秘书处第一个月总结大会
开场白
一、发通知
1、给不认识的人发通知，首先要交代自己的身份（旅游学院秘书处干事），如果是正式的通知，落款写：旅游学院团总支学生会或旅游学院办公室。
2、通知内容尽量简洁。但该有的内容要有。
3、怎样才算完成了发通知这个任务？问：泳敏，陈驹，张颖。 要确定每个人都收到通知，如果他一直没有回复，可以发多次通知给他。如果这个通知比较紧急，要打电话确认没有回复你的那个人是否收到通知。要确定每个人都通知到位，这样才算完成了发通知这个任务。
4、发通知要注意时间。中午12：45，晚上11：00过后不要发通知，要不然会打扰别人休息。（扰人清梦啊）
二、申请
1、一教的课室是申请的，二教的是霸的，实验楼的课室晚上是到校学生会申请的。
申请完课室，要在使用课室前到课室在白板的角落上写上备注。格式如下：旅游学院于今天下午3：30--5：30借用此教室开秘书处第一次工作会议。如有不便敬请原谅。旅游学院
2009/11/3
2、补充：申请借用电源、申请男生进女生宿舍或女生进男生宿舍的批条。
申请书（申请借用电源）
尊敬的保卫办：
旅游学院定于__月__日~~__日在中心花园举行第一届旅游形象大使决赛，故须申请借3号楼的电源。望校区领导批准。
望校区领导批准。
申请单位：
旅游与环境学院申请单位负责人：
批准单位负责人：
申请书（批条）
尊敬的保卫办：
旅游学院定于__月__日~~__日在_________号宿舍楼进行旅游形象大使比赛的扫楼宣传，故须申请11个同学进入
4、6号楼的学生宿舍。望校区领导批准。
申请单位：
旅游与环境学院申请单位负责人：
批准单位负责人：
3、团工委可借物资
1） 音响设备：音箱2个、无线麦克风3个、有线麦克风2个、咪架1个、小咪架2个、大声公1个
2） 胶凳1000张、红色折凳30张、长桌子20张、
舞台红地毯2块、
3） 司仪台1个
4） 抢答器1套（10个） 5） 三轮车2辆
6） 活动中心蓝色棉凳126张，桌子5张
7） 会议座位牌10个 ＊ 注：没有嘉宾台红布跟假花
4、由于近期一教长廊活动板摆放比较混乱，阻碍过道进而影响同学正常通行。校学生会已发通知，要求各学院严格根据《校学生会办公室申请流程及相关表格》里的相关规定申请、使用活动板。若有发现违规现象，将按照《黑名单制度》的相关规定予以警告或列入黑名单处理。
现在我要特别强调申请和使用活动板程序。
申请：①大组织最多3块，学院最多2块的原则。
②A、活动板的申请一般需要先留言，最多可提前一周在“活动板留言本”上留言，最长使用时间为一周。为了确保活动正常进行，特别是大型活动，例如下个学期的旅游文化节需要申请活动板，就要可提前一周去留言。在我们学校有很多活动，申请活动板最好都是提前一周去留言。这个可以转达给你们跟进部门的部长。
B、校学生会办公室的同学会根据“活动板留言本”上的留言，按照“先到先得，
兼顾公平”的原则，进行安排。最后会在当晚以电话的形式通知申请人到办公 室办理申请手续。
C、申请人须在接到通知的两天内到办公室办理申请手续，并交100元押金，误
期将当作自动弃权处理。未办理完手续就用板，一经发现严重警告，情况严重 的记入“黑名单”
D、每板最多一个星期，没有续借手续。使用完如果还需使用，写申请书经由团
工委张老师批准。
E、借用的活动板只能放置在一教二教，一饭二饭三饭，另外一教的摆放有特别规定。
使用时： A用板期间要保证板无损坏
B宣传板借出两日后要见其海报，否则活动板会被收回。 C归还时须自行撕掉自己的海报。
D不能出现连扳现象，即两块板贴一张海报。 E还板的时候要联系办公室负责人，在一教长廊当面检查活动板的摆放情况以及是否完好，才能拿回押金。
5、黑名单制度
活动板：
1． 不按照活动板使用说明的内容做的，一经发现，视其情节轻重给予警告或列入黑名单 2． 私自换板、撕毁板号、逾期不还板、不把板搬回一教长廊并排列好的，发现后给予警告，被办公室同事发现却屡劝不改的，直接拉入黑名单
3． 校学生会不论申请的人是谁，只认申请的学院或者组织，警告三次之后即列入黑名单
教室：
1． 一般不得使用双面胶，透明胶，使用前要确保用完后能清理干净，不留痕迹。白板不得用油性笔写字，只能用白板笔写，如果可以的话，每个小秘都自备一支白板笔，方便霸课室。白板写完后要擦干净，活动后要清理干净课室，桌椅要摆放整齐。一旦发现不合要求，该单位将被列入“黑名单”
2． 私自换教室，破坏教室设施的发现后给予警告，被办公室同时发现却屡劝不改的，直接列入黑名单。 3． 不论申请的人是谁，我们只认申请的学院或者组织，警告三次之后即列入黑名单 桌椅：
1． 不按照仓库&404桌椅使用说明的内容做的，一经发现，视其情节轻重给予警告或列入黑名单 2． 破坏仓库或404桌椅、逾期不归还桌椅的，发现后给予警告，被办公室同事发现却屡劝不改的，直接拉入黑名单 3． 校学生会不论申请的人是谁，只认申请的学院或者组织，警告三次之后即列入黑名单 惩罚措施： 活动板：被警告三次之后列入黑名单，被列入黑名单的学院或组织扣除当接下来一个月的活动板一块，第二次进入黑名单的,扣除接下来一个月两块活动板，以此类推。 教室：被列入黑名单的学院或组织一个月内只能申请前半段即7点到9点的教室 仓库桌椅：被列入黑名单的组织或学院一个月内不得申请桌椅
三、工作汇报
要及时、主动汇报工作进度。
四、多部门多职务间协调（在各个部门里面，都要表现自己。也要学会合作。发表自己意见，也要聆听别人的意见。）
五、在办公室值班
1、要有礼貌，见到老师、师兄师姐要热情大方地问好。你们代表的是旅游学院的形象。
2、要主动学习。有什么不懂可以问。但是自己先思考，真的不知道怎样解决再问。
六、每个小秘说这个月自己的主要工作，和大家分享交流工作经验。 （问维聪，怎样申请视频讲座的课室，在申请的过程中遇到了什么问题，最后是怎样解决的。）
