关于成立惠州市黄山影业有限公司大亚湾办事处的提案
一、设立大亚湾办事处的背景及其必要性
因近年来惠州市黄山影业有限公司（以下简称我司）业务发展迅速，从当时以惠州城区业务为主，到如今范围辐射至博罗县、惠东县、大亚湾区等区（县），甚至深圳、广州等周边城市。其中惠州大亚湾区举办活动次数占较大比重，由于我司总部及广告分公司均设立在惠州城区，距离大亚湾区行程较远，对活动的全程策划及现场管理带来极大的不便，因此，设立大亚湾区黄山公司办事处需早日提上日程。
二、办事处的设立、职责及其管理
1、办事处的设立、相关设臵、人员编制由总公司核批。
2、办事处是广告分公司的分支机构，由广告分公司直接管理。
3、办事处的职责：
a.办事处实行办事处经理负责制，办事处经理负责全面工作； b.确定区域的工作职责及规划，并报广告分公司批准后实施；
c.在广告分公司的指导下，制定具体的实施计划，并报广告分公司批准后实施；
d.负责本区域的活动策划及执行、管理工作；
e.负责本区域同行信息的收集、整理、分析和传递工作；
g.公司临时指派的任务。
4、办事处日常管理
a.办事处的作息时间：上午8:30至12:00 下午14:30至18:00，每周日为休息日（无特殊情况下），法定节假日安排由广告分公司发放通知；1
b.办事处不得逗留无关人员或工作人员亲属；
c.工作人员保持着装得体，严禁在办事处赌博、喝酒或从事非法活动，否则一切后果自负；
d.每月28日，办事处经理向广告分公司提交下月工作计划，每月2日，办事处经理向总公司及广告分公司提交上月工作总结；对于所上报的文件必须经总部同意方可执行，上报的形式一律以联络单为准
e.做好每周工作内容及周总结计划表。
f.办事处经理统一管理和监督。
三、办事处人员编制及其职责
◇ 办事处经理（1名）
1.实施公司各项管理制度，完成公司下达的工作任务；
2.反馈市场信息及客户需求意向；
3.制定办事处季度、月度销售计划和预测计划；
4.协助公司做好本区域内的各类活动；
5.评价办事处业务人员，并协助制定和实施绩效改善计划；
6.监督并控制本办事处业务费用开支；
7.指导业务人员开展工作；
8.协调办事处内部业务、采购和设计服务工作；
9.领导区域内的业务拓展工作。
◇ 策划文案（1名）
1.在办事处经理的指导下密切配合完成活动策划方案及执行工作；
2.严格遵守公司各项规章制度，处处起到表率作用；
3.独立完成广告策划案、品牌推广方案；
4.依据不同需要变换文字撰写风格；
5.良好的学习能力，良好的服务意识和团队合作精神；
6.有强烈的责任心，工作注重时效性，严守公司机密。
◇ 采购专员（1名）
1.负责办事处各类办公用品的采购、使用登记工作；
2.熟悉现场活动各类物料的采购工作；
3.与客户及文案策划、设计师的对接工作；
4.优秀的组织协调能力及计划能力，具备团队精神；
5.根据要求制定采购计划并贯彻执行，严格遵守公司的采购及财务制度。
◇ 设计师（2名）
1.负责完成公司日常任务安排，包括平面广告设计、完稿、印刷工作；
2.熟悉各类平面设计软件的使用；
3.对色彩把握敏锐，具有把握不同风格页面的能力；
4.独特的创意及较强的视觉表现力。
◇ 财务文员（1名）
1.负责编制月、季、年终决算和其他方面有关报表；
2.负责记好行政方面的财务总帐及各种明细帐目；
3.办事处人员日常费用的报销记录工作；
4.根据工作人员考勤及绩效考核、提成奖金发放工资；
5.每月书面向经理汇报财务情况，当好经理参谋，发挥财务监督作用;
6.需惠州本地户口。
◇ 业务员（2名）
1.主要负责大亚湾地区及惠阳地区的业务拓展工作；
2.通过市场调查，熟悉并掌握所辖区域的资源状况及主要竞争对手，确定市场目标；
3.根据市场反馈，提出合理性建议；
4.不断学习行业知识，不断提高业务素质，以便完成各项任务指标，提高企业的知名度；
5.吃苦耐劳，有较强协调能力，有责任心及进取心。
◇ 办事处文员（1名）
