中文书信格式及要求
中文书信内容的结构，主要由称呼、启词、正文、酬应过渡、祝颂词、签署、日期等七部分组成。
1、称呼 称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一般都用“敬语＋称谓”的形式组成。如：“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。
2、启词 启词是信文的起首语，可有多种表示法。如问候式的“您好”、“别来无恙”；思怀式的“久不通信，甚为怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等；赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等；承前式的“上周曾发一传真件，今仍具函，为××事”，“贵公司×月×日赐函已悉”等等。不分对象，不论内容，一律以“您好”为书信之启词，实在极不恰当。此外，公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣闻、欣悉、欣逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语，以提领全文。
3、正文 正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。
4、酬应过渡 正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”。又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。也有用公务书信的常用结语过渡，如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，或“肃此专呈、肃此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。
5、祝颂词 书信的最后，写祝颂词是惯例。由于写信人与受信人的关系各有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写法便呈多种多样。一般说来，有“即颂时绥、敬颂台安、此致敬礼、谨祝万事如意、诚祝生意兴隆”等等，有时，因过渡词含有明显的祝颂义，也可省去祝颂
词。
6、签署 书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓氏或习惯称呼，如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等，而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者 “××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。对某些特殊对象，署名后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对受件者的尊重。
7、日期 日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自然不可缺了这一项。日期必须准确，表现出写信人的负责态度，而万一记错日期，也许会因此而误事。
中文书信行款规范
1、字迹端正清晰，易于认辨。不写错别字，不写错句。单字不成行，单行不成页。
2、一页纸上至少有三分之一是话语长度跨两行以上的，不宜满页尽是长度不跨行的短句。
3、礼仪性的贺信、唁函、邀请书等不宜太长，但不能少于100字，书写时亦应注意在整页纸上的布局合理，不能一页大纸上就两行小字，这既不美观于样式，又乏诚意于情分。
4、不可用红墨水、红圆珠笔或铅笔写。
5、对境外华语地区通信，要兼顾当地汉语书信的表达习惯。
6、信笺折叠应是文字面朝外，受件人称呼朝外。信笺折叠宜简单地横竖对折，不宜折成燕子状、花瓣状，这种折叠法不宜用于工作信件，会影响工作信件的严肃性。
7、信封使用要按国家邮政总局的有关规定，不可随意印制或改制。信封书写也应按我国邮局规定的规范行事。收件人姓名后可用“钧启、公启、安启、亲启”等，但倘为明信片、则应用“收”字，明信片的寄件人后也不能写“缄”而应写“寄”。
8、邮资要付足，不要寄欠资信，以免因退回补足邮资而造成时间上的延误，邮票贴法要
规范，但勿与地址太近，以免盖邮戳时将门牌号码遮住，造成投递麻烦。邮资总付的信件，要与邮局相关部门妥善交接。航空信的标签要明显。
商业信函的写作要求
商业信函不同于文学创作。文学作品忌显不忌隐，忌直不忌曲，而商业信函应清楚明确，不隐不曲。商业信函的写作要求是：
1)主题突出，观点明确
商业信函是为开展某项商业业务而写的，具有明显的目标。信文内容应紧紧围绕这一目标展开，不要涉及无关紧要的事情，以免冲淡主题；也不必象私人一般信函那样，写入问候、寒喧一类词语。向对方提出的问题要明确，回答对方的询问也要有针对性，不能答非所问，或故意绕弯子，回避要害。鉴于商业信函往来涉及经济责任，所谈事项必须观点明确，交待清楚。例如答复对方订货要求时，必须将供应商品的规格、性能、供货日期、价格与折扣条件、交货方式、经济责任等，一一交待清楚，切忌含混不清，以免日后纠纷。
2)面向对方
为促进双方经销往来，信函应给对方一个好的印象。因此，在写信之前，要设身处地想一想：对方的需要：对方的处境、利益与困难；如何在互惠互利的前提下尽可能考虑对方的需求，还要考虑对方的地位、身份、专业知识、文化程度，接受能力等，使对方正确理解信中所谈内容。
态度诚恳是指信文内容应实事求是，不要夸夸其谈，弄虚作假。同时即使对方提出的要求不能接受，也应用委婉地语气加以解释，以求保持良好关系，不致损害以后的买卖来往。
3)实事求是，谦恭有礼
经商往来要求实事求是，遵守职业道德，维护企业与个人的信誉，不得蓄意欺骗对方或设下圈套诱使对方上钩，以谋求不正当利益。谦恭有礼不是仅说几句客套话，而是要尊重对方，讲究文明礼貌。例如，收到对方来函，应尽快给以答复，拖延回信的做法是不礼貌的。
4)结构严谨、首尾圆合
结构严谨，要做到这一点应在动笔之前，首先把所要写的内容有条不紊地组织起来，列成提纲或打草稿，以免结构松散，首尾脱节。
商业信函的特点是开门见山。可在信的开头直接进入主题而不落俗套。在信的结尾可提出各种希望等。
5)语气平和，用词准确
为了达到买卖往来的目的，注意写信的口吻与语气是很重要的。商业信函的语气要平和，要平等相符，不得用命令或变相威胁的语气，要做到不卑不亢。
