现代秘书工作能力分析
摘 要：现代秘书是一个综合性极强的工作岗位，只有具备了一定的知识和能力，才能胜任秘书工作。现代社会的发展对秘书职业提出了新的要求，秘书必须重构和整合能力结构，以适应时代的需要。当代秘书的工作分为三大模块，即办文、办会、办事。其中具体的工作是包括了处理公文，起草文件，综合情况、处理信访、承办会议、协调联络、信息调研、督促检查、公务接待、机关管理。这些工作中涉及到了书写能力、组织协调能力，应变能力、沟通能力等。同时，不同的工作能力对秘书的发展影响程度不同，因此必须要明确秘书不同工作能力之间的关系和秘书工作能力的结构。本文试图从能力结构方面对秘书应具备的工作能力和着重点进行探讨。
关键词：秘书工作能力
在社会主义市场经济时代，秘书的工作条件、环境、对象、方法等发生了深刻的变化， 秘书工作经历了从单纯的办文办事到既办文办事，又出谋献策；从单纯地传递信息到综合处理信息；从被动服务到主动服务；从凭老经验办事到科学化管理的转变。现代秘书不但要为领导的日常工作提供全方位的服务，更要为领导者的决策与管理提供“智囊式”的服务，想要做好一名合格的秘书，除了具备思想政治素质、职业道德素质以外，还要有良好的工作能力，只有这样，才能在工作上游刃有余，并得到组织和领导的肯定和好评。
一、秘书工作能力
（一）文质彬彬，写作能力
写作能力主要是指撰写各种应用文的能力。秘书工作的一项重要任务，就是从事大量的文字写作工作。写作是综合能力的表现，一篇好文章，既要有好的表现形式，又要有充实的内容，要做到内容与形式的统一，并不是一件轻而易举的事情。
要写出完美的应用文，需要做到两个方面。首先，秘书人员需要有较高的文化修养。“言之无文，行之不远。”文学素养是提高写作能力的关键，没有较高的文学素养，秘书人员很难写出优秀的文稿，也就很难胜任工作。阅读文学作品有助于秘书丰富社会知识，树立正确世界观；并且只有拥有较强的文学修养，秘书才能更好地运用语言去表达自己的看法，才会更好地锻炼自己的思维能力。文字水平代表着秘书的服务水准，反映着秘书各侧面、全方位的素质和综合能力。其文学修养水平决定着文稿写作的深度和穿透力，文字水平的提高可以缩短秘书与领导认识水平上的差距，提高秘书辅助决策的能力。其次，秘书人员必须加强写作实践，具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律，熟练掌握各类文章的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，勤学苦练，不断提高写作水平。要善于找到工作中的“点睛之笔”，善于总结所在单位的管理经验、领导的管理精华，要对所掌握的本单位管理方面的大量素材，及时进行提炼和升华，不定期地在行业内有重要影响的杂志和报纸上发表领导的署名文章，不断提高领导的知名度和影响力，
不断提高所在单位的社会形象。
（二）灵活处理，组织管理能力
秘书人员要经常按照领导的意图组织各类会议和活动。秘书的许多工作实际上都是办理各种各样的事务，因而较强的组织管理能力是提高组织工作效率的保证。如果缺乏一些现代化的、科学的组织管理方法，就无法把工作做好。因此，具有较强的组织管理能力对秘书来说至关重要。
秘书人员一方面要准确迅速地领会交办者的意图，熟悉掌握办事的程序和渠道，提高办事的效率，另一方面，要做到以下几点：（1）谙熟办事之道。秘书要熟悉办事的具体程序和手续。（2）善于相机行事。办事时一旦遇到意外的情况，要能随机应变，采用相应的补救措施。（3）善于待人接物。办事就是和人打交道，秘书要具有较强的交际能力，善于与人沟通，处理好各种人际关系。（4）区分轻重缓急.面对众多的事务性工作，秘书要想提高办事的效率，就要学好区分轻重缓急，先办重要的事后办次要的事情。
世事洞察皆学问，人情练达即文章。秘书人员在工作中要多接触，多观察，多总结，留意他人和领导处理问题的方法和技巧，不断积累，提高自身的组织管理能力。
（三）沟通能力，提升形象
