XXXX协同办公平台目标任务书（第五版）
一、项目背景
随着公司业务经营的快速发展，与之相适应的信息技术应用系统成为亟待解决的问题，公司需要建立一套面向所有分支机构和部门、员工、管理者的用于有效处理企业日常运作和管理的协同办公系统，运用强大的信息技术、通讯技术和管理理念，对公司各种业务系统的信息进行集成和有效地共享，加强企业的信息流转，支持公司员工（如管理层、业务人员、技术人员等）有效获取和应用有效的信息资源，支持企业的日常运作、提高工作效率、提高企业的整体反应能力，使企业在激烈的竞争中处于有利地位。
二、目标任务
经过近一个月的需求调研讨论，在信息小组各位领导同事和11个部门负责人的共同努力下，初步达成共识，形成一个明确的目标任务书。
目标任务书分为两个阶段，第一阶段实现协同办公核心功能，预计在7月正式上线实施，将具备使用行政办公大部分职能，形成审批流程工作模式，初步的协同办公体系，规划预留各部门专用模块的接口空间；第二阶段继续完善OA功能,预计在10月上线，将完成各部门的专业化软件接口和其他需求，建立完整的全部门间的协同办公体系，并为未来发展预留可扩展的空间。
（一） 第一阶段目标任务（基本功能上线）
一、信息发布
1.公司新闻、通知、公告
A.除支持常规文本新闻发布外，还应当支持表格、超链接、图片、Flash等多媒体新闻；
B.应支持图文混排、支持新闻，通知，公告的投稿、审核、发布等信息全生命周期管理；
C.应支持类别的设置，支持通用模板、流程的设置； D.应支持按标题、分类、作者等多条件组合查询、筛选新闻内容，快速定位相关信息同时应当支持全文检索功能，输入关键字快速检索相关内容，检索范围包含标题、文档内容、附件内容、标签等。 2.内部主页（门户）
A.作为XXXX协同办公过程中各种页面信息的载体，以及各类信息“汇集地”，应当支持多层级门户设置，如：企业门户、分公司门户、部门门户、战略门户、高管门户、个人门户等。内部主页（门户）；
B.在项目实施过程中，供应商应当根据本次项目的建设意图以及XXXX未来战略发展规划，同时结合实施厂商在同等类型项目中的实施经验向XXXX提出内部主页（门户）规划的方案； C.门户的权限应当匹配不同同岗位人员。如：公司门户的权限为全员公开而战略门户及高管门户是企业重要决策信息，关键KPI指标、战略成果等核心信息发布的承载，信息的查看只针对XXXX高管及特定授权人；
D.考虑到系统交付后的运维成本，门户的设置操作及维护，应当简易、便捷，在零代码的前提下XXXX IT工程师可以自行调整相关参数达到改变门户样式及展现页面。同时门户配置可以设门户的LOGO图标、主题等。 3.企业论坛
A.应支持论坛发文权限的设定，即具备发文权限的用户才能够在特定的板块中发表新主题，同时支持附件上传； B.应支持对主贴或回帖的点评操作； C.应支持版主置顶或撤销置顶相关主题；
D.应支持包括是否允许匿名发帖的设置，敏感词检测设定及用户积分等级的设定等。 4.企业邮箱
A.目前，XXXX使用的是XXXX企业邮箱服务，未来计划在企业内部部署邮件服务器，OA系统需支持目前市场主流邮件系统的集成；
B.邮件集成主要内容为单点登录以及新邮件消息推送。
二、协同办公 1.待办提醒
待办消息的提醒支持个人门户、邮件、手机APP、微信等多渠道推送。
2.人力资源 1) 实现招聘表单的制定，招聘流程的审批；
2) 员工可自主查询相关信息，包括职位信息、员工关系、员工档案、工资、社保、考勤信息等在内的相关信息，部门领导有权限查看所属部门员工的上述信息；
3) 应支持配置和维护机构、部门、岗位和人员信息； 4) 应支持组织架构LDAP同步，实现多套系统间的统一组织、统一账号（目前暂未建立AD域，须保留该部门接口）； 3.行政管理
1) 日常考勤，与考勤系统集成实现考勤数据的自动导入与统计（目前XXXX使用的是网络数据库型考勤机）
2) 任务管理，应支持任务安排、任务分解、跟踪、反馈、评价、查询、任务暂停、结项等全周期管理；
3) 日程管理，应支持日程的创建，日程的同步（与手机APP软件同步），日程提醒（提醒策略的设置，提醒方式等），共享日程（员工间设置共享，领导对员工日程的查看）； 4) 合同管理，应支持合同类别管理、合同流程审批（配合经营和财务部门）、合同归档管理等；
5) 印信管理，对公司印章、证照使用进行流程化规范管理； 6) 图书（期刊）管理，应支持对企业纸质图书资料，提供图书登记、借阅、领取及归还的全过程管理；
7) 投票管理，应提供面向企业内部投票活动的管理功能，实现从发起投票、参与投票、查看投票、终止投票、催办投票的全周期管理，可用于快捷的企业调查、市场调查、项目调查、活动组织、个人抉择等；
8) 档案（电子文档）管理，参考档案管理的模型和思路，将各种文档分门别类进行层次化的目录管理，须支持关键字或全文索引，方便员工检索和查阅文档。实现对文档处理周期的管理，包括文档的撰写、审阅、批准、发布、存档等各个环节。对文档进行版本控制，保证员工所访问的是最新和有效的文档。同时应当支持对各种文档实行分层次、分级别的权限管理，通过系统日志等手段对重要文档的使用情况进行监督管理；