1.负责办事处的清洁卫生特别是样品的维护；
2.客户接待、上传下达客户反馈信息；
3.做好日常各类流水帐、相关信息资料及各类报表的收集、整理及归档；
4.每月2日提交办事处日常费用清单及费用报销、申请等；
4.处理客户异议、售后服务跟踪及客情关系的维护；
5.完成办事处临时交办的工作。
四、办事处系统管理制度
（一）大亚湾办事处例会制度
为使办事处的各项例会有计划地纳入制度，特制定办事处例会制度。
1、晨会办事处员工每天早晨上班后，由员工轮流坐班主持晨会，简报当日的工作要领，时间控制在15分钟左右；
2、业务总结会每日工作完毕后，由办事处业务人员对其当日工作完成情况进行交流、总结；
3、周会每周二晚上利用1小时时间，总结办事处上周的工作情况，安排下周工作重点、工作计划等，由办事处文员对会议内容记入“每
周工作会议纪要”；
4、月会每月月初由办事处经理组织召开月会，全体员工都必须参加，会议时间为傍晚下班前，各员工总结自己上月的工作情况，并
汇报本月的工作安排。
（二）大亚湾办事处考勤制度
1、上班时间：上午8:30至12:00 下午14:30至18:00
2、打卡上班：员工需在上下班时间打卡记录考勤，如因在外办事需通知办事处文员；
3、事假：员工因私请假，需以填写请假条，由办事处经理审批方可请假；
4、病假：员工因病无法上班，需提供医院开据的诊断证明；
5、矿工：员工不请假不上班者视为矿工，无故矿工三天（含三天）以上者，按自动离职处理；三天以内，视情节严重程度扣除2-4日工资处罚；
6、迟到、早退：员工如有迟到早退现象，一次扣10元工资，如因外出办事未能及时打卡，需另行填写补卡单；
7、考勤记录：由办事处文员负责。
（三）大亚湾办事处工作制度
1、办事处全体员工必须严格遵守公司的各项规章管理制度，严于律己；
2、办事处全体员工须服从经理的安排，可就其指令做出合理性建议；
3、办事处全体员工须以严谨、谦虚、认真的态度对待工作，按时完成上级安排的各项工作，同时发挥团结协作的团队精神不得谋取私利；
4、全体员工须树立以客户为中心，以企业形象为生命的思想，做到仪容整洁端庄，以礼待人，严守公司机密，不得上班时间打私人电话等；
5、办事处办公用品应本着节约的原则，不可肆意浪费；
6、按时提交各自岗位的工作计划与工作总结；
7、及时向上级领导上报反映各种市场问题及客户反馈意见，参与讨论解决方案。
（四）大亚湾办事处办公设备使用制度
1、办事处的办公设备应由办事处文员进行登记，使用人员应按有关要求操作；
2、办公电脑、打印机等办公设备由专人负责使用，其他人员未经允许不得私自使用该设备，否则因其造成的经济损失将由当事人负责赔偿；
3、严禁在上班时间使用办公电脑玩游戏、看电影等与工作无关的事情；
4、爱护办事处的公共设备，离开办公室时，要检查关闭所有设备电源及容易发生危险的器具，确保安全方可离开；
5、任何人未经办事处经理批准，不得将公司的专用办公设备带出办公地点；
五、办事处的财务管理
1、办事处经理统一执行和管理办事处经费及使用用途；
2、办事处应严格执行经费预、决算制度，如实反映财务收支情况。并应严格执行公司对办事处工作人员补贴标准的规定，不得自行改变补助标准；
3、办事处所有工作人员在费用开支前必须以书面的形式提出，在取得办事处经理同意的前提下共同执行；
4、办事处的所有支出均为限额实报实销， 所有费用均需经办事处经理复核后，方可至财务部核销；
5、办事处应加强管理，提高服务质量，提高经济效益；
6、处罚：出现下列情况之一的，办事处负责人、人员应予解聘并赔偿经济损失。
a.违反财务制度，造成财务工作严重混乱的；
b.提供虚假的票据、帐表、文件资料的；
c.利用职务便利，非法占有或虚报冒领、骗取公司财物的；
d.弄虚作假、营私舞弊，非法谋私，泄露秘密及贪污挪用公司款项的；e.在工作范围内发生严重失误或者由于玩忽职守致使公司利益遭受损
失的；
惠州市黄山影业有限公司2011年7月16日