用词准确，不要用一些晦涩的或易于引起歧义的词语。用词不当或不准确，常常会使对方
引起误解，甚至被人利用而导致一方经济损失。例如提请对方供货时，不要用“大量”、“许多”一类词语，应具体说明数量。同样，报价不能笼统地说“合理价格”或“市场价格”，而应说明具体价格为多少，用何种货币，怎样结算，有没有各种附加收费，尽量避免使用“大约”、“左右”一类词语。答复对方的来信，最好说明那封来信的日期、内容、编号，不要笼统地说“来信收到”或“上月来信”等，因为来信可能不止一封。
此外，信文用字应规范化，还要正确使用标点符号。
6)清楚简洁，注意修辞
信文内容与形式都要做到清楚简洁。做生意讲求效率与节省时间。清楚简洁的书信最受欢迎。要避免使用长句冗词以及不必要的修辞词。
商业信函以实用为宗旨，它不象文学作品那样讲究修辞，但必要的修辞也是不可少的。不通顺或逻辑混乱的语句，就会影响意思的表达和信息的交流。
最后要养成寄信前至少检查一遍的习惯。除核实内容是否完整、事实是否准确外，还要检查语句是否有毛病，以及检查信件是否能为对方理解和接受，经过检查认为满意后，再签名寄出。
销售信函的七个技巧
1.写信时想象自己就是消费者。这是书写成功销售信函最重要的方面，但却经常被人们忽略。想象自己就是这封信件的读者，要写一些消费者想要知道的事情——而不是你想说的事情。
你要有吸引消费者的内容，如果你只是强调你的业务，你将失去机会。记住，你的客户最关心的是他或她的需求和愿望得到满足，而不是你银行帐户中收入的增加。
2.组织信件内容。销售信函就像中学的期末总结，包括引言、正文和结论。在引言中，表明写信的目的。正文就是你的\"卖场\"，在这一部分阐明你所提供的产品或服务为什么是无法抗拒的。结论要用简明的语言概括你观点，并且要求客户接纳你的产品或服务。
3.要让它易于阅读。 以一种对话的方式写，就像你平时说话一样；推销信中通常没有必要用正式的口吻。使用短句子。当你开始以更随意的方式写信时，句子自然会变得更短。。
以小段落方式写作。人们喜欢边吃早餐边阅读。如果销售信函不能做到文笔流畅、简单自然，那就重写。。 编辑、校订你的信函，拼写错误和语法错误也会破坏信函的可信度和效力。
4.抓住读者的注意力。大标题不一定只能用于广告宣传语。它们还能用于告知一些读者感兴趣的事情，这些字要加粗加黑，以便抓住读者的注意力。
5.你也可以用一个很长的标题——三到四个句子——以说明信息的重要性。无论哪种形式，都能引人关注，这样消费者会渴望读完剩下的内容了。
6.使读者感兴趣。通过不断的有趣的信息使销售信函的内容能深入读者的生活，使读者对它感兴趣，语气要积极主动。书写时，要以文字的生动吸引人为基础，这样读者才有信心继续读下去。每句话都要能提起人们的兴趣；否则读者会立刻感到厌烦。重要的部分建议用手写体或一个不同颜色的箭头加以强调，这会保持读者的兴趣。
7.使读者想得到你的产品或服务。向读者提问——在销售信函中什么样的商品或服务适合您？——的方式是最佳的。人们每天都被户外的广告牌、广播电视的广告及直接的邮件狂轰乱炸——所有的这些广告都是为了销售产品。而你的信会因为不是一味地卖东西而是为了提供帮助显得十分突出。
人们不是为了买产品或服务而购买，他们是希望从购买中得到物质或精神上的满足。记住，你不是在卖餐桌，你卖的是一个快乐的港湾，在那里所有的家庭成员团聚在一起、其乐融融。这就是两种销售方式之间巨大的区别。
8.让读者采取行动。潜在的消费者是不知道你的想法的，除非你告诉他们下一步该做什么。如果你希望他们与你联系，那么在你的信中要提醒他们并且提供你的电话号码。如果你希望他们拜访你的机构、邀请他做短暂的停留，就要给他们留下清楚的地址方位，以及具体的办公时间。
非常重要的是督促你的读者立刻采取行动。他们回应的时间越长，你得到回应的可能性就越小。如果你处在劝说阶段，要提供一个具体的时限。如果你只剩几个有效名额，要确实地声明数量有限。这会使得人们立即行动。
商务信函措辞要讲究
良好的第一影响
试着用“salutation”制造一个好印象。作为一封信的开始，你还要确定收信人的名字和称呼是正确的。例如Dear Ms.Jones。使用 Dear Sir or Madam如果你不知道他们的姓名的话。 表明你的目的
你应该在信的第一段阐明写信的原由，例如：As per our phone conversation, I am writing to provide the information you requested.写信的原因
写商务信件的原因有很多种，例如inquiry询问信息， request求某人做某事， apology 道歉， complaint投诉一个问题。这就决定了信件的形式和语气。 申请信
如果您在写一封请求信，你就可以写Could you poibly...或是I would be grateful if you could...转达坏消息
如果你是写一些坏消息或是道歉，那你就应该写的礼貌而得体，并说明问题的原因。例如：Unfortunately we are not hiring any new staff at the moment.或是I am afraid that we will be unable to meet your order on time due to the problems with our supplier。 信件收尾
在最后一段中，你可以把一些closing remarks 写进去，就像Please contact us if you have any further questions。如果你的信中还包括了文件等等，你可以在信尾处写上Please find enclosed...或是I am enclosing...提到今后的联系时间
信尾处你还应该提到今后联系的时间，例如：I look forward to seeing you next Thursday.结束信件
如何写close信件的结尾，要看你和收信人的关系如何。Yours faithfully比Yours sincerely更正式，而best regards用于好朋友或是熟悉的人之间。 签名
在结束语后签上你的signature（手签的名字），然后在下面加上你的名字和你的职位。 检查错误
你该在你发信前仔细的proofread你写的信，看看有没有语法、拼写、或发音的错误。最后检查一下你的信是否清晰、简短、正确、谦恭，有说服力以及完整
通知 本厂已迁移到上述地址, 特此通知。 I inform you that I have now removed my factory to the above addre.
