如何组织会议
一、会前准备
1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使问题更有效地解决？
2、确定会议的目的。试图达成什么样的结果？要做出什么样的决定？做出什么的行动方案？
3、准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组。限定每个项目的商议时间。
4、收集所有与会议所议项目有关的资料。如果太长、太多，将要点摘录出来。
5、会议应至少提前一天告知与会人，包括会议起止时间、会议议程、会议议题、需提供的有关资料、发言次序等，让与会人员作好准备，开会时各抒己见，积极发言，迅速做出决策，提高会议效率。
6、会前将议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。
7、根据要讨论的问题限定与会人员，选择参加会议的人员，要坚持少而精的原则。与会议议题直接关联的部门，派人参加。参加会议的人员，一定要有决策权。
8、在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有，需简要告诉大家。
9、会前将领导和嘉宾的桌牌、矿泉水放在领导的座位上，并指引领导和嘉宾入座。
10、检查会议所需设备、工具是否齐全并能够正常工作。
二、会议期间控制
1、叙述会议目的、介绍与会嘉宾。
2、核对并记录与会者。
3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。
4、给每一个人表述自己意见的机会，合理控制发言时间，原则上每人发言每次不得超过5分钟。
5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时
引导到议题本身。
6、如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，要根据自己的理解将各种观点加以概括。
7、坚持预定的时间，不要拖延。较长的会议要分阶段进行，每阶段发言人的时间要规划和控制好，有必要时安排中场休息。
8、在每个项目讨论结束后加以概括，以便决策或达成结论。
9、在会议结束时，对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论，可以推迟到下一次会议。
10、确定下次会议的议题和时间。
11、对会议现场拍照记录。
三、会后工作
1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录一定要完整、规范、准确。会议组织部门从签到、讨论记录，到会议决议、表决情况，会议中所形成的决策（要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准）都要进行详细记录，以备查。所有会议的记录和形成的决议，要汇总整理成标准的《会议记录》经分管领导审核后
2、根据会议，对执行进行监督和检查。
3、纪要下发要及时，会议召开后应在会后一天内下发会议纪要，会议纪要做到完成目标的时间、要求、方法、执行人四落实。要及时增强会议时效性，贯彻会议精神，发挥会议的作用。
4、决策执行要检查，会议决策情况要跟踪检查，在会后的几天里，分管领导要检查分管部门对会议决议的贯彻落实方案。其次是监察部定期检查落实。对会议的贯彻，制定及各节点，每个节点都要进行检查。
5、及时做好总结，决策完成期限要进行及时的总结，做到好的表扬，错的处罚，确保会议有效性的贯彻落实。按照PDCA的原则，总结经验和教训。对典型经验或教训，要认真解剖，制定纠正和预防措施，争取不让企业犯相同的错误。
