浅析新形式下的医院人事档案管理
作者：毛艳娥
【摘要】医院人事档案管理工作已成为医院行政管理的重要组成部分，它为医院领导班子准确提供各类人才信息和用人依据，同时也是职工及其直系亲属享受福利、各类专业技术人员评定职称的重要依据，是医院人才开发的重要资源，是医院发展中不可替代的关键点。当前,随着全球经济一体化进程的加快，一个以知识、信息、服务理念等特征的新经济时代己经到来，医院人事制度改革日益深入，人事档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求，迎接新挑战，实现新局面，是我们人事档案工作者需要正确面对和认真思考的重要课题，归根到底，医院人事档案管理的最终目的是使其得到充分的利用，为医院的发展提供科学的信息和决策依据。因此，明确认识医院人事档案管理现状，强化人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为医院人力资源管理提供更加真实可靠的信息，尤显紧迫和重要。
【关键词】医院；人事档案管理；信息管理
一、人事档案管理的现状
人事档案是一个组织在人事管理活动中形成的人事文件组成的，其真实性、可靠性由该组织的领导及其人事管理部门负责。由于人事档案本身不能直接带来经济效益，所以医院领导对人事档案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面尚存在许多问题。人事档案管理工作是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要措施，是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。
1.人事档案管理制度相对落后
随着人事制度的不断改革发展，人才流动，医疗卫生单位选拔和使用人才的手续不断简化。由于人事档案管理“终身”制，没有得到及时补充和修正，阻碍了人才的流动。2008年，我院引进了数位硕士研究生专业技术人才，由于人事管理制度的不完善，他们的原始档案至今没有转到我院，造成人事档案材料的不完整，给新录用单位在人事审核、审批工作中带来不便。
2.人事档案管理方式和手段相对落后
人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。我院因办公用房紧张，虽然人事档案材料份数多，资料复杂，但多年来档案室一直和人事办公室在一起。由于医院人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，人事档案管理都是其他人事管理人员兼管，属于非专业人员管理。在档案管理手段上，因为没有单独的计算机和档案管理软件，管理人员还一直采取手工编辑、检索，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。
二、医院人事档案管理的设想
随着医院规模的扩大，经济实体的增加，人事制度改革和人员模式改变，给医院带来了人事众多、管理多元化的特点，也给人事档案的管理模式提出了高要求。因此，建立完善的医院人力资源管理系统就体现了医院人事管理(含档案)的整体管理水平。
1.增强对人事档案管理目的和意义的认识
医院人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础，转化为医院的经济效益。
通过档案深层次的开发，提高档案的使用价值，如人才信息软件的开发，人事信息的共享都能为
医院的经济发展提供必要的服务。同时档案管理人员要树立服务意识，主动开发人力资源信息，
变封闭式管理为开放式管理，将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室，为临床、教学
和科研工作服务。
（１）.提高思想认识，增强做好人事档案工作的责任感和紧迫感
医院人事档案工作涉及医院管理的方方面面，是医院人事工作的重要组成部分，是人事工作
中一项必不可少的基础工作。人事档案管理人员要在思想上充分认识到此项工作的重要性，增强
做好人事档案工作的责任感和紧迫感。
首先，要树立创新观念。传统的内向封闭的管理体制对于保证人事档案的完整性和安全性起
到了一定作用， 但随着社会的发展进步，干部人事制度的改革和人才强国战略的实施，其弊端
也逐渐暴露出来了：(a)容易形成“人才壁垒”限制人才合理流动。(b)容易导致“暗箱操作”，损害
相对人权益。(c)容易以保密为由剥夺相对人合理的档案信息知情权，制约档案功能的发挥。因
此，在人事档案管理工作中必须树立改革创新观念，以改革的精神、发展的眼光审视人事档案管
理工作中存在的问题和缺陷，通过完善管理体制、改进管理服务方式和丰富服务内容，来适应我
国培养大批新型高素质人才的需要。
其次，要树立以人为本的理念。以人为本，就是要从认识人的本性、关心人的需要、尊重人
的价值等角度出发，满足人在社会中自我发展的需要。树立以人为本的理念，是现代民主政治建
设对人事档案管理工作提出的客观要求，也是贯彻落实党的方针政策和以人为本科学发展观的具
体体现。
（２）.强化法制建设,保护好个人隐私
要认真贯彻、宣传《档案法》，通过开展各种普法教育活动，进一步增强领导干部和档案人
员的档案法制观念，提高依法行政，依法治档的管理水平，保护好医院职工个人隐私问题。要利
用医院报刊下发学习资料等形式来加强档案法规的宣传或者组织人员参加上级部门举办的法制
教育培训。
2.加强和完善人事档案管理制度
实行人事档案的社会化管理制度，制定《医院人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办
法》，使档案的管理制度更加完善和行之有效。
3 .加强干部人事档案管理，有效利用人才资源
干部人事档案真实地记载和反映着一个人的经历、能力和品德等，因此是组织工作、人事