我方已在本市开设贸易与总代理店, 特此通知。同时, 恳请订购。 Having established ourselves in this city, as merchants and general agents, we take the liberty of acquainting you of it, and solicit the preference of your order.
本公司于5月1日将改为股份有限公司, 特此奉告。 We are pleased to inform you that our busine will be turned into a limited company on the 1st May.
本公司股东年会, 将于3月1日在银行家俱乐部召开, 特此函告。 Notice is hereby given that the annual general meeting of the shareholders of our company will be held at the Bankers\' Club on Mar.1.
今天我们已付给R.S.先生120美元, 特此告知。 By this we inform you that we have today paid Mr.R.S.$120.
通过这些渠道, 他们会发来甚多订单, 特此函告。 Through these lines, we intimate you that they may send you considerable orders. 回信
本公司断定我们所提供的货色优良, 价格公道, 感谢贵公司给我们一个机会, 使我们的要求得以实现。 We are certain that we are offering a sound article at popular price, and we should appreciate an opportunity to substantiate our claims.
贵公司5月6日函悉, 本公司无法承购贵公司开价的商品。此复。 In answer to your favour of the 6th May, we inform you that we are unable to take the goods offered by you.
关于贵公司所询麦麸一事, 现可提供该货20吨。 In answer to your inquiry for bran, we offer you 20 tons of the same. 贵函收悉, 此地商场仍保持平静。 Answering to your letter, we state that the market remains quiet.
至今未复5月8日贵函, 甚感歉疚, 还望原谅。 Kindly excuse our not replying to your favour of the 8th May unitl today.
本月8日贵函敬悉。??先生是位诚实可靠的人, 特此告知。 In response to your letter of the 8th inst., I am pleased to say that Mr.?? is a man of trustworthy character.
关于所询H.先生的情况, 谨此高兴地告知, 他是一位足以信赖的人。 In response to your inquiry respecting Mr.H., we have pleasure in stating that he is a thoroughly reliable man.
关于S.公司的情况, 我们特此欣然函复。 We are glad to answer your inquiry concerning S.& Company.
关于J.先生的情况, 谨此高兴地告知, 我们认为他是绝对可以信赖的人。 Answering to your inquiry respecting Mr.J., we are pleased to say that we found him absolutely reliable.
17日贵函关于结帐一事, 谨此告知, 我们将很快寄去支票。 Replying to your letter of the 17th respecting the account, I will send you a cheque shortly.
谨复贵公司本月10日函询; 我们不能提供贵公司特定的那种餐盘的报价。 Replying to your inquiry of the 10th inst., we are unable to offer you plates of the size you specify.
贵函收悉, 我们已将样品提交本公司的买方, 特此奉告。 In reply to your letter, we are pleased to inform you that we have shown the sample to our buyer.
你方6月12日的来函收悉, 兹寄去面额为150美元的支票一张, 谨此奉复。 In reply to yours of 12th June, I send herewith a cheque, valuing $150. 收讫
您昨日来信已收悉, 谨于此按您所约定的条件。接受此项任务。 I acknowledge receipt of your letter of yesterday, and gratefully accept the appointment on the terms you mention. 6月1日贵函敬悉。 We are pleased to acknowledge receipt of your favour of the 1st June. 本月5日来函敬悉。 We acknowledge receipt of your letter of the 5th inst.
本商品将于12月最后一班轮船付运, 货到时请惠于告知。 Kindly acknowledge receipt, and have the goods sent by the last steamer in December.
我们如期收到您5月15日的信, 信中所谈事宜尽悉。谢谢。 We duly received your favour of the 15th May, contents of which we note with thanks.
6月6日来函收悉, 我们无法交运该货, 甚感遗撼。 We are in poeion o fyour favour of the 6th June, and regret having to inform you that it is impoible for us to deliver the goods. 7月15日寄来的货物发票收悉。 We are in poeion of your invoice of the 15th July. 7月7日的贵函收悉, 感谢您订购下列货物: ...Your favour of the 7th July is at hand, and thank you for your order for: ...
7月10日来函敬悉。 Your favour of the 10th July came duly to hand.
您昨天的信和所附来的100美元的支票均已收悉。 Your favour of yesterday covering a chequie of $100 is duly to hand. 昨天贵函已收悉。 Your favour of yesterday is duly received. 我们已收到您昨日写的信。 We have received your letter of yesterday. 我们如期收到您昨日发来的信。 We duly received your letter of yesterday. 我们于5月1日收到您4月3日的信。 We received on the 1st May your valued favour dated 3th April.
我们如期收到您5月27日函和附来的150美元的汇票。 We duly received your favour of the 27th May, with a draft for $150. 2月6日来函收悉。 We have received your letter dated 6th February. 您6月5日的来函收悉, 多谢。 We have to own with thanks the receipt of your favour of 6th June. 确认
确认 To confirm||Confirming||Confirmation 为确认 In Confirmation of 确认书 A letter of confirmation
关于上周本公司通过电话给您的报价, 我们特予以确认。 We confirm our call of last week respecting our offers to you.
兹确认我们5月3日所发函并告知您发来的货物已如期到达。 We confirm our respects of the 3rd May, and inform you that your consignment has duly arrived.
