信息化时代如何加强医院门诊收费管理
摘要: 信息化时代加强医院门诊收费管理主要从医院门诊收费票据
管理和门诊退费管理两个方面进行控制
关键词:计算机;收费票据; 退费；内部控制
计算机网络系统建设是医院的一项重要基本建设,计算机网络已成为现代化医院运行必备的硬件环境。我认为要加强医院门诊收费管理至少得从以下两个方面着手。
一、门诊收费票据的内部控制
(一) 建立健全医院票据管理制度
医院收费票据包括门诊和住院收费收据、预交款收据等，是医院财务核算的依据。为加强医院收费票据的监管，制定了符合医院实际的《收费票据管理制度》，为加强医院收费票据的日常管理工作, 财务部门设置了票据购置、保管、领用及核销管理岗位来负责全院收费票据的管理工作, 并重申各类收款票据必须由财务部门统一管理, 收费票据管理人员的直系亲属不得从事出纳、门诊收款和住院收款工作。为防止管理制度停留在纸上,医院有关部门还制定了定期检查方法。
(二) 对门诊收费票据实时监控和自行核销
1、门诊收费票据的使用与监控
医院从县非税局购买到票据后, 应及时办理票据入库手续。收费人员只能从已入库的收费票据中领用。收费人员先申请领用票据数量,
票据保管人员核对后再予以登记在册，同时在计算机票据管理系统中输入领用票据的起始号码。在日常门诊收费工作中, 计算机实时监控每位收费人员的票据使用情况。由于事先已输入收费人员领用的收费票据起始号码, 因此在打印收费票据时, 计算机会自动产生一个与票据号码相同的核对号码。由此, 通过计算机票据管理系统, 我们能实时地看到各个收费人员票据领用和使用情况, 如剩余票据、已使用票据的数量及号码、正在使用票据的内容和金额等。
2、门诊收费票据的核销
门诊收费票据的核销由计算机自行核销和票据管理人员监控核销同时进行。
(1) 正常情况下, 每使用一张门诊收费票据, 计算机系统就会对已使用的票据实时标注已使用的记号来进行核销,票据管理人员也可以实时进行监控。
(2) 票据管理人员按规定时间打印门诊日收费汇总表, 汇总表附有各个收费人员当日收费金额及当日使用的票据起始号码。收费管理人员将汇总表的明细附件和每位收费人员日报表上的金额进行核对, 并收取当日收入款。同时管理人员还要根据各个收费人员日报表上的当日门诊收费票据起始号码与当日门诊收费票据的存根进行核对，审核票据是否顺号使用，有无跳号，作废发票手续是否齐全，并对所有退费和作废发票逐笔审查核对。核对无误后, 票据管理人员在门诊票据登记簿中登记各个收费人员当日缴收入的票据起始号码。这样, 就有计算机自行核销和票据管理人员核销两个记录, 起到了双重监控核
销的作用, 保证了收费票据及时销号和资金安全入账。
二、门诊退费的内部控制
1、信息系统控制
全程记录患者就诊、交费、检查内容及时间；做到分权限、分账户管理； 所有红冲、作废发票统一按退票处理并准备记录和统计； 不能随意变动系统信息， 变更信息系统应全程记录；每张发票只能打印一次； 建立健全药品、检查、治疗等各项执行确认系统， 保证其与收费系统的数据交互使用， 形成完善的内部信息监控体系， 使相关检查、治疗执行后或取药后电脑自动控制不能办理相应退费手续等功能。
2、相关科室控制
相关临床、医技科室要密切配合，对收费情况进行监督；科室专人负责保管检查治疗申请单科室联； 退费各环节经手人要严格审核退费的真实性及合理性， 确认无误后签章认可；对于大金额费用需要科室各级管理层多人签章并作好登记手续；针对可能存在的漏洞和隐患，门诊部、医务处及医保办等相关职能科室应积极协调配合，共同研究，制定出切实可行的管理方案，确保计算机网络环境下医院退费工作安全、有序、高效地运行。
3、退费流程控制
⑴ 认真检查发票、检查治疗申请单或药品处方真实性；仔细核对收费系统相关收费记录， 审核姓名、项目、金额是否相符；检查相关执行科室退费说明及签字手续是否完备；对于大金额退费，要求
患者提供有效证件并在退票上登记，代办退款人则必须附上本人姓名及证件号码，同时收费员应与科室相关负责人电话核实。
⑵ 退费要求回收发票及相关单据，将未退费项目新打印发票及退款交还患者，退票上注明新打印发票号码，同时收款人需在退票上签章认可。
⑶ 坚持收现金的退现金，收支票的退支票，刷银行卡的退回银行卡。
⑷ 由于操作失误或机打故障造成特殊退费的，退票上要求操作员作书面说明，注明新打印发票号；由于患者钱款不够引起的特殊退费，同时还要求将其检查或治疗申请单或药品处方回收，留作附件证明。
⑸ 交给患者的门诊发票，要求发票号与流水号一致，机打清楚， 没有损坏，没有涂改，不允许手工补写；假如有不符合要求，应马上做特殊退费，重新打印发票，退费上注明退费原因及新打印发票号码， 并签章。
⑹ 收费员要将当天的退款单据单独整理，核对无误后在每张发票上签章认可，同“门诊退费登记明细表” 统一上交，做到日清日结。
⑺ 发现窗口有患者遗失发票或单据时， 应在当天及时上交， 由科室负责人进行统一管理。各收费窗口相互监督，如发现私留患者发票者，应及时上报并严惩。
4、严格审核控制
财务科稽核会计要逐日逐笔审核退费，对私留患者收据、不符合退款手续、舞蔽等违反制度的行为，应及时上报。门诊退费票据必须单独存放，随时备查。
⑴ 审核全科及每个挂号收费员退费总笔数及金额。
⑵通过调用收费系统相关收费记录内容及时间， 检查每笔退费的发票和检查治疗单、药品处方真实性、合理性。
⑶ 检查相关单据的医生、患者及经办收费员签字完整性。
⑷ 检查特殊退费原因说明， 特殊退费和部分退费新打发票的真实性及合理性。
⑸ 对于大额退费、部分特殊退费， 需与相关科室或患者核实。
5、强化内部审计工作。
医院审计人员对医院退费采取定期和不定期抽查，从HIS系统调出某一期间的退费记录，查对这些退费记录，是否票据齐全，退费审批手续是否完整。并从医技部门报告系统调出相同期间数据，核对已做的检查，有无退费，防止恶意退款。
几年来, 我院门诊收费没有出现收入不符、现金迟交或少交、日报表上报不及时的现象。可见，严格的内控制度不仅加强了医院财务管理,也规范了医院的收费行为，防止医院收入流失，使医院经营活动合法、有序、规范地运行