秘书部门是沟通上下、联系左右的枢纽部门，秘书每天都要接触各种人，只有善于交际，才让人容易接近，容易被人信赖，办事的成功率才会高。秘书人员增强交际能力，需要处理好以下三种关系：一是处理好与领导的关系。秘书是为领导服务的，只有了解领导的人生哲学、处世态度、个性、兴趣、工作方式、生活习惯、交际圈等， 才能与其配合工作，以减少因彼此间不了解而产生的困惑。当发现领导的缺点时，要运用说话的技巧，在适当时机予以委婉的规劝，使其了解并乐意接受。当与领导意见相左需要争论时，要看准当面提出异议的时机，争论的语气要平和，要设身处地为领导着想，争取彼此的谅解，要善于提出解决问题的办法或处理问题的建议。当发现自己犯错误时，要把事情的原委向领导报告，坦诚认错。二是处理好与同事的关系。与同事愉快的相处是秘书人际关系中十分重要的环节。要善于和同事进行合作，对同事一视同仁， 注意欣赏同事的优点，真心地关心同事，以正确态度对待同事的称赞、批评和嫉妒，做好领导与同事之间的意见沟通工作。三是处理好与来访者的关系。秘书工作的态度如何，直接影响单位的声誉，因此，秘书应在接待中应做到：欢迎来访者并记住对方的姓名， 善于应付难以对付的来访者，把握和来访者谈话的分寸。
（四）听者有心，观察分析能力
观察分析能力首先要求秘书具有良好的理解能力，善于倾听和正确理解别人的发言，要能从冗长、反复的发言中概括要领，或是从激烈争论中抓住重点，并且能转化为清晰简明的表达。秘书要领会上司意图、方针政策、法律法规、口头的和书面的信息、理解人与人的关系等。缺乏正确的理解能力，乃至曲解、误解，就会造成沟通、交流等一切工作的障碍，就①① 张莉.浅谈做好秘书工作必备的职业素养和能力[J].办公室业务, 2010(12):16-17.会给秘书工作带来极大的被动，甚至会给秘书所服务的机构工作造成不可估量的损失。提高理解能力，一是要通过阅读，吸取养料；二是通过观察、揣摩，增强感性认识。三是通过沟通交流，对照、发现，积累经验，丰富阅历。
如下面一则案例：A 公司与 B 公司合作近两年，成交了近百万的生意，双方关系一直比较融洽。最近因为一批进口面料的质量问题，双方有了摩擦。A 公司总经理给 B 公司总经理发了一封电邮，B 公司总经理看了以后很生气，他把秘书叫过来，说：“我们公司决定今后断绝与 A公司的一切业务往来，你马上发电邮过去。”秘书看得出，这项决定是在总经理盛怒下作的，对公司、对总经理本身都没有好处。于是秘书把这电邮打好，没有马上发出去，等过了一段时间，她观察到总经理怒火已经平息了，才将打好的信件送他过目，并问：“这样写可以吗？这封信要不要发电邮出去？”这时总经理果然在懊恼刚才的决定，得知电邮还没有发出去后，松了一口气，并对秘书的细心表示赞赏和感谢。
案例中的秘书具有细致的观察能力，她观察出领导当时的心情，如果按领导说的做，那么对A公司是一个巨大的损失，秘书也不会得到老板的好评。如果不做，则有违老板的旨意。她通过一个合理的方式解决了这一矛盾。秘书只有时时、事事、处处做个有心人，善于察言观色。眼观六路，耳听八方，才能协调处理好各类事务，最终也会被领导赏识，实现自身的价值。
（五）未雨绸缪，应变能力
应变能力是面对变化的环境能够沉着应对、妥善处理问题的能力，它是秘书其他能力和素质在特殊情况下的综合反映，是对秘书才智经验的全面检验。对于一个秘书而言，其工作没有固定不变的、刻板的模式可以因循，难免会出现意想不到的新情况、新问题。一个出色的秘书应该审时度势， 正确判断主客观因素的变化， 随时准备对自己已有的计划和进行中的行为做出相应的调整，以适应变化的情况。
在面对突发问题时，要求秘书做到：（1）善于观察。秘书要善于观察环境的变化，并能针对变化及时做出自我调整。（2）反应敏捷。能够准确地捕捉变化着的新情况、新问题，从而迅速地做出判断、分析和概括，并采取有效的措施。（3）从容镇定。发生意外情况时，秘书要善于控制自己的情绪，不能惊慌失措，要沉着冷静。要针对不同的情况采取不同的策略和方法，要具体问题具体分析，学会灵活变通的处理非常问题。
（六）职业技能
职业技能是并不需要深厚的理论基础而主要靠反复练习获得的运用某项专门技术的能力，它是当代秘书高效率实现秘书活动所必须的能力。现代社会，秘书要具备运用现代化办公软件、硬件的能力。
科学技术的飞速发展尤其是办公自动化系统和设备的广泛应用，为秘书进一步提高工作质量和效率创造了良好的条件。作为秘书，必须提高技能，熟练操作计算机、办公自动化系①①陈华.秘书工作“中”的艺术[D].广东:暨南大学, 2012.统以及各种文字处理机具（文字处理机、复印机、誊印机等）、声像信息机具（照相机、收录机、微缩机、电视电话会议系统等）、通讯机具（电传机、电报传真机、多功能电话等），以适应工作需要。
