的工作性质

我们的秘书处，我们的秘书工作，包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等，从性质上讲，都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点：

1、法律性：此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作，经手着与法律有关的事物。

2、涉外性：我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件，要经常与外国机构、外国当事人打交道，是对外开放的窗口。

3、管理性： 秘书人员要协调各种关系，要管理案件程序， 管理各种文档 ，管理财务等。从某种意义上讲，秘书人员也是管理人员。

4、服务性：我们与行政机关、纯审判机关是不同的，属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别，但总体来说，属服务行业。我们通过接待当事人，提供咨询，解答问题，办理仲裁、调解案件等，都体现了工作的服务性质。 只有明确了我们的工作性质，明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置，才能正确掌握好工作方向，才能找到做好工作的途径和规律。

谈到我们的工作性质，我想起了，北京青年报3月9日第15版，有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望，内容 在这篇文章的右边，有一个“编辑点评”，题目为“从准衙门到社会中介 关于我们法律部”

三、秘书人员应具备的素质

（一）、基本素质

1、身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个 健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

2、心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左 右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对 社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

3、思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一 个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精 神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。

在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你的一个朋友倒房地产亏大发了；昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。。。。。。这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！

（二）、业务素质

1、理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知 识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意 收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。

2、实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经 验交流，要多向有经验的人学习。

3、办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能

力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提 高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。（详见“四”）

（三）、文化素质

1、社会科学 学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定 的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。相传，在清 朝某年间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，但先后派了几人均未能完成此任。 何故？只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗做对皆不行。后皇帝派了 一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化， 上联曰： 江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之： 塞北一天一地一 圣人。 语出惊人，顿受青睐。江南秀才们进而问到，先生的学问究竟有多大？ 王随口吟到：天下文章属三江 三江文章属吾乡 吾乡文章属吾弟 吾为吾弟改文 章。由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。

2、自然科学：仲裁、调解案件五花八门，常常要涉及自然科学的有关知

识，如机械设备，建筑工程，医药化学等。一方面，我们平时要注意积累；另一 方面，在办理这方面的案子过程中，也要从中学一学这方面的知识。

3、外语：我们办理的案件中，涉外案件占有很大的比例，经常涉及外国当 事人，对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语。我们要使 自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才。

（四）此外，学会一些有益的技能，如电脑、开车，琴棋书画等，也是很有好 处的。 俗话说，“艺不压身”如果你具备了一定的素养，掌握了某种技能，总会有你显山露水那一天，同样，假如你在那一方面尚存缺陷，则一定会有你无地自容的那一刻。

但有一点要明确，我们必须始终围绕本职工作这个“重心”，在做好本职工作的前提下，才能再去充实自己的其它知识与技能，而绝不能冲淡“主题”，更不能“不务正业”。

四、秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术 工作原则：在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。

工作方法：为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如过河: 你可以选择游泳，划船，架桥等，关键是要选择切实 可行的方法。

工作艺术：通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法, 顺利地完成工作任务，同时给人以美的感觉和享受。

作为现代社会的秘书人员或管理人员，我们应该学会：坚持工作原则，运用工作方法，讲究工作艺术。为此，我们要做到以下几点：

1、要协调好各种关系：包括与本部门的领导之间，同事之间；与仲裁员/调解员之间的关系；与当事人的关系，与律师的关系；与有关部门的关系等。

在协调与本部门领导的关系时，要作到尊重领导，维护领导的威信，适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点。比如，有的领导逻辑性较强，凡是爱有个前因后果，对这样的领导就要在谈工作时要讲事实，摆观点，有分析有推理；而有的领导喜欢单刀直入、开门见山，对此就要言简意赅，直中问题的要害；而有的领导幽默风趣，你也不妨与他（她）开开玩笑。了解领导的工作风格和特点，目的是为了更好地做好工作。当然，在尊重领导的前提下，要敢于提出自己的观点，要有维护真理的精神。那种对领导一味迎合，无原则地服从，则是不足取的。那样，会使别人怀疑你的人格、人品，领导也不一定会欣赏这种人。

对待当事人要热情周到，庄重大方，言行得体，不卑不亢，树立良好的部门形象。不要摆出官僚衙门的作风，也不要沾染市侩*猾的习气。

对仲裁员/调解员要尊重，当好他们的助手和参谋，但不要越俎代庖。要各司其责，互相配合，共同把工作做好。

此外，要注意与有关部门建立和保持良好的工作关系，如外贸部门，商检机构，会计师事务所等。这对于我们搞好工作也是大有好处的。

2、要掌握理事艺术 （1） 工作要有计划

长远计划：五年、三年、一年

短期计划：一个月、一个星期、每一天

（2） 养成良好的工作习惯：今日事今日毕，能马上办的决不要等一会儿再 办；一件事情要一抓到底，不要半途而废。目标明确，有始有终。

（3） 始终把握工作的中心：工作安排要主次分明，不能“眉毛胡子一把 抓”。重要的事先办，急事先办，及时处理；对大事要高度重视，一抓到 底，而相对来说不太重要的事则可以放后缓办。

3、要有较高的说、写能力， 即语言表达能力和文字写作功夫， 这也是做好秘书工作必须具备的。

我们在实际工作中，都体会到，秘书工作涉及到的关系方方面面，既有人，又有事，千头万绪，林林总总。然俗语到：“千条线，一根针”，我们就是这根“针”，运用得好，你会有条不紊，游刃有余；运用不好，你会手忙脚乱，焦头烂额。

四、秘书人员的纪律要求

任何一种组织，都有自己的组织纪律，作为一个从事法律工作 的机构，更应 该如此。

现在，贸仲、海仲和调解中心都有自己的“秘书人员工作守则”，它对秘书人员提出了具体的要求，这就是我们的纪律，每一条都应自觉遵守。各个“守则”虽然在内容上各有特点，但从要点上看，大体上可分为三个方面：

1、忠于职守，爱岗敬业

2、秉公办事，廉洁自律

3、保密制度，严格遵守

其具体内容是不言自明的，无须再作解释，只是对我们每一个做秘书的来说，要时刻提醒自己，严格遵守这些纪律。

在当今社会，在知识经济的今天，人的现代化素质，是一个人，一个单位，乃至一个国家生存与发展的决定性因素。一个单位是否具有竞争力，取决于这个单位工作人员整体素质的提高。在我们这种单位，秘书人员的工作十分重要，秘书人员既是业务人员，也是管理人员，秘书人员的素质及其工作效率，直接影响到整个单位的形象及其在市场经济环境中的竞争力。因此，一方面，秘书人员要注意不断提高自身的素质和办事效率；另一方面，领导人员要注意对智力资源的不断开发，对知识含量的不断充实以及对人才资源的合理配置。 一名秘书面对2个持不同意见的领导,该怎么办? 秘书工作是一门艺术，其中最重要作用是沟通协调，面对不同意见的领导，我们应该——

一、促进组织沟通——让领导们相互知道各领导的意见，促进各领导间的沟通，好让他们达成共识；

二、多请示、多汇报——让各领导随时清楚你的工作状况。也可以采取周报的方式，如：每周五将本周的工作内容进行总结，按照时间、工作内容（或项目）、工作进度、结果（或效果）、协助部门（或协助人）、建议、需要说明的事项等等，将本周的工作进行阶段性的总结。同时，依据目前工作的现状，领导的安排等，对下一周的工作进行初步的计划，列出所有的工作计划内容，与本周的总结一起分别交给你的各级主管。经验证明，在一些大型企业或层级较多、沟通不够、信任度较差的企业里，此时，你宁可多发一份，以便让更多“关心”你的人知道你天天都在忙什么，这时，这种做法显得尤其重要。不过，应该注意的是，并非书面报告越多越好。能够使用口头的内容，还是简单处理最好。不要把简单的问题复杂化，当然，也应避免复杂的问题简单化。如何把握这个尺寸，需要你在这个组织里不断积累经验，视这个组织的状况而定。不同的组织，具有不同的文化价值观，具有不同的处理问题的模式。这时候，达尔文的“适者生存”就是最好的注解。

回答二：我是助理秘书，参与企业管理，一般情况下我是会无条件服从领导的指示，并且配合下面人做好各项工作，但如果遇见与领导不一致的情况，还是要先对领导的指示表示服从，但是尽量委婉的提出自己的一些看法或建议请领导给予参考，但如果领导很固执，就不要与他强辩，尽量在下面人执行的时候，在不违背领导大的意愿的情况下，做一些稍稍调整，使事情不至于失控。总而言之，不要违背领导的意见是最重要的。 领导之间有矛盾时该怎么办？ 作者：姜玉梅 原载：《公务员文萃》2011年第1期

团结的领导班子也难免有矛盾和分歧，处理不当，不仅违反秘书的角色规范，还会使秘书左右为难、疲于应付。秘书要处理好这种关系，必须明确以下七条原则。

第一，不同的领导有不同的思维习惯、工作方式和个性特征，工作过程中不可能对所有问题在观点和处理方式上完全一致，所以，遇到领导间出现分歧与矛盾时，不妨以平和之心面对，不必过于焦虑。

第二，明确秘书的角色定位。在工作关系上，领导处于主导地位，秘书处于辅助地位，所以秘书应谨言慎行，不要对领导的言行举止、为人处事、功过是非妄加评判，不要在背后议论领导，说不利于领导班子团结的话，更不要主动介入领导之间的纠纷。

第三，当领导班子出现矛盾时，秘书应该从单位大局出发，从事业公利出发，坚持真理，秉公办事。不能从个人利益或小团体、小帮派的利益出发，也不能以个人感情好恶作为衡量是非的标准。总之，一切从工作出发，对事不对人，保持理性的判断和独立的见解，不做随风倒的墙头草。

第四，摆正自己同所有领导的关系，坚持有利于领导之间团结的原则，端正行为，谨慎从事，采取巧妙方式沟通协调，尽量减少矛盾、缓解矛盾。如果双方矛盾过大无法协调，秘书应采取不介入的方式。总之，一切视情况而定，量力而行。

第五，不应“支持一方，反对一方”，这样不但于事无补，反而会使事态复杂。一方面，从工作角度看，尊重和服从是由秘书的角色地位决定的，但是当领导的命令和决定并不正确，甚至与法律、法规、政策相违背时，秘书应该抵制，这又是由秘书的职责决定的。另一方面，从个人态度和情感上看，也不能表现出“支持一方，反对一方”，因为这样做容易加深领导间的裂痕，也容易把自己搅进矛盾之中，还有可能被某一方误会为你是另一方的，从而失去这一方对你的信任，不利于开展工作。所以，当领导发生矛盾和冲突时，不妨采取中立态度，也就是等距离的姿态，跟谁都不过分亲密，并且尽量不与领导谈工作以外的事情。

第六，可以采取暂时回避、保持沉默或者转移话题的方式表明自己不想介入矛盾。遇到个别领导在自己面前议论其他领导或发表不同意见时，秘书应保持缄默，也可作些解释，但应该说好话，决不说坏话、闲话。

第七，不可将领导间的矛盾与分歧传播出去，更不能添枝加叶，使领导间的矛盾人为扩大，这样不仅不利于领导班子的团结，损害单位的利益，秘书也会因此而失去人格，丧失职业道德。

下面请看一则案例。阳光公司陈副总经理因一项对外业务工作又与李总经理争执起来。后来在与葛秘书一起的外出途中，陈副经理埋怨李总经理主观武断，不尊重他人意见，以致决策失误，给公司经营造成损失。显而易见，陈副经理是想争取葛秘书对他的支持。葛秘书知道，总经理与副总经理因工作意见不同常会出现一些分歧。总经理是一位有能力、有魄力、办事雷厉风行的人，但不太注意工作方法，伤了不少人，对此职员们颇有意见。副总经理考虑问题周到，群众关系好，也关心人，但决断能力差些。从心底里讲，葛秘书更倾向副总经理，但此时他应该怎么做呢?

