档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现决策科学化的重要依据。为使各部门认真做好档案管理工作，特制定本方法。
一、档案范围：
公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。
二、档案分类及编号：
1、档案按其内容及关联部门可分为六大类： （1）行政类 （2）财务类 （3）人事类 （4）业务类 （5）工程类 （6）拓展类
2、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三条第二款。
3、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。归档后须填写《档案管理登记表》。
三、机要档案：
1、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
2、划分标准： 绝密档案包括：
公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在30万元以上的重大合同。 机密档案包括： （1）财务资料； （2）公司重要会议纪要； （3）公司经营情况；
（4）人事档案、薪资性档案、劳动合同； （5）技术资料；
（6）金额在5万-30万元的合同。 秘密档案包括： （1）重要项目资料； （2）项目合同协议。
四、档案装订：
1、以左方装订为原则，右上角标明档案号。
2、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。
五、保存期限：
档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：
1、永久保存：（1）公司章程；（2）股东名簿；（3）股东会、董事会、监事会会议纪要；（4）公司证照；（5）各级批文；（6）印鉴；（7）公司年度经营计划；（8）公司年度经营总结；（9）年度财务报表；（10）技术资料；（11）不动产所有权状及其他债权凭证；（12）人事资料；（13）大型活动图片、音像资料；（14）其他核定须永久保存的文书。
2、十年保存：（1）会计凭证；（2）其他经核定须十年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)
3、五年保存：（1）期满或解除的合同协议；（2）完结后的项目方案；（3）其他经核定须保存五年的文书。
4、一年保存：（1）部门工作计划及工作总结；（2）完结后的部门请求报告；（3）完结后无长期保存必要文书。
5、公司规章制度由总经理办公室永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。
六、保管部门：
1、财务专项机要档案由财务部负责保管。
2、人事专项机要档案由总经办负责保管。
3、股东会、董事会等资料由总经办负责保管。
4、各部门均应指定兼职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定，保管档案的人员变动应及时通知总经办，部门档案在规定时间移交总经办档案管理人员保管。
七、档案移交：
1、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。
2、公司章程，会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交总经办。
3、合同协议应在签订之日移交总经办。
4、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。
5、其余档案半年移交一次，时间为每年的1月和7月。
6、档案移交须填写《档案移交清册》。
7、《档案移交清册》一式三份，移交双方各一份，总经办留存一份。
八、档案调阅：
1、因工作需要需调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》，并经相应核准人核准后方可调阅。
2、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须总经办核准，但仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。
3、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。
4、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。
5、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。
6、档案借阅时间最长不超过8个工作时。
7、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。
九、档案销毁：
1、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。
2、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》，经相应核准人核准后方可销毁。
3、部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；其余档案由主管副总经理核准销毁。
4、销毁档案须两人以上人员共同完成，总经办指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》。
5、档案销毁每半年进行一次，即每年的1月和7月。
6、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，总经办一份。
十、其他：
1、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。
2、在收集档案资料时，传真件应复印后留存，避免日后字迹模糊。
3、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。
4、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。
5、公司重要证件、资质、执照等资料，涉及新申请、年检、换发证等有关事宜，具体由财务外办事人员负责。
6、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。
档案立卷方法
添加日期：2009/3/26 9:24:48 ｜ 点击次数： 1345 ｜ 文字大小：小 大
一个归档单位的文件经过分类之后，各个类内都有相当数量的文件还要进一步系统化，将若干文件组成案卷称为立卷（也称组卷）。立卷工作的内容包括组成案卷单位、拟写案卷标题、卷内的文件排列与编号、填写卷内文件目录与备考表、案卷封面的编号与案卷的装订等。下面就立卷工作的有关方面作简略的介绍。
