善当导演搞好会务工作
最近，广东省阳江市成功举办了第四届“阳江市十大杰出青年”颁奖典礼暨“青年·发展·和谐”青年论坛，会议气氛隆重、热烈，各个环节衔接流畅，得到了与会领导和来宾的高度评价。作为会务的主要组织者和执行者，团市委办公室始终以高度负责的态度和严谨细致的作风，认真当好颁奖活动的“导演”，确保各项会务工作顺利完成。从这次活动中，我们可以得到以下几点启示：
一、要提前谋划，集思广益，精心编好“剧本”
剧本是表演的依据所在。作为办公室，制订会务工作方案就相当于写剧本，这是会前准备的重要一环。我市的“十杰”评选活动为五年一次。以前的做法就是举办颁奖晚会。经过研究，我们觉得颁奖晚会的形式传统单一，缺乏创新，而且经费开支大。于是，我们决定采取新的形式，把颁奖典礼与青年论坛结合起来，并以当前受到高度重视的“构建和谐社会”话题与直接关系青年切身利益的“青年发展” 问题作为论坛的主题。事实证明，这种形式简约而不失隆重，易于操作又颇具文化内涵，广受青年的欢迎，特别是通过团省委的帮助邀请到某著名学者作为论坛主讲嘉宾，更把颁奖活动提升到一个更高的层次。为了让工作方案更易于操作，我们还精心编制了一套会务工作流程细案，对每个环节运作的时间、工作要求、注意事项等都作出了明确的规定，确保各项工作环环相扣，有条不紊进行。
二、要明确分工，落实责任，认真抓好“彩排”
会务工作千头万绪、纷繁复杂。明确分工、落实责任至关重要。在这次颁奖活动中，我们把工作人员分为秘书组、会务组、宣传组、后勤接待组、安全保卫组等，还创造性地设立了一个应急组，专门负责活动过程中的查漏补缺、应急补台工作。每个小组有明确的工作任务、工作要求和具体负责人，保证每项工作都有人抓、有人落实，做到既有分工又有合作。比如，领导和嘉宾谁负责接待，领奖人谁负责通知，观众秩序谁负责维持，新闻记者谁负责联系等都有着落。此外，为了营造现场的气氛，我们还专门安排了几位观众有意识地在领导进场时带头起立、鼓掌，在嘉宾演讲到精彩之处时带头鼓掌、喝彩。在明确了分工的基础上，我们抓住几个主要的环节进行了“彩排”。如颁奖嘉宾的引领，领奖人的走台，少先队员的献花等。对于一些因当事人(如领导)不能参加“彩排”的环节，我们作了充分的准备，并进行模拟演练，从而及时发现了可能出现的问题并找到了解决的办法。正是由于有了会前的“彩排”，颁奖活动当天，各个环节都衔接得非常顺利，尽在掌握之中。
三、要统揽全局，着眼细处，灵活处理好“表演”中的应急补台
会议正式开始，相当于一出精彩的“演出”拉开了帷幕。与戏剧影视导演不同的是，会议一开始就不能中断，即使出现错漏的地方，也不能叫停重来。而且，实际操作中还往往会出现一些意想不到的情况。这就需要“导演”既要有统揽全局的谋略、镇定指挥的本领，又要有着眼细处的意识、应急补台的技巧。在这次颁奖活动中，我们在确保大项工作不出现疏漏的同时，时刻留意每个细节，如音响效果怎样、颁奖音乐是否准备妥当、电力供应是否可靠、领导的材料是否有缺页、奖品和领奖人排序是否对应、领奖人披的绶带是否整齐牢固、少先队员和鲜花是否安排到位等。更重要的是，我们随时做好了应对突发问题的准备。在这次颁奖典礼中。一位市领导在会前说临时有重要任务不能出席颁奖活动，因此，我们把他在主席台上的座位牌拿了下来。但正当会议即将开始时，这位领导又通知我们说正赶过来参加会议。由于我们早有应急方案，对领导的出席情况作了多种估计，设计了多个预案，并考虑过如何调整座位最为快捷等，于是，在领导进入会场之前，我们就非常利索地对主席台的座位进行了调整，及时地把这位领导的座次牌摆了上去。会议过程中，我们还注意随时做好补台工作。发现领导的座位牌颁奖时被碰歪了，即安排后勤人员上前借倒茶水之机把它摆正；发现现场音响效果不够理想，及时提示音响师进行处理；发现领导或重要来宾离座，马上派人跟上去做好服务工作等等。总之，由于细节问题和突发问题能得到及时有效的处理，确保了颁奖活动顺利进行。
四、要坚守岗位，善始善终，妥善做好“闭幕”工作
一次成功的会议，不仅要有充分的会前准备，周到的会中服务，而且要有高质量的会后工作，三者缺一不可。会议结束后，与会人员的就餐安排、领导和来宾的欢送、会场遗留材料的收拾、会务费用的支付等问题，都不能因为会议结束而放松。作为会务的“导演”，要始终坚守岗位，善始善终地把最后的“收场”工作做好，确保与会者高兴而来，满意而归。在这次颁奖活动结束后，我们还注意及时做好宣传报道和信息报送工作，不仅在市内各大新闻媒体头版头条对颁奖和论坛盛况进行了报道，还利用团的宣传阵地《团讯》进行了宣传。应广大青年的要求，我们还把青年论坛上著名学者的精彩演讲整理后全文刊登在报纸上，让更多的人一起分享。事实证明，这些善后工作，对巩固颁奖活动的成果，扩大颁奖活动的社会影响力，树立共青团的形象起到了积极的作用。
五、要及时总结，善于改进，不断提高“导演”水平
颁奖活动结束后，我们及时召集会务工作人员召开了总结会。在总结会上，大家畅所欲言地发表对颁奖活动的看法，总结经验，寻找差距，分析存在的问题或不完善之处，讨论改进的办法。同时，对在会议过程中尽职尽责、出色完成任务的同志给予表扬，对工作不尽完美、有错漏的同志给予提示和批评。由于在成绩面前能始终保持清醒头脑，戒骄戒躁，在失误面前敢于正视，善于改进，团市委的会务“导演”能力不断得以提升，严谨高效、富于创新的会务工作得到了领导同志和青年朋友们的充分肯定。