兹确认已收到\"O\"号轮船送来的货物, 现寄去550美元的支票一张。请查取。 I confirm the receipt of your shipment by m.s.\"O\", and now send you a cheque, valuing $550.
兹确认我上星期致您函, 请及早约定与我方代表面谈的日期。 Confirming our letter of last week, we ask you to appoint an early interview with our representative.
兹确认本公司6月11日的信, 同函附上50包的提单。请查收。
Confirming ours of the 11th June, we now hand you enclosed B/L for 50 packages.
兹确认昨天致您的信并欣告今天我们已给你们开出汇票。 We confirm our respects of yesterday, and have the pleasure to inform you that we have drawn this day on you.
兹确认您昨天向我们提出的订单。承惠顾非常欣慰。 We have much pleasure in confirming herewith the order which you kindly placed with us yesterday.
您对我公司所提订单, 请务必于明天下午三时前来电确认。 Kindly let us have confirmation of these orders by telegraph tomorrow by 3 p.m.
谨确认今日电报, 非常遗撼, 该工厂于昨夜被毁于火。 In confirmation of my cable today, I regret to state that the factory was conpletely destroyed by fire last night.
为确认今早电话中所订货物, 请寄来订货单。 Kindly give us an order sheet in confirmation of the meage by telephone of this morning.
愉快欣慰
我们欣慰地告知你们, 我们将于明日给银行寄去5张面额为500美元的债券。 We have the pleasure to inform you that we will forward by tomorrow\'s mail to the Bank five bonds of $500 each.
您昨日告知向上海发出25箱的信函我们已敬悉。 We have the pleasure to acknowledge your favour of yesterday advising 25 cases for Shanghai. 同函奉上有关文件。 We have the pleasure of enclosing herewith the documents. 谨送上50,000美元的支票一张。 We have pleasure in forwarding you a cheque for $50,000. 兹随信附去50包棉花的提单一张。 We have pleasure in enclosing herewith a Bill of Lading covering 50 bales of cotton. 祈注意 \"B House\" 是B大街10号。 We have pleasure to bring to your notice \"B House\" No.10B Avenue. 我们愿向您提出下列订货: ...We have much pleasure of placing the following order with you: ... 谨以此确认我今晨的口头订货。 I have much pleasure in confirming my verbal order of this morning.
我们高兴地通知您, 从伦敦给您发来的书和其它东西的邮包已经到达。 We take pleasure in informing you that a parcel containing books and others has arrived for you from London.
我们愿按每磅900美元接受您的订单。 We shall be pleased to enter your order at $900 per pound. 今愿提供玩具10箱每箱优惠价1000元。 I shall be pleased to supply you with 10 cases of toys at the low price of $1000 per box.
我们将乐意您参观本公司所出售的几种保险柜。 We shall be pleased to show you some of our safes.
我们欣慰的告知您, 去年度业务是最成功的一年。 We are glad to inform you that the past year has been a most succeful one. 兹报告本市的S.公司情况。 We are glad to report on S.& Co., of this cith. 敝人欣闻您已接受我的报价。 I an glad that you have accepted my offer. 如蒙告知所需印刷费用, 则不胜欣慰。 I Shall be glad if you will kindly give me a price for printing. 兹答复所询有关S.公司的情况。 We are glad to answer your inquiry concerning S.& Company. 附函附件
按照本函下列清单, 附上应兑现的汇票。 We enclose for realization drafts as per the list at foot. 请查收所开出的下列汇票。 Enclosed please find drafts drawn as follows:
今随信奉上由\"静冈号\"发往香港的货物提单两张。 Enclosed we hand you two Bills of Lading fo rthe goods, per m.s.\"Shizuoka Maru\" to Hongkong.
依照您的订单同函奉上80包羊毛的发票, 请查收。 Enclosed please find the invoice of 80 bales wool bought by your order. 随信附上50箱货物的发票, 请查收。 Enclosed you will find an invoice of 50 cases goods. 随信附上订单三张, 请立即安排。 Enclosed please find three orders for immediate attention. 随信附上贴邮票的信封一个, 静候回音。 A stamped envelope is enclosed for reply.
随函附上订单一张, 请填妥后并附来支票为荷。 An order form is enclosed.Fill it out and attach your check.
同函附上10箱货物共价5,000美元的发票一张。
Enclosed we hand you an invoice, $5,000, for 10 cases goods.
随信附上我西雅图公司以贵公司为抬头面额为100美元的汇票一张。 Enclosed we hand you a draft, $100, drawn on your goodselves by our seattle house.
迅即 迅速 urgently||promptly||immediately||with all speed 请尽快将空袋退回为盼。 Kindly see the empty sacks are returned as promptly as poible. 这批货物立即由火车发往你处。 The goods were at once despatched by rail to your addre. 请尽快下达通知书为荷。 Please give us forwarding instructions as soon as poible. 请立即将这些货物运往伦敦码头.Please deliver these goods immediately to the London dock.
依照关于
依照 according to||agreeably to||conformably to||pursuqnt to||in accordance with 关于 about||regarding||concerning||as to||as regards||with regard to
依照他的建议, 我们冒味的向您提供您在本地的委托服务。 On his suggestion, we take the liverty of offering our services for any commiion which you wish to have executed here.
依照今天上午的谈话, 随函呈上本公司新产品的小册子一本。 Referring to our conversation of this morning, we enclose a pamphlet describing our new articles.
根据我们今天的电话交谈, 请于明日运来上述货物10箱。 Referring to our telephonic meage of today, please deliver the above ten cases tomorrow.
关于本月6日的来信, 我高兴地告知, 该商品的需求量甚大。 With reference to your letter of the 6th inst., we are glad to inform you that there has been a great demand for the articles.