9) 公文管理，应随公文性质、内容、重要性、紧急程度等诸多因素的不同而有不同的流程和权限要求，因此，“公文管理”模块的设计必须充分体现灵活性和易操作性之间的平衡，同时，必须提供严密的安全机制和完善的催办、督办功能，以消除办文中的越权、泄密、拖沓等现象，另外，还必须提供流程跟踪监督、统计查询工具以规范行政行为和提高管理服务质量。 4.办公用品管理
1) 应支持办公用品分类管理，实现公司所有办公用品的统一分类；
2) 应支持办公用品领用申请、出入库管理、库存管理、统计报表。 5.固定资产管理
固定字长管理应支持资产从申购、入库登记、领用、调拨、维修、报废、资产报表、资产维护的全生命周期过程管理，方便资产管理员对资产的流向进行跟踪和监管。
6.车辆管理
车辆管理模块应提供车辆信息管理、驾驶员的统一管理，用车申请流程管理以及对车队车辆的统一调度管理，同时也对车辆费用、车辆保养、维修等信息进行统一管理，统一查询。
7.会议管理
会议管理应提供会议日历展现，会议安排、会议纪要、会议执行情况、会议统计的管理功能。对会议召开时间、与会人员、议程模板、纪要模板、会议审批及纪要审批流程等关键会议要素进行管理。
8.资源共享
以类百度网盘或360网盘的形式实现公司内部文档或文件资源共享。
9.其他行政审批管理
对公司“三重一大”（重大问题决策、重要干部任免、重大项目投资决策、大额资金使用），大事记、突发事件、工作餐等进行规范化流程审批。
三、流程制定
全力协助相关部门尽快形成完整系统的审批流程结构图和制度，优化传统审批方式，提高工作效率，涵盖流程起草、审批、沟通、驳回、发布、实施反馈、废弃等全周期管理，时刻可查询流程进度，并最终形成台帐形式汇报。
四、移动办公
所有任务都可以通过手机等移动终端办理，并通过微信或者专用手机软件实现对内办公和对外消息发布的功能。
五、数据对接
对需要迁移的各项重要数据（邮箱、财务等）进行严谨的计划实施，保障所有数据的安全稳定。
六、CA证书集成
为确保数据的安全性，新建OA系统拟采用CA证书进行信息安全认证，因此各投标厂商在商务报价需包含第三方CA证书系统及U-KEY的采购费用，并负责系统集成工作。U-KEY采购数量为电脑端200个，手机端200个。
（二） 第二阶段目标任务
第二阶段的目标任务包含对第一阶段工作成果的优化和改进同时加强各业务职能部门的信息化整合。因此，在完成第一阶段目标任务后，计划预留3个月左右的适应期，以确保第一阶段的工作成果得到有效的检验。
在完成系统的检验磨合后，适时启动第二阶段目标任务。第二阶段的工作目标任务如下：
一、综合管理中心 1.培训管理 培训管理应当结合企业自有套路、行业套路、案例、岗位技能、其他培训教材课件知识纳入系统中，供员工以各种形式进行学习和培训。培训完毕可以自己参加相应的考试，以检验掌握学习内容的程度。通过在线培训和考试，更加便捷有效地对公司各部门员工进行管理和协调，缩短流程，保证信息资源的共享和及时传递。
培训管理模块应当具备：培训计划、课程管理、教材管理、题库管理、考试管理等功能。
2.薪酬福利
薪资模块须提供薪酬结构自定义功能，同时通过为不同的薪资体系建立不同的薪资模板来满足集团型企业需要。薪资管理包括模板管理、发放计划管理、项目管理和报表输出功能。
3.绩效考核
绩效考核管理需对接“全面质量管理体系”，以“全面质量管理体系”中所规定的职责履行程度、工作目标完成情况进行公正的评定；将评定结果与分配、晋级、人力选拔挂钩；通过绩效考核指导企业培训计划和下一步人力资源开发计划。
绩效考核模块须具备：绩效指标库维护、考核表模板设定、考核活动管理、考核评分、考核成绩查询、考核数据归档等。
4.信息管理
继续完善一起企业内网（门户），完成与其他业务系统的深化集成及展现。
二、财务管理中心 A.实现与用友财务管理系通过单点登录集成； B.实现用友财务软件相关待办的推送；
C.实现用友财务软件相关财务报表的推送；（NC生成表单） D.实现预算的制定、导入和费用控制；（用友方支持预算管理） E.实现费用报销流程审批后可生成凭证写入用友财务管理系统。
三、战略发展中心
融入赛普“管理提升”内容成果。
四、品牌营销中心
A.实现与CRM单点登录集成； B.实现CRM相关待办的推送； C.实现CRM系统相关报表的推送。
五、设计管理中心
完善知识库、资源共享中相关数据资料，随时调用。
六、工程管理中心
完善知识库、资源共享中相关数据资料，随时调用。
七、智慧生态中心
强化文件各平台的可读性，审批文件备注功能。
八、经营管理中心
预留或开发第三方专业软件接口，接口类型采用业界主流的WebService等。主要集成模块包括：计划管理模块、项目投资分析模块、成本管理模块、成本数据库模块。
九、招标采购中心 预留或开发第三方专业软件接口，接口类型采用业界主流的WebService等。
十、产业招商中心
预留或开发第三方专业软件接口，接口类型采用业界主流的WebService等。