办法一：因为个人感情倾向副总经理，所以不假思索，投其所好，跟着副总经理的口风说下去，并对总经理的缺陷颇发微词。

办法二：虽然副总经理对总经理的看法有失偏颇，但是副总经理毕竟是自己的顶头上司，所以违心地表示对副总经理的支持。

办法三：维护第一把手的权威，据理力争，摆出总经理为公司发展作出的种种努力、取得的累累成果，争取说服副总经理。

办法四：直言坦陈，指出副总经理把领导之间的分歧公开给下级的做法不利于班子团结，也使下级无所适从，明确表示自己无法评判、无话可说的中立立场。

办法五：保持沉默不表态，或者转移话题谈其他方面的事情。

办法六：耐心解释，说好话不说闲话，以弥合领导间的裂痕。

根据秘书处理与领导群体关系时所应遵循的原则，我们应该选择办法五和办法六。

办法一的弊端：从个人感情出发偏向副总经理，并在背后对总经理提出批评意见，明显地“支持一方，反对一方”，虽然可以暂时地满足副总经理的心理需求，实际上违背了秘书的行为规范，而且会推波助澜，使副总经理觉得有人支持而自恃正确，以致继续向错误的方向走下去。显然，第一种方法不能采用。

办法二的弊端：缺乏客观公正之心，不能坚持自己的主见，表现过于世故、势利，犯了“墙头草，随风倒”的职场禁忌。正确做法应该是内心坚持自己的看法，但不明确表态。既不支持、同情副总经理，也不对总经理的做法妄加评论，只是做一个倾听者。不管对方是何身份，都胸怀坦荡，对事不对人。如若不然，同样会有办法一带来的弊端。

办法三的弊端：摒弃个人情感倾向，用事实对副总经理的偏颇之处予以纠正，或当面指出副总经理的不是，这样做固然精神可贵，但是在领导间支持一方反对一方非但不符合原则，而且会加深领导间的裂痕，也可能使自己在今后的工作中失去副总经理的信任。因此第三种办法也不可取。

办法四的弊端：直言坦陈虽然可以表明不想介入的立场，但领导们在彼此发生冲突的情况下都想找到情感和观点上的支持者，这也是很自然的事。当领导找到你时，你却以中间人的态度对待，显然会令他不满。或者，有的领导只是想借此机会宣泄一下不满情绪，这时候你明确表示拒绝倾听，那也容易开罪领导。所以，即便保持中立不想介入，也不能明确表态，而应委婉示之，给领导留有余地和面子。

第五种办法：秘书根据自己的角色地位，要么保持沉默一语不发，要么转移话题言及其他，以非常婉转的方式表示不支持谈话者。聪明的领导会觉察到自己的失言、失位、失态，并反省自己。这是一种比较机智的办法。比较好的处理方式是转移话题。可以谈其他业务，谈社会新闻，谈领导感兴趣的话题，使领导暂时摆脱不愉快的负面情绪。但这样做也有可能让领导误会你圆滑、世故，从而失去领导的信任，那就不妨结合第六种办法巧妙应对。

第六种办法：说好话不说闲话，可以使领导之间冰释前嫌，缓解矛盾。可在一方领导面前提及另一方领导对他的关心、信任、尊重及赞扬，这是动之以情的协调方法。比如，葛秘书可以列举总经理关心副总经理的一些具体细节，或者总经理称赞、肯定副总经理的一些事例，以解除副总经理的怨气，达到消弭误会的目的。如果第

五、第六两种办法结合，会显得更加自然得体、符合人性，因为人性深处的最大渴望莫过于得到别人的尊重、认可和赞美。秘书如果能羚羊挂角、不露痕迹地从中协调，既增强了自身的协调能力，使自己摆脱两难的尴尬处境，又使领导们的关系柳暗花明，工作起来其乐融融。

（摘自《秘书》）

推荐第10篇：文秘

某一公文的代号等作用的是（ ）。

A.公文格式代码 B.印制顺序号

C.发文字号 D.收文处理标记

20.收文办理的最后一道程序是（ ）。

A.承办 B.批办 C.拟办 D.传阅

21.会议的召开时间应在（ ）确定之后。

A.会议名称 B.会议议题 C.会议规模 D.会议的参加者

22.发慰问电的名义通常是（ ）。

A.办公室或秘书 B.单位或领导人

C.办公室或领导人 D.单位或办公室负责人

23.由（ ）负责立卷，是公文处理工作与档案工作实行科学分工、互相协作的标志，也是一项行之有效的合理制度。

A.文书部门 B.档案部门 C.承办人员 D.职能部门

24.秘书人员在参谋过程中要做到（ ）。

A.既谋且断 B.只谋不断 C.只断不谋 D.不谋不断

25.现代公共关系理论的精髓是（ ）。

A.传播沟通 B.管理职能 C.咨询功能 D.协调作用

26.适用于组织公关严重失调，形象受到损害时的公关活动方式是（ ）。

A.维系型公关 B.防御型公关 C.进攻型公关 D.矫正型公关

27.对谈判活动起导向作用的是（ ）。

A.谈判的议题 B.谈判的内容 C.谈判的进程 D.谈判的诚意

28.进行民意测验的主要工具是（ ）。

A.问卷表 B.抽样 C.资料 D.实施调查

29.宴会请柬上一般注上R.S.V.P字样，其意思是（ ）。

A.备忘 B.欢迎惠顾 C.务必出席 D.请答复

30.会见合影时的礼宾次序，主人居中，（ ）。

A.主客双方随意站列 B.主客双方前后排列

C.主客双方左右分列 D.主客双方间隔排列

31.秘书随领导陪同客人同坐一辆轿车时，应坐在（ ）。

A.后排右座 B.后排左座 C.前排右座 D.后排中间

32.调查人的某一方面观念或某一方面所具有的潜在特征时，宜采用（ ）。

A.观察法 B.检索法 C.量表法 D.问卷法

33.秘书工作的辅助性主要体现在地位的（ ）与工作的被动性两个方面。

A.从属性 B.卑微性 C.特殊性 D.崇高性

34.选定文本的一个方法是：将光标置于选定文本的一端，按下（ ）键，再用鼠标点击另一端。

A.Tab B.Ctrl C.Caps lock D.Shift

35.在带领客人进入会客室时，通常是（ ）。

A.外开门客先入，内开门己先入 B.外开门己先入，内开门客先入

C.外开门、内开门都客先入 D.外开门、内开门都己先入

36.请示的正文一般由三个部分组成。它们是（ ）。

A.请示时间、请示地点、请示原因 B.请示目的、请示意义、请示方案

C.请示内容、请示原因、承诺条件 D.请示缘由、请示事项、请求

37.在会场色彩布置中，宜将（ ）布置成天蓝、绿、米黄等色调。

A.庆典性会议 B.严肃的工作会议

C.总结交流性会议 D.礼节性招待会议

38.《××县人民政府关于开展春耕生产工作的指示》，其主题词中的类别词是（ ）。

A.县政府 B.农业 C.春耕生产 D.指示

39.秘书辅助领导进行协调的前提是（ ）。

A.受领导委托 B.行使法定权力 C.履行秘书职责 D.利用领导权威

40.督查工作的主要方法是（ ）。

A.现场督查 B.会议督查 C.书面督查 D.电话督查

二、多项选择题（以下各题的备选答案中都有两个或两个以上是符合题意的，请将它们选出，并在答题卡上将对应题号后的相应字母涂黑。多选、错选均不得分，少选的选对一个得0.5分，每小题2分，共20分）

41.下列史书中，记事的史书是（ ）。

A.《汉书》 B.《战国策》 C.《史记》 D.《春秋》

42.下列词语里的“好”，读音与“好胜”的“好”一致的是（ ）。

A.好处 B.嗜好 C.好客 D.好奇

43.下列句子中，使用比喻修辞手法的句子是（ ）。

A.这几分钟的动摇好像使她更坚定了

B.各种想法在他的脑子里像火花似的一个个爆发，然后又熄灭了 C.我已完全卷入了这场漩涡，不得不继续这场斗争

D.蜜蜂是在酿蜜，又是在酿造生活

44.演讲稿的特点是（ ）。

A.受众广泛 B.口头传播 C.号召力强 D.富有情感

45.使用印章的原则是（ ）。

A.印章由单位主要领导人具体负责使用

B.盖出的印章要清晰美观

C.在落款处加盖的印章要“骑年盖月”

D.公章只要盖在落款处即可

46.秘书在会议期间的文书工作主要包括（ ）。

A.会议文件的分发 B.会议结束前文件的清退

C.会议文件的修改 D.会议文件的立卷和归档

47.下列属于简报报头要素的是（ ）。

A.发送范围 B.印发份数 C.期号 D.编发单位名称

48.秘书人员在纵向协调中，应重点了解协调的（ ）。

A.问题 B.方案 C.实施 D.评估

49.下列公文不属于国家行政机关公文的是（ ）。

A.会议记录 B.议案 C.办法 D.计划

50.秘书部门的数据库，从信息格式上可分为（ ）。

A.框架式数据库 B.条法式数据库 C.文摘式数据库 D.目录式数据库

三、判断题（判断下列各题对错，并在答题卡上将对应题号后的相应字母涂黑。对的涂黑Ａ，错的涂黑Ｂ，每小题1分，共10分）

51.52.

53.

54.

55.

56. 公文的归档时间应在次年的1月底以前。（ ）

文件与一般文章的根本不同点在于它有行动效能。（ ）

意向书不像协议书、合同那样具有法律效力，它对任何一方都没有约束力。（ ）

拟办是领导人对应办的来文由谁或哪一部门办理及如何办理写出的指示性意见。（ ）

凡属会议通过的公文，应以通过和批准日期为准。（ ）

情况通报用于在一定范围内批评不良的人和事，归纳教训，引以为戒。（ ） 57.权力是发生在人与人之间的一种服从关系，这种关系是绝对的、有约束范围的。（ ）

58.美誉度是指一个组织被公众知晓、了解的程度，即组织对社会公众影响的广度和深度。（ ）

59.安排签字仪式时，面向签字桌，左方为客人，右方为主人。（ ）

60.主席台座次排列应当以职务最高者居中，然后面向主席台依先右后左向两边顺序排开。（ ）

四、案例分析（阅读下面的材料，试用秘书工作的基本原则分析下面的案例，本题12分）

梅锦县供销社办公室王秘书，接待了一位姓张的来访者，据反映，三年前他与乡供销社签订了承包一供销门市点的合同，期限五年。前二年，因该门市点地处穷乡僻壤，群众购买力低，几乎是保本经营。后来许多农户也经营起农村日用品来，他承包的门市点生意更难做了，但他改变经营范围，向农民供应优良种子和各种树苗，并学会栽培技术，帮助农民发展生产。本乡农民逐渐富裕起来了，乡里也通了公路，张某的供销门市点的生意日益兴隆。此时，与县供销社副经理关系密切的本乡农民周某，对门市点的经营十分眼红，通过“关系”中止了张某的承包合同。张某上访，请求县供销社领导主持公道。

王秘书记录了张某反映的情况后，感到此事很棘手，他有以下方式可以选择：

（1）将此事压下来，不向领导汇报。如果以后有人问起，就推说忘记了。

（2）将此事只告知与周某关系密切的副经理，让其定夺。

（3）在报告办公室主任和供销社经理前，给副经理“透风”。

（4）直接向办公室主任和供销社经理汇报，并提出处理意见。

请你对上述4种方式判断正误，并结合案例内容，运用相应的理论进行分析，逐条说明理由。

五、根据下列材料，代近江市工商行政管理局制作一份版头文件（要求格式规范，文种准确，行文条理清楚）（18分）

这些年来，办公室工作现代化的发展速度很快，其中特别是电脑在办公室工作中逐步普及，应用范围越来越广泛。电脑这种高科技产品确实有它优越的地方，不但可以代替人进行计算处理和存储各种各样的信息，对各种数据进行比较和分析，而且还能够完成许许多多人力所不能及的工作。一个单位或者部门，如果能够建立以电脑为中心的信息处理系统，可以大大地加快信息处理的速度，提高工作效率。近江市工商行政管理局考虑到以上情况，为了使所属各县、市、区工商行政管理局适应新的形势，更好地面对市场，发挥本机关的职能，决定在2005年3月份办一个电脑操作方面的培训班。于是近江市工商行政管理局在2005年1月24日向各县、市、区工商行政管理局下发了一个文件，要求各县、市、区工商行政管理局都能根据实际情况，派出2～3人来参加培训。培训学习的内容包括电脑基础知识，Windows2000、Word、Execl的操作，电子邮件收发，网上浏览，信息查询的方法与技巧。培训学习的时间是3月6日开始到3月20日结束，前后总共是15天的时间。考虑到最近几年来进局里工作的大学生电脑水平都还好，这次培训的对象主要是年龄在45岁以上的人。由于掌握电脑操作有一定的难度，对学员的素质要求相对比较高一些，所以参加培训班学习的人都要达到高中或高中以上毕业的文化程度。学员参加培训需要交纳一定数量的费用，包括资料费50元，培训费300元。吃饭和住宿由市工商行政管理局统一安排。培训班学员报到的时间是3月5日，报到的地点是市工商行政管理局招待所。市工商行政管理局招待所的具体位置在尚贤路56号，学员可以乘坐503路电车或19路公共汽车在海鸿新村站下车。

一、单项选择题

1.A 2.D 3.A 4.C 5.D 6.B 7.A

8.B 9.C 10.D 11.C 12.A 13.A 14.B

15.D 16.A 17.D 18.A 19.C 20.A 21.B

22.B 23.B 24.B 25.A 26.D 27.D 28.A

29.D 30.C 31.D 32.C 33.A 34.D 35.C

36.D 37.C 38.B 39.C 40.B

二、多项选择题

41.BD 42.BCD 43.BCA 44.BCD 45.ABC 46.ABC 47.CD

48.BC 49.ACD 50.BCD

三、判断题

51.× 52.√ 53.× 54.× 55.× 56.× 57.×

58.× 59.√ 60.√

四、案例分析题

（1）错误。信访工作应遵循的方针之一为满足群众的正当要求，将张某所反映的情况压下来则是压制张某的正当要求，会使问题不能及时解决，违反了信访工作及时、就地依法解决问题的原则。