关于对我方代表的电话查询, 我们高兴的告知货物的收据已经发现。 With reference to our representative\'s call, we are pleased to say that we have obtained the receipt for the goods.
依照6月6日来信, 我们已由东海道铁路将50箱货发出。 In accordance with your letter of the 6th June, we are sending off by the Tokaido line the fifty cases.
依照昨日来函, 今晚已发出威士忌5箱。 In accordance with your letter of yesterday, I am sending tonight 5 cases of whisky.
依照您上月20日的订单, 我们已经向您发出原棉30包。 According to your order of the 20th ult., we have sent you 30 bales of raw cotton.
依照您对本公司J.先生的要求, 我们已另邮寄去10支的三合股纱样品。 In compliance with your request to our Mr.J., we have pleasure in sending by separate post a sample of our 10s.3-ply yarn.
依照您的要求, 我们已通过山田公司向您发去40包棉花。 Agreeably to your request, we have sent you, through Mers.Yamada & Co., 40 bales of cotton. 期满到期
我们如期收到您7月30日的来信。 I received in due course your letter of the 30th July.
该轮将于5月5日晨, 如期到达横滨港。 The steamer will due in Yokohama on the morning of the 5th May. 这张票据将于9月1日到期。 The bill falls due on September 1.
甚至到本月中旬, 折扣率也未下降到日率二分以下.The discount rates have failed to come down below 2 sen per diem, even in the middle of the month. 我们如期收到您6月10日的贵函。 We have duly receiveed your valued favour of the 10th June. 每个、依照
由代理 per pro.||by proxy 每年 per annum||yearly 每月 per mensem||monthly 每天 per diem||daily 每人 per man||per capital 每一个||每一件 per piece
每磅 per lb. 每一包 per b. 每一吨 per ton 每一码 per yard 每一瓶 per bottle 百分之?? per cent||per cent.||percent||?? %
经本公司代表与你方的面谈结果, 本公司愿承担为贵公司的船运代理人。 In reference to the interview our representative had with you, we offer to your goodselves our services as shipping-agents.
随信寄上帐单一张, 如能尽快将款汇下, 则不胜感激。 We enclose you a statement of account, for which your remittance at your earliest convenience will oblige.
我们收到您5月19日来信, 我们已于今日发电确认, 请参阅所附该电抄件。 We have received your favour of 19th May, and confirm our today\'s telegram as per the copy enclosed. 对于装载贵轮船的货物, 已办妥保险。 We have completed the insurance on the cargo per your steamer. 抱歉遗憾
此时, 我只能请您接受我的歉意。 Meanwhile, I can only ask you to accept my apologies. 请您宽恕我们的这一错误。 We apologize you for the mistake. 麻烦不少, 请您宽恕。 We apologize you for troubling you.
从你们 5月10日信中得知, 你方客户仍对该条件不表满意, 甚为遗憾。 We are sorry to learn from your letter of the 10th May that your customer is still diatisfied with the condition.
在时机尚未成熟以前, 我们就冒昧地写信谈及此事, 对此甚表遗憾。 We are sorry that we have taken the liverty in writing you prematurely on the subject.
我们遗憾地告诉您, 其中两箱, 质量极为差劣。
I am regretted to have to inform you that two cases of them are so bad in quality.
我们遗憾地告诉您, 本公司在R.C.15的房产, 因昨日下午失火, 已部分烧毁。 We regret to inform you that our premises at 15 R.C.were partly destroyed by fire yesterday afternoon 听说P.R.公司已破产, 甚为遗憾。 I learnt with regret of the failure of mers P.R.& Co. 表示抱歉 To take the liberty of doing something||To take the liberty to do something 甚感遗撼, 请多包涵。 To regret||To be sorry||To be chagrined||To be mortified||To be vexed
对此事给您带来的不便, 请接受我们的歉意。 Please accept our apologies for the inconvenience this matter has given you. 荣幸
今天, 我们感到很荣幸能和 M.威尔森教授欢聚一堂。 Today, we feel very much honoured to have Prof.M.Wilson with us.
特别使我们感到荣幸的是能有机会遇到你们各位知名人士。 We feel speially honoured to be given this opportunity to meet such a nice group of distinguished people like you. 对于..甚感荣幸 To have the honour of doing||To have the honour to do 感谢
承告知该若干套不合格产品, 我方愿妥善处理不误。 We appreciate your telling us about the defective sets, and are glad to make things right.
在感谢您过去惠予支持的同时, 希望对我新公司也继续给予信赖。 While thanking you for your valued support, I wish to asc for a continuance of your confidence in the new company.
藉此机会, 让我们对凡在业务发展方面给予有力支持的朋友、客户表示感谢。 We take this opportunity to thank our patrons and friends for the liberal support extended to us during our busine career.
藉此机会, 让我们对您过去珍贵的支持表示感谢, 对您今后的订单, 我们将保证继续格外关照。 We take this opportunity of thanking you for your past valued support, and of auring you that your orders will continue to receive our best personal attention.
我们满怀信心的向您保证, 您所给予我们任何的业务, 我们都会以完全使您满意的方式去执行。 We can confidently aert that any busine with which you may favour us will be transacted in such a manner as will afford you the fullest satisfaction. 谢谢您的查询或询价。
We thank you for your inquiry. 承蒙您的好意, 甚为感谢。 thank you very much for your courtesy. 谢谢您的订货或订单。 thank you for you order. 提供服务
我们随时乐意为您服务。 We are always pleased to serve you at any time. 如有机会为您服务, 我们将非常感谢。 We thank you for the opportunity to be of service to you.