工作不可缺少的重要依据，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、医疗部门结
构调配方面都将发挥重要作用。所以加强干部人事档案管理，实行干部人事档案的社会化、开放
式管理模式，才能更有效利用人才资源。 （1）.建立
卫生技术人员业务档案建立卫生技术
人员档案，对专业技术人员的管理，特别是在职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。卫
生技术人员档案包括:①基础材料：个人基本情况；学历、学位证明;继续教育及专业技术进修证
明、证书；专业技术工作总结；参加支边、支农和卫生下乡等医疗、防疫工作。②专业技术资格
任职材料：专业技术职务任职资格申请表、申报表、考核表和审批表；专业技术职务资格证书、
聘任证书和聘任合同。③卫生技术成果材料：著作专题研究报告，学术论文(分级)，专业技术成
果鉴定书，典型病历、抢救成功的病案、手术分析等。④其它材料：“三基”、“三严”考核及医德
医风评价材料；参加专业学术会议的证书、证明；优秀医务工作者的材料、证书和奖状；专业技
术失误差错材料。卫生技术人员业务档案的建立，为专业技术人员提供了有效的服务，为医院管
理提供了准确及时的信息。
（2）.实行人事代理，促进人事档案的社会化开放式
管理人事代理是在我国市场体制建立过程中出现的新事物，是在社会主义市场经济条件
下产生的一种新型的人事管理方式，是与我国市场经济体系完善相适应、相配套的人事管理体制
的重要组成部分。因此，人事代理有利于促进单位人事管理的社会化、专业化、规范化。随着知
识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才的流动数量和质量会逐步增强。而随着政治体制的改革与深化，人才将成为一种没有任何政府色彩的产业，人事档案社会化开发式管理
模式将成为一种通用的管理模式。自1999年起，我院开始逐步实行大中专毕业生人事代理，将
人事档案托管给人才服务中心，促进了人才流动，促进了人事档案规范化、社会化、现代化和网络化管理。
（3）.建立以人力资源信息为基础的医院信息管理
系统建立有效的人力资源信息系统是实施医院信息化管理系统的基础，是实现医院行政管
理一体化的根本条件。人力资源信息具有原始性和完整性，是保证信息准确可靠的基础，是有效
服务的生命。人力资源信息的收集就是为了充分使用资源，达到一方收集，多方共享。以人事档
案信息系统为中心，建立计算机网络分系统，如通过人事信息系统，完善财务工资系统，人事上
的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放，医疗保健系统可以直接从人事信息上读取
职工基本信息，而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中收益，如院办、党办、工会、
计划生育及后勤、医务、科研和教学更能因此得到众多的信息和帮助。
4 .提高档案管理人员的素质
新形式下要提高档案管理的水平，必须提高档案管理人员的专业技术水平，培养具有“创造
型、复合型、协作型”多素质人才。①档案管理人员要有良好的敬业精神，努力学习、掌握档案
管理工作的新知识、新技术，了解医院档案管理现代化的具体内容。②倡导以人为本的管理模式，
使用科学的管理方法，通过全面的人力资源开发计划和医院文化建设，充分调动和发挥员工的积
极性、主动性和创造性，从而提高工作效率，创造新的工作业绩，为医院发展目标做出最大的贡
献。③引人竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗
位上来。④医院要将档案人员的培养纳人医院人才培养计划，关心他们的职称晋升和工作业绩，
使他们的辛勤劳动得到公正回报。
5.加强人事档案管理的现代化手段
在医院，影响人力资源需求的因素主要来自医院内部，有效的人事档案管理对分析医院内
人力资源状况是否适应医院的改革与发展的要求，人才工作计划制定是否科学合理, 实施是否顺
利等方面发挥着重要作用。医院人事科以利于医院人才队伍建设用为立足点， 做好人事档案管
理和人事档案信息的综合分析， 为了适应新时期档案管理工作的要求， 不断提高对人力资源的
开发与管理水平， 必须增加资金投人，引进现代化技术和设备实现档案现代化管理。提高档案
管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。设置防火、防盗的自动
监控系统。引进计算机管理软件，建立人事档案管理信息系统， 实现个人基本信息的微机检索，
不断扩大人事档案信息的内涵，实现人事档案资源的合理配置和利用，以确保医院在人才培养、
职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性真正做到人尽其才， 才尽其用, 进而为医院可持
续发展奠定坚实的基础。人事档案管理作为人事管理的一部分，我们应通过愿景规划和战略目标
的设定，使我们认识到自身工作的价值及业绩。通过指标分解让职工参与管理指标的设立，让员
工都了解医院的战略规划，认识到自身工作对医院战略及整体业绩的作用，从而提升医院的整体
管理水平，增加医院的经济效益和社会效益。
综上所述, 新形势下医院人事档案管理工作应该积极转变思路, 不断深化对档案工作意义
的认识, 它不仅仅具有现实意义, 而且有深远的历史意义。医院档案管理的目的最终是指导我们
更好地开展工作。这种作用有利于今天，更有益于明天。
【参考文献】
[1]天马出版社编辑：医院档案管理实用全书 2006年版
[1]唐微微，李秀艳：医院专业技术人员业务档案管理初探[J].中国医院管理，2006，21
[2]周渝霞，董文富：新形式下医院信息化建设的几个问题[J].现代医院，2005，5于2009年04月完稿