（2）错误。行政机关及其工作人员在办理信访事项过程中，不得将检举、揭发、控告材料及有关情况透露或转送给被检举、揭发控告的人员和单位。

（3）错误。原因同（2）。

（4）正确。信访工作应按照分级负责、归口办理的原则，向有关地区、单位和部门交办来信来访的问题，并负责督促、检查，并可提出意见。

五、根据下列材料，代近江市工商行政管理局制作一份版头文件

文件版头,简称“文头”。文头是发文机关用来制发正式文件时使用的有固定版式的发文机关标识。同级政府、政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文，各级政府及其部门与同级常委、军队、人民团体和行使行政职能的事业单位、公司也可联合行文。

目前我国使用的公文版头有以下三种：

１.由发文机关全称或规范化简称加“文件”两字组成，以大字套红居中，印在文件首页上端，俗称“大版头”。例如，“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事厅文件”。

２.由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种名称，俗称“小版头”。例如，“浙江省人民政府（通知）”、“××市教育委员会（函）”。

３.印有发文机关全称的公函纸，作为版头。几个机关联合行文，应将主办机关排列在前。

在民族区域自治地区，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字两种文字印刷，将自治民族的文字排队在上面或前面。

第11篇：市地税系统文秘知识学习心得体会

文章标题：市地税系统文秘知识学习心得体会

有句话说得很好，叫做：授之以鱼，不如授之以渔。

短短十二天的文秘知识学习，大学语文、秘书学、公文处理知识、应用文写作知识，都让我受益匪浅。但我印象最深的是湖南文理学院的资深教授刘赤符总结的学习的钥匙：多读善悟。

只有多读书，多思考，多领悟，才能写出好的文章来。

郑板桥不是有句名言：书从疑处翻成悟，文到穷时自有神。

参加工作近十年了，我何时曾仔细的看过书，何时曾多读过书，何时曾领悟过什么？

看报只看娱乐新闻，看杂志只看条条纲纲，更别提什么有意义的名著了？

毛泽东说过，《红楼梦》要读五遍才能体会其中的韵味。

现在的我，已经疏于学习，疏于读书，正因为这样，我觉得自已一步步退化，一步步更不上时代的潮流。我觉得自己正应了两句话：业精于勤，荒于嬉；行成于思，毁于随——韩愈；

学而不思则罔，思而不学则殆——孔子。

列夫.托尔期泰说:理想的书籍，是智慧的钥匙。

多读书，是通向领悟的阶梯，而领悟是通向创造的桥梁。我们只有掌握自我领悟知识的精髓与内涵，才能建立学习的知识与其它掌握的知识或社会实践的联系，才能有所学，才能有为有位。

读书不仅可以增加知识，充实自我，还可以治病。汉朝的刘向曾明确指出：书，犹药也，善读也可以医愚。看过《三国演义》的人可能都知道“读书祛头风”的故事。说的是曹操有头疼的痼疾，时常“头紧缠索巾”，疼痛难忍，苦楚万般，但是当他读了敌方文官陈琳写的措词激烈、笔锋犀利的《讨操檄文》时，惊出了一身冷汗，顿感头风全愈。南宋诗人陆游享年85岁，其长寿秘决有一条就是“饮水读书贫亦乐”---嗜书如命。正如法国的杜阿美所说：书籍是寂寞时的朋友。读书可以使人心旷神怡。

从现在起，我决定：“立身以立学为先，立学以读书为本”，“鸟欲高飞先振翅，人求上进先读书”，“吾生也有涯，而知也无涯”，“莫等闲，白了少年头，空悲切”。与大家共勉。

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第12篇：文秘知识测试试题及答案(一)

一、单选题：

1、秘书工作的作用有5条，其中“负责承上启下、文件吞吐、信息集散、决策下达、内外联系”说的是以下哪一条？

A、助手作用。 B、参谋作用。 C、协调作用。 D、枢纽作用。 E、耳目作用。

2、“守口如瓶，滴水不漏，提高警惕，严肃纪律，切忌麻痹大意，掉以轻心。”体现的是秘书工作的哪一条原则？

A、准确。 B、迅速。 C、保密。 D、求实。

3、秘书工作的职业道德第一条是：

A、忠诚老实，实事求是。 B、克己为公，不谋私利。

C、谦虚谨慎，埋头苦干。 D、严格遵守纪律，勇于自我批评。

4、调查研究的注意事项，其中是重要的一项，即首要的一项是：

A、要有正确的态度和方法。 B、谦虚谨慎，模范地执行党的方针、政策。 C、调查研究要深入。 D、坚持实事求是。

5、秘书工作利用信息的作用，主要表现在：

A、熟悉情况，提高办事效率。 B、便于宣传，为搞好秘书工作服务。 C、知己知彼，“百战不殆”。 D、为领导的科学决策提供依据。

6、文件在传阅过程中，后边阅批人的批示意见，需要向前边已经作过批示的领导同志通报，这个“倒流”传阅的过程称为： A、分传 B、直传 C、横传 D、回传

7、秘书部门在将收文中的办件请有关部门办理后，对承办部门应适时催询，使用事情及时得到办理。这一个过程叫：

A、查办 B、请办 C、催办 D、督办

8、催办文件一般分为电话催办、信函催办和上门催办三种方式。目前最方便的一种催办方式是：

A、电子邮件催办 B、信函快件催办 C、电话催办 D、驱车前往催办

9、两个及两个以上机关联名行文，须经各联名机关的领导同志联名签署，联名签署文件的过程称作：

A、签发 B、送审 C、签名 D、会签

10、有时密级，是重要的国家秘密，即国家秘密的核心部分，一旦泄露，就会使国家遭受特别严重的损害。我们把这种密级称为： A、神密 B、机密 C、奥密 D、秘密 E、绝密

11、接听电话时，如果一个电话未完又来一个电话，你应选择哪种处理方式： A、把先接的这个电话接完了，再去接听另一个电话

B、接起另一个电话，视电话内容的紧急情况，让紧急的一方先讲，同时礼貌地请另一方稍等或让他过一会再打过来，或主动给他打过去

C、把后打来的电话拿起，告诉他（她）你正在接电话，叫他（她）选等一会儿 D、

12、在接听电话时，如果对方喋喋不休，废话连篇，你怎样处理？ A、立即把电话挂断 B、“您烦不烦，啰啰嗦嗦„„”，先教训他，再把电话挂断 C、“请问您还有别的事吗？”或者“对不起，我还有急事要办。”再挂断电话

13、如果别人打错电话，你怎样处理？ A、训斥他（她）一顿，然后挂断电话 B、“您打错了或我们这里没有您要找的人”，如果您单位不保密的讲，可告诉对方单位名或电话，以便对方纠正 C、“神经病，你搞清楚了再打好不好！？”

14、硬笔书法：

A、是指用钢笔、彩色水笔、圆珠笔、铅笔等硬尖书写工具书写汉字的方法 B、是指用钢笔书写汉字的方法

C、是指用钢笔和圆珠笔书写汉字的方法

15、校对工作：

A、是文件印制过程中一道必不可少的工序

B、如果是用电脑打印出来的资料，可校对，也可不校对 C、就是要让打印稿和手写稿一模一样

16、读校法：

A、就是自己一边朗读，一边看稿校对

B、是由二人合作，一个朗读原稿，一人看校样

17、静电复印机就是：

A、不带高压电的复印机 B、完全使用110伏电源的复印机 C、利用静电原理进行复印的机器

18、传真机是：

A、现代化通信的一种最重要的手段 B、是流传也久的运用最广泛的通信设备

C、是利用电话线路传输数字信号，使接收者获得文字图像和传真信息副本的通信方式

19、决策：

A、就是我们临时作出的决定 B、就是我们经思考后作用的决定

C、是为解决眼前或将来可能发生的问题，选择最佳方案的一种过程

二、多选题：

1、秘书部门的职能和工作特点是：

A、综合性 B、辅助性 C、门面性 D、机要性 E、独立性

2、秘书工作的主要内容有11条，其中前三条是： A、出差到外地进行考查 B、进行档案的管理 C、办理会务 D、撰拟文稿 E、处理电文

3、秘书工作的“三服务”具体主要指哪三服务？ A、为所有领导服务 B、为人民政府服务

C、为直接领导服务 D、为与本系统有关的部门及其成员服务 E、为广大人民群众服务

4、秘书工作有四条原则，它们是： A、服务 B、准确 C、迅速 D、求实 E、保密

5、秘书工作者的政治素质，应努力做到以下方面： A、坚决拥护中国共产党的领导 B、具有较高的理论水平

C、具有较强的法律意识和政策观念 D、生活上刻苦，学习上努力 E、具有全心全意为人民服务的思想 F、严于律己，遵守纪律

6、秘书工作者应该具备哪些基础知识？

A、环保知识 B、法律知识 C、基础知识 D、社会知识 E、专业知识 F、业务知识 G、辅助知识

7、秘书人员应具备的能力概括地说有9条，请你从以下指出其中的三条： A、饮酒陪客的能力 B、娱乐、向导的能力 C、调查研究能力 D、文字表达能力 E、组织协调能力 F、救助他人的能力

8、要进行调查研究，就要准备调查计划，请选出调查计划的四个内容？ A、指导思想 B、旅差费及行礼准备

C、调查内容、对象及方法 D、调查时间、路线 E、注意事项 F、带好洗漱工具

9、现代秘书部门信息工作应遵循哪两条原则？ A、全面服务

B、实事求是。不夸大缩小，既报喜，又报忧 C、及时准确，内容全面 D、图文并茂，形象生动

10、秘书值班的意义： A、是反映单位面貌的窗口

B、是存放物品，收发信件，分发报刊的服务机构 C、是上传下达，传递信息的枢纽

D、是贯彻和执行领导决策，协调各部门关系的重要环节 E、是单位安全保卫的先锋

11、值班工作电话记录五要素是什么？

A、打开记录本和笔 B、记录要字迹清楚，内容完整 C、来电时间 D、来电单位、姓名及职务、电话号码等 E、来电内容 F、领导批示和处理意见 G、接电话记录人

12、签收是文件运转过程中的环节之一，它包含哪两层意思？ A、发送 B、保管 C、收到 D、签名

13、时限，是构成公文的项目之一，亦称急缓程序。一般分为： A、十分火急 B、特快专递 C、急（平急） D、加急 E、特急

14、密级，是构成公文的项目之一。指文件（电报）资料的秘密程序的等级，一般分为哪三级？

A、保密 B、泄密 C、秘密 D、机密 E、绝密

15、立卷，就是将处理完毕并具有查考保存价值的零散文件，依其形成过程中的联系，分门别类地组成案卷。请列举三种立卷的方法： A、按描述的人物立卷 B、按影响的大小立卷 C、按问题立卷 D、按作者立卷 E、按文件名称立卷

16、会议种类繁多，按参加人数的多少划分，可分为哪三类？ A、规定性会议 B、小型会议 C、纪念性会议 D、大型会议 E、特大型会议 F、表彰会

17、内宾接待工作的四项原则是：

A、热情接待 B、酒肉相款 C、按政策办事 D、安排好娱乐 E、简朴大方 F、节省时间

18、握手是最简单而常用的一种礼节，初次相见，握手作为认识的先导；久别重逢，握手是问候的开始。但握手也有讲究，请你列三条正确的做法： A、同是男性之间握手，应当有力，表示热情友好 B、同是男性握手，不要用力，以免降低身份

C、男女性之间握手，无需用力，只要轻轻地握一下就可以了

D、与领导或身份较高的人握手，要视具体情况而论，如果他有意与你握手，就应当主动把手伸过去

E、对女性和领导都要尊重，无论是否愿意，都应该主动把手伸过去与他（她）热烈握手

19、介绍是使彼此不相识的双方认识的一种手段，有自我介绍和别人介绍两种。如为别人作介绍时，应注意以下几个方面：

A、如双方地位不同，应先把地位低的人介绍给地位高的人

B、双方地位不同，应先把地位高的人介绍给地位低的人，以表示尊重

C、如双方身份相同，年龄接近，应先把男性介绍给女性，把主人介绍给客人 D、如双方地位相近，年龄有别，应先把年轻的介绍给年长的 E、如果身份相同，年龄接近，应先把漂亮年轻的女性介绍给男性 20、我们在听讲时，应注意哪几个方面？