同时, 请牢记我们最诚挚的心愿和为您服务的热望。 In the meantime, please be aured of our most cordial good wishes and of our desire to be of service.
请相信, 我们将非常感谢您能为我们 提供服务机会。 We wish to aure you that we appreciate an opportunity afforded us for service. 我们渴望为您服务。 We are anxious to be able to seve you. 希望愿望
我们盼望着您的好消息。 We hope to hear from you favourably. 您在商场上如有需求, 即盼来函询价。 I hope to receive your inquiries when in the market. 我们希望能收到您的订单。 We hope to be favoured with your order. 我期待着您的好消息。 I hope to hear favourably from you. 我们希望这一行动能得到您的同意。 We hope this action will meet with your approval. 我们希望您能很快对此事做出决定。 We hope that you will give this matter prompt attention. 留意签名
惠请留意我们每个人在下面的签名。 We would ask you kindly to note our respective signatures given below.
下面是他的签名传真件, 请惠予留意, 该签名效果与我的相同。
Below you will find a facsimile of his signature, which I ask you to regard as my own. 惠请留意我的签名。 Have the kindne to take note of my signature ... 请留意附在下面的签名。 I request your attention to his signature, appended below. 诚请回信
回信 by return||by return of post||by return of mail
为供您回信方便, 随信附去免贴邮票的信封一个。 A return envelope that requires no postage is enclosed for your convenience in replying.
请开20美元的支票一张, 放在所附信封里, 立即寄给我们。 Make out your check for $20, put it in the enclosed envelope, and start it on its way to us--now.
为了使您从我们这里取得更进一步信息, 随信附去明信片一张备用。 A postcard is enclosed for your convenience in requesting further information.
届时, 用明信片告知我们, 本公司乐意奉告, 当然不会增加任何麻烦。 Then send back the postcard and we\'ll gladly tell you--without a bit of obligation, of course.
11、Busine Correspondence(1) 商务信函(1) 您是否遇到过这样尴尬的情况：当你急需拟订一封得体的英语商务书信时，却觉得头脑中千头万绪，不知该从何说起„„也许正是这封小小的英文书信成为您事业的绊脚石，使您失去了在公司大展宏图的机会。
但是，为什么不把英语商务书信变成助您平步青云的阶梯呢？变成您广交朋友的机会呢？事实上，商务信函都有一定的格式可循，并非\"难于上青天\"。从本课开始，入门篇将开始向您详细讲解如何书写英语商务书信，助您在最短的时间内掌握写出一手漂亮英文书信的秘诀。
本课
的
单
词
和
重
点收
句信称附签
型
。
人
呼
件
名 recipient
salutation enclosure signature
Company Limited
责任有限公司
Corporation
责责 任任有有
限限您公公
司司忠
（（诚美美
）
）
的 Incorporated Yours faithfully
Yours Sincerely
您忠诚的 Best Wishes
谨致问候
书写商务信函，首先要对商务书信的编排格式做到心中有数，下面我们就来看看书信的编排格式列表： Heading 信头 Date 日期
Recipient\'s name and addre 收信人名址 Salutation 称呼 Subject
Body
主
正
题
文
——————————————————————
————————————————————
Complimentary
Signature
close
结
签束
敬
语
名
Enclosure Notation 附件说明
从列表中，我们可以清楚地看出商务信件同一般英文信件一样，首先要标明信头(Heading)和信内地址(Inside Addre)。 信头的主要内容是发信人的姓名、公司名称、地址、发信日期等。但是在商务书信中，许多公司已经印好了自己带信头的信纸，所以我们不必再为重复书写公司名称、地址烦心了。
不过我们还是要在印好的信头下面加上发信日期的。日期的书写可分为美式和英式两种： 美式的写法是按照的月-日-年的顺序，比如： 2000年5月9日：May 9, 2000，May 9th, 2000, 或者5/9/2000。
当然，你也可以根据情况，使用英式的写法。 注意，英式的顺序是日-月-年： 9 May, 2000， 9th May, 2000 有了发信人的地址，自然还要注明收信人的地址，这就是信内地址(Inside Addre)。比如：
29
London Mr.T
Lower
F
Village SE17 R
James Consultancy
Rd. 2ST
翻译成中文就是：伦敦洛尔庄路29号，TF咨询公司，R.詹姆斯先生。邮政编码：SE17 2ST 你是否留意到，原文地址和所翻译的中文的地址顺序恰恰相反。这是因为英文地址是按照从小到大的顺序来书写的，即： 人名--公司的具体地址--城市名+ 邮政编码--国家。
另外在地址中，为了显得更简洁，还常用到下面的几个缩写词： Rd.= Road（路）; St.=Street（街）; Sq.=Square（广场）; P.O.B= Post Office Box（邮政信箱）； # 24= 24号(美式用法)； No.24= 24号（英式用法）
所以如果说\"公园广场 44号\"，就可以表达为：44 Park Sq.，而\"中山路\"，则是：Zhongshan St.公司的名称也是商务信件必不可少的一项。 一般来说，国外绝大多数公司、企业都是责任有限公司(Company Limited)，缩写为Co.Ltd.。 在美国，责任有限公司叫Corporation 或者 Incorporated，缩写为Corp.or Inc.。
