第33届广州国际家具展实习报告 --“会展的策划和组织”实习小组成员：
实习时间：2014年3月18日到3月21日 报告制作完成时间：2014年4月5日
I.会展开幕的现场策划与管理 1.展会现场布置
2.VIP（very important person) 接待 3.媒体的接待和管理 4.展会开幕
II.会展布展与现场服务 1.办展机构现场管理 2.参展商的现场管理工作 III.撤展管理 1.展位的拆除
2.参展商租用展具的退还 3.参展商展品的处理和回运 4.展品出馆控制 5.展场的清洁 6.撤展安全保卫 IV.参展观众的统计
1.依据观众办理登记手续的内容进行统计 2.根据门票进行统计 3.参展商的客户统计 V.分析不足与建议 VI.附件
实习概述
实习简介
实习项目：
实习时间：2014年3月18日到3月21日 实习地点：广州广交会展馆 所选的撰写角度以及选择的原因
角度：展会现场服务的组织和管理
原因：与实习的内容和岗位的分配相符合。对该角度有比较直观的认识体会。 正文摘要
本实习报告是全组成员在为期4天的实习过后，经过各自的思考总结得出来的心血结晶的汇总。通过这份实习报告，可以了解到很多与本次展会相关的东西，例如：会展开幕现场策划与管理、会展布展与现场服务、撤展管理、参展观众的统计等等。同时，我们希望通过对本次实习过后的总结与沉淀的记录，及时回顾实习过程中的所见所闻，所思所想，力求把通过实习获得的实践经验内化为自己的专业素养。
一、会展开幕现场策划与管理
（一）展会现场布置
1．展会开幕现场
广州国际家具展布置好开幕背板、门楼或展会横幅，并在背板上写上展会名称，开放时间，展会的主办、承办、支持单位等办展单位的名称等。
2．展馆序幕大厅
要布置好展馆、展区和展位分布平面图、各服务网点分布图、各参展企业及其展位号一览表及名录牌、展会简介牌、展区参观路线指示牌、展会宣传推广报道牌、展会相关活动告示牌等。但也存在现场指示标志不明显或者容易让人产生误解，在A区和B区门口却放着C区的广告。 3．展会各展馆
你 本主办方除了各参展企业的展位以外，还在各展馆（展区）设有提示牌、参观路线指示牌、本展区服务网点提示牌、至其他展馆（展区）的路线提示牌、本展区参展企业及其展位号一览表等。
4．展会嘉宾的休息室或者会客室
广州国际家具展除了配备一些茶水、咖啡和小点心等以外，还放一些有关展会的介绍资料在VIP接待中心。可以为该休息室或会客室配备具有一定英语沟通能力的服务人员。
5．其他
为方便参展商和观众。由于广州国际家具展在咨询服务中心设立一条龙服务中心，，安排专门的人员负责接待和联系客户，现场处理和回答客户的有关问题。由于展会规模较大，展会在各个馆设立一些咨询服务点，为客户服务。
（二）VIP（very important person) 接待
本次展会的VIP接待中心的接待对象主要是贵宾和媒体朋友。除了配备一些茶水、咖啡和小点心等以外，还设置了电脑无线上网服务，还有两张高档全自动按摩椅。
（三）媒体的接待和管理
该家具展主要的媒体接待就是在新闻中心和VIP接待处，开放给各个媒体。 其主要的活动有如下：
（1）主题：第33届中国（广州）国际家具博览会开幕介绍会
时间：2014年3月18日 9:30-10:00 地点：展馆A区珠江贵宾厅
（2）主题：第6届广州家居设计展开幕式
时间：2014年3月18日 10:30-10:45 地点：展馆C区16.4馆
（3）2015年9月第36届中国（上海）国际家具博览会发布会
时间：2014年3月18日 11:00-11:45 地点：展馆A区珠江贵宾厅
（4）主题：“秀给你看”——2014北京品牌家具产品荟暨5.28推介会启动仪式
时间：2014年3月18日 14：00-16:00 地点：展馆A/B区中平台 （5）（5）主题：2014年CIFF-CSIL全球家具前景研讨会：全球家具和床垫市场
时间：2014年3月19日 13：40-17:40 地点：展馆A区白云会议室
（6）主题：探寻“休闲生活体验”的国内发展前景
时间：2014年3月20日 14：00-16:00 地点：展年3月馆A区白云会议室
（7）主题：第33届中国（广州）国际家具博览会颁奖典礼 时间：201420日 15：00-16:30 地点：琶洲AB区中平台