A、要专心致志认真听讲，以示注意和尊重对方，而不要东张西望，心不在焉 B、不要随意打断别人的话题

C、遇到说话噜苏，较难缠的人，不要厌烦，而应委婉回绝，机智找到中断谈讲的理由 D、不管再噜苏，都应尽量听下去，不管再忙，也要听完

21、如果我们打电话时，请你把正确的做法选出来： A、“您是××单位（或家），请您找一下××人” B、“给我叫一下××” C、“您是××单位吗？哦，我单位有很重要的事情通知您们，请记录一下好吗？” D、打电话的机会来了，天南地北任我聊，古今中外随这吹„„ E、声音不高不低，话筒与嘴保持一定距离

F、语言简明，在最短的时间内把事情准确清楚地传达给对方

22、印章的效用有两个：

A、权威性或立法件 B、担保作用 C、面子作用 D、凭信作用

23、协调的内容主要包括三方面：

A、政策协调 B、口头协调 C、文件协调 D、业务协调 E、事务协调

24、国家秘密具有如下性质和特点：

A、安全性 B、具体性 C、时间性 D、可变性

25、秘书工作者应树立四个观念：

A、敌性观念 B、反腐蚀观念 C、组织纪律观念 D、国家利益观念 E、胸怀世界观念

26、文房四宝是：

A、纸 B、墨 C、桌 D、笔 E、砚

三、判断题：

1、在我国现阶段，秘书通常是指党政机关、部队、社会团体或企业、事业单位领导的助手。

2、秘书调查人员的素质，不仅要能说会道，会写会算，还要善于喝酒陪客，聊天娱乐。

3、秘书人员进行调查研究的方法有10种，其中：发函或问卷调查属于“收集书面材料”的方法。

4、秘书工作收集信息的重点有五个方面，但“与党和国家中心工作有密切关系的信息，能反映国内外形势发展变化的方向性信息”不能收集。

5、秘书工作信息处理的主要方法是：分头收集，层层筛选，逐级上报。

6、秘书值班的主要任务就是接听电话、收发信件。

7、秘书值班人员就是看门人员，因此，对他们的要求不能太高。

8、交接班工作较为简单，只需将记录本笔交给接班人即可。

9、接听电话人人都会，拿起电话，与对方交流即可，无论有事无事，最好多和别人聊两句，以免失礼。

10、回电话，要稳重，铃响过三遍才接听，有问必答，有求必应。

11、处理电话内容时的注意事项，一般人不在就算了，不要自作主张，自找麻烦。

12、文书，指个人、社会组织、政党集团、国家政权在社会活动中为了一定的目的而形成并使用的特定格式的文字资料。

13、公文，即公务文书或公务文件。它是机关、团体、企事业单位在公务活动中形成和使用的文书材料；是传达贯彻党和国家的方针、政策，法律、法规，请求和答复问题，指导和商洽工作，报告情况、交流经验、记录工作活动的一种重要工具。

14、拆封，是文件运转过程中的环节之一，只要得到文件或包裹，不管是谁的都要及时拆封。

15、登记，是文书处理过程中的环节之一，一般主要指将收到的文件按照一定的要求进行登记，记载文件的来源、内容、去向及处理结果等。

16、摘要，就是将多余的内容删除，保留精华的部分。

17、请办，是文书处理过程中的环节之一。指需要请领导同志批示的文件，办文部门根据领导同志的分工，呈请主管领导同志审批。

18、传阅文件，就是让大家分头看，一个看完，传给别外一个，看完为止。

19、发至级限，是指文件发布的层次，领导机关是分层次设置的，文件也应是分层次发布的，根据文件的内容，该发至哪一级限就发至哪一级限，不能任意扩大，也不能一味控制级限影响文件效用的发挥。

20、翻印文件，是仿照正式文件的规格、式样印制文件，即称作翻印。翻印文件不需要任何单位同意和授权。

21、会议前的准备工作是会议秘书工作的重要组成部分，“凡事预则立，不预则废”。会议前的准备工作好坏，对会议质量和会议效果有着直接的影响。

22、安排会议时要掌握如下原则：一是提交会议讨论的议题必须符合会议职责范围之内；二是提交会议讨论的议题，一般应有简要的文字材料，经领导审核后，提前印发给有关领导阅读，准备意见。

23、会议报到的方式有三种：一是与会者本人持会议通知或单位介绍信亲自报到；二是委托他人代为报到；三是电话报到。

24、迎送外宾时，如安排献花，通常由团员或男青年在参加迎送的主要领导人与客人握手之后献上。

25、挡驾，是减轻领导工作负担的一种工作方式，所以无论什么事，或什么人，如果没有预约，都一律拒绝在门外。

26、由于工作关系，秘书时常要代为领导陪客，因此一定要对客人十分殷勤，陪人吃饭，要尽情相劝，自己要喝够，对方要喝足，酒醉三分好说话。

27、单位在刻印章时，印章的尺寸规格、样式、是否需要国徽等，都可由本单位自行决定。

28、凡在落款处加盖印章都要“齐年盖月”。

29、协调工作的原则是：服从全局的原则；维护团结的原则；从实际出发的原则；认真负责的原则。

第13篇：河南开封农村信用社招聘考试文秘知识试题

2013河南开封农村信用社招聘考试文秘知识试题

一、单项选择题(本大题共20小题，每小题1分，共20分)

在每小题列出的四个备选项中只有一个是符合题目要求的，请将其代码填写在题干的括号内。错选、

多选或未选均无分。

1.在我国，文书作为公文与案卷的含义被确定和沿用的是()

A.先秦时期B.汉代以后

C.明朝时期D.民国时期

2.公文所具有的特定效用是指()

A.公文的查考凭证作用B.公文的强制作用

C.公文的现实效用D.公文的行政指挥作用

3.由公文起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿成文的写作形式，一般适用于()

A.简报B.事务性通知

C.便函D.决策性公文

4.公文写作的规范性强，主要体现在公文写作必须()

A.讲究格式B.遵守法规

C.实事求是D.熟悉业务

5.公文的文本中只作为正本的样本留在本机关以备查考，不外发的是()

A.暂行本B.副本

C.试行本D.存本

6.机关行文必须遵守的具体规定或准则称为()

A.行文规范B.行文规则

C.行文方式D.行文关系

7.在下列四组机关部门中，可以联合行文的是()

A.省人民政府、省民政厅、省公安厅B.市人民政府、市民政局、市公安局

C.市公安局、市卫生局、市人事局D.市人大常委会、市教育局、市经贸委

8.“意见”这一文种属于()

A.行政机关法定公文B.企事业单位法定公文

C.非法定公文D.党的机关法定公文

9.“批复”这一文种最突出的特点是()

A.说明性B.可行性

C.针对性D.政策性

10.计划类文书标题中不能省略的项目是()

A.机关名称B.适用时间

C.内容类别D.发文时间

11.属讲话类文书独有的特点是()

A.直接性B.针对性

C.口头性D.指导性

12.简报在格式上不同于一般公务文书的突出特点是()

A.有独特的报头B.有标题

C.针对性、指导性强D.材料新颖

13.公文处理工作的时限性体现在公文处理工作的()

A.发文阶段B.每一个具体环节

C.收文阶段D.管理阶段

14.在一个机关中具体担负公文处理工作领导责任的是()

A.机关分管领导B.机关正职领导

勇于开始，才能找到成功的路。——京佳格言

C.机关办公室主任D.机关办公室秘书 15.在公陌炖砉ぷ髦校仁鞘瘴陌炖淼淖詈笠坏莱绦颍质欠⑽某绦虻目迹庖换方谑?) A.批办B.承办 C.分办D.注办 16.“守则”最显著的特征是() A.思想性强B.简洁易记 C.具体细致D.涉及面广 17.文书档案的基本保管单位是() A.文件B.组卷 C.案卷D.条款 18.在以下的文件材料中，应当进行立卷的有() A.一般性文件的修改稿B.未成文的草稿 C.抄送来的供参考的文件D.下级机关的文件 19.在“请示”的行文中，应当() A.只写一个主送机关B.同时抄送给下级机关 C.同时出现两个以上主送机关D.直接主送领导人个人 20.用来揭示一个机关一年所形成的全部案卷，统计案卷的数量，并且作为查找利用档案的一种最基本的工具，叫做() A.案卷目录B.立卷类目 C.案卷标准D.文号索引

二、多项选择题(本大题共8小题，每小题2分，共16分) 在每小题列出的五个备选项中有二个至五个是符合题目要求的，请将其代码填写在题干的括号内。错选、多选、少选或未选均无分。 21.以下情况可以使用通知的是() A.批转下级机关公文B.转发上级和不相隶属机关公文 C.任免和聘用干部D.给下级机关布臵工作 E.发布规章 22.在调整定卷时应注意检查的是() A.卷内文件的成分B.卷内文件的联系 C.卷内文件的编号D.卷内文件的数量 E.卷内文件的保存价值 23.决议和决定都属下行的指挥性公文，不同之处在于() A.文字表达的风格不同B.发布后的约束力不同 C.形成的程序不同D.内容的范围不同 E.发布的形式不同 24.机关公文按来源可划分为() A.对外文件B.普通文件 C.收来文件D.内部文件 E.公布文件 25.建议类文书的主要特点有() A.说理性B.情感性 C.建议性D.委婉性 E.纪实性 26.公文处理工作在机关工作中起着重要作用，主要体现在() A.领导指导作用B.行为规范作用 C.助手作用D.纽带作用

每一个成功者都有一个开始。——京佳格言

E.查考作用

27.公文立卷工作对于机关公文处理工作和档案工作都具有重要意义，主要表现在()

A.能够保持文件之间的历史联系B.可以维护文件的完整与安全

C.是文书档案的基本保管单位D.是交接案卷的依据和凭证

E.能够为档案工作奠定基础

28.公文标题一般由作者加事由加文种构成，在一定条件下，公文标题可以()

A.省略作者B.省略事由

C.省略文种D.省略作者和事由

E.省略事由和文种

三、判断说明题(本大[百聆职教网欢迎您]题共5小题，每小题3分，共15分)

先判断命题正误，然后说明正确或错误的理由，判断1分，说明2分;判断错误，全题不得分。

29.公文的承办是指机关有关部门或人员对具体工作问题的执行和处理。

30.凡收到下级机关来文，上级机关必须用“批复”回复。

31.平行文只能在同级机关之间使用。

四、简答题(本大题共5小题，每小题4分，共(20分)

34.如何确定公文的名称?

35.报告的写作有哪些具体要求?

36.简述写作调查报告的前期工作。

37.简述公文的现实效用。

38.简述归档的案卷在质量上的要求。

五、论述题(本大题共2小题，每小题8分，共16分)

39.试论公告、通告的特点及差异。

40.试论公文写作的基本要求。

32.几个机关的联合发文，应当在公文版头部分标明几个机关的发文字号。

33.会议记录和会议纪要都是会议的产物，所以它们是一回事。

京佳教育河南分校

地 址：河南省科技馆4号楼1楼(花园路与丰产路交叉口向南100米路西)

一个人学习的力量与成功的速度成正比！——京佳格言

第14篇：办公室工作和文秘写作方面的知识

几个礼拜的学习生活，虽然很短暂，但却使我掌握了更多关于办公室工作和文秘写作方面的知识，使我受益匪浅。

加强学习，提高理论和业务素养。办公室是综合部门，对各方面的能力和知识都要掌握。要做好本职工作，就必须首先自己用理论武装头脑，提高自己理解省厅的、总站的各项精神。首先，对信息工作的重要性有了进一步的认识。总感觉，每次学习，每次都有不同的感受，每次都可以看到很多新事物，每次都可以领悟和学到很多实用的东西。通过这次学习，感受最大的就是对信息在组织工作和领导日常工作中作用的重要性有了更进一步的认识，改变了以前就信息论信息、就信息写信息的片面认识，树立了“大信息、大调研”的思想。尤其是对信息作为领导“情报部”、“显示屏”、“晴雨表”、“预警器”作用有了进一步的认识，激发了自己做好信息工作的主动性、自觉性和积极性。第二，在简报信息的采编、分析、写作方式有了进一步的提高。对一些以前自己认识不准、把握不准的问题，通过这次培训学习，通过授课同志的启发、解释，茅塞顿开，眼前豁然开朗，一些问题和疑惑迎刃而解。比如上报简报信息数量和质量的关系，把信息比作挖塘和打井的关系等。第三，对简报信息和投稿的需求点有了进一步的了解。报什么样的信息、需要什么样的信息、什么时候报什么信息有了一个比较清楚的认识。以前报送信息或写稿件总以自己本地发生或正在发展的动态类信息为主，通过信息渠道，只向领导报送“我们干了些什么”、“我们做了些什么”等日常性信息，而“我们想怎么干”、“这么干对不对”等反映性信息比较缺乏，同时，对问题类信息的报送，在取材、立意、探讨方面还比较滞后。通过培训学习，对简报信息的报送内容、报送要求有了进一步的理解。