例如微软的全称是Microsoft Corporation, 而\"摩托罗拉\"则是Motorola, Inc.完成了地址一项，你就要写信件开头的问候语（Salutation）和结尾的敬语（Complimentary close）等等。虽说这些都是客套话，但是在商务信件中却是必不可少的。
如果你不知道对方的姓名，可以用最客气的方式来问候他/她： Dear Sir or Madam:(尊敬的先生或女士) 来称呼对方。
这时要用Yours faithfully （您忠诚的）来作为信尾签名之前的用语。 如果你知道对方的名字，则可以标明对方姓名，来显得更亲切些： Dr Green 格林博士（大夫） Mr.Green 格林先生 Mrs.Green 格林夫人 Ms Green Mi
格Green
格林
林
女
小
士
姐
结尾用Yours Sincerely（您忠诚的）就可以了。
如果收信人是你的朋友或关系亲密的同事，就直接用名字，不用姓： Dear James 亲爱的詹姆斯
因为是你的朋友，结尾时当然要给出最真诚的祝福，所以你可以用：Best Wishes/ regards 最后，在结束敬语后，需要加上你的签名，并在下面打印你的全名和职称。比如：
Yours sincerely Signature John Lee General Manager 学完了这一课，你应该能掌握书信的格式了，在下一课中，我们会讲到商务信函的内容编排和常用句型。希望你能随着课程能一步步地提高自己的写作技巧。
12、Busine Correspondence(2) 商务信函(2) 通过前面的学习，相信你已经掌握了商务信函的格式，接下来我们要学习商务信函的内容
和语言。在开始前，先送给你5条书写商务信函的\"Golden Rules\"(秘诀)。
写信时，一定要考虑到收信人的感受，所以你的信件必须做到:
1.2.3.4.5.CLEAR
简用语
内
洁词言清
楚容、
易完扼礼正
懂
整
要
貌
确
COMPLETE CONCISE
COURTEOUS CORRECT
本课的重点词汇和句型。
quotation
n.报价 above-mentioned
attach enclose
adj.
上vt.vt.述附把
的上„
to______
，、„
信加（n.
vt.
上随中（已条函
提件）不
原关到等附
的
）
寄
便
谅
于
inconvenience forgive With
reference
I would be grateful if you could„ 如果您能„„，我将不胜感激。
商务信函的格式非常规律化，而其内容和语言上也是有律可循的。下面就让我们根据一个实例来学习如何书写商务信函。 下列是一封财务公司的询价信：
HERITAGE FINANCE LIMITED ------------------ 22
The
Close
Hanworth
Middlesex
TW13
5TB
Tel:081 899 3642 Fax:081 3644
Dear
Mr.
James
, Reference: 29
London
Financial
29 Mr.T
Lower
F
Village SE17 Consultancy January
R
199- James Consultancy
Rd. 2ST Contract
We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract.Details of the contract are attached.Since the work is due to start in December, we would appreciate a reply at
your earliest convenience.Yours sincerely Signature J Fish Corporate
Finance
Manager
仔细阅读这封询价信之后，你会发现写信人-公司财务经理(Corporate Finance Manager) J Fish 在收信人称呼之前，写下了信件的主题：
关于财政合同（Reference:
Financial
Consultancy
Contract）。
因为商务信函强调\"效率第一\"，所以在正文(body)前面加上信件的主题，会使收信人对信件的主要内容一目了然，达到事半功倍的效果。
商务信
函
的
主
题
有
好
几
种
表
达
方
式
，
你可以把主题放在收信人称呼之前，比如：
Subject:
____;
Re:___
或
者
Reference:____
也可以在放在收信人称呼之后，正文的开头，如： With reference to______ （关于） 例如，我们可
以
用
下
面
这
句
话
来
引
出
正
文
：
With reference to our previous letters and cables, we wish to call your attention to the fact …
（关于我们以前的信件，我们希望你们注意到这样一个事实„„）
现在你对主题的写法一定胸有成竹了吧，接着让我们继续看Fish 先生是怎样开始信件的正文的。 从文中可以看出，Fish 先生写信的目的是要求对方提供报价单，因为他写道：
We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract. （如果您能寄来上述合同有关报价，我们将非常感激。）
值得一提的是，Fish 先生提出要求语气非常委婉，他用了句型：
I would be grateful if you could… （如果您能„„，我将不胜感激。）
这样礼貌地提出要求，会使对方感觉很舒服，从而更愿意和你做生意。
Fish 先生在这句话中用到了above-mentioned一词，来表达\"上述的，信中已提到的\"。知道了它的用法，我们就来试着用它造个句子吧。
\"上述产品在本市各大百货商场中都能买到。\" 正
确
的
英
文
翻
译
是
：
The above-mentioned product is available in the major department stores throughout this
city.
在提出要求后，Fish 先生又加上了一句具体的说明：
Details of the contract are attached.（合同详细内容已随函附上。）
其中attach是\"附上、加上（条件等）\"的意思。 这里还可以用enclose 一词来替代 attach ，Please 表find
示
附
件
的
意
思
。
例
如
：
enclosed samples.（请查收附上的样品。）
现在我们再来学习几种不同的商务信函开头方式。 现代商务信函越来越讲究效率，所以开门见山，直接陈述自己写信的原因不失为一个好方法，比如：
I
am writing
to
inform
you
that/apply
for
/
request…etc.
（我写信是要告诉/申请/请求„„等等。）
而当你回复别人信件时，首先要对对方的来函表示感谢：
Thank
you
for
your
letter
of
July.