（四）展会开幕
1、开幕时间和地点
2014年3月18日 ，第33届中国（广州）国际家具博览会隆重开幕，开幕仪式在琶洲展会的AB平台上。
2、开幕式讲话稿和新闻通稿 中国对外贸易中心集团董事长王治平致辞：享有“品牌第一阵营”美誉的第33届广州国际家展会于3月18—21日在广州琶洲展馆举行，此次展会以现代家具和古典家具为核心，特别设置有现代国际品牌展区、儿童青少年家具展区、定制家具展区、新中式红木家具展区等，汇聚了来自广东、浙江、北京、江苏等地的知名本土企业和来自美国、德国、意大利、法国等20多个国家和地区的跨国企业，共有超过1000家的中外展商济济一堂，亮点纷呈。此次广州家具展为了使中外客商有更多的洽谈交流机会，从2014年开始，3月广州家具展两期展会的展览时间均从原来的四天延长到五天，即第一期展览时间为3月18-22日，展览题材有民用家具、户外家具及休闲用品、家居饰品及用品、家纺布艺及辅料等；第二期展览时间为3月28日-4月1日，展览题材有办公家具、商用家具、酒店家具、家具生产设备及辅料等；9月的展览时间则调整为9月5-8日，仍为四天不变，展览题材有民用家具、户外家具及休闲用品、家居饰品及用品、家纺布艺及辅料等“大家居”系列。广州家具展规模达68万平方米，参展商数量达3800家，近20万来自世界各地有商业价值的专业采购商和行业人士会。
二、会展布展与现场服务
（一）办展机构现场管理
1、展会现场布置
上面是这届家具展的现场位置平面图，这次展会主要分3个区域，分别是A、B、C区，
A区：主要有国际馆展区、民用现代展区和户外休闲展区，其中1.1、2.1的粉红色部分是国际馆展区，3.1-5.2红色部分是民用现代展区，6.1-8.1的绿色部分是户外休闲展区。
B区：主要有民用现代展区和民用古典展区，其中9.1-11.1、12.1-13.2的红色部分是民用现代展区，9.2-11.2的黄色部分是民用古典展区。
C区：主要有家纺展区、家居饰品/用品展区和家居设计展区，其中14.1、15.1的粉红色部分是家纺展区，14.2-16.3的紫色部分是家居饰品/用品展区，16.4的天蓝色部分是家居设计展区。
另外，展馆内都设有登记处，医疗室，VIP，行李寄存处等全套展馆服务设施设备，方便参展入员进馆参展。
2、展会注册及入场管理
展会人员主要分为三大类别：观众为一类将持有绿色证件，采购商、VIP、服务商、记者，工作人员为一类持有蓝色证件，参展商为一类持有黄色证件。所以展会注册也按这些类别来分类进行。
普通观众可以通过网上预登记或拿名片现场登记来换取见证进场，或者也可以通过现场买票换取一日有效的证件。
在整个场馆类设有8个登记处，展馆设有多个入场口，而且规定参展商可以再8点30分可以入场，而采购商、观众等需9点30分才能入场，让参展商提前入场，让他们有足够的时间装饰展位。
3、展会设备设施及安全管理
展会现场都配有与之相关的设备设施，首先进场都需要经过条形码扫描，然后过安检，禁止人们带违禁物品进入展会现场，确保展会能顺利举行。其次展馆内都设有吸烟区，快餐区咨询台，行李寄存处等。另外为了方便采购商、观众进入C区，在B//C区间设有缆车搭乘人们过去C区。
在安保方面，每个场馆有设有至少一名安保人员，在入场出会设有至少3名以上安保人员，其间还会有武警人员来回巡查展馆，确保整个展会能顺利举行。
4、展会现场的相关活动管理
此次家具展在y通道西门、北广场等地方都设有行李寄存处，方便参展人员寄存行李，另外在每个展馆内都有咨询处，为参展人员解疑，指路。另外都设有休息处和餐馆区，可以解决参展人员吃饭问题。地下车库也有足够的车位给参展人员停车。
5、展会现场的其他服务
因为1.1和2.1是国际馆展区，所以其中会有不少外国人，他们的文化习惯跟我们比较不同，有写人需要每天都进行祈祷，所以这次家具展凸显人性化设置，在负一层设有穆斯林祈祷处。
（二）参展商的现场管理工作
1.布展
广州国际家居展为进一步推进家具展的绿色发展。循环发展、低碳发展，提高资源的利用与再生，打造绿色家具展要求参展企业采用无毒无害、课循环利用的环保材料，主体框架采用型材（钢结构、铝结构）；不产生特装板材垃圾；展位照明灯使用环保节能灯。并且按照搭建的相关规定进行布展。
2.展位的人员配置和管理