养成良好的学习习惯不断提高自身素质

“人生有限，学海无涯”，现代社会不学习就意味着生活的停滞。办公室主任首先要端正学习态度，养成良好的学习习惯。加强政治、经济知识的学习，打牢理论根基，提高理性思维的能力，加强对上级精神的学习、理解和把握，办公室主任是接触上级精神的第一人，更应养成认真学加强习、正确领会上级精神的习惯，否则在研究、协助领导工作时就会跑题走调。只有通过不断的学习，以提高素质作为人生追求，向高素质、高目标发展，找准位置，看到差距，努力提高自身素质，才能使领导、同志们都满意。

第15篇：文秘管理制度

文秘管理制度

第一条 文案组的档案管理工作由文案负责，对文案组的所有文件进行分类，归档，整理，并及时对各项工作进行总结，在例会上向部长领导汇报情况。此外，部门部长的意见和建议，及时总结经验，为文案组处的各种活动提供咨询，以方便各部门开展工作。

第二条 文案组档案分类为：会议记录、管理档案、奖惩记录、考勤记录、部门活动记录。有关档案都将据此分类。

第三条 各部门的各类档案应由部门文案专门保管，凡大型活动的方案、总结及有关材料应整理为大事记录，除本部门存档外还应送一份到人事部门存档，人事部门汇总各部门档案送一分到OW手中。

第四条 文案组各职能部门每周一应向部长和人事部门呈交一份上周文案统计资料，及时对文案进行更新。

第五条 开展大型活动应作详细的活动计划预算、活动记载、宣传文稿、活动图片及场记录音、活动总结等应认真记录活动开展情况，并及时交至人事部门存档。

第七条 管理的人事档案，考勤，奖惩情况必须存档。

第十条 文案组所公会管理的个人档案需认真填写，不容许造假，隐瞒事实和乱涂乱画。

第十二条 各类档案是矿领导、文秘处对各部门工作表现作综合评价的重要依据，也是文秘处对文秘处干部进行考核和评优的依据。各部门应该认真对待。

第十三条 日常档案管理工作办法：

1、文秘处各部门应有专门管理档案的管理员，负责日常档案收集、整理、保管本部档案。

2、由档案管理员定期进行清理和检查，如有遗失或残缺应立即汇报并进行补救，对于事故的负责人视情节轻重给予处罚；

3、档案一般不外借，外部门如需外借，须经文秘长同意。借阅档案必须有证明，没有证明的一律不予借阅。借阅档案须进行注册登记，登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。

4、请各部负责档案的档案员与文秘处加强联系，沟通思想，交流经验，以利于档案工作的发展.

第16篇：文秘工作总结

文秘工作总结

热情工作，热心待人

这段时间的工作让我对生活充满了热情，了解了办公室生活并不是如我想象中的那般勾心斗角，利益至上。工作之时大家都严肃认真的对待，而工作之余领导也经常和我们交流，了解一些情况，大家相处得和乐融洽。而在今后我也会做到热情工作，热心待人，使自己融入到这个小家庭之中，用积极的心态来完成我的工作，和同事们和睦相处。

努力学习，不断提高自身素质

公司之所以具备良好的资信等级、经营业绩和经济效益与其以“质量是安身之根，信誉是立命之本，顾客是衣食之源，安全是效益之泉”和“建一项工程，数一方口碑，交八方朋友，铸事业共赢”为经营理念，以“严格管理、精心施工、质量第

一、不断进取”为质量方针。是分不开的，同时这也与其不断开拓市场，积极进取息息相关。而从中我也领悟到，身为公司的一名员工我必须不断加强学习，提高自身的业务素质。在电脑的操作运用上，在对与工作相关知识的掌握上都需要我孜孜不倦的学习。

回顾过去，展望未来

回顾这几个月的工作，或许因为是新手，在思想上，言语上都有某些不成熟的表现，但是因为有领导和同事的提点以及自我的不断反省，我已经逐步地适 应了现在的工作环境，并且融入其中。相信我的青春活力也给公司注入了新鲜的血液，让公司更具生命力和张力。我不会一直以新手作为我的挡箭牌，新人没有特权，正因为不懂的东西还很多，我才需要不断进取，虚心向有经验的人学习，也正因为年轻，我才更需要得到锻炼，事事多做一点，给自己增长的空间。

展望今后的工作，我会做到：牢记自己是公司的一员，是领导身边的一兵，言行举止都注重约束自己。对各级领导做到谦虚谨慎，尊重服从；对同事，做到严于律己，团结互助；努力做到对上不轻漫，对下不张狂，注意用自已的一言一行，维护公司和各级领导的威信,维护公司的形象。在认真完成本职工作的同时，我也存在许多不足之处，如工作还不够有计划性，有时会出现不及时完成任务的情况，这是我学习还不够深入，精力还不够集中的原因，我会尽量克服缺点，在将来的工作中努力做到“五勤”、诚心当好“四员”。“五勤”就是眼勤、耳勤、脑勤、手勤、腿勤；“四员”就是为各级领导当好参谋员、信息员、宣传员和服务员。我会积极进取，不断提高自身素养，做一个业务精湛，头脑灵活，有责任心，有集体意识，受欢迎的好职员。

第17篇：公安文秘

浅论公安秘书公安秘书，是公安机关中帮助领导处理日常政务事务，负责撰制文书、管理文档、完成领导交办事务，提供综合性服务的人员。公安秘书，既要完成内部勤务工作，同时还要发挥参谋助手和智囊作用，参与和辅助领导进行决策，促进工作健康发展。如何做好公安文秘工作，本人认为应从以下几个方面进行加强和提高。

一、牢固树立一种精神。

牢固树立“干一行，爱一行；钻一行，精一行”的无私奉献、爱岗敬业精神。

二、自觉提高两种素养。

一是政治道德素质。

1、坚持正确的政治方向；

2、树立正确的荣辱观；

3、具有严明的法纪观念；

4、实事求是的思想品德；

5、廉洁奉公的自律意识；

6、谦虚谨慎的工作态度；

7、公而忘私的献身精神；

8、细致保密的工作作风。

二是知识文化素养。

1、基础知识，如：科学文化知识、邓小平理论、三个代表思想、科学发展观理论、法规基础等；

2、专业知识，如：秘书专业、公安业务等；

3、相关知识，如：自然科学、社交礼仪、心理学、伦理道德、管理等；

4、保持稳定、乐观、健康的心态。如：确定适度的抱负水平、博览群书开阔胸襟、培养广泛兴趣和爱好、学会调节心理压力、克服不良嗜好养成良好的生活习惯等。

三、切实加强三个服务。

“三个服务”是文秘工作和文秘人员的指导思想。即： “为领导服务、为机关服务、为基层服务”。其中最主要、最直接的就是要加强和提高为本部门领导服务的工作水平，确保部门领导对文秘工作的满意。

四、努力实现四个转变。

（一）从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋献策。办文办事是文秘人员的日常工作和基本职能，包括文书处理、会务工作、资料保管、信访接待等，并要随时承办领导交办的其他工作和任务。这些工作琐碎而繁重，但又十分重要，必须办好。但是作为现代社会的文秘人员，如果光会办事办文还不够，还要具有较高的思想水平、懂大局、勤思考、善观察，能为领导提供智力服务，出主意，想办法，提议案，为其出谋献策，充分发挥文秘人员的参谋助手作用。

（二）从单纯收发传递信息转变为综合处理信息。文秘人员是沟通上下左右的桥梁和纽带，每天获取的各类信息情况多而杂，有的是有用的、有的是无用的，如果一味地将这些获取的信息不加梳理和筛选就直接传递给领导的话，势必会造成领导对信息的错误研判和决策。这就要求文秘人员要对收集到的信息进行分析研判后，去伪存真、去粗取精后做出初步意见上报领导，发挥参谋主动性，为领导决策提供更大便利。

（三）从单凭老经验办事转变为实行科学化管理。现代社会需要的是现代化的高效率。现代化的高效率就是来自于科学化的管理。这就要求文秘人员必须坚持克服平日工作中的随意性，改变单凭经验、习惯办事的思维模式。建立科学的管理模式和一整套规范化、程序化、系统化的工作流程和制度，并在技术手段上逐步实现办公设备的现代化。

（四）从被动服务转变为主动服务。文秘工作的辅助性质决定了其工作的被动性，但是被动不能等同于消极对待。文秘人员要克服那种只完成领导交办的任务，而领导没交办的就不去办、不去想的思想；要充分发挥其自身的主观能动性和创造积极性，根据领导意图和指示精神自觉主动地开展工作，同时不断提高文秘工作的预见性和前瞻性，注意总结经验和探索工作规律。

五、始终坚持五项原则。

（一）安全保密原则。公安部门是国家法律的执行部门和国家专政工具，其工作内容不但涉及国家机密，而且涉及各类重要的敌社情动态信息，公安工作直接关乎社会的稳定和百姓的安危。因此，作为一名从事公安工作的文秘人员，肩头的责任更为重大，要始终保持高度的安全保密意识，自觉遵守安全保密纪律，并将其具体落实在工作中的每一个环节。如：平时对文件要保密，不能随手乱扔乱放；开会完后要对文件及时收回归档；平时说话要注意，分清“密”与“非密”的关系，不能随意泄露机密等。

（二）准确无误原则。文秘人员的工作大都是具体的事务性工作，细节的准确性决定了工作的质量，如果出现大的差错将会给领导工作带来直接的后果。如：起草文书时格式、数据、事实要准确；接待来访人员时自身定位、措辞言语要准确，方法措施要恰当；向领导汇报工作时更要言简意赅，重点突出，做到准确无误。

（三）迅速及时原则。公安文秘人员要有强烈的时间观念，做事要迅速，服务要及时，工作不能拖延滞缓。只有在收集信息、提供情况、辅助领导决策等方面实现了迅速及时，才能实现与整个公安监管工作的同步。反之小则误事、大则影响整体工作进展。如执行上级的指示精神要迅速，处理文书要迅速，为基层民警解决实际问题要迅速。

（四）细致周到的原则。文秘人员做事要缜密，考虑问题要周全。不能顾此失彼，漏洞百出，以偏概全。如：领导安排部置召开一次会议，不仅要做好会前材料的筹备工作，还要做好会议期间的会务工作，更要做好会后的接待等工作。这些事情具体而又琐碎，如果文秘人员在某一环节考虑不周或安排不妥的话就会给工作造成被动。

（五）实事求是的原则。文秘人员要敢于讲真话，坚持原则，这是由公安工作的政治性质决定。如：对于领导的指示和意见，凡是符合实际情况和上级精神、国家法规的就要坚决贯彻执行，反之则不能服从，并要及时提醒，委婉规劝，表明态度，要求领导做出修改错误的决定。

六、充分发挥六大作用

（一）桥梁纽带作用。文秘人员不但是领导的参谋助手，也是沟通上级和下级、领导与群众、机关内部和外部的一座桥梁和纽带。

（二）沟通协调作用。协调是文秘工作的重要内容，也是对文秘人员工作能力的具体体现。内勤文秘人员位处部门中枢，要经常注意了解各种动向，本着从整体大局出发，照顾具体情况的精神，密切各部门各人员间的关系，解决矛盾，消除误会，实现相互间的密切配合。

（三）参谋助手作用。文秘人员由于特殊的身份和地位，决定了其在部门和领导进行决策时的参谋助手作用。如：在制定本地区本部门工作方案时提供建设性的工作意见和帮助领导完成某项具体的工作等。

（四）拾遗补缺作用。“人无完人”每一个领导都不是绝对正确、不会出错的，工作中难免会有疏漏和不足，对于这点作为领导身边的文秘人员就要会察觉、会提醒、会补救，以弥补领导的工作不足和纠正工作错误，促进工作的健康开展。

（五）事务管理作用。办事永远是文秘人员最主要的功能和特点。如基层部门的内勤文秘人员往往一人身兼数职，不仅仅从事内勤文秘工作，同时还要兼任管理、值班等工作。

（六）督查控制作用。协助领导对管辖范围的工作进行监促检查和督导工作落实是文秘人员应有的职责。如：对下发的工作方案进行情况落实，对领导交办的事项进行督促检查等。

七、积极加强七种能力。

（一）参谋能力。参与政务、处理事务是内勤文秘人员的两大基本职能。增强参谋意识，具有参谋能力，对于文秘人员更好地实现参谋职能具有举足轻重的作用。主要表现为：一是要善于捕捉有价值的信息，及时提供给领导；二是善于领会领导意图，做好辅助决策工作；三是善于独立思考，向领导提供有见地的意见。

（二）写作能力。写作能力是文秘人员的基本功，一个称职的内勤文秘人员必须具备较高的文字表达能力。如：具有语法、修辞、逻辑知识，具有公文和应用文文体知识，掌握常用字词和标点符号应用等，同时，还要熟悉掌握公安业务文书的写作，熟悉党和国家关于公安工作的各项方针、政策、指示精神等。

