督查督办管理平台案例分享
2015-03-16
一、客户背景
根据政府机构内部的分工和不同的职能配置可分为:领导机构,办公机构,咨询机构,信息机构,职能机构,派出机构,监督机构和行政机关。
二、面临问题
目前我国政府机构复杂，彼此之间缺乏沟通，传统办公方式信息传递速度慢、共享程度低、查询利用难、已成为政府查询和利用信息，提高办公决策效率的重要制约因素。传统的政务工作模式是一种高成本、低效率的粗放式管理，即疏远与群众的关系,又容易使中间环节发生腐败;传统政务管理大多以开会研究、逐级下达、层层上报为主，耗费了大量行政经费和时间。
政府机构亟待改善和提高能力：
提高行政效能，增强执行力和服务能力： 优化审批流程，缩短审批周期，提升审批效能； 积极推行信息公开，逐步提高工作透明度，提高执行力； 完善监督考核机制，提升服务质量； 打造绿色政务，把节能减排落到实处：
实现无纸化办公，减少纸张及打印、复印、传真等耗材的使用； 实现电子化的公文交换，减少人工公文投递，降低出行能耗。
三、解决方案
通达总结百家政府机构客户服务的经验，针对政府机构业务特点及面临的管理问题，提出相关解决方案，帮助客户实现：
构建信息化一站式访问平台,真正落实政务公开、整合内部资源、实现协作办公和和强化综合监管的系统目标，体现系统应用价值；
建立电子政务的标准规范体系，避免了系统孤岛，为各级政府长远的电子政务建设提供有效的保障；
统一规划政务门户和综合办公业务系统，将网站信息维护、公众服务和互动交流和日常工作紧密结合起来，有效提高工作效率；
按照中央、国家和地方的公文办理要求，基于实际需要可自行设计表单、流程并统计分析数据，完全实现公文处理和管理的自动化；
梳理和审批过的政务公开数据可快速同步到政府门户网站，满足政务公开的要求，提高信息利用效率，减少重复工作；
公文审批
灵活设计工具，开源平台，提供多达70%源码支持；
以工作流为核心，结合公文管理规范，实现公文发文、收文管理； 实现公文签报、呈批文、请示报告等各类文件的拟稿、审批、归档、统计、催办、督办、等应用; 规范办文流程，实现公文标准化管理；
公文信息标准化，保证了公文有效的信息协同和信息交互的一致性； 提高办文管理透明度，可对办文过程进行有效的追溯和跟踪； 通过电子公文审批，提高机构办公效率；
，提出了一套以围绕项目督查督办监管的信息化管理平台解决方案。该平台运用先进的互联网信息化手段，实现对重大项目各关系方的动态信息化管理。同时还落实了“交办、催办、督办、查办”四办制度，监查开工、建设、竣工、运行四个重点。督查督办管理平台严格把控设计、前期手续、施工、拆迁、项目验收五大环节，强化电子管理、电子综合、电子监督、电子问效，实现项目跟踪智能化、效能监查智能化，及时掌握项目动态，为领导决策提供依据，提高工作效率，规范权力运行，强化廉政风险防范，保障项目建设按时限要求安全、优质、高效、廉洁推进，为经济平稳较快发展创造良好的环境。
项目工作督查督办流程：
四、项目成果
督查督办管理平台主要由四大部分组成，分别为任务分类管理、督办任务、督查工作考核、督查工作查询等，根据不同的业务模块针对不同的用户而设计业务逻辑和使用权限，从而满足不同的业务环节的管理需求。同时实现了随时随地办公，不论是督查项目状态查询、文件审批、工作汇报、相关信息查询等，都能满足工作需求。
1、任务分类管理
将项目进行分类，督办任务节点分位三类，分别为：最终节点、关键性节点、常规节点。
2、任务管理
对督查原始任务进行新增、修改、删除等操作。用户可以手工输入督查信息，还可以用上传附件等方式，实现指定工作的下达、项目工作执行、工作任务的汇报和反馈等功能。
建立完分类之后，需建立督办任务，填写列表中的详细信息，如：督查、督办类型等，用户可以根据不同类型的项目放到不同的节点下。