所有参展单位必须是合法登记注册的法人单位，否则，组委会有权取消其参展资格，并且，组委会将保留追求其法律责任的权利。
展商的活动和人员必须限于其展位内。我们必须提醒展商，在展览会结束之前，所有展品必须处于展览状态。在此之前，组委会将阻止参展商的一切撤离行为。展商不得在展馆其它地方进行广告宣传活动，比如宣传单、样本、杂志的散发等。除了为其产品寻找地区代理，展商不得利用展览进行人员招募。
3.其他相关宣传推广活动
灯箱广告、条幅、玻璃墙吊幅、护栏玻璃广告、电梯间外墙、展馆门口上方广告、楼梯护栏、落地广告牌、扶手电梯广告、地贴广告、三角广告塔、展馆侧立面大型条幅。
\\ 5.信息收集工作
根据展会的相关要求，大会有权收集参展商的相关资料用以更好的管理展会的秩序，同时能发现展会期间参展商遇到的问题，并通过信息的收集提供相应的解决方案。参展生也可以通过合法合理的方式获得采购商的联系方式等信息从而扩大自己的业务。 6.细节管理注意事项
1).在布展期间贵重物品最易丢失，在所有手提物品撤走或打包，及租用器材、设备归还供应商之前，请确保您的展位有人照看。（失物招领应向保安部查询。所有的失物招领将分类保存30天。30天期满，展馆将自行决定物品的处理方式，其他人无权对这些物品进一步追索。展馆将不对在规定期限内未捡到的物品负责。）
2).未能参展。已经签署并提交有效展位预定合同，但未参展且未被组委会免除合同义务的展商应支付合同规定的所有费用及组委会因展商未参展而产生的额外费用。
3).展馆里设有吸烟区，不可随处吸烟。 4).展位清洁。展览会每天闭馆后组委会将安排各个展厅的清洁工作。展商负责自己展位的清洁。
5).垃圾清理。在展位搭建和撤展时，包装、展位搭建材料或碎片不得阻塞展馆内通道。负责光地展位搭建或展位内部装修的搭建公司每天必须负责清理展位内搭建用废弃物。油漆和锯木的工作只能在展馆外指定地点施工。
6).存储。存储和运送展品的纸板箱、板条箱、箱子、包装材料和集装箱不得存储在展馆内。展商必须指定运输代理公司预先安排存放这些物品。 组委会保留移走和处置留在展馆内物品的权利。任何由存储和处置发生的费用由展商承担。 7).破损。由展商、搭建公司之相关雇员造成的展览场地设施的破损所发生的费用由展商负责。对于申请装修标准展位的展商，由展商、搭建公司或其相关雇员造成的展位装修材料，如地面铺装物、灯具和租用设备的损坏所发生的费用将由展商负责。
8).不可抗力。由于不可抗力因素，展会的时间有可能改变。组委会不承担展商直接的或间接的由于以下原因而遭受的损失：遭遇火灾、洪水、地震、风暴或其它自然灾害、政府行为等不可抗力、劳工争端引起的法律判决。在以上情况下，组委会不退还展商已付的全部或部分款项。
9).不可预见情况。如有超出本“规则”和参展合同内指明的不可预见情况发生，组委会将保留最终决定权。
三、撤展管理
（一）展位的拆除。
展览完毕，各参展商的展位要安全拆除，让展览场地恢复原貌，展位的拆除工作一般在展品取下展架后才进行。展位的拆除工作就要由参展商负责。不及时清理的材料，大会将代为清理，但其中产生的费用及附加费用由参展商支付，大会要监督各参展商或承建商按规定的程序进行展位的拆除工作。
（二）参展商租用展具的退还。
展览完毕，各参展商临时租用的展具要及时退还展馆服务部门或者各承建商。如果参展商在退还展具时和展馆服务部门或承建商之间出现问题，大会可以从中协调。
(三)参展商展品的处理和回运。
展览结束后，参展商的展品有四种处理办法:出售、赠送、销毁和回运。不管是哪一种处理办法，参展商都要提前做好计划和准备。撤展时，大会将安排二楼和三楼展馆近南北面展品出入口主通道旁的部分展位优先撤展，以腾出该区域的空间便于其他车辆出入。
(四)展品出馆控制。
为了保证所有出馆人员带出展馆的展品是他自己的物品，在展会展览期间及展会结束后，大会要对所有的出馆展品进行查验才给予放行。大会给出馆展品实行放行条控制，需要出馆的展品相应的参展商要向大会申请放行条，展会在查验展品与放行条一致时才准许其出馆。
(五)展场的清洁。