（三）听知、口语表达能力。文秘人员每天都有接待来访、接洽事务、处理问题、多方联系等基本事务，这就要求文秘人员必须具备有较高的听知、口语表达能力。一是掌握多种听知能力。如：有听电话、听取他人意见和对领导指示意图“心领神会”的听知能力；二是在口语表达上要语言得体、切忌官腔。如在与人交谈时，不能只顾自己方便，不考虑对方的接受能力，另外还要注意说话生动活泼，有一定的感召力。

（四）信息处理能力。这是文秘人员在从事工作实践活动中所应具备的对工作信息的收集、理解、分析、处理能力。主要包括：一是信息的获取能力。二是信息的选择能力。三是信息的预测能力。四是信息的处理能力。五是信息的运用能力。

（五）沟通协调能力。协调是文秘工作的重要内容，文秘人员必须具备良好的协调能力，善于处理人际关系、善于发现上层与下层之间、部门与部门之间的不平衡，善于发现干群之间、领导之间的矛盾，及时加以沟通、协调，起到辅助管理的作用。主要表现为：一是能以良好的心态，讲求方法和艺术，融洽人际间的情感，达到统一认识，调动各方积极性的目的；二是善于运用相关的政策、规定和制度进行协调；三是善于把握全局，既要从全局出发分析处理问题，又要为着想，把两者有机地结合起来；四是善于沟通信息，使矛盾各方彼此了解情况，消除误会；五是善于处理好与各方面的关系，尊重对方，创造出一个良好的工作环境。

（六）办事处事能力。办事能力涉及完成任务的情况和临机处事的本领，也是内勤文秘工作的基本职能。主要内容包括：一是理解和领会能力，这是文秘人员必须具备的基本素质。如有集中的注意力、灵敏的反应力、深刻的理解力、牢固的记忆力、机智的组合力和精湛的品评力。二是分析能力。每天文秘人员要办处的事务十分繁杂，如果不能将各种事务合理归类，加以梳理，分清主次缓急、难易远近，就很难有条理的完成工作。三是应变能力。在实际工作中，许多事情若死守条条框框，往往行不通，这就需要在工作中要将原则性和灵活性有机结合起来，在不违反原则的前提下变通进行处理。。

（七）创造能力。在知识经济社会的新形势下，公安工作面临着新的挑战，只有创造型的文秘人员才能积极协助领导形成最具有创意与活力的优势。如：要具有强烈的立体型思维和创新精神，在工作岗位上要经常有新发现、新思维，能为单位领导不断提供新创意、新设想，能够在各项工作中有新作为。

第18篇：文秘写作

1．下列公文属于指挥性公文的有 ( A ) A．意见 B．条例 C．规则 D．通报

2．经会议讨论通过的公文其成文时间一般以下列哪种时间为准 (A ) A．会议通过的时间 B．审核时间 C．打印完成时间 D．打印开始时间 3．省公安厅行文给国家安全部，属于 ( A ) A．逐级上行文 B．多级上行文 C．越级上行文 D．平行文 4．公告的文种性质是 ( B ) A．指导性 B．告知性 C．商洽性 D．命令性 5．记载、传达会议情况和议定事项用 ( B ) A。会议记录 B．会议纪要 C．会议通知 D．大事记 6．对外催办工作一般是由 ( B ) A．文书人员完成 B．承办人完成 C．办公室主任完成 D．外收发完成 7．审核工作一般是由下列哪类人员完成 ( C ) A．外收发 B．文书人员

C．机关秘书部门负责人 D．机关领导人 8．我国现存最早的公文是 ( A ) A．甲骨文书 B．钟鼎文书 C．简牍文书 D．缣帛文书 9．以群众身份在会议上的发言称为 ( B ) A．演讲 B．发言 C．讲话 D．训话 10．下列属于陈述性公文的有 ( B ) A．请示 B．报告 C．条例 D．规定 11．批复的文种性质是 ( C ) A．商洽性 B．陈述性 C．指示性D．宣传性

12．用简明扼要的文字，把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观、真实地解说清楚，称为 ( B ) A．叙述 B．说明 C．议论 D．描写 13．公文语言的基本要求是 ( D ) A．简明 B．庄重 C．得体 D．准确

14．公文区别于其他文章的主要特点是 ( C ) A．公文形成的主体是国家机关及其他社会组织 B．公文形成的条件是行使职权和实施管理 C．公文是具有法定效力与规范体式的文件 D．公文是办理公务的重要工具之一

15．用最少的文字表达尽可能多的内容的是 ( A ) A．简明 B．庄重 C．得体 D．准确 16．主送机关是 (B ) A．有隶属关系的上级机关 B．公文的主要受理机关 C．收文机关D．需要了解公文内容的机关

17．下列文种必须以领导人签发时间为成文时间的是 ( D ) A．会议报告 B．条例 C．工作总结 D．请示 18．因特殊情况越级向上行文，应抄送给 ( A ) A．被越过的上级机关 B．直属下级机关

C．系统内的所有同级机关D．有业务联系的机关

19．文件封装发出后，文书人员对办复的发文，要履行 ( B ) A．登记手续 B．注办手续 C．归档手续 D．签字手续

20．下列哪一机关的文件整理(立卷)工作，应采取集中形式 ( C ) A．中、小学 B．省政府 C．市政府 D．省委

34．什么是公文的构成要素?

一份完整的公文是由一些规定的项目构成的，如发文机关标识、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等。这些项目就是公文的构成要素，或称公文的组成部分。公文的构成要素分为指定项目和选择项目两类。

35．请示的写作要注意什么问题? (1)要遵守行文规则。

(2)理由要充分，要求要合理。 (3)格式要正确。语言要得体

36．归档文件整理的质量要求是什么? (1)归档文件应当齐全完整．已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

(2)整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

37.简述公报的定义及其类型。

公报是公开发布重要决定或重大事件的告知性文件。

(1)会议公报。一般用以公布党的重要会议召开的情况及会议所作的决定。 (2)统计公报。发布国民经济和社会发展各方面情况的统计数字。

(3)外交公报。涉及两个或两个以上国家的政府、政党、团体等在会谈或交往后发表的文件。主要公布会谈各方的观点及取得的共识。

38．有权发布命令的机关有哪些? 就行政系统而言，国家最高领导人、国务院及其所属部委、乡级以上地方各级人民政府，有权发布命令。党的各级领导机关一般不单独使用“命令(令)”这一文种。

五、论述题(本大题共2小题。每小题8分。共16分)

39．什么是“归档”?归档制度包括哪些内容?

机关文书部门或业务部门将归档文件整理装盒以后，逐年移交给机关档案室集中保管，称为“归档”。 文书材料整理归档．既能保证本机关档案齐全完整。便于查找利用，又可为党和国家积累档案财富。

(1)归档范围。凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料经文书部门或业务部门整理、立卷后，应定期向档案部门归档。

(2)归档时限。机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案。

(3)归档要求。 ①应归档的文件材料齐全、完整。

②文件和电报按其内容的联系．合并整理、立卷。

③归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。

40．请示和报告有什么区别?

(1)请示的目的是要求上级机关批复，而报告没有这个要求。

(2)请示是请求指示、批准，重在请求性，而报告是反映情况，汇报工作，重在陈述。

(3)请示必需是事前行文，而报告是事后或事中行文。 (4)请示必须是“一文一事”，而报告可以是专题报告，也可以是综合报告。

六、应用题(本大题共l小题，13分) 41．下面是一份关于公布《中华人民共和国高等教育法》的主席令，请根据公文要素和公文体式规范进行辨析，指出其错误之处，并逐一分析说明和改正。 机密

中华人民共和国主席令

《中华人民共和国高等教育法》已由中华人民共和国第九届全国人民代表大会常务委员会第四次会议于l998年8月29日通过，现予公布。 中华人民共和国主席 江泽民 1998年8月29日

[(1)由于是公布法律的主席令，不能写“机密”。 (2)标题下面应写第几号主席令。

(3)由于是公布法律．应写出从何时施行。

(4)在主席令全文下应附《中华人民共和国高等教育法》全文。在试卷上应写出“《中华人民共和国高等教育法》(略)]

第19篇：10级文秘

文秘专业职业生涯规划书

一个人的一生，很重要的一方面就是专业，我选的是文秘专业，事业是人生的一种境界，事之成为事业，从客观方面来说，在于人认识到了此事与一种更大的社会意义、思想意义、人类意义、宇宙意义相关联，从正观方面来说，在于定事最适合自己的个性、脾气、爱好、每个人都会有自己的职业规划，这是为了完成一个人的个体意义要做的，现在，我将对我的大学三年生活作一系列的规划，找到自己喜欢的事业，通过自己的努力和拼搏，将所做的事发展成为一生的事业。

一、自我认知

为了进一步认清自我属于河种类型的社会人，初步确定个人今后更适宜从事的工作岗位究竟是什么，我查找了多种测试工具，通过中国职业咨询网进行了人才测评等。我更加客观的认识自我，比较清晰的知道自己的个人特质，各方面能力、潜力和适合发展的职业。适合我的职业特征：从事需要创新切承担责任的活动，喜欢从事领导及企业特质的职业。适合我的职业：管理型社会型的职业。

（1）通过测评，我了解自己的管理能力、言语能力、运动协调能力、社会交往能力等都不错，这些与我在平日的组织管理工作有很大的关系。如此既基本适合我的职业且有自己干兴趣的职业有：文秘、公关、推销员、等 （2）综上所述，可以确定我的职业倾向于管理类型。这于我所学的文秘专业和我的职业选择一致，在今后的日子里我会时刻学习这个方面的知识，不断积累经验，用坚忍不拔的毅力和耐力克服与困难，确定目标，有意识的一步一步向这个方向靠拢，最终一定能够成就我的梦想。

根据性格选择职业，能使自己的行为方式与职业工作 符合，更好的发挥自己的聪明才智和一技之长，从而得心应于手的骂汉木职工作，我是属于坚强有毅力型性格的人，行为目标很明确，对自己的目标理想有合理的实践计划，适应于耐力性工作，性格较为开朗活泼，做事情认真细心，喜欢写作、但在学习上缺乏一定的自控力，容易开小差；优势有很强的形象思维能力，善于用文字表达个人的思想和感情，对于文学写作比较精通，并且取得了一定的成绩，在学习上，刻苦认真。

（3）.自我认知小结

从我的职业价值观来看，成为一名文秘是非常适合我的价值观的。言谈、文章有新意、有思想，以诚待人，认真做事，才能够真正做好一份工作。

二、可性性分析

随着我国市场经济的高速发展，党政机关、企事业单位、商贸系统，非常需要训练有素，能力卓越的秘书人才。现在，秘书遍布社会各个领域，秘书职业具有任数众多，分布极广；位居中枢，近身服务；全面综合，领导助手；年轻群体，人才辈出的 四大特点。就业前景甚好。

秘书的能力结构整体要求：一专多能，全面发展。所以，先阶段的我培养自己的语言能力、协调能力、管理能力、信息处理能力，提高作风修养，职业道德修养。

三年大学生活规划

完成任务

（一）通过秘书资格的四级考试

（二）通过计算机一级

（三）通过英语一级

（四）拿到普通话二极甲等证书

执行方案：抓紧时间晨读，拓展英语词汇，练习普通话。

向老师、同学请教

做英语、计算机试题。睡前半小时阅读人物传记

大学生活发展期

完成任务：（1）通过英语四级

（2）提升自己学识

（3）多拿证书，全面发展自己

执行方案：上课前坚持半小时英语的习惯，在床头每天放着几本书籍，睡觉前都要阅读一些，一是=使自己保持终身呢感学习的良好习惯。积极参加文体活动，调节心态，使自己时时充满活力和激情 大学毕业准备期

完成任务：（1）通过各种渠道找工作及完成毕业实习

（2）发展人脉

（3）继续学习文秘的知识

执行方案：回到宿舍进行网上投简历，阅读求职技巧方面的电子书籍。充分开发自己的能力。广交朋友，维系一个广阔的人际空间。

三、职业生涯设计修正方案

这是一份初步的规划书。当企业的目标，或者我个人的能力与经验等因素发生变化时，我需要调整个人的目标和实施措施，及时修正以上的设计方案。我坚信，将自己的理想与社会需要结合起来，脚踏实地、奋斗不息，我就一定会到我一直认为：“机遇总是降临于有准备的人”。一份职业生涯规划对于学习和人生的发展有莫大的帮助，毕竟把人生掌握在自己手里比随遇而安要好的多。它是人生理想高峰上的灯塔，它鞭策我向自己的理想加快脚步。我坚信“成功之秘乃为目标之有恒”。设计一份好的职业生涯规划是职业成功的前提和基础。认识自己，才能超越自己

结束语：

时间从来没有停留,而生活总是抓在自己的手中.有了梦想就应该努力追求,让梦想一点一点的照进现实.我深知,水无点滴量的积累，难成大江河。人无点滴量的积累，难成大气候。只有兢兢业业的辛苦付出，才有甘甜欢畅的成功的喜悦;只有勤勤恳恳的刻苦钻研，才有震撼人心的累累硕果.