任务发布成功后，承办人和责任人可查看已发布任务的详细情况。在任务执行过程中，承办人可进行任务反馈，如任务不能按计划进行可申请延期、申请暂停、申请办结、申请暂停恢复等操作。
a）任务反馈
承办人可对项目的进展情况和下步计划进行填写，反馈给责任人。
b）任务提报
责任人登录系统后可查看承办人反馈的消息，可以对反馈内容进行修改、提交。提报后，消息会自动在列表上增加一条记录。
c）申请延期
承办人可以申请延期，延期没有次数限制，延期精确到小时。延期后，计划完成时间自动顺延。
d）申请暂停
承办人可以申请暂停，如下表所示
e）暂停恢复
已经暂停的任务可进行暂停恢复，相关负责人和领导进行审批完成后，重新启动任务。
f）申请办结
需办结的任务进行申请办结操作，如下表所示
g）任务催办
如果任务未按期进行反馈和提报，督办管理员可进行催办，任务催办分两种形式： 1)系统自动催办；2) 多条任务催办
h)任务查看
督办管理员可对办理中任务、办结任务、延期任务、暂停任务及全部任务的详细进展情况进行查看，方便管理员对任务信息的查看和管理。
3、事务提醒
督查部门给相关人员发送督查信息后，相关人员登陆系统后会自动提示有新信息等待查看，该功能提高了处理效率。
4、考核打分
实现对监管工作的绩效考核与打分管理，督办考核分分为：自动考核扣分与督办管理员手动打分两种方式。
a）自动计分考核
对下达的任务是否及时、有效，系统按时间节点设置了自动计分考核功能，辅助相关部门提供项目督查绩效考核依据，为提升工作人员办事效率。
b）手动考核
督办管理员审批完成后进行手动打分
考核结果查询
可查询考核结果，通过考核列表能看出是系统自动扣分还是督办管理员进行的加减分操作。
5、工作查询
实现监管工作的综合统计、电子监察管理，领导可实时了解项目任务进展情况和安排。
点击任务后可查看到详细的任务反馈和提报信息。
6、移动办公
不论是督查项目状态查询、文件审批、工作汇报、相关信息查询，还是工作处理，移动办公都能满足您随时随地的办公需求。
a）督查项目查询
通过移动端可实时查询督办任务的状态及项目进展的详细情况信息。
b）项目任务审批
有任务需进行审批在工作流会自动有消息提醒
c）实时反馈与提报
通过手机端承办人点击办理中任务可实时发表任务反馈，责任人收到反馈消息后可通过移动端实时进行任务提报，任务反馈和提报完成后可在下方消息列表显示
d）考核结果查询
通过点击头像可显示自己考核扣分及分数构成情况，输入其他人员的姓名或者简拼可搜索承办人和责任人信息列表。
e）催办事项提醒
如果承办人和责任人任务到时间节点还未反馈和提报系统自动发送事务催办提醒，保证任务按时完成。
五、应用价值
客户单位通过督查督办管理平台的成功应用，解决了工作积压、工作责任不明、工作贻误等问题；减少了工作汇报，优化了督办流程，防止了漏交办、漏办理，强化了督查工作权威性，提高了工作的执行效率。实现了对重点建设项目责任组织及相关责任人、项目进度及其汇报情况等全过程全方位的实时监察。同时还加强项目各方信息沟通，及时发现问题解决问题，充分发挥监察在重大项目中的作用，保障项目建设的顺利开展。管理层通过该督查督办系统可以全面掌握单位内部项目工作分配与执行情况，掌握工作的正常办结、超时办结、延迟办理等情况，并可对其进行数量统计，实现督查督办管理透明性。
督查督办管理平台包括任务明确下达、工作逐级分解、执行实时反馈与提报、督查任务考核等督办管理工作进行全周期管理支撑。有效地固化了督办事项的延期、暂停办理与办结等业务。同时能够向管理层、决策层提供实时的、客观的、体系化的督办事项执行进展，从而有效地提升单位执行力，保障事项落地。通过督查督办管理，实现高效信息沟通、规范流程管理、强化督查督办、网络无纸化办公，以提高各部门办公效率，实现单位各项信息资源的有效集成和深度利用，并帮助单位最终实现规范化管理。