二、秘书工作能力结构
（一）秘书工作能力是一个有机的能力系统
能力结构是在行为主体身上表现出来的具有复杂结构的心理品质的总和，是一个有机的能力系统。在上文中分析了秘书工作中所必须的具体能力，主要有写作能力、组织管理能力、沟通能力、观察分析能力、应变能力和职业技能。应该看出，秘书的工作能力结构并不是以上具体工作能力机械相加的总和，而是各基本因素有机结合所构成的体系。首先，我认为，秘书的工作能力结构是一个具有层次性的金字塔结构。秘书最基本的工作是撰写公文与组织各类会议，因此，写作能力、组织管理能力、职业技能是从事秘书工作所必须具备的基本能力。另外，秘书在工作中要与各类人物和各种事情打交道，而具备良好的沟通技能，观察分析能力、应变能力能让秘书在繁杂的工作中脱颖而出，成为领导的得力助手，得到领导的赏识和认可，从而为自身获得进一步提升的机会，因此，良好的沟通能力、观察分析能力和应变能力处于秘书工作能力结构中更深的层次。拥有了这样的高超技能，能让一个普通秘书向高级秘书迈进，实现职业生涯的新辉煌。其次，在秘书实际的工作中所运用的工作能力不是某一种简单的能力，二是各个能力之间的有机整合。例如在面对突发事件时，一个表现良好的秘书是在清楚的观察分析局势情况下做出的反应。所以说，对于秘书的工作能力，要结合具体情况，坚持联系的观点，不应该孤立的去看待。
（二）“术业有专攻”——全面把握，重点突出
“通才”与“专才”的争论一直不休，而秘书也面临着这样的问题。笔者认为，秘书应该做到全面把握，重点突出。即在全面掌握秘书所具备的工作能力基础上，重点培养某一方面的能力，深度与广度兼备。秘书可以称之为“杂家”，现代秘书要具有广博的知识。作为辅助领导实施管理的秘书工作具有很强的综合性，其工作的涉及面是比较广泛的，凡是领导会涉及到的工作内容，秘书都会涉及。因此，现代秘书要努力培养自己成为具有广博知识的复合型的通才，以适应其职业特性。而从纵向层次说，秘书要具备从事本职业工作的足够的知识深度，具备从事行业实务工作的广度，做到“术业有专攻”。秘书应该着力培养自身突出的优势能力，形成自己独特的资源优势。
（三）秘书的工作能力是知识、智慧和实践活动的结晶
纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。能力是知识与实践结合的产物，是知识在实践当中得到验证并转化成实际的、经验性的成果而使人类得以掌握并能实际运用的、“活”的知识。现代秘书必须把知识转化为实际能力。知识是停留在书面上的、具有“历史”性的、相对固化、相对静止的成果。使知识转化为实际能力，应该是现代秘书学习知识的出发点和目的。 ①①谈青.试论现代秘书的知识结构和能力结构[J].中南民族大学学报(人文社会科学版), 2006, 26(6):119-124.此外，秘书要在实践当中积累经验，提高能力。能力是知识与实践结合的产物，知识只有在实践中才能转化成实际能力。如果秘书要培养和提高自己的能力， 就要充分重视实践，向实践学习，在实践中学习，在实践中积累经验，在实践中锻炼和提高自己的能力。
三、结论
秘书的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。它是各种知识、智力与实践活动的综合结晶，只有通过努力学习和实践才能形成和发展。发展自身的工作能力是秘书适应职业要求，提高职业水平的关键，是秘书形成良好的自我生态的核心。总之，秘书应该是符合时代要求、具有时代竞争力的人才。在世界经济一体化，国际竞争日益激烈的今天，秘书只有不断地完善自己的知识结构和能力结构，充分提高自己的综合素质，才能不断地适应时代变化，成为一名优秀的秘书。
参考文献
[1] 陈华.秘书工作“中”的艺术[D].广东:暨南大学, 2012.
[2] 张莉.浅谈做好秘书工作必备的职业素养和能力[J].办公室业务, 2010(12):16-17.
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[7] 谈青.试论现代秘书的知识结构和能力结构[J].中南民族大学学报(人文社会科学版), 2006, 26(6):119-124.