第20篇：文秘英语试题

2002年11月 国家涉外秘书四级英语真题

（一）

填空题（共10题，每题2分，满分20分。请将适当的单词或词组填入题中的划线处）

1.

In order to make a good _______during a job interview, you need to prepare yourself for the interview.2.

If you are the one caller wants, instead of answering ______ like ―yes, I am‖, it is better to say ―speaking please‖.

3.

Home calls demand _____ rules of manners as busine calls.4.

Sometimes words with the same meaning produce _______ in the listeners.5.

Westerners ______ to be frank and direct.6.

Foreigners don‘t consider ―exceive modesty‖ a great _____.

7.

Memos, along with the telephone, are the tools of ______within any writing.8.

What _______ should be included depend on the memo you‘re writing.

9.

Some filing folders have a note on them for cro ______.10.After a meeting the secretary should type the minutes up, and keep proper records of the busine______ and resolutions paed.

（二）

单项选择题（共10题，每题2分，满分20分。请将正确的答案以相应的字母填入题中的划线处）

1.

She is one of the most ______secretaries of that company.A.accomplished

B.fulfilled C.finished

D.achieved 2.This secretary is remembered for her many good _____.A.acts

B.deeds C.actions

D.activities

3.Over 1000 people visited the trade fair _____ those who were present at the opening ceremony on the first day.A.except

B.except for C.with the exception of

D.in addition to

4.Most people who travel in the course of their work are given traveling ______.A.income

B.allowances C.wages

D.pay 5.The chairman _____ that this year‘s prize winner is Ms.Wang.A.announced

B.declared C.stated

D.pronounced 6.After discuing this among ourselves, we will have to submit it for ______ by our leadership.A.approval

B.agreement C.permiion

D.approach 7.In English, one rank below the full profeor is the ______ profeor.A.under

B.aociate C.aistant

D.deputy

8.Can your company _______ that the silk shirts will be delivered in time? A.insure

B.ensure C.aure

D.secure 9.Visitors were asked to write their names in the _____ space at the top of the page.A.empty

B.hollow C.blank

D.vacant 10.Money is often the ______ of many divorces.A.motive

B.cause C.reason

D.ground

(三)

翻译题（共4题，每题5分，满分20分。请将英语译成汉语，汉语译成英语） 1.

2.

3.

4.

You may run your chances for a job by wearing the wrong sort of clothes to the interview.Memos can be often served as reminder of the jobs you should do at particular time.如果他们想批评人，他们总是当面批评，而不是靠第三者传话。 含混不清的或毫无助人诚意的电话答语说明你没有合作的诚意。

5.

写作题（共1题，满分20分。请根据下面的内容，用英文起草一份通知）

因紧急业务的原因，今接到ABC公司的通知，该公司的总裁Vincent先生必须在2002年5月15日出席董事会，所以不能按约定的时间来京。原定于2002年5月16日召开的技术座谈会因故推迟到2002年6月5日下午2时举行。地点仍在我公司会议室。

总经理办公室

2002年5月12日

（一）听写（共2题，每题5分，满分10分。此题是两段话，请将听到的内容用英语记录下来。录音播放两遍） 1.2.

（二）判断题（共10题，每题1分，满分10分。请在题号旁，根据听到的内容，正确的打“√”，错误的打“×”。录音播放两遍） 1 2

3 4 5 6 7 8 9

标准（参考）答案及评分标准 笔试部分

一、填空题 标准答案：

1.impreion

2.crudely 3.similar

4.different feelings

5.tend 6.virtue

7.communication

8.features 9.reference 10.transacted 评分标准：每题2分，满分20分，错答与不答均不得分

二、单项选择题 标准答案：

1.A

2.B 3.D 4.B 5.A 6.A 7.B 8.C 9.C

10.B 评分标准：每题2分，满分20分。错答与不答均不得分。

三、翻译题 参考答案：

1.

你可能因为面试时的着装不得体而失去这项工作的机会。 2.

备忘录可以随时提醒你再特定的时刻干什么事情。

3.

If they want to criticize someone, they usually do it to his face rather than using a third person to pa on the remarks.4.

An unclear or unhelpful phone answer suggests you lack the honesty of cooperation.评分标准：每题5分，满分20分。错答与不答均不得分。句子大体符合愿意，可酌情加分.

四、写作题 参考答案

Notice

As informed by ABC Company, Mr.Vincent, the President of ABC company won‘t be able to come Beijing at appointed time owing to the reason that he will have to attend a board meeting for some urgent busine on the 15th of May, 2002.In such case, our technical seminar which was be held on the 16th of May, 2002, will have to be put off to the 5th,June2002, at 2:00 PM.The location of the meeting will still be in the meeting room of the company.

May12, 2002

General Manager Office

评分标准：格式5分，语法5分，内容表达10分，满分20分。大体符合愿意，可酌情加分.

一、听力部分 标准答案：

1.

Wang Hong is approving for a secretary job in a joint venture company in Beijing.She is being interviewed by the manager.2.

At first, the secretary should prepare a detailed itinerary and consult the bo about it.The itinerary must include as much information as poible.

评分标准：每题5分，满分10分。内容大体符合愿意，可酌情加分.

二、判断题 标准答案：

1.√

2.

×

3.×

4.

√

5.√

6.×

7.√

8.√

9.

√

10.×

评分标准：每题1分，满分10分，错答与不答均不得分

2007年5月 国家涉外秘书四级英语真题

A.Listening Test 【注意：本试卷听力部分录音在“秘书英语听力录音四级01中。】

I .Directions: True or false .(5 questions , 2 marks each question , 10 marks altogether.) Put T(true) or F(false) in the brackets in front of each question.On the tape you will hear a telephone conversation between a hotel guest aned the receptionist at the hotel.The tape will be played twice .判断对错。在每题的前面的括号中画T（对）或 F（错）。下面你将听到酒店顾客和接待员的哦对话，录音将播放两遍。（每题2分，共10分）

[

] 1.John Smith works for the hotel.[

] 2.The hotel can only provide 12 room because it‘s fully booked tonight .[

] 3.The waitre didn\'t remember John Smith‘ s reservation.

[

] 4.The hotel booked 8 rooms for Mr.Smith in another hotel far away.[

] 5.Mr.Smith got all the rooms he needed at last.

II .Directions: In this question you will hear a conversation .The tape will be played once for you to get used to it and then again for you to write down what you hear .Complete the sentences according to what you hear.You MAY need to write down MORE THAN ONE word if neceary .After the tape has been played the second time you will be given two more minutes to finish writing the dialogue and to check spelling , grammar and neatne.(2 marks each , 10 marks altogether) 请根据听到的内容填空，如果需要，一个空可能填写不止一个单词。（每题2分，共10分）

1.

She has to write ____ about a product.2.

Then they use them to get ____about what people think of the product , how often they buy it , where they buy it and why they buyt it and so on.3.

Well , in ____to the answers the public gives , it could change its ____,or reduce the price of the product of change the ____.

B .Written Test I.Directions :Please put the correct preposition in the blank space for each question (2marks each question , 6 questions , 12 marks altogether)在每题的空格中填写恰当的介词，每空一词。（每题2分，共12分）Susan Lee has come to Manchester (1)_____a trade fair.She arrived this evening , Monday , June the second, and is staying for three days.She has a reservation for a double room (2)____ a bath (3)____the Grand , a big hotel (4)____the center of Manchester.Maria is (5)____Argentina in South America, and she lives and works in Buenos Aires where she is the managing director (6)____ Luxa Glasware Limited.II.Directions: Vocabulary .Please put the right answer (A,B,C, or D ) in the blank space for each question.(1marks each question , 8 marks altogether).词汇：请选择正确的答案填在横线上（A,B,C 或D，每题只有一个正确答案）。（每题1分，共8分）

1.

The ____ of the pound has gone down .Consequently , our British customers are having to pay more for our goods.(A)

amount (B) price (C)money (D) value 2.

Over the past ten years they have ___ their accounts very promptly.(A)finished

(B )paid (C)settled (D)done 3.In ____ of this , I think we can safely raise their credit limit to $5,000.(A) surprise

(B) view

(C) joy (D) thoughts 4.Because you are a(n)____customer, we will give you a 20 percent discount.(A) regular (B) ordinary (C) normal (D) often 5.Production costs have ____ considerably ;in the last six months.(A) raised (B) rised (C) rose (D) risen

6.Neverthele , we should avoid ____ up prices.(A)put

(B) to put (C) putting (D) have put

7.You omitted to send us the neceary documents to ____customs.(A)declare (B) go (C) through (D) clear

8.We realize we are not allowed andy ____ in Companyy Policy.(A) speak (B) talk (C) say (D ) tell

III.Reading Comprehension: 阅读理解

Directions: Section A.True or False questions , fill in T for True or F for False in the bracket .( 2 marks each question , 5 questions , 10 marks altogether ).判断对错。在括号中对的填T， 错的填F（每题2分，共10分）。

Problems may arise when your bo is away , and you must decide what action to take .Should you deal with them yourself? Contact your bo by cable or cable of telephone? Get in touch with his deputy or partner of another member of the board of directors ? Or simply leave them unsolved until your bo returns? Experience and common sense will help you to decide ; no one can lay down hard and fast rules to cover all situations.A word of caution might come in useful at this stage .While initiative and enterprise are the neceary attributes of a good secretary , so are good judgment and awarene of one‘s limitations.Be clear in your own mind just how far your anthority goes; get your facts straight ; where poible , seek a second opinion .Then when you decide on a course of action , see it through hard , if is should misfire , be ready to take the consequences.[ ] 1.You should be cautious when problems arise and your bo is away.[ ] 2.You should contact your bo when problems arise and he is away.[ ] 3.Nothing can help you decide , not even experience and common sense .[ ] 4.We can lay down hard and fast rules to cover all situations.[ ] 5.Initiative and enterprise are the neceary attributes of a good secretary , good judgment and awarene.

Section B Directions : Read the following paage and fill in the blanks fwith appropriate sentences from the list to make it whole meaningful article .Note that there are more sentences than the blanks in the paage.( 2 points each question, 10 marks altogether.) 要求： 选择正确选项，将其前面字母填入文章空白处。注意：给出的选项多于文章中的空格。（每题2分，共10分）

（1）——— huge hard – drives and computer faxes, the volume of paper in the average office has continued to grow.It may be that the final copy needs to be on paper , but the first give drafts should not be.(2) _______a lot of older people are not happy with a document draft unle thy have a printed copy of it.There used to be good reason of this.

“Older‖ computer programs were generally not capable of producing screen previews of what to be printed , and you simply had to see a draft copy.This draft would then need to be corrected for layout several times.

(3)_____ until the computer software finally produced a satisfactory document.Those days are now long gone .(4) _____on screen , exactly what the output will look like ,so that hard—copy drafts are generally not required for documents , spreadsheets , etc.But , even though they don‘t need to print out document any more , people still want copies ―for the file‖.

But , in doing so , they mi the point , because the document is already on file .Of course , you need to know exactly where everything is filed so you can easily find it again.

(5)_____ disk drives are now big and cheap enough that they are a much better way of storing data.(A) This led to more copies

(B) printing it out wasteful laser cartridges and paper are both very expensieve (C) While the younger generations are comfortable working on screen (D)

On the oter hand (E) Despite advances in data – storage technology (F) Word proceing programs today are capable of showing IV.Translation Test .( 4marks each question , 5 questions , 20 marks altogether ) 翻译。（每题4分，共20分）

1.

The cheque is a very convenient method of payment .It is used with a current account .There are various ways of writing cheques.2.

Nowadays most banks iue cheques which are already croed , that is to say, they have two parallel lines running downwards .3.

This means that cheque cannot be cashed over the counter .It must be deposited into an account though not necearily the account of the payee.4.

如果收款人愿意，可以在支票背面签字，然后给另外一个人，以存入另外一个户口。 5.

传真装置运用电话在几分钟之内将任何形式的印刷、打印或手写文件、图画、图表和照片从一个地点传送到另外一个北国或国外的地点。

V．Writing ( 20 marks ).写作（20分）

Requirements : Huoad Limited of Cairo has written to your company to ask you to reduce your prices by 10% and ask if you will accept payment in Egyptian pounds .Drafts letter in replay to tell them : 1.

You cannot lower your prices .2.

You have had to raise your prices by 25% because the government has increased the sales tax.3.

You can give a discount of 5% on orders of more than US$50,000.4.

You cannot accept payment in Egyptian pounds but you can accept US dollars of German Marks.

涉外文秘（国家职业资格四级）英语试卷 标准（参考）答案及评分标准

A.

Listening Test 【注意：本试卷听力部分录音在“秘书英语听力录音四级01中。】 I.