一、有关档案工作的几个常用名称、术语
㈠ 档案----是机关、组织和个人在社会活动中形成的文字、图像、声音及其他各种方式和载体的有一定保存价值的文件。
㈡ 文件与档案的关系
1． 办理完毕的文件才能作为档案。
2．对日后实际工作和科学研究等活动具有一定的查考利用价值的文件才有必要作为档案保存。 3．按照一定的规律保存起来的文件才能最后成为档案。
㈢ 档案工作的八个环节----收集、整理、鉴定、保管、编目和检索、编研、利用、统计。
㈣ 归档----各部门在工作中不断产生的文件材料，处理完毕以后，由兼职档案人员整理立卷，定期移交给档案室集中保存。
二、归档范围
各部门在工作活动中形成和利用的文件材料（包括各种声像材料），具有查考利用价值的，并已办理完毕的，均属归档范围。具体参见我校制定的《上海工程技术大学立卷部门归档范围和保管期限表》。
三、归档时限
根据档案材料形成规律，一般按年度归档，教学工作类按学年度归档，科研、基建项目按完成时间归档。为能统一归档时间，原则定于次年新学期前八周完成上一年的卷宗材料的归档工作。
四、归档案卷的整理规格
㈠ 必须按照归档范围将具有保存价值的文件材料收集齐全，既不庞杂，又不遗漏短缺。
㈡ 按照文件之间的历史联系和保存价值，科学地整理立卷（贯彻某项方针政策、某项中心工作、一次会议、一个重大事件、一个案件、请示与批复、报告与批转等形成文件的内在联系）。
㈢ 每个案卷应有确切简明的标题，并注明保管期，每卷卷首应填写卷内文件目录，卷未应附备考表，并装订整齐牢固。
㈣ 归档的案卷必须编制移交目录（移交清册），一式二份。交接双方经过清点案卷，履行签字手续。
㈤ 案卷文件数量一般不超过200页，对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一，文件数量少者可组薄卷。
五、案卷的组合方法
立卷方法主要是根据文件构成的特点（即文件的共同点）立卷，一般应以\"时间--问题\"为主。
按问题立卷。\"问题\"是指文件内容记述和反映的某方面的工作问题或涉及的人物、事件、事物等，一般为一事一卷。
六、卷内文件的排列方法
㈠ 批复件在前，请示件在后；正件在有、附件在后；打件稿在前、签发核定稿在后；转发件在前，原件在后。
㈡ 由单一作者、单一问题组合起来的文件，按时间顺序排列。
㈢ 会议文件按文件的届次组合。
㈣ 案件材料按批复、结论、综合材料、证明材料和个人交代材料的顺序排列。
七、组卷时还要注意文件时间、内容的针对性
㈠ 上年度作下年度的计划、预算等放在下年度立卷。
㈡ 本年度作上年度的总结、决策、报表放在上年度立卷。
㈢ 跨年度的会义记录，有针对年的放在针对年，无针对年的放在结束年立卷。
㈣ 案件的材料放在结案的一年立卷。
㈤ 长远规划放在针对的头一年立卷。
㈥ 两年以上报告、总结、报表放在针对年的最后一年。
㈦ 回顾、纪念性文件放在定稿或发表一年。
㈧ 法规性文件放在公布或批准生效的一年。
㈨ 跨年度的请示与批复、来文与复文放在批复或复文的一年。 ㈩ 专业部门使用的专门年度所形成的文件按专门年度立卷。
如果有未办完的文件，可以酌情转入下一年度立卷。
八、组卷时还须注意的几点
㈠ 卷内件的类目、保管期要相同，不要把不同类目、不同保管期限的材料放在一案卷内。
㈡ 组卷时必须检查每一份文件是否齐全（包括传阅单），案件是否结案，如发现缺少应查找补齐，若无法查到，应在备考表上说明原因。
㈢ 通报本单位的文件，本单位虽然没有写明调查材料，也要把上级通报放在本单位立卷。
㈣ 本单位起草，用上级名义发的文件，本单位立原稿和打印件。
㈤ 校内各单位向党委、学校的请示报告及相应的批复、批转的原件由报文单位立卷归档。
㈥ 检查每一份材料有否落款（包括部门、单位公章、起草人姓名《主管领导》、定稿或发布的年、月、日等）。
九、拟写案卷标题
案卷标题是对案卷内全部文件的总概括，通过案卷标题揭示出卷内文件的成分与内容，为查找利用提供线索，也是编制检索工具的主要依据。案卷标题的结构通常：（地区）作者（收文机关）--时间--（地区）问题-文种。其基本结构主要包括作者、问题和文种三部分。字数不超地50字（包括标点符号）。
㈠ 作者即卷内制发文件的单位、部门或个人，一般写在标题的开首。作者要写出全称或通用的简称，不可用省略号。
㈡ 问题即卷内文件的内容。准确地揭示卷内文件内容所反映的问题，是拟写标题的关键，是标题的核心部分。属于同一个或同一类性质问题的，可以概括标出，属于几个问题的，应按照卷内问题的排列顺序，标题就应反映出文件内容，但不可太长，要概括，即反映内容又点出关键词。准确的标题使人读了基本上能够判断出卷内有没有自己想要查找的材料。
㈢ 文种即卷内文件种类的名称。如决定、通知、报告、计划、意见、总结等。它通常反映了文件的性质和查考价值。
十、卷内文件的编号
卷内文件材料按顺序排列以后，装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料均应依次在非装订线一侧下角编页号。如遇漏编号由可用12(1)、12(2)表示，并且在备考表中注明，第12页共2页。除案卷封面、卷内文件目录和备考表外，每份文件都要编成顺序号，一张纸上贴几个文件，每个文件算一页，每卷一个顺序号从1号开始，同一类问题的案卷也如此。
十一、填写卷内目录与备考表
㈠ 在一卷文件的最前面须要填写卷内文件目录，用以介绍卷内文件的成分与内容。每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录。卷内目录的项目有顺序号、文号、责任者（形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者）、题名、日期、页号、备注，一式二份，一份放在卷内文件的前面，另一份交档案室，一律用碳素墨水抄写。
㈡ 卷内的备考表放在全卷文件的最后，用来说明卷内文件的状况（文件的缺损、修补、补充、移出、销毁等）情况，便于保管人员和利用者了解。立卷人应逐项填写备考表中各类内容，检查人（立卷单位负责人）应在认真核实后签字，专职档案员应对案卷质量进行最后审核。
十二、填写案卷封面与装订
㈠ 案卷封面项目的填写
⑴ 机关名称和内部组织机构名称，均应使用全称（印刷）。
⑵ 案卷标题书写字体应稍大些，笔划工整用毛笔书写，文字排列整齐、美观。 ⑶ 卷内文件起止日期即卷内最早一份文件和最迟一份文件。
⑷ 卷内文件件数及页数用大写数字填写。
⑸ 保管期限按归档范围要求填写。
⑹ 编制单位按案卷内文件材料的形成单位或主要责任者填写。
⑺ 归档号、全宗号、目录号、案卷号由档案室编排填写。
㈡ 案卷的装订是为了固定与保护卷内文件，避免散失与损坏。案卷在装订之前，须去掉文件上的金属物（大头、回形针等）以防年久锈蚀文件。残破文件应当修补，大张文件须要折叠成手风琴式，合全卷文件大小整齐（文件用纸为Ａ４纸）。装订时要留出装订部分，用绳线勒紧结牢，采用\"三孔一线\"法装订，一律订在左边，注意不要倒置、脱漏纸张，不要把字迹装订掉。
以上归纳的十二点供各部门立卷人员在每年归档立卷时参考，如有情况变化则根据当时要求修改。