感谢贵方7月1日的来信。
当 然,你you 谢
您
还for 申
请可
以your
点
明
具for 商
业体
的
事at 帐
由
：
Thank （感
application
的
credit 信
用
Barrow\'s. 户
。）
Barrow\'s
如果你想写的是一封道歉信，用道歉来开头会让对方体会到你的诚意。比如对于客户的投诉 （，We 我们are 对
给
你sorry 您
带for 来
可any 的
任
以
inconvenience 何
不
便
深we 表说caused 歉
意
：
you. 。）
道歉的方式很多，你也可以选择比较委婉的方式，比如为延误回复来信道歉：
I hope you will forgive the long delay in answering your letter of June 9. （希望您能原谅我延误回复您
6月
9日的来信。）
在这一课中，我们讲到了在不同的情况下，商务信函开头方式和一些重要的单词和词组。下一课中，我们将继续就Fish 先生的信件讲解商务书信的写作方法，和常用句型。See you later!
13、Busine Correspondence(2) 商务信函(2) 对于母语不是英语的人来说，用英语在信中流畅、清晰地表达自己的想法并非易事。那么我们怎样才能更好地书写信函呢？下面书写商务信函的7个步骤会帮助我们解决问题：
1.Write down
your
aim.
写
下
发
信
的
目
的
。
2.Aemble all the relevant information. 搜集所有的有关资料。
3.Arrange the points in order of importance. 按重要性的顺序安排要点，决定哪些是可以省 略
的
观
点
。
4.Write an outline in note form. 5.Write
a
first
draft.
以笔记的形式写出一个纲要。
写
出
第一
稿
。
6.Revise your first draft by considering these questions: 通过考虑这些问题修改草稿。
information: English: 风 格材
料
，
是
否
包
括
所
有
要
点
。
英文，语法、拼写和标点是否正确。
是
否
吸
引
人
，
是
否
简
洁
。 Style: 7.Write or type your final version. 写出或打印最后成稿。
下面让我们具体地学习如何书写商务信函，请大家在倾听讲解时，注意信函中连接词的用法，以及信函的各种结尾方式。
本课
的
重
点
单
词
和
句
型
since
既然„„；由于„„ now
due be that due to
„
earliest
as
因 为 到，
立尽尽即
快
期由
既的于
早„
„
，；
预然应定感„ „当„
„
的
„
激
„
„
„ appreciate at without as your
convenience.
delay soon
poible hear from sb
收到某人来信
在上一课中，我们接触到了Fish先生询价信的上半部分，并学习了商务信函的主题和开头，下面我们就来看看Fish先生是怎样书写信件的内容和结尾的。 首先让我们再来熟悉一遍这封询价信：
HERITAGE
------------------
Dear
Mr.
James
, Reference: 29
London
Financial
29 Mr.T
Lower
F
Village SE17 Consultancy January
R
199- James Consultancy
Rd. 2ST Contract
22
The
Close
Hanworth
Middlesex
TW13
5TB
Tel:081 899 3642 Fax:081 3644
FINANCE
LIMITED
在正文的第二段，Fish 先生对报价的时间提出了进一步的要求，他说：
Since the work is due to start in December, we would appreciate a reply at your earliest convenience.（由于工作将于
12
月份展开，我们希望您能尽快答复。） Corporate
J
Finance
Yours
sincerely Signature
Fish Manager Since the work
is a
due reply
to
start at
in
December, earliest
we
would We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned
contract.
Details
of
the
contract
are
attached.
appreciate your convenience.
这里，Fish 先生用了since(既然„„；由于„„)来连接整个句子，使句子读起来更通顺。
注意，英文书信和中文信件一样，也讲究句与句之间要\"承上启下\"。 比如，连接因果关系的句子除了
上
文
提
到
的
since
外
，
还
有
连
词
：
because（因为„„）, as（因为„„）, now that „（既然„„），例如：
There 延was 期
a 是
delay 由
because 于
技
we 术
上had 的
some 问
technical 题
造
成
problems. 的
。
另外，我们还可以用介词词组来表示因果关系，例如上面这句话还可以用because of 或者due
to
来
表
示
：
There was a delay because of (due to) some technical problems.
（请大家阅读\"妙连
句
子
\"
）
due to在这儿是\"因为，由于\"的意思。不过，细心的你一定发现了在Fish 先生信中用到的due to 并不表示因果关系，而是表示\"预定\"。我们再来看一个表示\"预定„„\"的句子：
The 工
作
work 预
is 定
due 在
to 12
start 月
份
in 开
December. 始
。
其实due可是一个\"多面手\"，除了上面的词组due to 外，它本身还能作\"到期的，应当的\"。
比如去银行时，我们得特别注意出纳员（the teller）所说的due一词： 要是她说：
The （bill 这of
exchange 张
汇
is 票
due 下
on 月
the 一
first 日
of 到
next 期
month. 。
）
这时，我们就必须在下个月之前承兑汇票。
当你发出信件后，自然希望能很快收到对方的回复。那么，你该如何在信中礼貌地表达这一
意
思呢？我
们
先
来
看a 您
Fish reply 能
先at 尽
生
是
怎
么
写
的
吧
：
We would 我们
appreciate 希
望
your 快
予
earliest 以
convenience. 答
复
。
这是一个非常礼貌，而且有效的句子，值得你认真记忆。
这里，Fish 先生用at your earliest convenience.（尽早„„），表示急需得到回复。
而without delay（立即„）和„as soon as poible（尽快„„）也可以在信中表达渴望得到回
复
的
急
切
心
情
。
另外，句中appreciate表示\"感激\"，我们还以用其它表示感激之情的词汇来替换它，如：
I would be grateful if you could send us a reply at your earliest convenience.
当I 然
我look
们
还
可
以to
换
一hearing
种
方from
式
：
you.
forward
词组hear from sb.是\"收到某人来信\"，而这里的to 是介词，后面一定要跟名词或者动名词
。