(5 questions , 2 marks each question , 10 marks altogether.) 1.F 2.T 3.F

4.F

5.T II.（每题2分，共10分）

1.

questionnaires 2.information . 3.response , advertisement, packaging

B .Written Test I.(2marks each question , 6 questions , 12 marks altogether) 1.for

2.with

3.at

4.in 5.from 6.of II.Vovabulary (marks each question , 8 marks altogether) 1.

D

2.

C 3.

B 4.

A

5.

D 6.

C 7.

D 8.

C III.Reading Comprehension Section A :( 2 points each question, 10 marks altogether.) 每题2分，共12分。 1.

T 2.

F 3.

F 4.

F 5.

F Section B: ( 2 marks each question , 5 questions ,20marks altogeter )Please translate sentence 1,2and 3 into Chinese and translate sentensce 4 and 5 into English.翻译、每题4分，共20分。 1.

支票时一种非常方便的支付方式。（2分）与活期存折一起使用。（1分） 写支票的方式多种多样。（1分）

2.

现在大多数银行所发行的支票都已经是划上了横线的支票，（2分）也就是说，这些支票都有两条平行向下的线。（2分）

3.

这就意味着，支票无法在柜台上兑换成现金，（2分）必须存储到某个账户上，不过该账户不一定是收款人的账户。（2分）

4.

If the payee wishes ,(1分) endorse it on the back（1分）and then hand it over to someone else for deposit into another account .(2分) 5.

Fax equipment uses the telephone to transmit , within a few minutes, （1分）any form of printed , typed of hand –written matter, （1分）

drawing , diagrams and photographs form one location to aother in this country or abroad.（2分）

V． Writing test (20 marks ) 写作 20分

Dear Sir,

Thank you for letter inquiring about the prices of our products.I‘m sorry to say that we cannot lower the prices of our products .Instead , we actually have to raise our prices by 25% because the government has increased the sales tax.

However , we can offer a discount of 5% on orders of more than US$50,000.By the way , we cannot accept paymemnt in Egyptian pounds , but we can accept US dollars or Germany Marks.

Yours sincerely, Mary Angela Sales manager

2008年11月 国家涉外秘书四级英语真题

国家涉外秘书四级英语真题

I.Listening (2 marks for each, 10 marks altogether).Directions: Listen to this short dialogue and tell the following sentences are True or False.Write T for True and F for False in the brackets.你将听到一个对话，根据其内容对下列句子做出正确或错误的判断，请在[ ] 中填写T （对）或者F （错），每题2分，共10分。 [ ] 1.Leaded petrol is used for the car.[ ] 2.The petrol consumption is about twenty kilometers one liter at an average speed of 90 kilometers per hour.[ ] 3.This car costs forty dollars per day within four days at the moment.[ ] 4.If the man uses the car, he gets mileage without limit.[ ] 5.The man planned to go to many places including Edinburgh.

II.Listening Comprehension.( 2 marks each question .10 marks altogether)

Directions : Listen to the dialogue and choose the best answer to each question.根据所听到的对话选择出正确答案，每题2分共10分。

1.Where did the conversation most probably take place? ____ （A）In the railway station

(B ) In the station (C) In the airport

(D) In the theater 2._______ probably lead(s) to the delay.(A) Air-traffic control problems

(B) Traffic jam (C) Miing the directions

(D) Some accidents 3.The man went to Cape Town for _____.(A) travelling

(B) visiting his aunt (C) meeting Mr.De Bedts

(D) shopping 4.The woman advised the man _____.(A) to sit down

(B) not to worry

(C) to connect with his relatives

(D) to phone his wife.5.What attitude did the man have to the journey?____ (A) Enjoyable

(B) Unsatisfied (C) Affection

(D) Not mentioned

B.Written Test I.Vocabulary and Structures III.Please choose correct word from the box below for each blank.(2 marks each blank, 5 blanks, 10 marks altogether).从下框中选出恰当的词填空每空一词。（每空2分，共10分）

1.She is ___ holiday in Hongkong.（A）with

（B ） in

（C）over

（D）on 2.His job is to ___ what people think about a product .（A）find

（B ）find out

(C) finding out

（D）finding 3.She ____four languages.（A） speaks （B ）says

(C) uses

（D）talks 4.L/C at sight is normal for our exports to your country, so we can ___- make any exception.（A）nearly

（B ）largely

(C)rightly

（D）hardly 5.A ____is a document prepared by the Accounting Department, the customer and the Accounting Department must have their own copies.（A）invoice

（B ）credit note

(C) order

（D）statement 6.Do not put a lot of food in your mouth ___.（A） sometimes

（B ）in one time

(C) at times （D）at a time 7.I‘m writing to complain ____ your service.

（A）with

（B ）over

(C)in

（D）about

8.It is now over seven months ____ we placed the above order with you and we are still waiting for the Linton filing cabinets.（A）since

（B ）until

(C)till

（D）when 9.____we hear from you within seven days, we will be forced to take legal action.（A）Until

（B ）Since

(C)Unle （D）If 10.If he had taken the other train, he ____ transfer.（A）didn‘t have to

（B ） wouldn‘t have to (C) wouldn‘t have had to

（D） haven‘t had to

II.Reading Comprehension Section A Directions: Read the following statements and decided whether the sentences are True or False .Write T for True and F for False in the brackets.( 1 mark for each and 6 altogether ) 根据陈述，对下列句子做出正确或错误的判断，请在[ ] 中填写T （对）或者F （错），每题1分共6分。

[

] 1.A file cabinet is a cupboard with shelves, books of files in it.[

] 2.A waste bin is a collection of garage and trash.[

] 3.A keyboard is a part of computer, with a purpose of inputting information into a computer.[

] 4.A file folder is a container in the center and used as a holder for loose paper.[

] 5.A file is a collection of papers or published materials kept or arranged in inconvenient order.[

] 6.A calendar is a table at which you have your meals.

Section B Directions: Complete the following letter with the words provided .( 1 mark for each blank , 8 marks altogether )用下面所给的词填空，每题1分共8分。

take, by , hopes , look , in , invitation , commence , celebrating

Our club is 1.___ its centenary.We take great pleasure 2.____ extending to you, as a famous representative player, our 3.___ to join us at this happy event and 4.____ your place at the ―VIP Guests‖ table at the centenary banquet.The centenary banquet will 5.____ at 7p.m.on 15th March, 2005, in the Ballroom of the Hilton Hotel.The banquet will be preceded 6.____a ―Golden Oldies‖ match at 4 p.m.and pre-dinner drinks at 6 p.m.The club 7.____you can join us for all these celebrations.I 8.____ forward to having the pleasure of your company on this notable occasion.

Section C Directions: Read the following procedures and then tell the following sentences are True or False.Write T for True and F for False in the brackets.( 1 mark for each sentence , 6 marks altogether )阅读下文，根据其内容对下列句子做出正确或错误的判断，请在[ ] 中填写T （对）或者F (错)，每题 1分，共6分。

New Zealand Immigration Service (NZIS) introduces the Student Bank Loan Scheme to facilitate easier proceing of student visa applications form Chinese people who want to go to New Zealand.It will make it easier for applicants or their parents to prove their financial ability to support the intended duration of study in NZ.Step 1: Applicants (or their parents) will apply for a loan to CIB directly.Step 2: CIB then considers the application for a loan.CIB requires deposits in the bank to be frozen and that they are at least 10% larger than the loan amount required.Step 3: If the loan is approved, CIB will then iue an ‗Advice for Study Loan Abroad‘ document to the applicant or their parents.Step 4: The applicant then lodges their visa application at the New Zealand Immigration Service (NZIS) together with their ‗Advice for Study Loan Abroad ‗document.Step 5: The NZIS procees the application (which may include verification of the Advice for Study Abroad document) and if satisfied will notify the applicant that they have been approved – in – principle.Step 6: The applicant takes this notification to the bank and completes a special application form to activate the loan.CIB will then iue a ‗Certificate of Credibility.Personal Loan for Study Abroad‘ document, showing that the loan has been activated.

Step 7: The applicant submits this document, together with the any other approval–in–principle requirements to NZIS, who then finalizes the application.

Step 8: If the applicant completes their study in NZ before the duration of their loan, they contact the NZIS to get a letter saying that they have completed their study.NZIS will then iue a letter which the applicant then takes to CIB to release their funds.

The following flowchart explains the operational procedures for the use of bank loan. A.Students apply to CIB B.CIB consider the Bank Loan C.CIB iue ‗Advice for Study Loan Abroad‘ if loan approved D.Students lodge applications to NZIS E.NZIS procees applications F.Students go to CIB to activate bank loan if applications approved G.Students provide ‗Certificate of Credibility.Personal Loan for Study Abroad‘ to have their visa labels iued.H.Students contact NZIS when course completed

[ ] 1.The article will make it easier for applicants or their parents to prove their financial ability to support the intended duration of study in NZ.[ ] 2.Applicants (or their parents) will apply for a loan to the Bank of New Zealand directly.

[ ] 3.The NZIS procees the application (which may include verification of the ‗Advice for Study Loan Abroad‘ document) and if satisfied CIB will notify the applicant that they have been approved-in principle.[ ] 4.If the applicant completes their study in NZ before the duration of their loan, they contact the CIB to get a letter saying that they have completed their study.[ ] 5.NZIS will then iue a letter which the applicant then takes to CIB to release their funds.[ ] 6.The article is informal and not clear. IV.Translation Directions: Translate the following sentences into Chinese.(20 marks) 将下列句子译成中文。（20分）

1.We‘ll try our best to widen our busine relationship with you.2.We regret to inform you that the goods you inquired are not available.3.We made an investigation on the market situation in our country recently.4.As your old customer, we have faith in the quality of your products.5.It is the packing that will give the first impreion on customers rather than products themselves.6.In a succeful negotiation, each party must gain something or there is no reason for the other party to participate.7.The first impreion each side makes will most likely have a major effect on the eventual outcome.8.Quantity can be found more related to practical trade, especially in international trade.9.Change in corporate culture can become neceary in certain instances.10.Managers seldom have all the information they need to make the best decision.

VI.Writing You are in charge of planning the program for a workshop for administrative aistants in your company.You have invited a university profeor to addre the group and the invitation has been accepted.You now write a letter to confirm the arrangements.The following points should be included:

Thank the profeor

Time: at about 1:30 on March 23 Place: at Jon Marshall Hotel Type of the speech (experience, stories , view of the role of the administrative aistant, how to prepare for further advancement into management) Additional help

答案：

A.Listening I.Listening Comprehension (2 marks for each, 10 marks altogether ).1.F

2.F

3.F 4.T

5.T II .Listening (2 marks each, 10 marks altogether) 1.C

2.A

3.C 4.B 5.B B.Written

I.Vocabulary and Structures Directions: Choose the correct answers for each sentences .选择适当的答案。（2 marks each question , 10 questions .20 marks altogether）

1.D

2.B

3.A

4.D

5.D

6.D 7.D 8.A

9.C 10.C

II.Reading Comprehension (20marks) Section A ( 1 mark for each and 6 altogether ) 1.F

2.F 3.T 4.F 5.F 6.F

Section B (1 mark for each blank, 8 marks altogether ) 1.celebrating 2.in 3.invitation 4.take

5.commence 6.by 7.hopes

8.Look

Section C (1 mark for each blank, 6 marks altogether) 1.

T

2.F

3.F

4.F

5.T

6.F

III.

Translation (20marks ) 1.我们将尽力（1）扩大同你们的贸易关系。（1） 2.我们很遗憾地通知你们，（1）你们所询的货物现在无货。（1） 3.我们最近对我国的市场情况（1）做了一个调查。（1）

4.作为你们的老客户，（1）我们对你们产品的质量很信任。（1） 5.是包装而不是产品本身（1）给消费者形成第一形象。（1） 6.在成功发的谈判中，每一方都必须得到一些东西，（1）另外一方不可能毫无理由地参加会谈。（1） 7.双方的第一印象很可能对（1）最后的结果产生主要影响。（1） 8.可以发现，（0.5）数量与实际的贸易关系更大，（1）尤其是在国际市场上。（0.5） 9.在一定情况下，（1）企业文化的转变变得很有必要。（1） 10.管理者很少有（0.5）能做出最好决定所需的（1）信息。（0.5）

IV.Writing March 19th, 2010

Dear Profeor,

Everyone is delighted that you can be with us on March 23.Thank you for accepting our invitation.

You talk will begin at about 1:30, John Marshall Hotel.I will introduce you.I know that our workshop participants will be very much interested in your varied experiences in busine as well as the academic world.I‘m sure you‘ll devote some time, however, to giving us your view of the role of the administrative aistant and how she or he can prepare for further advancement into management.

In the meantime, please let me know if there is anything I can do to help you.We want to make your visit with us completely enjoyable.

Sincerely yours, Elaine Yi

《文秘知识.doc》

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