浅谈如何改进和创新国有企业办公室工作
国有企业办公室，是一个展示企业形象的窗口，是直接为领导服务的综合办事机构，是沟通上下左右、联系四面八方的桥梁和纽带。在新形势下，国有企业办公室工作何如能打破成规陋习、卓有成效地创新工作思路、提升整体办事绩效？如何能切合实际、与时俱进、改变形象、更大更好地发挥其职能作用，为企业做出更大的贡献？是一个不容忽视的问题。胡锦涛总书记在党的十七大报告中强调要“解放思想、实事求是、与时俱进，勇于变革、勇于创新，永不僵化、永不停滞”。因此，笔者就如何改进和创新国有企业办公室工作谈谈自己的看法，以书管见。
一、不良现状及存在的问题
国有企业办公室的设置和职能作用的发挥，无论是企业大小或名称怎么确定，都沿袭着一些不良的认识或做法，没有真正体现和发挥行政办公室应有的功能和作用。有的虽然定名为“厂办”、“公司办”、“总经办”、“总裁办”、“综合管理部”、“行政部”、“后勤部”、“总务室”等等，但在企业管理工作中发挥的作用却各不相同，或多或少存在以下不良状况和问题。 一是职能乱。不少国有企业行政办公室的工作职能，较长时期一直保持着服务、参谋、助手、协调的职能，就像所谓的“万金油”一样，什么都干；除了领导临时安排的事务以外，多数是拟拟文稿、接送客人、安排会议、负责卫生、收发文件、管理小车和食堂等。虽然这些职责或工作十分必要，但它们不能完全凸现行政办公室在企业管理工作中的职能或作用。不仅如此，在国有企业精简机构或人员过程中，不少企业还随意把一些专业性工作，比如人力人员招聘、薪酬设置、考勤管理、社保工作、经济责任考核、安全保卫、审计工作、土建维修、库房管理甚至财务工作等统统“塞进”行政办公室，使其管理职能十分混乱，甚而造成新的机构臃肿、人浮于事、忙闲不均、效率低下。
二是地位低。企业行政办公室机构的设置，往往是“说起来重要”、“看起来次要”、“闲起来就不需要”的一个部门。尽管一些企业在办公室人员选用过程中，选择一些文化高、人品好、能干事的所谓人才，但每每在调资升级、奖金发放或个人待遇、年终评定中却成了“末等公民”，甚至在少数管理人员和领导的眼中成了“只会抄抄写写、打打杂”的多余角色，其部门和人员在企业管理中的地位可想而知。
三是权利小。企业行政办公室本应是企业决策层领导的“喉舌”，应该赋予一定的权力。但在企业实际工作中，除了会议通知、车辆安排或后勤事务中拥有一定的“办事权利”以外，很少有参与企业重大问题讨论决策的权力，很少有规范企业管理行为的权利，很少有策划、监督、实施、处置某项工作的权利，很少有人事任免、薪酬加减、奖惩兑现的权利。因此，不能有效地发挥其部门职能和人员的作用，不能保证企业内部的“政令畅通”，从而造成行政办公室办事效率低、贯彻执行不力的现象。
四是效能低。由于上述几个原因，在国有企业办公室工作中普遍存在着一个效能低下的问题，也导致办公室人员有“缺少专业支撑”、“随时被人替代”的失落感和危机感，因此“办事小心谨慎”，“做人唯唯诺诺”，“怕说错话做错事”，“多一事不如少一事”，“只管自己平和安，哪管他人是与非”的心态和现象成了办公室人员的一个写照，不仅使部门的管理职能削弱，而且影响了部门的工作效率和效能，有害于企业的管理和企业各项工作的执行力。
二、对改进和创新的几点意见
随着现代国有企业的发展，企业内部各机构的设置，不仅需要按照优化、高效、合理的原则配置，还需要有明确的职能分工并强化绩效。特别是行政办公室，要在过去仅仅是写写文稿、收收报表、传传文件、作作记录、迎来送往等所谓的服务、参谋、助手、协调职能的基础上，
积极创新工作思路，改变工作方式，提升办事绩效，做到“以作为求地位”。只有这样，行政办公室工作才能适应新形势下企业管理的发展和要求，才能真正有所作为。以下几点意见不失为改进和创新行政办公室工作的好思路和好方法，可以借鉴。
1、建立信息报告制度，掌控企业生产经营动态。即企业行政办公室在结合企业生产经营实际的基础上，建立完善的内部信息报告制度。譬如，通过每日召开的质量早会、生产碰头会和《内部信息单》等方式，快速了解和反映企业整个供应、生产、质量、设备能源、物料消耗、仓库储备、产品发运及售后服务等情况，并通过办公室统一编制出《信息简报》或《快报》，上呈公司领导，下达内部各单位，把每天的生产经营动态和出现的异常情况或问题，及时反映并督促解决。这样既能使行政办公室充分发挥出助手、参谋、监督、检查和协调的职能，又能充分展现行政办公室在企业管理中的地位和作用。
2、编制行政重点工作计划，统筹企业生产经营工作。即由行政办公室代表总经理（厂长）通盘考虑月度生产经营计划，通过计划表格方式，把生产、供应、质量、设备、安全、库管、原料消耗，人力资源、财务管理、产品销售等各方面的重要指标和主要工作及要处理的重要问题，纳入总经理（厂长）部署的月度计划目标，下达到内部各单位（部门），并建立相应的执行、检查、报告、评价、考核办法。这样既能强化企业内部特别是公司高层指令的执行力，又能体现办公室的权威及统筹、管理能力，使办公室职能更加强化，体现办公室在企业管理工作中的作用和价值。
3、编制企业综合管理刊物，以办公室所作所为求得地位。即由办公室定期编印出《综合管理信息》或类似的刊物，通过设置如《总经理训导》、《重点工作提示》、《经济责任考核》、《质量之窗》、《一线报道》、《员工之声》、《大事记》、《生产动态》、《市场信息》等栏目，综合反映企业生产经营、基础管理和企业文化建设等方面的内容和情况，既有利于提升企业综合管理效能，又展现了办公室贡献和作用。