展会撤展时往往会比布展时产生更多的垃圾， 对于这些垃圾，展会或其指定的承建商要及时处理。施工单位撤展时必须同时清理干净本展位的装修垃圾，并自行将板材垃圾直接拉到大会指定的垃圾堆放点：A区，南广场塔楼底，北广场7.1馆外，B区：南广场塔楼底。施工单位必须在规定时间内拆除展台及清扫完装修垃圾，延时将被扣罚保证金。 (六)撤展安全保卫。 会场保安由大会安排，展会办理了公众责任险保险，在展会期间尽力确保场馆及展品安全。撤展期间，展商必须负责其展品之安全，如有需要，展商可个别聘请护卫员同行。展会撤展时往往比较杂乱，展会不要松懈撤展现场的安全和消防保卫工作。
四、参展观众的统计途径
展观众的统计途径有：
1、依据观众办理登记手续的内容进行统计：
2、根据门票进行统计：
3、参展商的客户统计。
、分析不足与建议 不足之处：
1、物资准备不足。在展会期间，刚开始的两天，虽然物资方面充足但也补充不及时，后面几天，物资相当地匮乏了，特别是参观指南，到展会最后两天基本没有得派发了，观众对物资的不足显得十分不满意。
2、后勤处人手不足。三个区的后勤人员只有5-6个人，而且距离又相当得远，物资的运送根本不能做到及时充足，通常会出现咨询处物资不足，而后勤没能及时供应。
3、与安保人员沟通不足。在展会期间，出现了安保人员拦截后勤部的拖车的情况，原因是安保人员说上级不允许展馆之内使用拖车，造成的结果当然是物资只能靠人力搬运，只不仅增加了后勤部的工作量，而且也需要更多的时间去运送物资，直接造成了咨询处物资缺乏而无法派发的情况，造成参观人员抱怨不断。 4.wifi和充电插头没有提供。不方便一些国际采购商，无法及时地向当地公司传达各种文字或者图片信息。
5.承办商与主办方传达到各个咨询点的信息不对称，如有时候给提供了错误的信息给一些需要提供信息帮助的人。
6.现场指示标志不明显或者容易让人产生误解，在A区和B区门口却放着C区的广告。因此让很多人误解。
7.现场没有设置电脑供客人查询参展公司位置，引起客人很大不满，并且有些外国观众抱怨中国科技落后。
建议：
1.开源，节流。其实上述的设备和资源不足的情况都是由于资金不足引起的。可以通过一些途径增收，像会刊这种具有很大商业价值并且人们不惜花高价购买的资源，不应只让少数人免费得到，可效仿其他展会设会刊售卖点。因为在展外有很多黄牛党通过复制会刊售卖。有需要的人还是会购买。另外也可减印一些没有太大价值的书签（设计很不实用），和高成本的电子会刊。因为光盘没办法一眼明白他的价值，很多客人都不要。
2.现场导购图应根据往年统计的人数大概预算，准备充足。导购图首页应该有个展馆类别的总结。现场应粘贴显示观众所在位置的导览图。 3.承办方开展前需与主办方再三确认信息的准确性。
4.工作人员必须进行合理规划。想要工作顺利进行，人手必须充足，因为场馆的距离和咨询点比较多，每个展区都应该准备5-6个工作人员，只有人员充足，物资才能正常供应。
5.与各方面的工作人员必须做好沟通工作。不仅是要和安保人员做好沟通，各个岗位的人员也需要进行事前充足的沟通，如安检人员、仓管人员、咨询处的工作人员等等。
六、附件—成员情况
1.咨询点：
岗位情况；主要工作就是向需要帮助的人提供信息帮助。因此，我们需要掌握大量有关展会的各种详细信息，才能给别人提供准确的信息。在工作工程过，我们需要面对来自世界各地的朋友，包括国内与国际。所以需要较强的语言交流能力。主要是普通话和英语。有时候因为自身能力与对方英语发音问题，会产生一种语言交流的障碍，但是，我们小组成员之间互相帮助，或者让对方写下来，或者是一些肢体语言让我们及时地解答了所有的问题。有时候一些观众会反应到我们提供的信息不真实，在这种情况下我们会先自己踩点，跑到组长给我们提供信息的地方，先确认观众反应是否属实，若是属实，则向组长反映并找出正确的位置，避免下次出现这种误导观众的现场。 2后勤：
岗位情况：在各个相关负责人的指导下完成相关参观指南、挂绳、证件等物品的运送，保证现场的物品充足；在中午用餐及下午轮休时，在相关负责人的指导下替补岗位上的工作人员进行轮休及用餐；早上高峰过后，服务处相关负责人可以安排资料整理的工作人员进行资料的整理工作，保证在每天结束时能按时完成整理资料的工作。 3.门禁： 岗位情况：门禁处工作人员需要在对每位进入展馆的参观者配挂的胸卡中的条形码进行扫描，相互配合及时补漏，做到门禁扫描绝不遗漏；对没有配挂胸牌的观众进行指导，告知他如何换取胸卡，让每位参观者配挂本次展会胸卡入场展观；协助维护现场门禁处的观众入场次序。
