档案保管制度
1 范围
为规范企业档案管理， 维护机关档案的历史面貌，确保档案的完整与安全，使档案排列有序，便于查找利用，制定本制度。本制度适用于大唐黑龙江新能源开发有限（以下简称本公司）所属各部门及分子公司。
2 规范性引用文件：
下列文件对于本制度的制定是必不可少的。
《档案法》
《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》
《电力档案标准化管理实施指南》
《企业档案工作规范》DA/T42-2009
《电力企业档案管理规范操作》
《档案馆建筑设计规范》
3定义及术语
下列定义和术语适用于本标准。
3.
1档案室
机关、团体、企业、事业单位中负责管理本单位档案的机构，国家档案事业系统的基层组织。
3.
2库房
收藏档案的专门用房收藏档案的专门用房。库房地址的选择，以及防热、防潮(防水)、防火、防盗等方面均有一定的要求。
3.
3档案鉴定
鉴定是区别于判定档案真伪和档案价值的鉴定。档案鉴定是对价值的评价和预测。
3.
4销毁
指经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。
3.
5销毁清册
是登录被销毁档案题名、数量等内容并由责任人签署的文件。
4档案保管设施设备
4.1档案室必须符合国家档案局《档案馆建筑设计规范》要求。
4.2档案室必须专用，做到办公室、阅览室、库房三分开。
4.3档案室要配备档案防护设施、设备，并按相关安全管理规定要求定期进行检查、检定与更换，做好档案保护工作。
4.4库房设备八防措施(即防火、防盗、防光、防尘、防高温、防虫鼠)和三铁一器(即铁门、铁窗、铁皮柜和灭火器),保证档案做到万无一失。
5档案室管理
5.1档案室要指定人员进行管理，并将室温湿度值卫生状况、设施设备状况记录到档案库房管理记录。
5.2每季度末对档案室消毒一次，消毒时间根据消毒设备使用说明书及库房面积而定。消毒时，档案柜架门要敞开。消毒结束后，档案室管理人员要佩带口罩等必要的防护用具，打开库房门窗进行通风，消除库房异味。
5.3温湿度控制标准。档案室的温度应控制在14～24℃，日变化幅度不超过+/-2℃；相对湿度应控制在45～60%，日变化幅度不超过+/-5%。各级档案管理部门要因时因地采取设备与人工相结合的措施做好档案室的温湿度控制工作。
5.4保持档案室清洁、卫生，不准堆放与档案保管无关的物品。
5.5严格按说明书使用电器设备。下班后和节假日休息期间切断库房内所有电源。每月检查一次电器线路，及时将存在安全隐患的设施设备情况向本部门档案负责人汇报，消除事故隐患。档案室内严禁烟火。
5.6档案室原则上只允许档案工作人员进入。如因工作需要非档案工作人员必须进入库房时，则必须由档案工作人员全程陪同。库房无人时必须关窗、关门、上锁。
5.7档案部门每年对（室）藏档案进行检查。出现纸张破损，字迹褪色、扩散等情况，做好记录并向本部门档案负责人汇报，及时采取修复措施。
6档案鉴定与销毁
6.1各类档案的鉴定工作，由公司档案鉴定小组负责。档案鉴定小组由档案形成单位的档案工作主管领导、专业主管部门负责人、业务专家及档案工作人员组成。
6.2采取直接鉴定法对超过保管期限的档案进行鉴定。首先由档案室列出被鉴定档案的清单，提出存毁意见，会同有关业务部门拿出处理意见，然后报鉴定小组鉴定。鉴定后写出鉴定报告和鉴定销毁清单，并在案卷备考表或案卷目录中注明。
6.3销毁档案必须严格掌握有关规定，慎重从事。对经过鉴定准备销毁的档案，要编制销毁清册一式三份，由鉴定小组负责人签字盖章，报上级机关审批。
6.4销毁档案的档号作为空号处理，不再用于其它案卷。
6.5销毁档案要在指定地点进行，业务部门派两人以上监销，由档案部门有关人员实施销毁。销毁完毕后，监销人和销毁人共同在销毁清册上签字。档案销毁清册作永久卷保存。
7附则
7.1本制度由总经理工作部负责解释。
7.2本制度自下发之日起执行。
